A.

Pengertian Account Receivable

Bicara tentang Account receivable, posisi ni merupakan posisi yang sangat
penting di perusahaan. Hal ini dikarenakan, bersama account Payable, posisi
inilah yang menentukan keseimbangan cashflow dan neraca sebuah perusahaan
dimana keduanya memegang peranan sebagai penerima dan pembayar. Tentunya
anda tahu bahwa kehidupan sebuah perusahaan bergantung pada pembayaran dan
Penerimaan ini. Perlu diketahui, secara sederhana Bagian
ini merupakan kebalikan dari Account payable. Kedua istilah posisi ini berasal
dari bahasa Inggris. Jika payable memiliki arti = yang harus dibayar, maka
receivable adalah sebaliknya, yang akan diterima dimana receive berasal dari
bahasa inggris yang artinya menerima, dan payable berasal dari bahasa Inggris
Pay, yang artinya membayar. Posisi ini berada dalam ranah akuntansi dan sangat
erat kaitannya dengan purchasing, storage, dan warehousing. Akan tetapi
dikarenakan kurangnya profesionalitas kerja dan demi efisiensi pekerja,
terkadang posisi Account Receivable dan Account Payable ini disatukan sehingga
banyak sekali pekerja yang berada di posisi ini merasa kesulitan. Kembali pada
Account Receivable, posisi Account receivable ini secara umum memiliki tugas
untuk menyediakan layanan keuangan, melakukan kinerja klerikal dan
administrasi untuk memastikan pembayaran yang efisien, tepat waktu dan
akurat di bawah kendalinya oleh klien yang memang memiliki utang terhadap
perusahaan tempat dia bekerja. Utang ini tentunya berasal dari pengunaan jasa
atau produk perusahaan tempat dia bekerja oleh klien yang biasanya
merupakan perusahaan lain yang menggunakan jasa dan produk perusahaan
tempat dia bekerja.
Untuk lebih lengkapnya silakan lanjut ke pembahasan di bawah ini ;

B. Tugas Account Receivable

1. Melakukan sistem penagihan yang up-to-date

Secara sistematis dan sesuai Standar Operasional Perusahaan, seorang Account

Receivable bertugas untuk melakukan penagihan terhadap klien yang telang
menggunakan dan memesan jasa atau produk perusahaan tempat dia bekerja.
Penagihan yang up to date memiliki artian, seorang account receivable haruslah
memiliki informasi teraktual mengenai klien mana saja yang belum
membereskan pembayarannya terhadap perusahaan. Karena jika terjadi
kesalahan, atau salah menagih, misalkan, seorang Account Receivable
melakukan penagihan terhadap klien yang sudah membayar, tentunya hal ini
akan mendatangkan complain dan merusak nama baik perusahaan.

2. Menghasilkan dan mengirimkan faktur

Dalam proses pembelian, Faktur adalah hal yang sangat penting. Jika anda
belum memahami apa itu faktur, faktur bisa diartikan secara sederhana menjadi
kwitansi pembayaran jika terjadi dalam kondisi yang lebih pribadi. Tapi di
perusahaan kwitansi ini lebih dikenal dengan nama faktur. Faktur ini merupakan
lawan dari PO (Purchase Order) yang memiliki arti Order Pembelian. Jadi setelah
klien mengirimkan PO atau Purchase Order kepada perusahaan kita, seorang
Accoutn Receivable bertugas untuk membuat dan mengirimkan Faktur sesegera
mungkin terhadap klien yang memesan.

3. Menindaklanjuti, mengumpulkan dan mengalokasikan pembayaran

Jika pembayaran sudah dilakukan oleh klien, Account Receivable bertugas untuk
melakukan tindak lanjut terhadap pembayaran itu, yaitu dengan mengumpulkan
dan mengalokasikan pembayaran pembayaran tersebut sesuai dengan
kebijakan perusahaan (aturan tiap perusahaan berbeda beda). 
4. Melakukan penagihan, pengumpulan dan pelaporan kegiatan sesuai tenggat
waktu tertentu
Jika terdapat Klien yang menunggak, seorang Account Receivable bertugas untuk
melakukan penagihan terhadap klien tersebut dan melakukan perjanjian ulang,
atau sederhananya meminta klien membuat pernyataan kesiapan pelunasan
pada tanggal yang tepat dan spesifik. Setelah selesai, dilakukan pengumpulan
data data tersebut sebagai bahan laporan untuk atasan dan sebagai bahan
penelitian AR Aging.

5. Pantau rincian akun pelanggan untuk non-pembayaran, pembayaran

tertunda dan penyimpangan lainnya

Seorang Account Receivable juga bertugas untuk melakukan pemantauan

terhadap klien baik yang lancer maupun yang mengalami penunggakan atau
keterlambatan pembayaran dalam proses pembayaran. Data data yang
dihasilkan menjadi sebuah laporan lengkap mengenai track record seorang klien
dari awal hingga akhir. Inilah yang disebut AR Aging. Dari sini seorang Account
Receivable dapat menilai kepatuhan seorang klien dilihat dari track recordnya
tersebut, jika dirasa terdapat kesalahan atau keterlambatan yang terlalu banyak
dan terlalu sering, bisa dilakukan blacklist terhadap perusahaan yang melakukan
keterlambatan tersebut.

6. Mengatasi perbedaan pembayaran

Jika terdapat kesalahan dalam jumlah pembayaran yang dilakukan oleh klien,
maka sekali lagi seorang Account Receivable bertugas untuk menyelesaikan
masalah ini hingga didapat nilai nominal yang tepat bagi kedua belah pihak.

C. Tanggung Jawab Account Receivable

Dalam menjalankan tugasnya seorang Account Receivable memiliki tanggung
jawab untuk ;
1. Menghasilkan analisis usia (AR Aging)
2. Review AR aging untuk memastikan kepatuhan
3. Memelihara file dan catatan pelanggan piutang
4. Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk memproses kuitansi, uang
tunai dan lain-lain
5. Memproses pembayaran kartu kredit
6. Menyiapkan deposito bank
7. Menganalisa dan menyelesaikan permintaan pelanggan
8. Menyesuaikan proses pembayaran
9. Mengembangkan sistem pemulihan dan melakukan upaya pengumpulan
10. Melakukan komunikasi dengan pelanggan via telepon, email, surat atau
pribadi
11. Membantu Closing Akunting di akhir bulan
12. Mengumpulkan data dan menyiapkan matriks bulanan

D. Kualifikasi Account Receivable

Dalam proses rekrutmen, biasanya sebuah perusahaan akan mengharapkan
kandidat dengan Pendidikan minimal Diploma 3, Jurusan Akuntansi dengan
pengalaman kerja lebih dari 3 tahun, di bidang Akuntansi umum atau seorang
Sarjana Akuntansi dan Magister Akuntansi dengan pengalaman minimal satu
tahun di bagian Akuntansi Umum. Tentunya Kandidat yang dicari adalah
kandidat yang benar-benar memiliki pengetahuan tentang piutang dagang,
administrasi dan prosedur kantor, prosedur pembukuan umum, prinsip
akuntansi umum, standar peraturan dan persyaratan kepatuhan serta memiliki
kemampuan untuk mengoperasikan minimal satu aplikasi akunting secara
professional misalakn Microsoft Excel, atau Accelera, dan lain lain.

E. Keahlian Khusus
Seorang Account Receivable diharapkan memiliki kemampuan utnuk berpikir
secara detail dan akurat, serta memiliki kemampuan komunikasi verbal dan
tertulis yang baik. Selain itu dia juga harus memiliki kemampuan berorganisasi
dan cukup memahami mengenai manajemen informasi serta bisa mengatasi
masalah dengan tepat dan mampu berada dalam tekanan kerja serta jam kerja
yang mungkin saja bisa membuatnya lembur hingga malam hari.
Berikut itulah Jobdesk, Tugas dan Tanggung jawab seorang Account Receivable,
Jika dirasa bermanfaat, silakan share artikel ini bagi teman atau kerabat anda
yang sedang membutuhkannya, jika terdapat kesalahan atau kekurangan silakan
ditambahkan atau diperbaiki di kolom komentar.
Salam

Adapun yang menjadi tugas seorang account receivable staff

adalah sebagai berikut:
Mencatat seluruh transaksi penjualan
dan melakukan pengecekan

Seluruh transaksi penjualan hendaklah dicatat dan di arsip

dengan rapi oleh seorang account receivable agar ketika
dibutuhkan dapat dengan mudah menyiapkannya. Pencatatan
harus dilakukan secara hati-hati agar mengurangi terjadinya
kesalahan.

Dalam menangani tugas ini dibutuhkan ketelitian dan kesabaran

karena account receivable staff diharapkan bisa menganalisa
dengan baik bagaimana proses penagihan dan penerimaan yang
dimiliki oleh perusahaan dari awal hingga akhir serta dapat
membuat kesimpulan dari kinerja serta memberikan saran
pengembangan untuk kemajuan perusahaan kedepannya.

Update arus kas dan piutang usaha

Selain melakukan penagihan dan tugas tugas di atas, anda juga

harus memperkirakan cash flow perusahaan dengan melihat dari
keseimbangan antara jumlah penagihan dari klien yang berhasil
dan yang menunggak. Mengenai estimasi waktu updatenya,
biasanya setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda
beda.

Mengurus piutang yang bermasalah

Piutang-piutang bermasalah harus dikelola karena itu juga masih

termasuk aset perusahaan walaupun statusnya saat ini
bermasalah. Jika diurus secara serius tidak tertutup kemungkinan
bisa selesai walaupun tidak seratus persen.
Rekonsiliasi AR dan audit lapangan

Seorang account receivable staff diharapkan bisa membuat

penyesuaian data (rekonsiliasi) aktual dengan data yang ada di
buku besar dan memastikan keseimbangan penagihan
perusahaan (AR balance). Jika memang mendesak, bisa saja
seorang account receivable melakukan audit lapangan untuk
mengecek kebenaran faktur, melakukan penagihan dan lain
sebagainya. 

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan tanpa

masalah

Memeriksa dan bertanggung jawab

atas limit kredit

Tak jarang para salesman tidak bisa mengingat limit kredit dari
masing-masing customernya. Disinilah seorang account
receivable memainkan peranannya. Selain itu seorang account
receivable juga harus bertanggung jawab atas faktur-faktur kredit
perusahaan serta harus menyimpan dan menjaganya dengan
baik.

Berikut adalah tanggung jawab yang harus dilakukan oleh

seorang Account Receivable adalah sebagai berikut :

1. Memastikan pengecekan dan analisa tagihan bulanan para

debitur terlaksana dengan baik dan memastikan alokasi
data penagihan bulanan klien tersedia untuk diproses
selanjutnya
2. Memastikan data balance AR tersedia dan sudah
direkonsiliasi (disamakan) dengan data lapangan dan
memastikan ketersediaan daftar penagihan customer.
3. Memastikan klien yang masuk daftar tagihan ditagih sesuai
perjanjian yang berlaku.
4. Memastikan syarat dan ketentuan perjanjian finansial
dengan para klien dilakukan dengan baik