Contoh Percakapan

WhatsApp Business dan

WhatsApp Messenger

WhatsApp Business
Seperti yang sudah dipelajari bersama, melalui WhatsApp Business kamu dapat
memberikan pelayanan terbaik kepada klien karena terdapat banyak fitur dan
pintasan yang mempermudah kita dalam memberikan informasi. Perhatikan contoh
percakapan sebuah jasa wedding organizer dengan seorang calon pengantin
berikut dimana penyedia jasa WO menggunakan fitur salam, balas cepat, dan
label untuk mempermudah pekerjaannya:

Contoh Percakapan Penjelasan

Ketika seorang klien pertama kali

menghubungimu, kamu dapat
membalasnya dengan memanfaatkan fitur
‘salam’. Melalui fitur tersebut dapat
memperingan kerja admin sehingga tidak
perlu membalas satu persatu chat secara
manual. Isi pesan ‘salam’ dapat
dimodifikasi seperti disamping agar lebih
memberikan informasi yang to-the-point.
Setelah klien memilih nomor, kamu dapat
menyiapkan isi jawabannya pada fitur
‘balas cepat’ dengan mengetikkan keyword
sesuai instruksi, seperti:
 Setelah menggunakan fitur ‘balas cepat’
dengan mengetik keyword ‘/6’ seperti
contoh di atas, maka otomatis akan keluar
jawaban yang telah kamu siapkan
sebelumnya seperti contoh di samping.
Tidak hanya mempermudah kerja admin,
melalui fitur WhatsApp Business ini dapat
menguntungkan klien karena mendapat
jawaban yang cepat dan to-the-point.
Mengacu pada contoh di samping, setelah
klien mengisi data yang diminta, kamu
dapat membalasnya lagi dengan jawaban
yang telah kamu siapkan pada fitur ‘balas
cepat’, seperti:

Agar mempermudah pekerjaanmu,

Whatsapp Business juga menyediakan fitur
‘label’ dimana kamu dapat dengan mudah
memfilter pesan klien sesuai dengan
kebutuhan. Seperti misalnya contoh dari
bisnis wedding organizer di atas, setelah
selesai mengatur janji dengan klien, Ia
memindahkan pesan klien ke label yang
telah dibuat yakni ‘temu client’ agar tidak
terlupa dan menjadi agenda prioritas.

Perhatikan juga contoh percakapan sebuah bisnis fashion dengan seorang calon
pelanggan berikut dimana admin menggunakan fitur salam, balas cepat, dan
katalog untuk mempermudah pekerjaannya:
Contoh Percakapan Penjelasan

Sama seperti contoh sebelumnya, ketika

seorang pelanggan pertama kali
menghubungimu, kamu dapat
memanfaatkan fitur ‘salam’ agar dapat
menjawab chat lebih mudah dan cepat.
Berdasarkan contoh di samping, pelanggan
juga akan membalas pertanyaan yang telah
diajukan secara otomatis tadi dengan cepat
pula. Sehingga WhatsApp Business dapat
membantu transaksi bisnis lebih efektif.

Whatsapp Business menyediakan fitur

‘katalog’ dimana kamu dapat
mengumpulkan semua barang yang kamu
jual. Katalog ini juga mempermudah calon
pelanggan untuk memilih barang yang
sudah pasti ready agar tidak terlalu banyak
pertanyaan yang terkesan bertele-tele,
seperti misalnya:
“Ini ready kah?”
“Ada size apa saja?”
“Ada warna lain?”

Dalam ‘katalog’ tersebut, kamu juga dapat

melengkapi dengan deskripsi barang,
seperti ukuran, warna, harga, hingga kondisi
barang. Sehingga dipastikan calon
pelanggan dapat mengetahui informasi
barang yang dijual dengan lebih efektif.

Mengacu pada contoh di samping, penjual

juga dapat mengirimkan tautan ‘katalog’-
nya untuk memberikan referensi barang
sesuai dengan yang diinginkan oleh
pelanggan.

Selanjutnya, kamu dapat mengirimkan

format order kepada calon pelanggan
dengan memanfaatkan fitur ‘balas cepat’
dengan mengetikkan keyword sesuai
instruksi, seperti:

Total order juga dapat kamu siapkan

terlebih dahulu melalui fitur ‘balas cepat’.
Kemudian kamu dapat memodifikasi isi
pesannya sesuai dengan pesanan
pelanggan, seperti:
 Setelah proses pemilihan barang sudah
selesai, kamu dapat mengirimkan ketentuan
pembayaran yang berisi nomor rekening,
batas maksimal transfer dan tata cara
konfirmasi order melalui pesan otomatis
yang sudah disiapkan sebelumnya pada
fitur ‘balas cepat’, seperti:

Bagaimana? Lebih efektif kan? Melalui WhatsApp Bisnis pekerjaan admin menjadi
lebih mudah karena terdapat fitur pintasan yang dapat memberi balasan cepat
kepada calon klien. Namun, jika saat ini kamu masih menggunakan WhatsApp
Messenger, percakapanmu dengan calon klien tidak akan efektif karena admin
masih harus membalasnya dengan cara manual yang tentu akan membutuhkan
waktu lebih lama bagi calon klien mendapatkan jawaban.

Selain itu, WhatsApp Messenger tidak memiliki fitur label untuk memisahkan
prioritas klien, sehingga kerap sekali terlewat karena chat yang tertumpuk.
Bayangkan jika kamu memiliki calon klien yang relatif banyak dan masih harus
menjawab satu per satu secara manual dan kamu tidak dapat memisahkan pesan
berdasarkan prioritas. Pasti akan chaos!
Whatsapp Messenger juga tidak menyediakan fitur katalog yang tentu akan
menyulitkan calon pembeli dalam memilih barang. Tanpa katalog, terkadang
pembeli bingung membedakan mana saja barang yang ready dan tidak. Selain itu,
pembeli masih harus menanyakan kembali kepada admin mengenai deskripsi
barang yang dijual. Sedangkan jika menggunakan katalog, pembeli dapat lebih
mudah memilih barang karena sudah terdapat informasi yang jelas, seperti harga
hingga deskripsi barangnya.

WhatsApp Messenger
Sekarang, coba simak contoh percakapan sebuah jasa wedding organizer dengan
seorang calon pengantin berikut dimana penyedia jasa WO masih menggunakan
WhatsApp Messenger sebagai media komunikasinya!

Contoh Percakapan Penjelasan

Dapat kita lihat dari contoh di samping,

dengan menggunakan WhatsApp
Messenger tidak tercipta adanya
komunikasi yang efektif antar penyedia jasa
WO dengan calon klien. Seperti yang sudah
diketahui, Whatsapp Messenger tidak
menyediakan fitur pintasan seperti ‘balas
cepat’, sehingga admin masih harus
membalasnya secara manual. Balas chat
secara manual terkadang tidak dapat
memberikan informasi secara lengkap
kepada klien, kecuali harus mengetiknya
kembali satu per satu. Terlebih jika sedang
banyak calon klien yang mengirim pesan,
terkadang kualitas balas chat secara
manual dipengaruhi oleh mood admin,
seperti misalnya menjadi singkat dalam
menjawab karena kelelahan dan
kewalahan.