PERCAKAPAN ANTARA ASESI DAN ASESOR

TAHAP 1
FORM PERHITUNGAN BIAYA RESEP &OTC

Asesi : Selamat pagi / siang ibu/bapak, ada yang bisa dibantu ??

Pasien : Selamat Pagi / siang, saya ingin menebus resep. Ini resepnya.

Asesi : Apa ada tambahan lainnya ibu/bapak??

Pasien : Ini untuk tambahan obat lainnya.

Asesi : Baik ibu/bapak saya cek terlebih dahulu untuk ketersediaan barang dan menghitungkan
harga obatnya. Mohon ditunggu sebentar ya ibu/bapak.

Asesi : Atas nama pasien Ananda….… Baik bapak/ibu untuk harga resep racikan Rp…….. dan
tambahan obat lainnya Rp ……….. jadi untuk semua totalan obat Rp…….… Apa
bapak/ibu mau membayarnya sekarang? ( jika tidak dibayar sekarang, asesi wajib
menjawab : mohon maaf sesuai SOP apotek untuk resep bisa dikerjakan setelah pasien
membayar resep )

Pasien : Baik ini uangnya Rp……..…

Asesi : Baik ini untuk kembaliannya ya ibu/bapak, ini untuk nomor antriannya ya ibu/bapak,
obat akan kami siapkan terlebih dahulu. Mohon ditunggu sebentar karena obat perlu
diracik terlebih dahulu.

Menyiapakan obat otc dan menuliskan di kartu stoknya

TUGAS DEMONSTRASI MENYIAPKAN DAN MERACIK SEDIAAN FARMASI

Pasien mendatangi asesor (Dokter), menanyakan kelengkapan resep

Asesi : Permisi ibu/bapak dokter, baru saja saya mendapatkan resep dari bapak/ ibu Dokter
atas nama pasien…………..,saya ingin meminta kelengkapan resep.

( Pemberian kelengkapan resep)

Hitung dm,dp,pb,caker,sampai copy resep, jika sudah selesai jurnal mintakan pengecekan kepada
asesor (Apoteker) acc jurnal dan Hitung

Asesi : Permisi ibu/bapak apoteker, saya telah melakukan perhitungan bahan obat untuk
resep tersebut dan juga copy resepnya. Mohon di periksa kembali sebelum saya
melakukan peracikan obat tersebut.

Melakukan peracikan obat

Asesi : Permisi bapak/ibu saya telah melakukan peracikan obat. Jika sudah benar mohon di
paraf dari timbang sampai pada kolom penandaan

TUGAS DEMONSTRASI BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN

Menyiapakan obat otc dan racikan serta menuliskan cara penggunaannya

Asesi : No antrian…………..

Pasien datang

Asesi : Baik pak, boleh saya minta terlebih dahulu no antriannya??

Pasien memberi no antrian

Asesi : Saya konfirmasi dulu ya pak, Bapak mau mengambil resep atas nama pasien siapa ??
Pasien : Atas nama………

Asesi : Umur pasien dan Alamatnya di mana ya pak??

Pasien :…………..

Asesi : Baik bapak/ibu ini obat yang dipesan “PIO” dan ini obat tambahannya apakah sudah
tahu cara pemakaianya ( jelaskan copy resep sisa berapa )

Minta ACC pada kolom penyerahan

REKAP PENERIMAAN RESEP,OTC DAN PEREKAPAN

Melakukan rekap racikan,otc dan golongan resep

Asesi : Permisi ibu/bapak saya telah melakukan rekap resep racikan dan otc pada tanggal ….. .
Untuk resep racikan no …. Dari dr….. kepada pasien …. Alamat … Dan untuk obat tambahan lainnya
terdapat ….,…..,…….Dan untuk golongan resep termasuk ke dalam golongan… ( JIKA GOL
NARKOTIKA/PSIKOTROPIKA MAKA HARUS D BERI SPIDOL MERAH/BIRU PADA RESEP)

Minta paraf pada tiap kolom perekpan resep /otc dan Pengarsipan resep

DEPO RAJAL/RANAP

Asesor : Permisi saya dari depo …

Asesi : Iya Bapak/ibu apa ada yang bisa dibantu?

Asesor : Saya mau meminta persediaan untuk depo RAJAL/RANAPi.

Asesi : Baik bapak/ibu mohon di tunggu sebentar saya buatkan usulan permintaan barang nya
terlebih dahulu. Mohon tunggu sebentar pak ya….

Asesi mengisi form usulan permintaan barang, lalu ditandatangani di bagian penerima dan stempel
gudang

Asesi : Permisi bapak/ibu. Saya telah membuat usulan permintaannya.. Mohon di cek terlebih
dahulu dan jika sudah benar mohon di paraf disini dan apabila barangnya sudah siap saya akan antarkan
ke depo. ( STEMPEL DEPO RANAP/RAJAL)

Isi kartu stock dan menuliskan jurnal permintaan depo seperti salep/bedak sampai PB

Asesi : Permisi ibu/bapak saya tadi menerima permintaan dari depo, diantaranya ada ……
Suppo saya sudah ambilkan dari stok diambil sebanyak……, hingga sisa akhirnya ……. . Dan juga ada
alkesnya……… hingga sisa akhirnya …….. Sedangkan untuk sediaan …………….. tidak ada dalam persediaan,
maka saya sudah melakukan perhitungan penimbangan bahan sediaannya. Jika sudah benar silahkan acc
pada Jurnal dan hitung, setelah sediaan dibuat lalu minta acc pada kolom timbang, racik, kemas, dan
penandaan

FORM MONITORING

Asesi : Permisi bapak/ibu apoteker saya akan melakukan mutasi barang kepada depo ….
Terdapat barang….,….,… mohon di cek kembali dan di paraf di bagian IFRS ( STEMPEL GUDANG)

Asesi : Permisi saya dari IFRS ingin mengantarkan barang pesanan depo, Ini barang
pesanannya bapak/ibu terdapat suppositoria sebanyak .. box, mohon langsung di taruh kedalam kulkas
ya ibu – dll. Mohon di cek kembali dan silahkan di paraf di bagian satelit RAJAL/RANAP ( STEMPEL
DEPO ) jangan lupa minta paraf pada kolom penyerahan kepada asesor

FORM MONITORING DAN EVALUASI DISTRIBUSI

Asesi : Permisi ibu saya telah melakukan distribusi barang kepada depo… ……pada pukul…….. mohon di
cek kembali dan di paraf di kepala IFRS
TAHAP II

Asesi mendapatkan kartu stok berdasarkan no undian soal, lalu asesi mengidentifikasi kartu stok untuk
pengisian form buku defecta sampai dengan pengisian Surat pesanan

Asesi : Bapak/ ibu tadi saya melakukan pengecekan pada kartu stok dan saya telah
menuliskan di buku defecta pada hari ini untuk barang ……… stok akhirnya sisa….

Dan saya telah mengidentifikasi barang fast dan slow movingnya. Untuk periode 1
minggu terakhir, untuk……masuk ke fast moving karena keluar sebanyak….. dan
untuk barang yang slow moving ada ……..sebanyak…… , dan ……. sebanyak……

Dan saya telah menuliskan dibuku perencanaan dan pembelian untuk

barang…….kebutuhan perminggunya sebanyak ……sehingga jumlah ingin dipesan
sebanyak …… kepada pbf….. (lihat dari daftar harga PBF)

Dan saya telah menuliskan surat pesanannya kepada pbf…..nama

obat….jumlah…..dalam satuan…. Silahkan ditanda tangani dan diberi stempel
sebelum saya order lewat telpon.

MONITORING KESEPAKATAN TRANSAKSI

Asesi menelpon pbf

Asesi : Halo, selamat siang apa benar ini dari pbf ……

Asesor : iya benar

Asesi : saya (nama) dari apotek Farmasetika 17 ingin memesan barang ……sebanyak….
Apakah ada stoknya ?

Asesor : iya ada

Asesi : untuk pemesanan ini apakah ada potongan harganya ? ( jika ada berapa % )

Asesor : tidak ada

Asesi : untuk pengirimanya apakah bisa diantar hari ini jika bisa jam berapa?

Asesor : hari ini jam….. (Harus Hari ini maksimum jam 19.00 wita)

Asesi : untuk pembayarannya apakah bisa kredit ? (Harus kredit)

Asesor : bisa

Asesi ; Untuk jatuh temponya jangka berapa hari?

Asesor : 30 hari (miniml 2 minggu)

Asesi : mohon maaf sebelum di cetak pesanan saya apakah bisa diulang kembali pesanan saya
tadi

Asesor : dari apotek farmasetika 17 mau pesan …..sebanyak…tidak ada potongan harga,system
pembayaran kredit 30 hari diantar hari ini jam …..

Asesi : baik sudah sesuai dengan pesanan saya tadi, terimakasih bapak/ibu pbf saya tunggu
barangnya ya

Melakukan pelaporan telah melakukan pemesanan.

Asesi : Permisi bpk/ibu tadi saya telah melakukan pemesanan barang via telpon. Kepada pbf
….. untuk potongan harganya …. System pembayarannya …. Dan pengantarnnya hari ini
jam…. Mohon di paraf di bagian Apoteker penanggung jawab(stempel apotek)

Pbf datang mengantarkan barang lalu asesi menerima dan mengecek kualitas fisik
Pbf : permisi saya dari pbf…. Ingin mengantarkan barang

Asesi : baik mohon ditunggu sebentar saya cek dulu kesesuaian dan kualitas fisik barangnya.

Asesi mengisi form ceklis kualitas fisik

( Tanggal ED ditulis lengkap, jika ada yang di retur sebagian ditulis jumlah dan satuanya baik yang
diterima / ditolak)

Asesi melapor pada apoteker

Asesi : Bapak apoteker, saya tadi telah menerima barang dari PBF…….., untuk barang……
diretur karena……….. untuk persetujuannya saya minta untuk paraf bapak dibagian
Apoteker pada form ceklis kualitas fisik (STEMPEL Apotek). Faktur diperbaiki lalu
minta tanda tangan Apoteker

Temui PBF

Asesi : Maaf bapak PBF untuk barang yang sudah di antar ternyata ada barang yang
rusak/kelebihan/ tidak dipesan/beda pabrik, jadi saya mau mereturnya. Dan saya
sudah melaporkan ke apoteker untuk diretur sediaan / barang tersebut . Mohon bapak
paraf dibagian PBF pada form ceklis kualitas fisik. tunggu sebentar saya akan buatkan
form retur nya

Asesi membuat form retur, lalu melaporkannya ke Apoteker

Asesi :Bapak apoteker saya telah membuat form returnya, silahkan di paraf dibagian
apoteker (Stempel Apotek)

Asesi mendatangi PBF dengan membawa barang yang diretur, Faktur asli, dan SP asli (warna putih)

Asesi : Mohon maaf menunggu lama, saya sudah selesai membuat form retur barang dan
memperbaiki fakturnya Mohon bapak paraf kecil pada bagian yang di coret dan ini
barang yang diretur, ini faktur aslinya, dan SP asli nya, Mohon parafnya di bagian PBF
pada form retur, terimakasih….

FORM BUKU PENERIMAAN BARANG

Asesi meletakkan barang yang diterima di meja karantina, lalu menempel faktur warna merah di
lembar kerja, lalu mengisi form buku penerimaan barang. Pada kolom paraf yang isi asesor,
sedangkan petugas yang paraf asesi dan di stempel gudang jika sudah mendapatkan paraf asesor
dibagian kolom paraf

Asesi : Permisi pak saya sudah mengisi buku peneriman barang (jelaskan isinya jika
diperlukan), jika sudah benar silahkan paraf pada kolom paraf, Terimakasih

DEMONSTRASI MELAKUKAN PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN FARMASI

Asesi mengisi table penyimpanan, sesuai dengan golongan sediaan, dan urut abjad (untuk tabel
FIFO&FEFO semua di centang). Lanjut pengisian kartu stok

Asesi :Permisi bu, saya tadi sudah melakukan penyimpanan sediaan dan perbekalan farmasi,
silahkan di cek. Jika sudah benar silahkan centang pada kolom sesuai dan silahkan
paraf.

FORM KONTROL KADALUARSA DAN PERSEDIAAN

Asesi mengisi form kontrol kadaluarsa dan persediaan, pengisian ditulis lengkap tidak boleh penggunaan
tanda “idem” atau” ----“-----“. Pada kolom keterangan harus memenuhi kriteria : Sudah kadaluarsa, 4
bulan menjelang kadaluarsa, stok menumpuk, tidak ada masalah dalam stok dan kualitas.

Asesi : Bapak / ibu saya sudah mengisi form kontrol kadaluarsa dan persediaan ( jelaskan
seperlunya, jika stok menumpuk jelaskan jumlah barangnya, jika 4 bulan menjelang
 ED jelaskan tanggal EDnya, Tidak ada masalah jelaskan ED dan jumlah , dan barang
yang ED jelaskan tanggal EDnya.

FORM REKAP BARANG YANG SUDAH KADALUARSA

Asesi : Dan saya juga sudah buatkan rekap barang yang sudah kalaluarsa (Jelaskan
semuanya), dan saya sudah susun obatnya di rak sesuai kondisi barangnya.