PERATURAN ORGANISASI

NOMOR : 03/PO/MPN-PP/IX/2020

TENTANG

SISTEM ADMINISTRASI TERAPAN

ORGANISASI KEMASYARAKATAN
PEMUDA PANCASILA

1
 PERATURAN ORGANISASI
NOMOR : 03/PO/MPN-PP/IX/2020

TENTANG

SISTEM ADMINISTRASI TERAPAN

ORGANISASI KEMASYARAKATAN PEMUDA PANCASILA

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa,

Majelis Pimpinan Nasional Ormas Pemuda Pancasila, setelah :

Menimbang : a) Bahwa dalam rangka penataan pengelolaan administrasi

organisasi harus menggunakan data dan informasi yang akurat
serta selalu diperbaharui untuk membuat keputusan-
keputusan yang tepat di lingkungan Ormas Pemuda Pancasila.
b) Bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut point a) maka
harus ada kebijakan dan Sistem Admistrasi dalam rangka
menopang dan mendukung setiap aktifitas kegiatan Ormas
Pemuda Pancasila.
c) Bahwa oleh karena itu, dipandang perlu diterbitkan Peraturan
Organisasi tentang Sistem Administrasi Terapan Organisasi
Kemasyarakatan Pemuda Pancasila.

Mengingat : Hasil-hasil keputusan Musyawarah Besar X PEMUDA PANCASILA

tanggal 25 – 28 Oktober 2019 di Hotel Sultan, Jakarta.

Memperhatikan : 1. Saran, pendapat dan usul yang berkembang dalam Rapat Pleno
I Majelis Pimpinan Nasional Ormas PEMUDA PANCASILA.
2. Hasil Keputusan Rapat Pleno I Majelis Pimpinan Nasional
Ormas PEMUDA PANCASILA.

MEMUTUSKAN :

MENETAPKAN : PERATURAN ORGANISASI SISTEM ADMINISTRASI TERAPAN

ORGANISASI KEMASYARAKATAN PEMUDA PANCASILA.

2
 BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1

1. Sistem Manajemen Administrasi Ormas Pemuda Pancasila adalah Tata Kelola Surat Menyurat
untuk mendukung dan melancarkan kegiatan Ormas Pemuda Pancasila.
2. Sistem Manajemen Administrasi Ormas Pemuda Pancasila adalah bukti otentik keputusan-
keputusan dan kebijakan -kebijakan Ormas Pemuda Pancasila.

BAB II
DASAR
Pasal 2

Hasil-hasil Keputusan Musyawarah Besar X Ormas Pemuda Pancasila pada tanggal di 25 s/d 28
Oktober 2019 di Hotel Sultan, Jakarta.
1. Anggaran Dasar Ormas Pemuda Pancasila, BAB V Pasal 13, dan Anggaran Rumah Tangga BAB II
Pasal 7 ayat 1.
2. Rapat Pleno I Majelis Pimpinan Nasional Ormas Pemuda Pancasila.

BAB III
MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 3
Maksud

Maksud Sistem Manajemen Administrasi Ormas Pemuda Pancasila adalah untuk :

1. Meningkatkan Kapasitas Kelembagaan Ormas Pemuda Pancasila
2. Mengoptimalkan Fungsionaris Pengurus dalam menjalankan Operasional Organisasi
3. Menyelaraskan Sistem Manajemen Administrasi di semua Tingkatan Organisasi Ormas
Pemuda Pancasila

Pasal 4
Tujuan

Tujuan Sistem Manajemen Administrasi Ormas Pemuda Pancasila adalah :

1. Meningkatkan Pelayanan Manajemen Administrasi agar lebih Transparan dan Profesional
2. Memudahkan dalam membuat perencanaan, program Aksi dan Gerakan ke-Ormasan yang
terstruktur , sistematis dan dapat di pertanggung jawabkan
3. Menyelesaikan berbagai Persoalan Organisasi (Problem Solver) dari sisi Administrasi /
Dokumen
4. Alat Komunikasi Organisasi yang digunakan di setiap Jenjang Organisasi Ormas Pemuda
Pancasila
BAB IV
FUNGSI
Pasal 5

1. Sarana Komunikasi Organsasi yang resmi yang dimiliki Ormas Pemuda Pancasila
2. Wadah untuk mendukung Kinerja Organisasi dalam menjalankan Fungsi-Fungsi Manajemen
ke-organisasian di Ormas Pemuda Pancasila.
3. Alat ukur Kinerja Organisasi yang berbasis Dokumentasi surat dan Ke-arsipan
4. Alat Pertanggung jawaban Ormas Pemuda Pancasila
5. Alat Pengingat sekaligus Evaluasi dalam Proses Operasional Ormas Pemuda Pancasila

3
6. Alat Pelaporan / Pertanggung Jawaban Ormas Pemuda Pancasila.

BAB V
STEMPEL DAN KOP SURAT

Pasal 6
Stempel

Stempel adalah bagian dari salah satu alat kelengkapan penunjang sistem manajemen
Administrasi Ormas Pemuda Pancasila.

Bentuk standart Stempel Ormas Pemuda Pancasila sebagai berikut ;

1. Bentuk bulat, didalamnya terdapat lambang Pemuda Pancasila dengan diameter 4.5 cm.
2. Lambang Pemuda Pancasila terletak di dalam lingkaran kecil.
3. Diatas lambang Pemuda Pancasila terdapat tulisan singkatan masing-masing jenjang
Organisasi
4. Tulisan masing-masing jenjang tingkatan organisasi dan Pemuda Pancasila berada di dalam
lingkaran besar.
5. Tinta Stempel berwarna merah
Contoh gambar stempel terlampir, (lampiran 1).

Pasal 7
Kop Surat

Kop Surat merupakan alat kelengkapan penunjang Sistem Manajemen Administrasi Organisasasi
yang digunakan oleh semua jenjang tingkatan Organisasi Kemasyarakatan Pemuda Pancasila.

Bentuk Kop Surat Ormas Pemuda Pancasila adalah sebagai berikut ;

1. Ukuran dan jenis kertas untuk Kop Surat, kertas standar HVS, A4 dan atau Folio 60 s/d 70
gram.
2. Lambang Pemuda Pancasila dengan warna sesuai aslinya berada di sisi sebelah kiri atas,
ukuran lebar 3 cm, tinggi 4 cm.
3. Tulisan masing-masing jenjang tingkatan Organisasi berada di tengah atas dengan warna
hitam
4. Tulisan Pemuda Pancasila terletak di ditengah atas dibawah tulisan masing-masing jenjang
tingkatan Organisasi dengan tulisan warna merah ukuran lebih besar dari tulisan lainnya.
5. Tulisan Provinsi, Kabuapten/Kota, Kecamatan, kelurahan/desa dan Rw atau sebutan lainnya
berada ditengah-tengah dibawah tulisan Pemuda Pancasila.
6. Tulisan alamat sekretariat, nomor telpon/fax dan atau E-mail organsasi, terletak dibawah
tulisan jenjang tingkatan organisasi dengan tulisan warna hitam.
7. Diantara tulisan alamat terdapat garis list atas ukuran 15.5 cm dan garis list bawah ukuran 19
cm, berwarna hitam.
8. Tulisan PANCASILA ABADI berwarna merah, terletak dibawah lambang Pemuda Pancasila
didalam kotak kecil list hitam, ukuran 5 cm x 0.7 cm
Contoh gambar terlampir. (lampiran 2, a,b,c,d,e dan f ).

4
 Pasal 8
AMPLOP

Amplop Surat Organisasi merupakan alat kelengkapan penunjang Sistem Manajemen Administrasi
Organisasasi yang digunakan oleh semua jenjang tingkatan Organisasi Kemasyarakatan Pemuda
Pancasila.

Bentuk dan ukuran Amplop Surat Organisasi adalah sebagai berikut ;

1. Bentuk standart Amplop surat ukuran 11 cm x 23 cm warna dasar putih.
2. Lambang Pemuda Pancasila dngan warna sesuai aslinya berada di sisi sebelah kiri atas,
ukuran lebar 3 cm, tinggi 4 cm.
3. Tulisan masing-masing jenjang tingkatan Organisasi berada di ditengah atas dengan
warna hitam
4. Tulisan Pemuda Pancasila terletak di ditengah atas dibawah tulisan masing-masing
jenjang tingkatan Organisasi dengan tulisan warna merah ukuran lebih besar dari
tulisan lainnya.
5. Tulisan Provinsi, Kabuapten/Kota, Kecamatan, kelurahan/desa dan Rw atau sebutan
lainnya berada ditengah-tengah dibawah tulisan Pemuda Pancasila.
6. Tulisan alamat sekretariat, nomor telpon/fax dan atau E-mail organsasi, terletak
dibawah tulisan jenjang tingkatan organisasi dengan tulisan warna hitam.
7. Diantara tulisan alamat terdapat garis list atas ukuran 15.5 cm dan garis list bawah
ukuran 19 cm, berwarna hitam.
8. Tulisan PANCASILA ABADI berwarna merah, terletak dibawah lambang Pemuda
Pancasila di dalam kotak kecil list hitam, ukuran 5 cm x 0.7 cm

BAB VI
ADMINISTRASI SURAT – MENYURAT

PASAL 9
JENIS JENIS SURAT

Jenis-jenis surat Sistem Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA adalah :

A. INTERNAL
1. Surat Keputusan (SK) = Terkait Kepengurusan dan Keputusan-Keputusan Strategis
2. Surat Mandat = Terkait Penugasan dan Penunjukan langsung
3. Surat Tugas = Terkait Penugasan Khusus
4. Surat Perintah/Instruksi = Terkait Kebijakan Organisasi yang harus dilaksanakan
5. Surat Peringatan = Terkait Pelanggaran Organisasi
6. Surat Teguran = Terkait Pelanggaran Fungsionaris Pengurus
7. Surat Sanksi = Terkait dengan Hukuman / Sanksi Organisasi Surat
8. Rekomendasi = Terkait Distribusi Fungsionaris / Kader Pemuda Pancasila
B. UMUM
1. Surat Pernyataan = Terkait Pernyataan Resmi dalam Thema tertentu
2. Surat Kuasa = Terkait Pelimpahan Kuasa dalam Thema tertentu
3. Surat Edaran = Terkait Informasi Organisasi
4. Surat Undangan = Terkait Undangan Resmi Organisasi (Rapat – rapat dsb.)
5. Surat Pengantar = Terkait Pengantar Dokumen (Proposal, Laporan, dsb.)
6. Berita Acara = Terkait Keterangan / Kronologi dalam Agenda Tertentu
7. Lembar Disposisi = Terkait Pengendalian Surat / Dokumen untuk di teruskan

5
 Pasal 10
Kode – Kode Surat

Kode – kode surat yang terdapat dalam Sistem Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA adalah :
Untuk melakukan pengelompokan surat sebagaimana tercantum pada Pasal 6 dalam komunikasi
Organisasi di setiap Tingkatan Majelis Pimpinan Ormas PEMUDA PANCASILA

PASAL 11
KODE SURAT & CARA PENULISANNYA DI SETIAP MAJELIS PIMPINAN

A. Kode Surat yang digunakan oleh Majelis Pimpinan Nasional (MPN) Ormas PEMUDA
PANCASILA adalah :

1. Kode dengan urutan alphabet dari A s/d D, dengan kategori :

A. INTERNAL
1. Surat Keputusan (SK) = A1
2. Surat Mandat = A2
3. Surat Tugas = A3
4. Surat Perintah/Instruksi = A4
5. Surat Peringatan = A5
6. Surat Teguran = A6
7. Surat Sanksi = A7
8. Surat Rekomendasi = A8

B. UMUM
1. Surat Pernyataan = B1
2. Surat Kuasa = B2
3. Surat Edaran = B3
4. Surat Undangan = B4
5. Surat Pengantar = B5
6. Berita Acara = B6
7. Lembar Disposisi = B7
C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
1. Kegiatan = C1
2. Kepengurusan = C2

D. BIDANG-BIDANG = D1 s/d D… (Menyesuaikan dengan jumlah Bidang)

2. Cara Penulisan kode Surat , sesuai dengan urutannya adalah :

Nomer Surat. Kode Surat/Tingkat Organisasi/Bulan /Tahun
CONTOH : 001.A1/MPN-PP/V/2019

B. Kode Surat yang digunakan oleh Majelis Pimpinan Wilayah (MPW) Ormas Pemuda Pancasila
adalah :
1. Kode dengan Urutan alphabet dari E s/d H, dengan Kategori :
a. Masalah Organisasi = E1 s/d E5
b. Masalah Internal = F1 s/d F2
c. Masalah Keuangan = G1 s/d G2
d. Masalah Bidang – Bidang = H1 s/d H19 (Menyesuaikan dengan jumlah Bidang)
2. Cara Penulisan Kode Surat, sesuai dengan urutannya adalah :
Nomer Surat.Kode Surat/Tingkatan Organisasi/Inisial Wilayah/Bulan/Tahun
CONTOH : 001.E1/MPW-PP/SUMUT/VI/2019

6
C. Kode Surat yang digunakan oleh Majelis Pimpinan Cabang (MPC) Ormas Pemuda Pancasila
adalah :

1. Kode dengan urutan Alpabet dari I s/d K, dengan Kategori :

a. Masalah Organisasi = I1 s/d I5
b. Masalah Internal = J1 s/d J2
c. Masalah Keuangan = K1 s/d K2
d. Masalah Bidang – Bidang = L1 s/d L10 (Menyesuaikan Jumlah Bidang)

2. Cara Penulisan Kode Surat, sesuai dengan Urutanya adalah :

Nomer Surat. Kode Surat/Tingkat Organisasi. Inisial Cabang/Bulan/Tahun
CONTOH : 001.I1/MPC-PP/KAB.TOBASA/VIII/2019

D. Kode Surat yang digunakan oleh Pimpinan Anak Cabang (PAC) Ormas Pemuda Pancasila
adalah:
1. Kode dengan Urutan alphabet dari M s/d P, dengan Kategori :
a. Masalah Organisasi = M1 s/d M5
b. Masalah Internal = N 1 s/d N2
c. Masalah Keuangan = O1 s/d O2
d. Masalah Bidang – Bidang = P1 s/d P10 (Menyesuaikan Jumlah Bidang)

2. Cara Penulisan Kode Surat, Sesuai dengan Urutannya adalah :

Nomer Surat.Kode Surat/Tingkat Organisasi-Inisial Kecamatan/Wilayah/Bulan/Tahun
CONTOH : 001.M1/PAC-PP/PSRMINGGU/DKI-JKT/IX/2019

E. Kode Surat yang digunakan oleh Pimpinan Anak Cabang (PAC) Ormas Pemuda Pancasila
adalah:

1. Kode dengan Urutan alphabet dari Q s/d T, dengan Kategori :

a. Masalah Organisasi = Q1 s/d Q5
b. Masalah Internal = R1 s/d R2
c. Masalah Keuangan = S1 s/d S2
d. Masalah Bidang – Bidang = T1 s/d T10 (Menyesuaikan Jumlah Bidang)

2. Cara Penulisan Kode Surat, sesuai dengan Urutanya adalah :

Nomer Surat. Kode Surat/Tingkat Organisasi-Inisial Kelurahan/Wilayah/bulan/Tahun
CONTOH : 001.Q1/PR-PP/Menteng/DKI-JKT/X/2019

F. Kode Surat yang digunakan oleh Pimpinan Ranting (PR) Ormas Pemuda Pancasila adalah :

1. Kode dengan Urutan alphabet dari U s/d X, dengan Kategori :

a. Masalah Organisasi = U1 s/d U5
b. Masalah Internal = V1 s/d V2
c. Masalah Keuangan = W1 s/d W2
d. Masalah Bidang – Bidang = X1 s/d X10 (Menyesuaikan Jumlah Bidang)

2. Cara Penulisan Kode Surat, sesuai dengan Urutannya adalah :

Nomer Surat. Kode Surat/Tingkat Organisasi.Rukun
Warga/Kelurahan/Wilayah/Bulan/Tahun
CONTOH : 001.U1/PAR-PP/RW003/Cipete/DKI-JKT/X/2019.

7
 PASAL 12
KODE –KODE SURAT & KATEGORINYA

A. MAJELIS PIMPINAN NASIONAL (MPN)

Kode dengan urutan alphabet dari A s/d D, dengan kategori :

A. INTERNAL
1. Surat Keputusan (SK) = A1
2. Surat Mandat = A2
3. Surat Tugas = A3
4. Surat Perintah/Instruksi = A4
5. Surat Peringatan = A5
6. Surat Teguran = A6
7. Surat Sanksi = A7
8. Surat Rekomendasi = A8

B. UMUM
1. Surat Pernyataan = B1
2. Surat Kuasa = B2
3. Surat Edaran = B3
4. Surat Undangan = B4
5. Surat Pengantar = B5
6. Berita Acara = B6
7. Lembar Disposisi = B7

C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
1. Kegiatan = C1
2. Kepengurusan = C2

D. BIDANG-BIDANG = D1 s/d D… (Menyesuaikan dengan jumlah Bidang)

B. MAJELIS PIMPINAN WILAYAH (MPW)

1. Kategori Organisasi :
a. E1 = Keputusan / Ketetapan
b. E2 = Mandat
c. E3 = Tugas
d. E4 = Perintah/Instruksi
e. E5 = Peringatan
f. E6 = Teguran
g. E7 = Sanksi
h. E8 = Rekomendasi
i. E9 = Pernyataan
j. E10 = Kuasa
k. E11 = Disposisi
l. E12 = Undangan
m. E13 = Pengantar
n. E14 = Berita Acara

2. Kategori Internal :
a. F1 = Edaran
b. F2 = Undangan

8
 3. Kategori Keuangan :
a. G1 = Keluar
b. G2 = Masuk

4. Kategori Bidang – Bidang :

a. H1 = Bidang Organisasi & Keanggotaan
b. H2 = Bidang
c. H3 = Bidang
d. H4 = Bidang
e. H5 = Bidang
(Dan Seterusnya sesuai dengan Urutan Bidang di dalam Struktur MPW)

C. MAJELIS PIMPINAN CABANG (MPC)

1. Kategori Organisasi :
a. I1 = Keputusan / Ketetapan
b. I = Mandat
c. I3 = Tugas
d. I4 = Perintah/Instruksi
e. I5 = Peringatan
f. I6 = Teguran
g. I7 = Sanksi
h. I8 = Rekomendasi
i. I9 = Pernyataan
j. I10 = Kuasa
k. I11 = Disposisi
l. I12 = Undangan
m. I13 = Pengantar
n. I14 = Berita Acara

2. Kategori Internal :
a. J1 = Edaran
b. J2 = Undangan
3. Kategori Keuangan :
a. K1 = Keluar
b. K2 = Masuk
4. Kategori Bidang – Bidang :
a. L1 = Bidang Organisasi & Keanggotaan
b. L2 = Bidang
c. L3 = Bidang
d. L4 = Bidang
e. L5 = Bidang
(Dan Seterusnya sesuai dengan Urutan Bidang di dalam Struktur MPC)

D. PIMPINAN ANAK CABANG (PAC)

1. Kategori Organisasi :
a. M1 = Umum
b. M2 = Keputusan / Ketetapan
c. M3 = Mandat
d. M4 = Kepanitiaan
e. M5 = Tugas

9
 2. Kategori Internal :
a. N1 = Edaran
b. N2 = Undangan

3. Kategori Keuangan :
a. O1 = Keluar
b. O2 = Masuk

4. Kategori Bidang – Bidang :

a. P1 = Bidang Organisasi & Keanggotaan
b. P2 = Bidang
c. P3 = Bidang
(Dan Seterusnya sesuai dengan Urutan Bidang di dalam Struktur PAC)

E. PIMPINAN RANTING (PR)

1. Kategori Organisasi :
a. Q1 = Umum
b. Q2 = Keputusan / Ketetapan
c. Q3 = Mandat
d. Q4 = Kepanitiaan
e. Q5 = Tugas

2. Kategori Internal :
a. R1 = Edaran
b. R2 = Undangan

3. Kategori Keuangan :
a. S1 = Keluar
b. S2 = Masuk

4. Kategori Bidang – Bidang :

a. T1 = Bidang Organisasi & Keanggotaan
b. T2 = Bidang
c. T3 = Bidang
d. T4 = Bidang
e. T5 = Bidang
(Dan Seterusnya sesuai dengan Urutan Bidang di dalam Struktur PR)

F. PIMPINAN ANAK RANTING

1. Kategori Organisasi :
a. U1 = Umum
b. U2 = Keputusan / Ketetapan
c. U3 = Mandat
d. U4 = Kepanitiaan
e. U5 = Tugas
2. Kategori Internal :
a. V1 = Edaran
b. V2 = Undangan
3. Kategori Keuangan :
a. W1 = Keluar
b. W2 = Masuk

10
4. Kategori Bidang – Bidang :
a. X1 = Bidang Organisasi & Keanggotaan
b. X2 = Bidang
c. X3 = Bidang
d. X4 = Bidang
e. X5 = Bidang
(Dan Seterusnya sesuai dengan Urutan Bidang di dalam Struktur PAR)

BAB VII
ALUR ADMINISTRASI SURAT MASUK – KELUAR & DISPOSISI SURAT

PASAL 13
ALUR ADMINISTRASI SURAT MASUK

PASAL 14
ALUR ADMINISTRASI SURAT KELUAR

11
 PASAL 15
LEMBAR DISPOSISI

Lembar Disposisi merupakan pengendali dokumen yang disiapkan oleh Tim Administrasi kepada
Bidang Organisasi untuk mendapat arahan / persetujuan / perintah dari Pimpinan Organisasi
Ormas PEMUDA PANCASILA.

BAB VIII
TANDATANGAN RESMI, KATEGORI TANDATANGAN & PENANDATANGAN SURAT

PASAL 16
TANDATANGAN RESMI

Ormas PEMUDA PANCASILA memiliki tandatangan Resmi yang di bagi menjadi dua, antara lain :
1. Tandatangan Basah (Langsung) untuk Surat / Dokumen yang bersifat Penugasan (Internal &
Eksternal)
2. Tandatangan Scan (Tidak Langsung) untuk Surat / Dokumen yang bersifat Umum (Internal &
Eksternal)

PASAL 17
KATEGORI TANDATANGAN

Surat-Surat yang termasuk kategori basah dalam Sistem Manajemen Administrasi Ormas Pemuda
Pancasila adalah :

1. SURAT INTERNAL DENGAN KATEGORI TANDATANGAN BASAH :

a. Surat Keputusan (SK)
b. Surat Mandat
c. Surat Tugas
d. Surat Perintah/Instruksi
e. Surat Peringatan
f. Surat Teguran
g. Surat Sanksi
h. Surat Rekomendasi
i. Surat Pernyataan
j. Surat Kuasa
k. Laporan Pertanggungjawaban

2. SURAT EKSTERNAL DENGAN KATEGORI TANDATANGAN BASAH :

a. Surat Keputusan Bersama
b. Surat Kesepakatan Bersama
c. Surat Perjanjian Kerjasama
d. Surat Pernyataan
e. Surat Audiensi
f. Surat Pengantar Laporan

3. SURAT INTERNAL DENGAN KATEGORI TANDATANGAN SCAN :

a. Undangan Rapat Pleno Badan Pimpinan Harian
b. Undangan Rapat Pleno Fungsionaris Pengurus
c. Undangan Rapat Bidang & Lintas Bidang
d. Undangan Rapat Kordinasi Pengurus

12
 e. Surat Pengantar
f. Surat Mandat Tim Kerja
g. Surat Penunjukan Biasa
h. Surat Pengantar Laporan Sementara

4. SURAT EKSTERNAL DENGAN KATEGORI TANDATANGAN SCAN :

a. Surat Edaran
b. Surat Pemberitahuan
c. Surat Himbauan

PASAL 18
PENANDATANGAN SURAT

Penandatanganan Surat dalam Sistem Manajemen Administrasi Ormas PEMUDA

PANCASILA , terdiri dari :

1. Majelis Pimpinan Nasional (MPN) :

a. Ketua umum & Sekretaris Jenderal
b. Ketua umum & Bendahara Umum
c. Wakil Ketua Umum & Sekretaris Jenderal
d. Ketua Bidang & Wakil Sekretaris Jenderal

2. Majelis Pimpinan Wilayah (MPW) :

a. Ketua & Sekretaris Wilayah
b. Ketua & Bendahara Wilayah
c. Wakil Ketua & Sekretaris Wilayah
d. Ketua Bidang & Wakil Sekretaris

3. Majelis Pimpinan Cabang (MPC) :

a. Ketua & Sekretaris Cabang
b. Ketua & Bendahara Cabang
c. Wakil Ketua & Sekretaris Cabang
d. Ketua Bidang & Wakil Sekretaris

4. Pimpinan Anak Cabang (PAC) :

a. Ketua & Sekretaris
b. Wakil Ketua & Wakil Sekretaris
c. Ketua & Bendahara

5. Pimpinan Ranting (PR) :

a. Ketua & Sekretaris
b. Ketua & Bendahara

6. Pimpinan Anak Ranting :

a. Ketua & Sekretaris
b. Ketua & Bendahara

Apabila Ketua Umum Majelis Pimpinan Nasional, Ketua Majelis Pimpinan Wilayah, Ketua Majelis
Pimpinan Cabang berhalangan, maka wajib memberikan Kuasa kepada Wakil Ketua Umum/Ketua
Bidang, Wakil Ketua Wilayah/Ketua Bidang, Wakil Ketua Cabang/Ketua Bidang, untuk melakukan
Penandatangan Surat-surat resmi Organisasi sesuai dengan Kuasa yang di berikan.

13
 BAB IX
SISTEM & CARA PENYIMPANAN ARSIP ORMAS PEMUDA PANCASILA

PASAL 19
Sistem Arsip

Sistem Arsip Ormas PEMUDA PANCASILA adalah sebuah Sistem Penyimpanan Dokumen –
dokumen resmi Organisasi, yang juga merupakan database dengan jangka waktu tertentu.

PASAL 20
CARA PENYIMPANAN ARSIP

1. Setiap Dokumen / Surat Resmi baik itu Surat Masuk dan Keluar harus tercatat dan masuk
database / Folder Arsip Ormas PEMUDA PANCASILA yang di bagi sesuai dengan Kategori
Dokumen / Surat.
2. Dokumen / Surat yang menjadi Arsip Resmi Organisasi Wajib di Tata dengan Sistem Scanner /
Folder Arsip dan tersimpan rapi di lemari arsip / Harddisk Eksternal
3. Usia Dokumen / Surat yang terdapat dalam folder arsip hanya untuk 10 tahun, setelah itu arsip
tersebut bisa dimusnahkan / di simpan ke dalam Harddisk Eksternal setelah dilakukan scan
dokumen Arsip.
4. Dokumen / Surat Arsip wajib dilaporkan perkembangannya di setiap Rapat Pleno Fungsionaris
Pengurus kepada Pimpinan Organisasi. (dengan form laporan Arsip)

BAB X
TENAGA ADMINISTRASI DAN SISTEM PELAYANAN ADMINISTRASI
ORMAS PEMUDA PANCASILA

PASAL 21
TENAGA ADMINISTRASI ORMAS PEMUDA PANCASILA

Tenaga Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA adalah Sumber Daya Manusia yang
dipergunakan hanya untuk melakukan Pelayanan Manajemen Administrasi terdiri dari :
1. Kepala Kantor = 1 Orang
2. Manager Administrasi = 1 Orang
3. Wakil Manager Administrasi (Bidang Pengarsipan) = 1 Orang
4. Staff Manager Administrasi (Bidang Notulensi & Distribusi Surat/Dokumen) = 1 Orang
5. Office Boy = 1 Orang
6. Asisten Rumah Tangga (Pantry) = 1 Orang
Masing-masing Majelis Pimpinan menyesuaikan kebutuhan.

PASAL 22
SISTEM PELAYANAN ADMINISTRASI ORMAS PEMUDA PANCASILA

Sistem Pelayanan Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA , diatur sebagai berikut :

1. Pelayanan dilakukan setiap hari Senin s/d Sabtu, pada hari Minggu Pelayanan Libur, Kecuali
ada Kegiatan / Program yang mengharuskan Tim Administrasi masuk.
2. Jam Pelayanan Administrasi dilakukan sebagai berikut :
a. Hari Senin s/d Jum’at = Jam 09:00 – 17:00 (8 Jam Kerja)
b. Hari Sabtu = Jam 10:00 – 15:00 (5 Jam Kerja)

14
 c. Jam Pelayanan Administrasi di Majelis Pimpinan dapat menyesuaikan dengan kondisi
wilayah.
d. Apabila ada tambahan Jam Kerja Pelayanan, maka harus mendapat izin Pimpinan
Organisasi (Sekretaris Jendral / Wakil / Sekretaris Wilayah / Wakil dan seterusnya.
e. Fungsionaris Pengurus wajib mengikuti dan memanfaatkan jam-jam pelayanan
administrasi yang telah di tetapkan.
f. Tenaga Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA adalah Tenaga Ahli yang dipekerjakan
untuk membantu tugas-tugas manajemen administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA.
3. Tenaga Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA mendapatkan Hak berupa imbalan yang
disesuaikan dengan kemampuan Majelis Pimpinan di setiap jenjang.

BAB XI
Pasal 23
PERALIHAN

Peraturan Organisasi Tentang Sistem Manajemen Administrasi Ormas PEMUDA PANCASILA ini
dikeluarkan sebagai pedoman dalam menjalankan roda Manajemen Organisasi di Ormas PEMUDA
PANCASILA.

PASAL 24
PENUTUP

Apabila terdapat kekeliruan dan diperlukan Penyempurnaan, maka Peraturan Organisasi ini akan
disempurnakan oleh Majelis Pimpinan Nasional Ormas PEMUDA PANCASILA.

Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : .. September 2020

Majelis Pimpinan Nasional

ORMA PEMUDA PANCASILA

KPH. H. Japto S. Soerjosoemarno, SH H. Arif Rahman, S

Ketua Umum Sekretaris Jendral

15
============
LAMPIRAN – LAMPIRAN
1. Contoh Standart Kop Surat
2. Contoh Standart Stempel
3. Contoh Standart Surat Masuk – Keluar (Internal – Eksternal)
4. Contoh Standart Surat Keputusan
5. Contoh Standart Surat Mandat
6. Contoh Standart Tugas
7. Contog Standart Surat Kuasa
8. Contoh Standart Surat Rekomendasi
9. Contoh Standart Surat Audiensi
10. Contoh Standart Mou
11. Contoh Standart Surat Perjanjian / Kerjasama
12. Contoh Standart Surat Sanksi Orgnasisasi
13. Contoh Standart Laporan Administrasi & Arsip

16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26