BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

BAB 16
SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN
A. Pendahuluan
Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem informasi
akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur
data dari sumber-sumber sebagai berikut:
1. Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan pada bab sebelumnya menyediakan
informasi mengenai transaksi regular. (Hanya arus data utama dari setiap subsitem yang
digambarkan, untuk menjaga agar figure menjadi rapi)
2. Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti
penerbitan atau penyelesaian instrument utang dan euitas dan pembelian serta penjualan
sekuritas investasi
3. Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran
4. Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian.
B. Sistem Buku Besar dan Pelaporan
1. Proses
Database terpusat harus diatur menggunaan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai
kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer
membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area
tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan keuangan
periodic dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam menilai kinerja
organisasi. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak
hanya menghasilkan laporan periodic tetapi juga mendukung pertanyaan secara online.
2. Ancaman dan Pengendalian
Suatu sistem buku besar dan pelaporan online menunjukkan bahwa seluruh aktivitas buku
besar dan pelaporan bergantung pada database terintegrasi. Oleh karena itu ancaman
umum pertama adalah data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid. Data buku besar
yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang menyebabkan para
manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya, kesalahan dalam laporan keuangan yang
disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan pemerintah dapat menyebabkan para
pemegang kepentingan tersebut melakukan pengambilan keputusan yang salah. Lagi pula,
kesalahan dalam pernyataan dan laporan keuangan yang disediakan kepada pemegang
kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan denda dan reaksi negatif dari pasar modal.

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Suatu cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak tepat atau tidak
valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk
meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir membuat entri
jurnal langsung (pengendalian 1.1). Penting pula untuk mempersempit akses terhadap buku
besar dan membuat konfigurasi sistem, sehingga hanya para pegawai yang diotorisasi saja
yang dapat membuat perubahan terhadap data induk (pengendalian 1.2). Jadi autentikasi
multifaktor harus digunakan untuk mempersempit akses terhadap buku besar. Lagi pula,
pengendalian otorisasi (sebuah matriks pengendalian akses dan uji kompatibilitas).
Seharusnya juga digunakan untuk membatasi fungsi yang mungkin dijalankan setiap
pengguna sah. Nilai penting dari sebuah pengawasan pengendalian adalah untuk
menghasilkan sebuah laporan mengenai seluruh perubahan terhadap buku besar secara
teratur dan meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database masih cukup akurat
(pengendalian 1.3).
Ancaman umum kedua dalam sistem buku besar adalah pengungkapan informasi keuangan
yang tidak diotorisasi. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko
pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan menerapkan
autentikasi multifactor dan pengendalian keamanan fisik guna mempersempit akses
terhadap buku besar (pengendalian 2.1), diberikan hanya bagi pegawai yang memerlukan
akses tersebut untuk melakukan pekerjaannya. Melakukan enkripsi database (pengendalian
2.2) memberikan proteksi tambahan karena menyediakan informasi yang tidak dapat
dimengerti oleh mereka yang berhasil mendapatkan akses database yang tidak diotorisasi.
Enkripsi juga mencegah para pegawai TI, yng tidak memiliki akses terhadap sistem ERP,
menggunakan utilitas sistem pengoperasian untuk melihat informasi sensitif. Lagi pula, data
buku besar harus dienkripsi ketika ditransmisikan melalui internet ke kantor perusahaan
lain, analis, atau badan pemerintah.
Ancaman umum ketiga dalam siklus buku besar umum dan pelaporan berkaitan dengan
hilangnya atau enghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko atas
ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana (pengendalian
3,1).

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Gambar 16.1

C. Memperbarui Buku Besar

1. Proses
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua
sumber berikut ini:
a. Subsistem akuntansi
b. Bendahara
Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan dalam
file voucher jurnal. File voucher jurnal tersebut berisi informasi yag akan ditemukan dalam
jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual: tanggal entri jurnal, akun-aun yang
didebit dan dikredit, dan jumlahnya. Namun demikian yang perlu diperhatikan adalah file
voucher jurnal tersebut merupakan hasil tambahan dari proses posting, bukan input ke
proses posting.
2. Ancaman dan Pengendalian
Dua ancaman terkait dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak
diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua hal tersebut dapat mengakibatkan
pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi yang keliru dalam laporan
kinerja keuangan. Ada dua sumber entri jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu
ikhtisar entri jurnal dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibuat oleh bendahara.

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Sumber pertama merupakan output dari serangkaian langkah pemrosesan, yang masing-
masing adalah inti dari berbagai prosedur pengendalian aplikasi yang didesain untuk
memastikan ketetapan dan kelengkapan. Akibatnya, edit input utama untuk ikhtisar entri
jurnal dari siklus lainnya merupakan konfigurasi sistem tersebut untuk memverifikasi bahwa
entri menunjukkan aktivitas dalam periode waktu terbaru. Entri jurnal yang dibuat oleh
bendahara adalah entri jurnal yang asli. Akibatnya, jenis-jenis edit input dan pengendalian
pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa entri tersebut akurat dan lengkap
(pengendalian 4.1):
a. Pengecekan validitas
b. Pengecekan field
c. Pengecekan saldo nol
d. Pengecekan kelengkapan
e. Verifikasi closed-loop
f. Pengecekan tanda
g. Menghitung total yang terjadi
Pengendalian akses yang kuat, meliputi autentifikasi multifactor dan pengujian
kompatibiitas berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri jurnal
yang tidak diotorisasi (pengendalian 4.1). Ada dua jenis pengendalian detektif yang harus
digunakan untuk mengidentifikasi entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi :
rekonsiliasi dan laporan pengendalian (pengendalian 4.2 dan 5.2) dan pemeliaraan sebuah
jejak audit yang memadai (pengendalian 4.3 dan 5.3).
1. Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan
dibuat selama proses memperbarui buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah
mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo adalah sebuah laporan yang
mencantumkan saldo untuk seluruh akun buku besar. Rekkonsiliasi lain yang penting
adalah membandingkan saldo aun pengendalian buku besar terhadap total saldo dalam
buku besar pembantu yang terkait.
2. Jejak audit adalah jalur yang dapat ditelusuri yang menunjukkan arus sebuah transaksi
yang mengalir melalui sistem informasi untuk memengaruhi saldo akun buku besar.
Sebuah jeja audit yang didesain dengan tepat menyediakan kemampuan untuk
menjalankan tugas-tugas berikut:
a) Melacak berbagai transaksi dari dokumen sumber aslinya (kertas atau elektronik)
sampai entri jurnal yang diperbarui ke buku besar dan sampai pada berbagai
laporan atau dokumen lain yang menggunakan data tersebut

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

b) Menelusuri ke belakang berbagai hal yang muncul dalam sebuah laporan

menggunakan buku besar ke dokumen sumber aslinya (kertas atau elektronik). File
voucher jurnal adalah sebuah bagian penting dari jejak audit, menyediakan
informasi mengenai sumber seluruh entri yang dibuat untuk memperbarui buku
besar.
D. Posting Jurnal Penyesuaian
1. Proses
Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan.
Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagai berikut:
a. Akrual adalah entri yang dbuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan.
b. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang
menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan..
c. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama
sejumlah periode akuntansi.
d. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai actual dan
nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
e. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
Informasi mengenai jurnal penyesuaian ini juga disimpan dalam file voucher jurnal. Setelah
seluruh jurnal penyesuaian di posting, kemudian dibuat neraca saldo penyesuaian. Neraca
saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah selanjutnya dalam siklus buku
besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan laporan keuangan.
2. Ancaman dan Pengendalian
Entri jurnal penyesuaian yang tida diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu
diatasi karena dapat menghasilka laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada
keputusan yang buruk. Untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara
juga harus diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir
(pengendalian 6.1). Namun seringkali entri jurnal peyesuaian dihitung dalam spreadsheet
Oleh karena itu penting untuk menggunakan berbagai pengendalian proteksi kesalahan
spreadsheet untuk meminimalkan risiko kesalahan (pengendalian 6.2). Pengendalian
tambahan disediakan dengan membuat sebuah file jurnal penyesuaian standar
(pengendalian 6.3) untuk jurnal penyesuaian yang berulang yang dibuat pada setiap
periode, seperti beban depresiasi. Pengendalian akses yang kuat (pengendalian 7.1)

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

mengurangi risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi. Sebagai tambahan atas
pengendalian preventif sebelumnya, rekonsiliasi periodic (pengendalian 6.4 dan 7.2) dan
jejak audit (pengendalian 6.5 dan 7.3) menyediakan sebuah sara n untuk mendeteksi jurnal
penyesuaian yang tidak diotorisasi atau tidak akurat.
E. Menyiapkan Laporan Keuangan
1. Proses
Sebagian besar perusahaan melakukan “tutup buku” untuk membuat laporan keuangan,
baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol seluruh akun
pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan pendapatan (atau
rugi) pendapatan bersih pada laba ditahan. Laporan laba rugi merupakan ikhtisar kinerja
perusahaan untuk satu periode waktu tertentu. Laporan perubahan posisi keuangan
menyajikan informasi mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu
tertentu. Laporan arus kas menyediakan informasi mengenai cara perusahaan dalam
menjelaskan aktivitas operasi, investasi dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap
saldo kasnya. Ada dua perkembangan regulasi dan teknologi terbaru yang penting yang
cenderung memengaruhi proses persiapan laporan keuangan secara signifikan: GAAP ke IFRS
dan mewajibkan untuk menggunakan XBRLketika mengirimakan laporan ke SEC.
a. Transisi dari GAAP ke IFRS. IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang
memengaruhi desain sistem buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu
perbedaan besar terkait akuntansi untuk aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar
aktiva tetap utama dicatat dan didepresiasikan dalam entuk gabungan. Sebaliknya, IFRS
secara umum mewajibkan pengaturan dalam bentuk komponen aktiva tetap, untuk
mengakui fakta bahwa elemen yang berbeda mungkin memiliki umur ekonomis yang
berbeda. Perbedaan lainnya mencakup perhitungan untuk biaya penelitian dan
pengembangan. Dibandingkan GAAP, IFRS memungkinkan kapitalisasi biaya
pengembangan pada tahap awal proses. Perbedaan ketiga adalah IFRS yang tidak
mengizinkanpenggunaan metode Last in first out untuk perhitungan persediaan.
Akibatnya, perusahaan yang menggunaan LIFOharus memodifikasi sistem akuntansi
biayanya dan perhitungan yang digunakan untuk menilai persediaan. Perubahan-
perubahan tersebut akan perlu ditinjau dan diuji dengan cermat untuk meminima risiko
kesalahan.
b. XBRL: Merevolusi Proses Pelaporan XBRL. XBRL adalah singkatan dari Extensible
Business Reporting Language, yaitu suatu bahasa pemprograman yang didesain secara
khusus untuk memfasilitasi komunkasi informasi bisnis. Untuk memahami sifat

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

revolusioner XBRL, dapat melihat gambar 16.2. Bagian atas menunjukkan bahwa
sebelum XBRL, mereka yang menyiapkan harus membuat laporan secara manual dalam
berbagai format bagi berbagai jenis pengguna. Meskipun laporan tersebut kemudian
dikirim secara elektronik kepada para pengguna, mereka yang menerima harus
memasukan ulang data tersebut ke dalam sistem mereka sendiri untuk
memanipulasinya. Jadi XBRL menghemat waktu dan mengurangi kesempatan bagi
kesalahan entri data. XBRL dapat menerangkan sebuah angka dalam spreadsheet untuk
mengindiasikann bahwa menunjukkan penjualan bagi satu periode waktu tertentu.
Proses XBRL dan Terminologi. File XBRL mengandung data yang ditandai dan diantarkan
ke para pengguna disebut sebagai dokumen contoh. Dokumen contoh berisi fakta-fakta
mengenai akun-akun dalam laporan keuangan tertentu, termasuk nilai dan informasi
kontekstual seperti unit pengukuran (dolar, euro, yuan dan lain-lain) dan apakah nilai
adalah untuk satu titik waktu tertentu atau satu periode waktu tertentu. Setiap
komponen data tertentu dalam sebuah dokumen XBRL disebut sebagai elemen. Nilai
tertentu suatu elemen ditampilkan dalam sebuah dokumen contoh bersama di antara
tanda-tanda. Kurung sudut digunakan untuk mengidentifikasi tanda. Dua tanda
digunakan untuk tiap elemen. Tanda pertama menyajikan nama elemen didalam
sepasang kurung sudut, tanda kedua juga menggunakan sepasang kurung sudut, tetapi
mendahului nama elemen dengan sebuah garis miring. Informasi tambahan diperlukan
untuk menginterprestasikan nilai tersebut secara benar. Dokumen contoh dibuat
dengan menerapkan sebuah taksonomi terhadap serangkaian data. Sebuah taksonomi
adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai elemen dan hubungan di antaranya.
Satu bagian taksonomi disebut skema, yang merupakan sebuah file yang berisi definisi
setiap elemen yang terdapat dalam sebuah dokumen contoh.
2. Ancaman dan Pengendalian
Salah satu ancaman yang ada adalah pembuatan laporan keuangan yang tidak akurat.
Pengendalian integritas pengolahan data untuk entri jurnal yang dibahas sebelumnya
dikombinasikan dengan penggunaan serangkaian perangkat lunak untuk mendapatkan
laporan keuangan dengan risiko kesalahan numerik dalam data yang minim. Meski demikian,
karena baik IFRS maupun XBRL memerlukan berbagaipertimbangan mengenai bagaiman
menglasifikasikan informasi, ada risiko bahwa laporan keuangan mungkin tidak
menunjukkan hasil operasi dengan akurat. Masalah potensial lainnya adalah adamya
anggapan bahwa pembuatan perpanjangan taksonomi tidak penting dan lebih memilih
menggunakan tanda standar. Latihan dan pengalaman akan cenderung mengurangi risiko

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

terjadinya kesalahan semacam itu. Selain itu audit eksternal independen merupakan hal
yang penting sebagai sebuah detective control. Pelaporan keuangan yang curang adalah
masalah potensial lainnya. Pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman terkait
kecurangan laporan keuangan adalah dengan review independen bagi seluruh entri jurnal
khusus yang digunakan untuk embuat buku besar.
F. Menghasilkan Laporan Manajerial
1. Proses
Sistem ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer
merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi
menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit
organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas
yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus
masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk
menentukan kebutuhan peminjaman. Sebagai tambahan pada anggaran, kemampuan
pemrosesan pertanyaan sistem ERP memungkinkan para manajer untuk membuat sejumlah
laporan kinerja yang hamper tak terbatas dengan mudah. Para akuntan harus memahami
cara menggunakan kemampuan pelaporan fleksibel dan grafik atas sistem ERP, sehingga
mereka dapat menambahkan nilai dengan menyarankan cara-cara alternatif untuk mengatur
dan menganalisis data mengenai proses bisnis.
2. Ancaman dan Pengendalian
Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk dapat menyebabkan manajemen membuat
keputusan yang bias atau keliru. Ada tiga pengendalian yang penting untuk menanggulangi
ancaman tersebut, yaitu penggunaan akuntansi pertanggungjawaban dan anggaran fleksibel
untuk mendesain laporan kinerja, balanced scorecard, dan memahami prinsip-prinsip grafik
yang layak.
a. Akuntansi pertanggungjawaban dan penganggaran fleksibel.
Untuk mengevaluasi kinerja dengan layak, laporan harus menekankan hasil yang dapat
xdikendalikan secara langsung oleh orang atau unit yang dievaluasi. Akuntansi
pertanggungjawaban melakukan ini dengan meghasilkan serangkaian laporan
berkorelasi yang membagi kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit spesifik
yang sebagian besar dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas tersebut secara langsung.
Sebuah anggaran fleksibel yaitu jumlah yang dianggarkan bervariasi dalam hubungan
terhadap beberapa ukuran aktivitas organisasi, menanggulangi masalah ini.
Penganggaran fleksibel akan perlu membagi anggaran bagi tiap hal baris dalam

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

departemen pengawas umum ke dalam komponen biaya tetap dan variabelnya. Dengan
cara ini, standar anggaran akan secara otomatis disesuaikan untuk segala peningkatan
yang tida direncanakan dalam produksi. Maka, selisih antara standar yang disesuaikan
ini dan biaya sesungguhnya dapat diinterprestasikan dengan lebih layak.
b. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah sebuah laporan yang menyediakan perspektif multidimensi
atas kinerja organisasi.Balanced scorecardberisi ukuran-ukuran yang menunjukkan
empat perspektif organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, serta inovasi dan
pembelajaran. Bagian keuangan berisi indicator yang ketinggalan atas kinerja di waktu
yang lalu, sementara ketiga bagian lainnya menyediakan indicator yang mengarah pada
kinerja di waktu yang akan datang. Untuk tiap dimensi, balanced scorecard tersebut
menunjukkan tujuan dan ukuran spesifik organisasi yang merefleksikan kinerja dalam
mencapai tujuan tersebut. Keempat dimensi balanced scorecard secara bersama-sama
menyediakan sebuah ikhtisar kinerja keorganisasian yang jauh lebih komprehensif
daripada yang hanya disediakan oleh ukuran keuangan. Bagi setap organisasi,
pelanggan adalah kunci tercapainya tujuan keuangan. Oleh karena itu, perspektif
pelanggan berdasarkan balanced scorecard AOE berisi 2 tujuan utama, yaitu
meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang dicari oleh para
pelanggan penting. Oleh karena itu, pencapaian tujuan-tujuan terkait pelanggan harus
dilakukan dengan proses internal perusahaan yang efisien dan efektif. Akibatnya, bagian
perspektif operasi internal berfokus pada aktivitas yang cenderung paling dapat
memengaruhi persepsi pelanggan secara langsung yaitu kualitas jasa, kecepatan
pengiriman, dan efisiens proses. Pada akhirnya, manajemen puncak AOE mengakui
pentingnya mengembangkan produk baru dan melatih tenaga kerjanya untuk terus-
menerus meningkatkan jasa dan hasil. Oleh karena itu, ukuran untuk dua hal tersebut
disertakan dalam perspektif inovasi dan pembelajaran dalam balanced scorecard milik
AOE. Balanced scorecard dapat digunakan sebagai alat untuk mengawasi dan
mengevaluasi pengendalian dan program manajemen risiko sebuah organisasi.
c. Prinsip-prinsip desain grafik yang tepat
Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses identifikasi serta pemahaman
trend dan hubungan. Sementara, grafik yang didesain dengan buruk dapat mengganggu
pembuatan keputusan denga perhatian yang menyesatkan, menyembunyikan
perubahan-perubahan penting dalam data, atau menyebabkan kesan awal yang keliru.
Meskipun ada berbagai jenis grafik, diagram batang adalah jenis paling umum

IMAM SYAFEI A31115706

BAB 16 SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

digunakan untuk menampilkan trend data keuangan. Grafik tidak hanya harus mudah
dibaca, tetapi juga harus mengarahkan pada interpretasi data yang mendasari dengan
akurat.

IMAM SYAFEI A31115706