MAKALAH MANAJEMEN PENGETAHUAN

“SIKLUS SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN”

Dosen Pengampu:

Ninik Probosari, S.E., M.Si.

Disusun oleh :

Kelompok 2

Hasna Humairo Mahdiyah (141180047)

Umaya Ma’rifatul Janah (141180063)
Emanuel Altair Pandu Wicaksana (141180067)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

YOGYAKARTA

2021
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di dalam suatu organisasi, terutama di dalam dunia kerja, seringkali terjadi

regenerasi. Dari tiap-tiap generasi akan mengalami kejadian-kejadian dan akan memiliki
pengalaman yang berbeda-beda. Regenerasi dari tiap organisasi selalu terjadi. Oleh karena itu
generasi yang baru perlu mengetahui apa-apa saja yang telah dilakukan, dialami, dan pernah
terjadi di organisasi, agar perkembangan organisasi dapat lebih baik dan kesalahan yang
terjadi dapat lebih kecil, dengan berbekalkan pengalaman, pengetahuan, data, dan
dokumentasi-dokumentasi lainnya mengenai organisasi tersebut pada generasi-generasi
sebelumnya. Bila tidak ada manajemen pengetahuan, maka pengalaman-pengalaman, dan
ilmu-ilmu yang telah di dapat oleh orang-orang sebelumnya akan terbawa dan hilang begitu
saja, seiring menghilangnya orang yang tergantikan tersebut. Manajemen pengetahuan yang
efektif mensyaratkan organisasi untuk mengidentifikasi, menghasilkan, memperoleh,
meredakan, dan menangkap manfaat dari pengetahuan yang memberikan keuntungan
strategis bagi organisasi tersebut sehingga sangat diperlukan siklus manajemen pengetahuan.

Untuk itu dibutuhkan manajemen yang kuat agar pengetahuan tersebut mengakar di
setiap individu dalam organisasi dan tidak hilang begitu saja dengan didukung infrastruktur
untuk penyebaran informasi di lingkungan organisasi. Pentingnya mengimplementasikan KM
Cycle ini  dalam sebuah organisasi atau perusahaan semata-mata hanya karena ingin
menjadikan orgasnisasi tau perusahaan tersebut menjadi baik dan terarah. Knowledge sebagai
informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut
menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasi tersebut memampukan seseorang atau
institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau lebih efektif dari sebelumnya.

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari makalah ini adalah bagaimana Siklus Sistem Manajemen
Pengetahuan dan apa saja yang menjadi pokok pembahasannya.
C. Tujuan

Tujuan dari dibuatnya makalah ini adalah:

1. Mengetahui tantangan sistem manajemen pengetahuan.

2. Mengetahui perbandingan antara siklus sistem konvensional dengan sistem
manajemen pengetahuan.
3. Mengetahui karakteristik pengguna dan pakar dalam manajemen pengetahuan.
4. Tahapan siklus manajemen pengetahuan.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Tantangan Sistem Manajemen Pengetahuan

Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan
adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam
pengertian sebuah sistem aplikasi yang mengkombinasikan dan
mengintegrasikan fungsi untuk sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing –
masing pengetahuan eksplisit dan tasit, selama sebuah organisasi atau bagian
organisasi tersebut menjadi target dari tindakan manajemen pengetahuan. Tujuan
utama dari KMS adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran
organisasional dan keefektifan organisasi tersebut. Dalam sistem manajemen
pengetahuan terdaapat beberapa tantangan, yaitu:
1. Budaya, budaya yang kuat dalam perusahaan membuat orang merasa agak
berat untuk berbagi pengetahuan. Berbagi pengetahuan merupakan proses
dimana sebuah perubahan itu harus selalu terjadi. Budaya dan perubahan
merupakan dua sisi mata uang. Jika budaya kuat, biasanya akan meksulitan
untuk menlakukan perubahan.
2. Evaluasi pengetahuan, evaluasi terhadap pengetahuan masih jarang dilakukan
sehingga sukar untuk diketahui apakah pengetahuan tersebut layak untuk
seluruh organisasi atau tidak.
3. Pengolahan pengetahuan, pengolahan pengetahuan yang belum tepat
termasuk pendokumentasian yang belum baik menjadi tantangan tersednri
dalam proses sistem manajemen pengetahuan.
4. Pelaksanaan pengetahuan, kesulitan dalam pengorganisasian dan
mengintegrasikan pengetahuan dengan strategi pengolahan untuk penyebaran
akhir pengetahuan.
B. Perbandingan antara Sistem Siklus Hidup Konvensional (CSLC) dan
Sistem Siklus Hidup Manajemen Pengetahuan (KMSLC)
1. Recognition of Need and Feasibility Study (Pengenalan Kebutuhan dan Studi
Kelayakan)
Dalam tahap ini, biasanya seorang analis sistem sudah mengidentifikasi
masalah yang ada dalam suatu organisasi, misalnya dalam suatu departemen,
yang dapat diselesaikan dengan penerapan teknologi informasi. Namun,
 mengenali adanya masalah tidak selalu berarti menemukan solusi, terutama
dengan adanya keterbatasan sumber daya yang ada di organisasi. Batasan ini
bisa berupa waktu, uang, orang, dan keahlian.
2. Functional Requirements Specifications (Spesifikasi Permintaan Fungsional)
Dengan asumsi hasilnya positif setelah dilakukan studi kelayakan, maka
tahap selanjutnya adalah membuat spesifikasi perangkat lunak untuk sistem
yang ingin dibangun. Di sini ada sampel elemen yang akan disertakan dalam
dokumen spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.
3. Logical Design (Master Design Plan)
Jika spesifikasi kebutuhan perangkat lunak telah menerima tanda "ok" dari
pengguna dan manajemen, tahap selanjutnya adalah desain logis (atau
rencana desain utama), biasanya dilakukan oleh kelompok yang berisi analis
sistem, pemrogram, dan pengguna.
4. Physical Design (Coding)
Setelah rencana desain utama siap, tahap selanjutnya adalah membuat desain
fisik (atau pengkodean).
5. Testing (Pengujian), Implementation (Konversi Data dan Pelatihan
Pengguna), dan Operations and Maintenance (Pengoperasian dan
Pemeliharaan)
Setelah versi sistem siap, maka pengujian akan dimulai. Jika tidak ada
kendala teknis, maka diikuti dengan implementasi di mana pengguna akan
dilatih untuk menggunakan sistem. Yang terakhir, masalah pada
pengoperasian akan terus dipantau dan dilakukan pemeliharaan.

Sistem Manajemen Pengetahuan

Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan
adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam pengertian
sebuah sistem aplikasi yang mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk
sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing – masing pengetahuan eksplisit dan
tasit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari
tindakan manajemen pengetahuan. Tujuan utama dari KMS adalah untuk mendukung
dinamika pembelajaran organisasional dan keefektifan organisasi tersebut. Sebuah
perusahaan mempunyai seorang pegawai yang sudah lama bekerja bertahun-tahun,
mulai ketika ia menjadi pegawai junior, hingga menjadi kepala staff (pegawai senior).
Jenjang waktu yang ditempuh pastinya tidak sebentar, oleh karena itu pengalaman
yang didapat dan kemampuan yang dimiliki di bidangnyapun tidak sedikit, katakanlah
telah mengalami berbagai proses pembelajaran (seminar, training, sertifikasi, dll)
kemudian apabila pengetahuan yang dimiliki oleh satu orang pegawai ini tidak
didokumentasikan, maka ketika pegawai tersebut telah habis masa jabatannya, maka
penggantinya harus mengalami proses dari 0 (nol) lagi. Misalnya, mengumpulkan
pengalamanpengalaman dari nol, atau harus mengalami training yang sama dengan
seniornya terdahulu, yang mana pasti memakan biaya dan dari segi waktu kurang
efisien. Karena itulah tercipta sebuah sistem yang sering dikenal manajemen
pengetahuan, atau terkenal dengan istilah Knowledge Management System Life
Cycle. Knowledge Management System Life Cycle mempunyai fungsi yang hampir
sama dengan SDLC (System Development Life Cycle) yakni sebuah siklus sistem
dalam membangun suatu suatu proyek yang membedakan antara SDLC dan KMSLC
adalah pendekatan yang dipakai.

Tabel 2.1 Perbedaan SDLC dan KMSLC

SDLC KMSLC

System analystmendapatkan informasi Knowledge Developer mendapat

dari User pengetahuan dari pakar

User tahu permasalahannya, tetapi Pakar mengetahui keduanya, baik

tidak mengetahui solusinya permasalahan dan juga solusinya

Pembuatan sistem dilakukan secara Pembuatan sistem dilakukan dengan

berurut melakukan peningkatan-peningkatan
juga secara interaktif

Pengujian dilakukan pada akhir Pengujian dilakukan di awal sistem,

setelah sistem terbentuk mengacu pada pengetahuan pakar
Pengguna versus Experts (Para Ahli)
Tabel 2.4 Perbedaan Pengguna dengan Experts
CIRI-CIRI PENGGUNA AHLI
Ketergantungan pada Tinggi Rendah
sistem
Kerjasama Biasanya koperasi Tidak dibutuhkan
kerjasama
Toleransi untuk Rendah Tinggi
ambiguitas
Pengetahuan dalam Tinggi Rata-rata / rendah
masalah
Sistem kontribusi Informasi Pengetahuan /
keahlian
Pengguna sistem ya tidak
Tersedia untuk sistem Tersedia Tidak tersedia
builder

Pengguna lebih kearah pada tingkat kegunaan yang biasa dia lakukan namun menurut pakar
atau ahli justru lebih ke spesifik dalam keterkaitannya dengan manajemen pengetahuan. Jika
dibandingkan keduanya lebih mudah diterima dengan karakteristik pengguna.
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan