Tugas Makalah:

Review Sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

(PDDIKTI) / forlap.ristekdikti.go.id

Mata Kuliah :

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan Tinggi

Dosen: Prof. Dr. Abdul Hakim,M.Si

Oleh
KM. Ada Gelgel Suryawan NIM. 186030302111020
Nyoman Gede Prajanata D. NIM. 186030302111021

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2019
 BAB I

LATAR BELAKANG

Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) merupakan kumpulan

data penyelenggaraan Pendidikan Tinggi seluruh Perguruan Tinggi yang
terintegrasi secara nasional. PDDIKTI menjadi salah satu instrument
pelaksanaan penjaminan mutu. Dalam pasal 56 ayat 2 UU No. 12 Tahun
2012 tentang Pendidikan Tinggi menyebutkan bahwa Pangkalan Data
Pendidikan Tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berfungsi sebagai
sumber informasi bagi :
a) Lembaga akreditasi, untuk melakukan akreditasi Program Studi dan
Perguruan Tinggi;
b) Pemerintah, untuk melakukan pengaturan, perencanaan,
pengawasan, pemantauan dan evaluasi serta pembinaan dan
koordinasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; dan
c) Masyarakat, untuk mengetahui kinerja Program Studi dan
Perguruan Tinggi
Selain itu perlu disampaikan hal-hal sebagai berikut :
a) Pemerintah, Pemerintah Daerah dan masyarakat dapat memeriksa
data di PD Dikti secara langsung untuk penyelenggaraan
pendidikan tinggi seluruh Indonesia;
b) PD Dikti dapat diakses melalui laman http://forlap.dikti.go.id
c) Masyarakat dapat memeriksa keabsahan ijazah seseorang melalui
menu "Profil Mahasiswa" yang datanya relatif lengkap untuk lulusan
tahun 2002 dan sesudahnya untuk lulusan luar negeri, masyarakat
dapat memeriksa keabsahannya melalui http://ijazahln.dikti.go.id
Perlu pemeriksaan yang lebih teliti dan lanjut untuk pendidikan
seseorang yang datanya tidak diketemukan dalam PD Dikti;
d) Masyarakat dapat memeriksa kesehatan perguruan tinggi dan
program studi melalui menu "Profil PT" dengan mencermati data
rasio dosen terhadap mahasiswa. Rasio ideal program studi adalah
1:20 untuk eksakta dan 1:30 untuk ilmu sosial dengan toleransi
50%.
e) Dapat melihat profil dosen dari masing – masing perguruan tinggi

2
 Karna cakupan sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi
(PDDIKTI) ini terlalu luas dan komplek meliputi Data Mahasiswa,
kelembagaan perguruan tinggi, pembelajaran dan pelaporan, maka
penulis akan membatasi topik pembahasan hanya pada menu
“Pendidik” atau menu untuk dosen saja.

3
 BAB II
INPUT, PROSES, OUTPUT SISTEM

1. Registrasi Dosen Baru

a) Input
Proses input dimulai dengan menscan dokumen yang disyaratkan
dalam registrasi dosen baru. Dokumen tersebut antara lain : pas foto,
KTP, ijazah, surat keterangan sehat jasmani / rohani, dan bebas
narkoba surat perjanjian kerja, SK dosen tetap, surat pernyataan
melaksanakan tridharma, dan surat pernyataan pimpinan PT.
b) Proses
Proses dimulai oleh operator perguruan tinggi mengupload dokumen –
dokumen yang merupakan syarat registrasi dosen baru, kemudian
operator PT mengajukan ajuan registrasi dosen tersebut kepada
operator Lembaga layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI). Operator
LLDIKTI melakukan verifikasi dokumen – dokumen yang diajukan oleh
Operator PT, apabila sudah lengkap dan benar akan diajukan kepada
operator pusat, jika belum akan dikembalikan kepada operator PT.
proses selanjutnya operator Pusat memverifikasi dokumen – dokumen
yang diajukan oleh operator LLDIKTI, jika masah terdapat kesalahan
akan dikembalikan kepada operator PT yang bersangkutan
c) Output
Setelah ajuan diverifikasi oleh operator pusat dan dinyatakan valid
maka kementerian akan menerbitkan nomor registrasi berupa NIDN /
NUP / NIDK kepada dosen yang diajukan nomor registrasinya.

4
2. Perubahan Data Dosen
a) Input
Proses input dimulai dengan menscan dokumen yang disyaratkan
dalam Perubahan Data Dosen. Terdapat lima jenis Perubahan Data
Dosen yaitu : perubahan Data Pokok, riwayat fungsional, riwayat
kepangkatan, riwayat Pendidikan dan riwayat sertifikasi. Data yang
diinput disesuikan dengan perubahan data yang ingin diupdate,
misalnya jika ingin melakukan perubahan data pokok, maka dokumen
yang diinput bisa berupa KTP, SK dosen tetap, SK tugas belajar dan
lain – lain, jika ingin merubah data riwayat fungsional, maka data

5
yang diinput adalah SK jabatan fungsional, dan jika ingin mengupdate
data riwayat Pendidikan, maka data yang diinput adalah Ijazah serta
transkrip nilai.
b) Proses
Proses dimulai oleh operator perguruan tinggi mengupload
dokumen– dokumen disesuikan dengan perubahan data yang ingin
dilakukan, kemudian operator PT mengajukan ajuan PDD tersebut
kepada operator Lembaga layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI).
Operator LLDIKTI melakukan verifikasi dokumen – dokumen yang
diajukan oleh Operator PT, apabila sudah lengkap dan benar akan
diajukan kepada operator pusat, jika belum akan dikembalikan
kepada operator PT. proses selanjutnya operator Pusat
memverifikasi dokumen – dokumen yang diajukan oleh operator
LLDIKTI, jika masih terdapat kesalahan akan dikembalikan kepada
operator PT yang bersangkutan
c) Output
Setelah ajuan PDD diverifikasi dan dinyatakan valid oleh operator
pusat, maka pihak kementerian akan mengupdate data di laman
pangkalan data Pendidikan tinggi dengan data terbaru sesuai dengan
perubahan data yang telah dilakukan

6
3. Pindah Homebase Internal / External
a) Input
Pada ajuan pindah homebase internal, dokumen yang harus disiapkan
oleh dosen adalah SK pindah home base dari pimpinan perguruan
tinggi saja, sedangkan pada ajuan pindah homebase external
dokumen yang harus disiapkan antara lain, surat lolos butuh dari PT
lama, SK pengangkatan dari PT baru, rekomendasi kepala LLDIKTI /
Kopetis dan surat pernyataan dosen tetap.
b) Proses
Proses dimulai oleh operator perguruan tinggi mengupload
dokumen– dokumen persyaratan pindah homebase internal /
external, kemudian operator PT mengajukan ajuan pindah home
base tersebut kepada operator Lembaga layanan Pendidikan Tinggi
(LLDIKTI). Operator LLDIKTI melakukan verifikasi dokumen –
dokumen yang diajukan oleh Operator PT, apabila sudah lengkap
dan benar akan diajukan kepada operator pusat, jika belum akan
dikembalikan kepada operator PT. proses selanjutnya operator Pusat
memverifikasi dokumen – dokumen yang diajukan oleh operator

7
LLDIKTI, jika masih terdapat kesalahan akan dikembalikan kepada
operator PT yang bersangkutan
c) Output
Setelah ajuan pindah homebase diverifikasi dan dinyatakan valid oleh
operator pusat, maka pihak kementerian akan mengupdate data
homebase dosen di laman pangkalan data Pendidikan tinggi dengan
data terbaru sesuai dengan perubahan homebase yang telah
dilakukan.

8
 BAB III
ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Kelebihan dan Kekurangan Sistem

1 Kelebihan
 Dengan dibangunnya sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi
(PDDIKTI) khususnya di menu pendidik ini tentu saja sangat
memudahkan proses ajuan registrasi dosen, perubahan data
dosen, dan pindah homebase baik internal maupun eksternal
menjadi paperless, tidak diperlukan lagi berkas – berkas karna
semuanya diproses secara online.
 sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) khususnya di
menu pendidik ini juga sangat mempercepat ajuan registrasi dosen,
perubahan data dosen, dan pindah homebase baik internal maupun
eksternal terutapa di kopertis/LLDIKTI wilayah VIII yang
membawahi tiga provinsi yaitu Bali, NTB dan NTT yang secara
geografis lebih banyak kepulauan.
 Sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI)
memungkinkan data dosen seluruh Indonesia tersusun dengan baik
pada sebuah data base, sehingga memudahkan berbagai pihak
untuk mengakses untuk berbagai kepentingan.
 Pada proses registrasi dosen baru sudah terkoneksi dengan riwayat
perkuliahan mahasiswa, sehingga dosen yang mengajukan usulan
nomor registrasi dapat langsung di monitor riwayat perkuliahannya
sewaktu menjadi mahasiswa
 Dukumen – dokumen dosen seperti SK pengangkatan, ijazah dan
lain – lain tersimpan pada server yang terkelola dengan baik,
sihingga bisa dijadikan back up data jika sewaktu waktu diperlukan
 Rekapitulasi data dosen diseluruh wilayah Kopertis / LLDIKTI VIII
dapat di download langsung dalam format excel, sehingga
memudahkan dalam pengolahan data untuk berbagai keperluan

9
  Pada sistem PDDIKTI juga mengmungkinkan operator LLDIKTI
untuk mengcreate data denga menggunakan query yang dapat
disesuaikan dengan kebutuhan data yang dibutuhkan.

2 Kekurangan
 Belum adanya akun login untuk dosen, jadi dosen masih sangat
bergantung pada operator perguruan tinggi atau program studi
untuk memproses ajuannya pada sistem Pangkalan Data
Pendidikan Tinggi (PDDIKTI). Jumlah operator yang tidak memadai
pada masing – masing perguruan tinggi atau program studi
terkadang menghambat ajuan dari dosen, seandainya sistem
memungkinkan dosen melakukan proses ajuan sendiri dan operator
perguruan tinggi hanya bertugas memverifikasi ajuan dari dosen
dan apabila sudah lengkap dapat melanjutkan ajuan ke
kopertis/LLDIKTI, maka proses ajuan mungkin akan bisa
dipercepat.
 Karena banyaknya ajuan registrasi dosen, PDD dan pindah home
base dari semua PTS melalui Kopertis /LLDIKTI seluruh Indonesia
yang harus divaidasi dan disetujui oleh kementerian, sedangkan
operator kementerian yang berjumlah hanya beberapa orang saja
terkadang tidak sanggup menangani ajuan yang terlalu banyak
pada sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, sehingga sering
terjadi ajuan lama tidak terproses
 Belum tersingkronisasinya sistem Pendidikan Tinggi (PDDIKTI)
dengan aplikasi lain di kementerian seperti seros online, jabatan
fungsional online dan aplikasi hibah penelitian secara real time
menyebabkan terkadang data pada sistem Pendidikan Tinggi
(PDDIKTI) tidak up to date

10
 BAB III
REKOMENDASI

Sistem Yang direkomendasikan

1 Akun Untuk Dosen
untuk lebih mempercepat proses ajuan dan merinngankan beban kerja
operator terutama pada perguruan tinggi yang memiliki banyak dosen,
maka akan lebih baik apabila dosen memiliki akun dan dapat mengajukan
perubahan data serta pindah homebase nya sendiri, operator TP hanya
bertugas memverifikasi ajuan dari dosen dan apabila sudah valid dapat
diteruskan ke operator LLDIKTI. Berikut contoh SOP yang dapat digunakan
apabila dosen diberikan akun untuk ajuan PDD dan pindah homebase.

11
2 Pelimpahan Wewenang Validasi / Persetujuan Ajuan
Semua ajuan baik registrasi dosen, perubahan data dosen dan pindah
home base internal/eksternal dari perguruan tinggi swasta yang masuk ke
laman Kopertis/LLDIKTI hanya bisa diverifikasi saja / diperiksa
kebenarannya, sedangkan yang yang bertugas memvalidasi / menyetujui
masih harus dari operator kementerian. Untuk kasus permohonan nomor
registrasi dosen karna sudah diatur dalam permenristekdikti memang
selayaknya proses tersebut diproses di pusat karna juga bersifat nasional.
Namun untuk ajuan perubahan data dosen dan pindah home base internal
maupun eksternal, karna semua dokumen – dokumen pendukung dan
syarat – syarat lainnya diterbitkan oleh Perguruan Tinggi swasta
bersangkutan dan Kopertis / LLDIKTI, maka dirasa cukup divalidasi dan
disetujui sampai tingkat Kopertis /LLDIKTI saja untuk mempercepat proses
ajuan dan meringankan beban kerja operator kementerian. Berikut
rekomendasi SOP perubahan data dosen dan pindah homebase yang
dapat direkomendasikan

12
2.4.2 Sebuah Sistem Yang Terintegerasi

13
Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi memiliki beberapa
aplikasi yang berhubungan dengan Dosen, beberapa diantaranya seperti
sertifikasi dosen online (serdos.ristekdikti.go.id), penilaian angka kredit /
jabatan fungsional online (pak.ristekdikti.go.id) dan sistem hibah penelitian
dan pengabdian online (simlibtabnas.ristekdikti.go.id).
Diantara beberapa aplikasi – aplikasi tersebut belum terintegerasi secara
real time dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi/PDDIKTI
(forlap.ristekdikti.go.id). misalnya apabila seorang dosen sudah mengikuti
proses sertifikasi dosen dan lulus, kemudian mendapat sertifikat kelulusan,
maka operator perguruan tinggi harus mengupload sertifikat tersebut
secara manual ke dalam sistem Pangkalan Data Pendidikan
Tinggi/PDDIKTI, merubah status bahwa dosen yang bersangkutan sudah
lulus sertifikasi dosen, kemudian diverifikasi oleh Kopertis/LLDIKTI baru
kemudian divalidasi/disetujui oleh operator kementerian. Data dosen yang
telah lulus serdos perlu diupdate agar dalam periode serdos berikutnya
dosen tersebut tidak diikutkan kembali dalam penilaian serdos.
Demikian juga pada proses pengusulan angka kredit / jabatan fungsional
dosen, proses pengajuan dilakukan pada aplikasi pak.ristekdikti.go.id.
setelah dosen dinyatakan lolos ke jenjang jabatan fungsional yang
diusulkan, maka akan diterbitkan surat keputusan (SK) jabatan fungsional
dan perhitungan angka kreditnya (PAK). SK dan PAK jafung tersebut harus
juga diupload secara manual ke dalam Pangkalan Data Pendidikan
Tinggi/PDDIKTI oleh operator PTS yang kemudia diverifikasi oleh operator
Kopertis/LLDIKTI untuk kemudian disetujui aoleh operator kementerian.
Sedangkan dalam proses pendataan penelitian dan pengabdian
masyarakat dilakukan pada aplikasi simlibtabnas.ristekdikti.go.id, dan akan
diinput pada aplikasi feeder untuk nantinya disingkronisasi secara manual
ke dalam sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi/PDDIKTI.
Demikian pula sebaliknya, data – data yang diupdate melalui Pangkalan
Data Pendidikan Tinggi/PDDIKTI tidak dapat tersingkronisasi secara real
time ke dalam sistem – simtem pendukung. Contohnya apabila seorang
dosen sudah mengupdate riwayat kepangkatan, jabatan fungsional atau
riwayan Pendidikan, maka tidak akan langsung berubah pada aplikasi
serdos, sehingga masih terbaca data yang lama, data – data tersebut baru
akan berubah setelah dilakukan singkronisasi secara manual oleh tim
sertifikasi dosen kementerian.

14
Sedangkan pada aplikasi simlibtabnas juga belum dapat terintegerasi
secara langsung ke dalam Pangkalan Data Pendidikan Tinggi/PDDIKTI,
contohnya dosen baru yang memperoleh nomor registrasi tidak padat
langsung mengikuti hibah penelitian dan pengamdian karena bulem
terbaca memiliki nomor registras di dalam sistem simlibtabnas.
Penulis merekondasikan adanya integerasi secara real time/ langsung
antara Pangkalan Data Pendidikan Tinggi/PDDIKTI dengan sistem – sistem
pendukung lainnya karena hal tersebut dimungkinkan secara teknis,
dengan adanya integerasi secara real timu antar sistem tersebut, maka
data yang terdapat dalam setiap sistem tersebut akan lebih up to date dan
dapat dipergunakan secara lebih valid untuk berbagai kepentingan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Panduan Registrasi Pendidik Pada Perguruan Tinggi ->

forlap.ristekdikti.go.id/download
2. Permenristekdikti Nomor 2 Tahun 2016

15