LECTURE NOTES

ISYS6317

Business Process Management

Week 3

Foundation Phase

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO2: Analyze the needs of business process management in an organization

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

- Why?

- Result

- How?

- Detailed steps

- Outputs

- Risks

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

Gambar 3.1 Foundations phase

Source: Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

Mengapa perlu ada suatu perencanaan pada bisnis proses manajemen? Itu dikarenakan
perencanaan sangat penting dan merupakan suatu visi bagi suatu organisasi untuk maju sesuai
visi tersebut.

Hasil Tahap Fondasi

Pada penyelesaian fase dasar akan ada kesepakatan tentang bagaimana kegiatan BPM
dalam organisasi akan didekati dan didukung. Akan ada dokumentasi untuk BPMteams, dan
organisasi dari:

 Proposisi nilai inti organisasi

 BPM Kematangan organisasi

 Driver BPM

 Lebar Aktivitas BPM

 Red wine Test Outcomes

 Pendekatan BPM

ISYS6317 – Business Process Management

  Komponen model operasi target

Detail Steps

Gambar 3.2 Foundations phase steps

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

Gambar diatas menjelaskan mengenai langkah – langkah yang dilakukan dalam

Foundation Phase, diantaranya adalah:

 Langkah 1 : Dapatkan detail Strategi

 Langkah 2: Memahami Organisasi

 Langkah 3: Tentukan Pendekatan BPM

 Langkah 4: Setuju Model Operasi Target

 Langkah 5: Komunikasi

Kemudian mengapa bisnis proses manajemen perlu ada dalam suatu perencanaan? Itu
dikarenakan dalam suatu perencanaan diperlukan bisnis proses menejemen yang bisa
membuat suatu perencanaan menjadi lebih matang karena kita bisa lebih memahami apa yang
menjadi pemicu suatu bisnis dapat berkembang, struktur organisasi dan budaya dari suatu
organisasi (karena Negara yang berbeda memilliki budaya yang berbeda-beda).

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 3.3 Strategy execution void
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

Strategy execution void merupakan suatu kondisi dimana kita bisa melakukan aksi
terhadap perencanaan yang kita buat. Suatu perencanaan hanya akan menjadi sebuah
perencanaan kalau tidak ada aksi yang dilakukan.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 3.4 Management effectiveness and operational efficiency are used to fill the strategy execution
voidSource : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

Strategy execution void terdiri dari 2 (dua) komponen yaitu:

1. Management effectiveness

2. Operational efficiency.

Dimana management effectiveness dapat menyediakan suatu organisasi dengan kemampuan

untuk mengatur perkembangan dengan efektif. Contohnya seperti budgeting, planning,
pengambilan keputusan. Sedangkan untuk operational efficiency biasanya dimulai dari
memperhatikan pelanggan contohnya customer service dan supply chain.

Gambar 3.5 BPM House and strategy execution void

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

ISYS6317 – Business Process Management

 Dengan mengoptimalkan management effectiveness, kita bisa mendapat keunggulan
dalam pasar luar karena adanya management innovation yang mampu membuat keuntungan
yang susah ditiru oleh orang lain, kemudian ada juga strategic innovation dimana kita bisa
ambil contoh dari perusahaan apple, mereka tidak hanya menjual perangkat keras seperti
iphone, imac , ipad tetapi juga ada perangkat lunak berupa itunes.

Gambar 3.6 BPM strategy execution void closed loop

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

Strategy exaction void closed loop adalah kondisi ketika kita memanfaatkan 2 (dua)
komponen yang tadi disebutkan yaitu management effectiveness dan operational efficiency
dalam suatu BPM yang akhirnya akan sangat berperan bagi perusahaan yang berhasil
mengimplementasikannya.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 3.7 Determine width of BPM activities
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

Red wine test merupakan suatu tes yang membawa kita ke masa depan dengan melihat
apakah BPM berjalan sesuai dengan yang kita inginkan. Pentingny red wine test ini adalah
agar kita bisa mendapatkan visi, apakah BPM yang kita implementasi akan berguna pada
masa yang akan datang.

Gambar 3.8 Components of a BPM target operating model

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 2: Chapter 13

ISYS6317 – Business Process Management

 Menentukan komponen target operating model sangat penting karena dapat
memberikan stabilitas pada aktivitas BPM dengan menyetujui aturan-aturan dimana kita bisa
melaksanakan atau menjalankan suatu proyek atau program. Kemudian menentukan BPM
approach juga sangat penting karena memiliki dampak penting terhadap aktivitas BPM yang
akan kita lakukan, apakah menggunakan top down approach atau bottom-up approach.

Phase 3 technology foundation merupakan tahap yang mempersiapkan keperluan

teknologi yang diterapkan untuk mendukung sistem BPM yang saling terintegrasi. Dengan
adanya teknologi, maka sistem yang terpisah akan menjadikan sistem yang saling terintegrasi
saling mendukung proses bisnis di perusahaan, dan permasalahan dapat terselesaikan dengan
menggunakan teknologi IT.

Ada beberapa cara dalam mengimplementasikan phase technology foundation,

diantaranya yaitu:
1. Architectural view and blue print
a. Mengidentifikasikan arsitektur enterprise yang dipilih dan bagaimana hal ini
dikerjakan
b. Mengidentifikasi orang / team dalam melakukan pengembangan solusi
middleware (untuk menyelidiki dan menerapkan solusi middleware dalam
organisasi)
2. Tools and Technology e-stablishment
a. Mengidentifikasi solusi middleware
b. Menggunakan standar XML, dan keamanan yang digunakan di perusahaan dalam
mengimplementasikan sistem di dalamnya
c. Mengidentifikasi stakeholder dan tim maintenance untuk implementasi,
pengembangan, dan pemeliharaan middleware
3. Legacy System identification and analysis
a. Mengidentifikasi Sistem Legacy yang terlibat (sistem yang ada dalam aliran
proses pengembangan BPM, bagaimana cara mengintegrasikannya)
b. Mengidentifikasikan stakeholder dan tim pemeliharaan legacy system (developer,
dan maintenance)

ISYS6317 – Business Process Management

 4. Canonical Data Model and Data Source Dictionary
a. Mengidentifikasi Sumber data yang terlibat
b. Mengidentifikasi tim pemeliharaan sumber data (Pengembang dari sumber data,
termasuk dokumen)
c. Mengidentifikasi canonical Data Model dan Peraturan Data Transformation
d. Menjelaskan bagaimana data diintegrasikan
5. Initial Business Functionality (Services) Portfolio
a. Mengidentifikasi katalog
b. Pertimbangkan untuk menggunakan solusi layanan yang baik dan mengikuti
standar
c. Mengidentifikasi orang / tim yang bertanggung jawab dalam membangun dan
mempertahankan katalog layanan
d. Menjalankan / TI dan selalu melaporkan serta mematuhi praktek pelayanan
katalogisasi dalam organisasi
e. Selalu menjaga katalog layanan yang jelas, ringkas, dan up-to-date

Phase 3 BPM foundation merupakan tahap yang memastikan platform tempat proyek BPM
dibuatkan ruang lingkupnya, dibentuk, dan diimplementasikan. Selain itu dalam fase ini,
juga ditentukan ruang lingkup proyek, pemilihan anggota dan struktur tim proyek,
pembentukan schedule dan keterlibatan stakeholder serta tujuan awal proses.
Berikut ini langkah-langkah pada tahapan BPM foundation:
1. Communications
Melakukan komunikasi dalam mengimplementasikan proyek
2. Stakeholders
 Membangun hubungan dengan stakeholder manajemen
 Memahami masalah yang terjadi pada proses bisnis
 Memberikan gambaran yang sangat baik tentang bagaimana bisnis proses
dilakukan
 Melakukan diskusi dengan departemen IT untuk memberikan gambaran
tingkat tinggi tentang bagaimana aplikasi bisnis dan infrastruktur (
arsitektur TI) berinteraksi

ISYS6317 – Business Process Management

 3. Phase 3 technology foundation merupakan tahap yang mempersiapkan keperluan
teknologi yang diterapkan untuk mendukung sistem BPM yang saling terintegrasi.
Dengan adanya teknologi, maka sistem yang terpisah akan menjadikan sistem
yang saling terintegrasi untuk mendukung proses bisnis di perusahaan, dan
permasalahan dapat terselesaikan dengan menggunakan teknologi IT.

Foundation Phase Risk

Tabel dibawah ini akan menjelaskan mengenai Resiko dan strategi Mitigasi resiko terkait
dengan Foundation Phase.

Risk Mitigation Strategy

1 Menciptakan Kembali Strategi Jika selama Foundation Phase ada temuan signifikan yang
Organisasi menunjukkan bahwa strategi tidak dapat sepenuhnya
disampaikan, maka umpan balik tersebut harus dilakukan
kepada tim eksekutif.

2 Tidak ada Komitmen dari tim Berkomunikasi dengan sponsor utama BPM untuk
eksekutif senior untuk memastikan eksekutif dan organisasi berkomitmen penuh
pembentukan yayasan BPM yang untuk BPM.
diperlukan
Lebih baik untuk menunda atau mengurangi ruang lingkup
kegiatan BPM dan menjadi sukses; daripada mengejar dan
gagal atau mencapai hasil yang optimal

ISYS6317 – Business Process Management

 SIMPULAN
Tanpa fondasi yang kuat suatu perusahaan tetap bisa di dirikan tetapi pada akhirnya
perusahaan itu tidak bakal bisa berjalan atau mengalami perkembangan yang berarti.
Sehingga dibutuhkan adanya BPM pada fase fondasi (foundation phase) yang membahas
ketergantungan antara BPM dan perencanaan, kepentingan dalam menjalankan suatu
perencanaan dan cara pengimplementasian BPM yang tepat guna.

Pada penyelesaian fase dasar akan ada kesepakatan tentang bagaimana kegiatan BPM
dalam organisasi akan didekati dan didukung. Akan ada dokumentasi untuk BPMteams, dan
organisasi dari:

 Proposisi nilai inti organisasi

 BPM Kematangan organisasi

 Driver BPM

 Lebar Aktivitas BPM

 Red wine Test Outcomes

 Pendekatan BPM

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. . ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management