DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................. ii

QnA Login ................................................................................................................................... 1
1. Bagaimana cara saya Login? ........................................................................................... 1
2. Siapa saja yang dapat mengakses? ................................................................................. 2
3. Apakah Dosen Praktisi bisa akses? ................................................................................. 2
QnA Pendaftaran Akun .............................................................................................................. 3
1. Siapakah yang perlu mendaftar? .................................................................................... 3
2. Apakah warga UNNES (dosen, mahasiswa, dan tendik) perlu melakukan pendaftaran
akun? ...................................................................................................................................... 3
3. Apakah dosen praktisi dapat mendaftar?....................................................................... 3
4. Bagaimana cara membuat akun? ................................................................................... 3
QnA Basic Operator ................................................................................................................... 4
1. Bagaimana cara mengetahui Daftar Role dan Daftar Akses unit saya? ......................... 4
2. Bagaimana cara mengganti unit program studi saya? ................................................... 4
3. Bagaimana cara menambahkan Daftar Akses Unit Program Studi? .............................. 4
4. Apakah Role perlu saya ubah-ubah seperti pada Sistem Versi 1? ................................. 4
QnA Basic Penggunaan .............................................................................................................. 5
1. Untuk apa ganti semester? ............................................................................................. 5
2. Bagaimana cara membaca semester? ............................................................................ 5
3. Bagaimana cara mengganti semester? ........................................................................... 5
4. Bagaimana cara mengganti bahasa? .............................................................................. 6
5. Bagaimana cara mengetahui detail identitas saya? ....................................................... 6
6. Bagaimana cara mengganti detail identitas saya? ......................................................... 6
7. Bagaimana cara mengganti foto profil saya? ................................................................. 6
8. Mengapa foto profil saya tidak berubah setelah saya ganti? ........................................ 6
9. Apa fungsi ikon berbentuk surat? ................................................................................... 6
QnA Menu Dashboard ............................................................................................................... 7
1. Apa fungsi menu Dashboard? ......................................................................................... 7
QnA Menu Pertukaran Mahasiswa bagi Operator .................................................................... 8
1. Seperti apa tampilan menu Pertukaran Mahasiswa? ..................................................... 8
2. Bagaimana cara membuat Penawaran? ......................................................................... 8
3. Bagaimana jika mata kuliah mitra tidak ditemukan? ................................................... 11

ii
 4. Apa saja status yang ada pada Penawaran? ................................................................. 11
5. Bagaimana tahapan dan penjelasan status-status di Penawaran? .............................. 12
6. Bagaimana cara mengubah status Penawaran? ........................................................... 12
7. Bagaimana cara validasi dokumen kerja sama pada penawaran yang telah dibuat? .. 13
8. Bagaimana cara melihat Daftar Peserta? ..................................................................... 13
9. Bagaimana cara menerima pendaftar? ........................................................................ 13
10. Bagaimana cara menerima pendaftar/peserta yang terlanjur ditolak? ................... 14
11. Apa yang harus dilakukan setelah pendaftar diterima oleh Operator Prodi? .......... 14
12. Apa yang harus dilakukan pada persyaratan yang dikumpulkan oleh peserta? ...... 15
13. Apa yang harus dilakukan jika persyaratan peserta telah diterima? ........................ 16
14. Apa yang harus dilakukan jika seluruh peserta telah terverifikasi tingkat jurusan? 16
15. Bagaimana jika ada peserta tambahan tapi kuota sudah penuh? ............................ 17
16. Bagaimana cara mengubah status penawaran ke pendaftaran dibuka jika telah
berjalan? .............................................................................................................................. 17
17. Bagaimana cara mengubah status penawaran ke pendaftaran dibuka jika telah
selesai? ................................................................................................................................. 17
18. Bagaiana cara memperbaiki persyaratan peserta yang salah tapi sudah terlanjur
diterima oleh tim inovasi? ................................................................................................... 17
QnA Menu Pertukaran Mahasiswa bagi Mahasiswa ............................................................... 18
1. Bagaimana cara mendaftar Pertukaran Mahasiswa? ................................................... 18
2. Mengapa saya tidak dapat menemukan daftar Penawaran ketika mencoba mendaftar?
18
3. Saya adalah mahasiswa UNNES yang melakukan Outbound, mengapa saya tidak dapat
mendaftar penawaran? ....................................................................................................... 18
4. Apa saja status peserta yang tersedia? ........................................................................ 19
5. Apa yang harus saya lakukan pada setiap status yang ada? ........................................ 19
QnA Menu Pertukaran Mahasiswa Merdeka (PMM) .............................................................. 23
1. Saya adalah Mahasiswa PMM dari Luar UNNES, apa yang harus saya lakukan ? ........ 23
2. Bagaimana cara mengakses LMS UNNES (https://elena.unnes.ac.id) ? ...................... 24
3. Saya adalah mahasiswa PMM dari UNNES, apa yang harus saya lakukan ? ................ 24

iii
QnA Login
1. Bagaimana cara saya Login?
Kunjungi laman https://mbkm.unnes.ac.id/login. Maka Anda akan dibawa ke halaman seperti
ditunjukkan pada Gambar 1. Klik tombol warna kuning Saya warga UNNES, jika Anda
merupakan warga UNNES (dosen, mahasiswa, dan tendik yang memiliki akses khusus). Klik
tombol warna biru Saya dari luar UNNES jika Anda merupakan mahasiswa inbound.

Gambar 1. Halaman Login MBKM UNNES

Gambar 2. Halaman Login untuk warga UNNES

1
 Gambar 3. Form Login untuk pengguna dari luar UNNES

2. Siapa saja yang dapat mengakses?

Semua user yang telah terdaftar pada sistem MBKM. Untuk dosen dan mahasiswa UNNES,
dapat mengakses sistem MBKM menggunakan akun SSO-nya. Sementara mahasiswa inbound
harus terlebih dahulu mendaftarkan diri sebelum dapat hak akses ke sistem MBKM.
3. Apakah Dosen Praktisi bisa akses?
Bisa, gunakan akun yang didapat dari SIMKS.

2
QnA Pendaftaran Akun
1. Siapakah yang perlu mendaftar?
Mahasiswa inbound dari luar UNNES yang belum memiliki akun.
2. Apakah warga UNNES (dosen, mahasiswa, dan tendik) perlu melakukan pendaftaran
akun?
Tidak perlu dan tidak bisa, karena sudah dibatasi oleh sistem.
3. Apakah dosen praktisi dapat mendaftar?
Tidak bisa, pendaftaran dosen praktisi dilakukan melalui SIMKS.
4. Bagaimana cara membuat akun?
Kunjungi laman https://mbkm.unnes.ac.id/register. Maka akan muncul seperti pada Gambar
4. Masukkan nama, email yang aktif, dan password dengan minimal panjang 8 karakter.
Tuliskan ulang password di field konfirmasi password. Centang kondisi Saya setuju dengan
syarat dan ketentuan, kemudian klik tombol Daftar.

Gambar 4. Halaman pendaftaran akun

Selanjutya, periksa email verifikasi di akun email yang Anda daftarkan dan klik Verify Email
Address. Jika Anda diminta login, gunakan email dan password yang sesuai. Selamat akun
Anda berhasil dibuat, kemudian lengkapi data diri sesuai yang diminta dan unggah foto profil.

3
QnA Basic Operator
1. Bagaimana cara mengetahui Daftar Role dan Daftar Akses unit saya?
Kunjungi menu Profil Saya (https://mbkm.unnes.ac.id/profile). Kemudian daftar role dan
akses unit akan ditampilkan seperti pada Gambar 5.

Gambar 5. Daftar Role dan Daftar Unit

Pada Daftar Unit Anda, unit yang memiliki warna biru muda menandakan bahwa unit tersebut
yang sedang aktif digunakan.
2. Bagaimana cara mengganti unit program studi saya?
Jika Operator Prodi ditugaskan di beberapa prodi, maka untuk mengubah ke prodi yang
diinginkan, Anda bisa menuju ke Daftar Unit Anda (lihat Gambar 5), lalu klik nama program
studi yang diinginkan hingga berubah warna menjadi biru muda.
3. Bagaimana cara menambahkan Daftar Akses Unit Program Studi?
Hubungi admin dengan menyertakan surat tugas yang ditandatangani oleh pimpinan fakultas.
Di dalam surat tersebut dijelaskan ke dalam prodi apa, Operator Prodi tersebut ditugaskan.

4. Apakah Role perlu saya ubah-ubah seperti pada Sistem Versi 1?

Tidak perlu, semua role akan otomatis aktif.

4
QnA Basic Penggunaan
1. Untuk apa ganti semester?
Pada sistem, data yang ditampilkan akan disaring berdasarkan semester. Jika Anda tidak
menemukan suatu data yang Anda cari, pastikan keterangan semester telah sesuai dengan
yang Anda tuju.
2. Bagaimana cara membaca semester?
Kode semester terdiri 5 (lima) digit dengan 4 (empat) digit pertama menunjukkan Tahun
Akademik, dan satu digit terakhir menunjukkan jenis semesternya. Kode 1 menunjukkan
Semester Gasal, dan kode 2 menunjukkan Semester Genap. Contoh: Kode 20211 artinya
Semester Gasal Tahun Akademik 2021.
3. Bagaimana cara mengganti semester?
Pada bagian pojok kanan atas (Navigation Bar) tampilan klik keterangan nama Anda.
Kemudian akan ditampilkan card seperti pada Gambar 6.

Gambar 6. Navigation Bar Card

Klik ikon kalender. Kemudian pilih semester yang Anda inginkan.

Gambar 7. Ganti Semester

5
4. Bagaimana cara mengganti bahasa?
Pada bagian pojok kanan atas (Navigation Bar) tampilan klik keterangan nama Anda,
kemudian pilih keterangan Change Language/Ganti Bahasa.
5. Bagaimana cara mengetahui detail identitas saya?
Pada bagian pojok kanan atas (Navigation Bar) tampilan klik keterangan nama Anda,
kemudian pilih keterangan Profil. Setelah itu, Anda akan diarahkan ke halaman Detail Profil
Anda.
6. Bagaimana cara mengganti detail identitas saya?
Melanjutkan pertanyaan 5. Setelah Anda berhasil masuk ke halaman Profil, gunakan tombol
ubah data untuk mengubah data Anda.
7. Bagaimana cara mengganti foto profil saya?
Melanjutkan pertanyaan 5. Setelah Anda berhasil masuk ke halaman Profil, gunakan tombol
ubah Foto untuk mengubah data Foto Profil Anda.

8. Mengapa foto profil saya tidak berubah setelah saya ganti?

Hal ini dapat terjadi karena cache browser tidak memperbarui data foto Anda yang baru,
silahkan logout kemudian login lagi agar foto profil dapat ditampilkan yang terbaru.
9. Apa fungsi ikon berbentuk surat?
Ikon berbentuk surat ditampilkan pada bagian Navigation Bar. Icon tersebut merupakan
tempat dimana pesan-pesan yang masuk ke akun Anda. Pesan dapat berupa info pembaruan
data atau proses dari kegiatan MBKM yang Anda ikuti.

6
QnA Menu Dashboard
1. Apa fungsi menu Dashboard?
Menu Dashboard digunakan untuk menampilkan data grafik dan rekap kegiatan MBKM pada
unit program studi yang sedang aktif.

Gambar 7. Grafik dan Rekap MBKM

7
QnA Menu Pertukaran Mahasiswa bagi Operator
1. Seperti apa tampilan menu Pertukaran Mahasiswa?

Gambar 8. Tampilan menu Pertukaran Mahasiswa bagi Operator

2. Bagaimana cara membuat Penawaran?

Klik tombol Buat yang berada di pojok kanan atas untuk pindah ke halaman form pembuatan
penawaran. Berikut Langkah-langkahnya:
a. Pilih Kategori

Gambar 9. Form Pembuatan Penawaran – Pilih Kategori

Tentukan kategori dari pertukaran mahasiswa berdasarkan pilihan isian yang ditampilkan.
Cakupan (Dalam Negeri/Luar Negeri), Tipe (Outbound/Inbound), Metode (Online, Offline,
Hybrid), Program Studi (Sama/Berbeda), Universitas (Sama/Berbeda), dan Kategori Lain PM
(Permata Mandiri, Permata Sakti, dll.).

8
b. Temukan Mitra

Gambar 10. Form Pembuatan Penawaran – Temukan Mitra

Temukan mitra dengan mencari Universitas dan Program Studi-nya. Lalu pilih opsi Cek
Dokumen. Pilih “Yes” jika pada proses berikutnya Anda akan memasukkan dokumen kerja
sama pada penawaran yang akan dibuat. Pilih “No” jika ingin melewati proses pengecekan
dokumen kerja sama. Catatan: Jika pilih “No”, maka dokumen kerja sama tetap harus
dimasukkan sebelum proses perkuliahan diakhiri, agar form nilai bisa aktif saat proses
penilaian MBKM.
c. Kode Jadwal

Gambar 11. Form Pembuatan Penawaran – Kode Jadwal

Masukkan kode jadwal yang ada di UNNES. Kode jadwal hanya bisa digunakan jika memiliki
prodi sesuai dengan prodi yang digunakan oleh operator, dan memiliki semester yang sesuai
dengan semester yang sedang aktif pada sistem.
d. Konfigurasi
Masukkan konfigurasi penawaran seperti mata kuliah mitra, kode dosen mitra (bisa diisi
NIDN/NIP/ditulis “-“ jika tidak ada), nama dosen mitra, kuota, hari dan waktu dari kegiatan
belajar mengajar, identitas ruangan, dan biaya (jika ada). Pada pembuatan penawaran
Inbound, operator hanya perlu memasukkan mata kuliah mitra dan biaya. Jika mata kuliah
mitra tidak ditemukan, maka buat terlebih dahulu di menu “Mata Kuliah Mitra”. Setelah
konfigurasi penawaran, langkah terakhir adalah validasi kesesuaian penawaran.

9
 Gambar 12. Form Pembuatan Penawaran – Konfigurasi

e. Validasi

Gambar 13. Form Pembuatan Penawaran – Validasi

Periksa penawaran baru saja Anda dibuat, pastikan telah sesuai dan kemudian klik tombol
“Simpan”. Selamat penawaran berhasil dibuat!

10
3. Bagaimana jika mata kuliah mitra tidak ditemukan?
Jika mata kuliah mitra tidak ditemukan maka dapat menuju ke menu Mata Kuliah Mitra, di
sidebar. Kemudian klik tombol Buat.

Gambar 14. Pembuatan Mata Kuliah Mitra

Langkah pertama, cari asal unit dari mata kuliah yang ingin dibuat. Perhatikan help text yang
ada dibawah field tersebut, cari unit seperti yang telah dicontohkan. Selanjutnya masukkan
nama mata kuliah mitra, nama mata kuliah mitra dalam bahasa Inggris, kode mata kuliah
mitra tersebut sesuai yang ada di Perguruan Tinggi Mitra, dan bobot SKS mata kuliah. Jangan
lupa klik tombol Simpan untuk mengakhiri.
4. Apa saja status yang ada pada Penawaran?
Daftar status yang ada pada penawaran ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel 1. Status Penawaran

No Status Deskripsi
1. Pendaftaran Dibuka Penawaran mata kuliah tersebut dapat diambil oleh
mahasiswa.
2. Pendaftaran Ditutup Penawaran mata kuliah sudah ditutup, dan mahasiswa
sudah tidak bisa lagi mengambilnya.
3. Menunggu Verifikasi Tim Penawaran mata kuliah menunggu review dan proses
Inovasi MBKM verifikasi dari Tim Inovasi MBKM.
4. Revisi Penawaran mata kuliah yang diajukan ke Tim Inovasi
MBKM diminta untuk dilakukan perbaikan.
5. Ditolak Penawaran mata kuliah yang dibuat tidak lengkap atau
tidak sesuai dengan ketentuan sehingga ditolak oleh
Tim Inovasi MBKM.
6. Berjalan Sesi perkuliahan dari penawaran mata kuliah tersebut
sedang berjalan.
7. Selesai Sesi perkuliahan dari penawaran mata kuliah tersebut
telah berakhir.

11
5. Bagaimana tahapan dan penjelasan status-status di Penawaran?
Saat penawaran dibuat pertama kali maka akan berstatus Pendaftaran Dibuka. Pendaftaran
Dibuka artinya mahasiswa dapat melihatnya di daftar penawaran mata kuliah yang diambil.
Selanjutnya, Pendaftaran Ditutup merupakan status dimana proses pendaftaran sudah
ditutup dan mahasiswa tidak dapat melihat penawaran tersebut di halaman pendaftaran.
Menunggu Verifikasi Tim Inovasi MBKM merupakan proses dimana penawaran sedang
menuggu verifikasi oleh Tim Inovasi MBKM. Respon status selanjutnya oleh Tim Inovasi dapat
berupa Revisi, Ditolak, atau Diterima. Jika Tim Inovasi MBKM menerima penawaran tersebut
maka status penawaran mata kuliah tersebut berubah menjadi Berjalan. User yang dapat
mengubah status penawaran ke Menunggu Verifikasi Tim Inovasi MBKM adalah Operator
Prodi. Syarat sebuah penawaran dapat dikirimkan ke Tim Inovasi MBKM adalah seluruh
peserta telah Diterima semua berkas persyaratannya, dan status dari peserta minimal
Terverifikasi Tingkat Jurusan.
Status Revisi berarti penawaran tersebut masih memiliki suatu hal yang belum sesuai dan
harus diperbaiki. Status Ditolak berarti bahwa penawaran ditolak dan tidak dapat dilanjutkan
prosesnya. Status Berjalan menandakan bahwa proses verifikasi berkas penawaran telah
selesai dan diterima oleh Tim Inovasi MBKM. Status yang terakhir adalah Selesai, manakala
sudah dilakukan proses penilaian pada penawaran mata kuliah tersebut. Pada saat
penawaran berstatus Selesai maka tidak dapat diubah lagi, pengubahan data, peserta, nilai
peserta, dll. mengikuti prosedur yang ada, dengan menyertakan surat permohonan resmi
yang ditandatangani oleh ketua jurusan, mengetahui pimpinan fakultas, dan disertai alasan
yang jelas.
6. Bagaimana cara mengubah status Penawaran?
Pada card Riwayat Status Penawaran klik tombol Proses Selanjutnya. Kemudian pilih status
yang dituju dan berikan catatan jika diperlukan.

Gambar 15. Riwayat Status Penawaran

12
 Gambar 16. Melanjutkan Status Penawaran

Klik tombol Simpan untuk mengakhiri. Setelah itu klik tombol kotak hitam ( ) untuk melihat
daftar Riwayat status dan klik sekali lagi untuk memperkecilnya.
7. Bagaimana cara validasi dokumen kerja sama pada penawaran yang telah dibuat?
Pada detail penawaran klik tombol merah seperti pada Gambar 17.

Gambar 17. Tombol Cek Dokumen Kerja Sama

8. Bagaimana cara melihat Daftar Peserta?

Pada detail penawaran, menuju ke kartu pada bagian paling bawah. Kemudian pada sebelah
kanan terdapat 3 tombol berwarna Hijau, Kuning, dan Merah.

Gambar 18. Tombol melihat peserta, pendaftar, dan peserta ditolak

Ketiga tombol ini memiliki fungsinya masing-masing. Tombol hijau digunakan untuk
menampilkan daftar peserta, tombol kuning untuk menampilkan list pendaftar, dan tombol
merah untuk menampilkan daftar peserta yang ditolak.
9. Bagaimana cara menerima pendaftar?
Pada bagian daftar pendaftar, maka akan muncul tombol aksi seperti pada Gambar 19.

13
 Gambar 19. Tombol Aksi pada Daftar Pendaftar

Tombol warna biru digunakan untuk melihat detail pendaftar, tombol warna kuning untuk
menerima pendaftar secara langsung, dan tombol warna merah untuk menolak pendaftar.
Catatan: Operator Prodi direkomendasikan untuk melihat detail pendaftar terlebih dahulu
kemudian baru diproses ke status selanjutnya.
10. Bagaimana cara menerima pendaftar/peserta yang terlanjur ditolak?
Pada bagian daftar peserta ditolak, maka akan muncul tombol aksi seperti Gambar 20.

Gambar 20. Tombol Aksi pada Daftar Peserta Ditolak

Tombol warna biru digunakan untuk melihat detail pendaftar dan tombol warna kuning untuk
menerima pendaftar secara langsung.
Catatan: Operator prodi direkomendasikan untuk melihat detail pendaftar terlebih dahulu
kemudian baru memproses lebih lanjut.
11. Apa yang harus dilakukan setelah pendaftar diterima oleh Operator Prodi?
Pendaftar harus melengkapi persyaratan, setelah dinyatakan diterima. Proses pelengkapan
persyaratan berada di card bagian bawah bertuliskan Manajemen Persyaratan (lihat Gambar
21). Klik keterangan nama persyaratan (lihat keterangan yang diberi kotak warna merah)
untuk membuka isi dari persyaratan yang harus dilengkapi oleh mahasiswa.

Gambar 21. Manajemen Persyaratan Peserta

Gambar 22. Manajemen Persyaratan Peserta – Melihat Detail Persyaratan yang dikumpulkan

14
12. Apa yang harus dilakukan pada persyaratan yang dikumpulkan oleh peserta?
Melanjutkan pertanyaan 11, klik tombol respon untuk memberikan respon pada persyaratan
yang telah diunggah oleh mahasiswa. Ada dua jenis respon yang dapat diberikan Diterima
atau Revisi. Berikan feedback pada kolom komentar jika diperlukan. Jika responnya adalah
Revisi, maka mahasiswa harus mengunggah kembali persyaratan yang diinginkan.

Gambar 23. Memberikan respon pada persyaratan yang dikumpulkan peserta

Contoh jika persyaratan diminta untuk revisi (lihat Gambar 24). Status persyaratan yang
direvisi masih bisa diubah statusnya oleh Operator Prodi jika terjadi kesalahan pengecekan.

Gambar 24. Merevisi Persyaratan Peserta

Gambar 25 adalah contoh persyaratan baru yang telah diunggah dan diajukan kembali oleh
mahasiswa. Operator Prodi dapat mereview dan memberikan respon pada persyaratan
terbaru tersebut.

Gambar 25. Mahasiswa mengumpulkan kembali persyaratan yang direvisi

Persyaratan harus mencapai status akhir Diterima agar status peserta dapat dilanjutkan ke
tahap selanjutnya.

15
 Gambar 26. Persyaratan terakhir yang dikumpulkan Peserta berstatus Diterima

13. Apa yang harus dilakukan jika persyaratan peserta telah diterima?
Ubah status peserta menjadi Terverifikasi Tingkat Jurusan. Caranya dengan tekan tombol
Proses Selanjutnya pada card Riwayat status penawaran, pilih Status Peserta menjadi
Terverifikasi Tingkat Jurusan, dan akhiri dengan mengklik tombol Simpan.

Gambar 27. Mengubah status peserta ke Terverifikasi Tingkat Jurusan

14. Apa yang harus dilakukan jika seluruh peserta telah terverifikasi tingkat jurusan?
Jika seluruh peserta terlah tervirifikasi tingkat jurusan, maka Operator Prodi dapat mengubah
status penawaran menjadi Menunggu Verifikasi Tim Inovasi MBKM Pusat. Caranya dengan
tekan tombol Proses Selanjutnya pada card Riwayat status penawaran, ubah status menjadi
Menunggu Verifikasi Tim Inovasi MBKM Pusat. Berikan catatan jika diperlukan, dan akhiri
dengan klik tombol Simpan.

Gambar 28. Mengubah status penawaran ke Menunggu Verifikasi Tim Inovasi MBKM Pusat

Tunggu respon dari Tim Inovasi MBKM untuk proses selanjutnya. Tim Inovasi MBKM
selanjutkan akan menentukan apakah penawaran mata kuliah yang diajukan Diterima, Revisi,

16
atau Ditolak. Jika penawaran Diterima maka status penawaran akan berubah menjadi
Berjalan dan status peserta menjadi Diterima.
15. Bagaimana jika ada peserta tambahan tapi kuota sudah penuh?
Pada Detail Penawaran, gunakan tombol Ubah pada bagian atas. Kemudian ubah kuota
menjadi yang diinginkan. Setelah itu pastikan status penawaran adalah pendaftaran dibuka,
agar mahasiswa dapat mendaftar ke penawaran tersebut.
16. Bagaimana cara mengubah status penawaran ke pendaftaran dibuka jika telah
berjalan?
Hubungi tim Inovasi atau admin untuk mengubah status ke pendaftaran dibuka.
17. Bagaimana cara mengubah status penawaran ke pendaftaran dibuka jika telah selesai?
Tidak bisa, status selesai telah final dan tidak dapat diubah lagi tanpa surat permohonan yang
ditanda tangani minimal WD1.
18. Bagaiana cara memperbaiki persyaratan peserta yang salah tapi sudah terlanjur
diterima oleh tim inovasi?
Hubungi tim Inovasi atau admin untuk mengubah status penawaran ke Revisi. Kemudian
status peserta dapat diubah ke revisi oleh operator. Setelah itu operator perlu mengubah lagi
status persyaratan yang terakhir (sebelumnya diterima) menjadi Revisi. Barulah mahasiswa
dapat memperbaiki persyaratan yang sesuai.
Proses dilanjutkan dengan persyaratan diterima kembali oleh operator, diubah status peserta
menjadi Terverifiksai Tingkat Jurusan, operator mengubah status penawaran menjadi
Menunggu Verifikasi Tim Invoasi, dan akan dilakukan verifikasi kembali oleh tim inovasi.

17
QnA Menu Pertukaran Mahasiswa bagi Mahasiswa
1. Bagaimana cara mendaftar Pertukaran Mahasiswa?
Klik menu Pertukaran Mahasiswa kemudian pilih tombol Klik untuk mendaftar.

Gambar 29. Tombol Mendaftar Penawaran

Setelah itu cari penawaran yang sesuai dan klik tombol Lihat. Maka akan ditampilkan detail
dari penawaran tersebut. Perhatikan detail dari penawaran dan persyaratannya, jika dirasa
telah sesuai maka klik tombol Daftar.

Gambar 30. Detail Penawaran saat mendaftar

Selamat Anda berhasil mendaftar ke Penawaran! Tunggu proses selanjutnya untuk diterima
oleh Operator Prodi.

2. Mengapa saya tidak dapat menemukan daftar Penawaran ketika mencoba mendaftar?
Hal ini dapat terjadi jika penawaran telah berstatus ditutup atau asal prodi Anda tidak sesuai
dengan penawaran yang telah dibuat oleh Operator Prodi.
3. Saya adalah mahasiswa UNNES yang melakukan Outbound, mengapa saya tidak dapat
mendaftar penawaran?
Misalnya mata kuliah pada penawaran telah sesuai dengan yang Anda ambil di Sikadu pada
semester berjalan tetapi Anda ditolak mendaftar, bisa saja karena kode jadwal yang tidak
sesuai antara penawaran dan yang ada di Sikadu Anda. Dan yang terakhir pastikan Anda
memenuhi persyaratan minimal SKS ditempuh, minimal semester, atau minimal IPK sesuai
persyaratan yang ditampilkan.

18
4. Apa saja status peserta yang tersedia?
Daftar status peserta adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Status Peserta

No Status Deskripsi
1. Menunggu verifikasi Status pendaftaran menunggu verifikasi dari Operator
operator prodi Prodi
2. Pelengkapan persyaratan Status dimana mahasiswa harus melengkapi
persyaratan yang diinginkan
3. Seleksi administrasi tingkat Status dimana mahasiswa telah mengunggah
jurusan persyaratan dan menunggu verifikasi dari Operator
Prodi
4. Terverifikasi tingkat jurusan Operator prodi telah memverifikasi persyaratan
mahasiswa
5. Diterima Mahasiswa dinyatakan diterima dalam penawaran
maka kuliah yang dipilihnya
6. Selesai Mahasiswa telah menyelesaikan sesi perkuliahan pada
penwaran mata kuliah yang diikutinya.
7. Revisi Persyaratan yang diunggah mahasiswa diminta untuk
diperbaiki
8. Ditolak Persyaratan yang diunggah mahasiswa tidak sesuai
dengan ketentuan dan ditolak

5. Apa yang harus saya lakukan pada setiap status yang ada?
Menunggu verifikasi Operator Prodi merupakan status dimana pendaftaran Anda akan
diterima terlebih dahulu oleh Operator Prodi. Jadi ditunggu saja atau bisa menghubungi
Operator Prodi untuk konfirmasi terkait pendaftaran Anda.

Pelengkapan persyaratan adalah proses dimana Anda harus segera melengkapi persyaratan
yang diperlukan. Klik tombol Lihat pada kartu peserta Anda.

Gambar 31. Card Penawaran yang Diikuti

19
Kemudian scroll paling bawah pada Manajemen Persyaratan. Klik tombol Buat untuk
melengkapi persyaratan.

Gambar 32. Form melengkapi persyaratan

Setelah itu pilih persyaratan yang ingin dilengkapi, isikan judul, deskripsi, unggah berkas file,
dan klik tombol Simpan. Berikut ini contoh jika Anda berhasil mengunggah persyaratan
(status Diajukan).

Gambar 33. Persyaratan Diajukan

Kemudian tunggu untuk verifikasi dari Operator Prodi, jika statusnya Revisi maka akan tampil
seperti pada Gambar 34.

Gambar 34. Persyaratan Revisi

Jika status Revisi maka Anda diminta untuk mengunggah kembali persyaratan yang diinginkan
dengan cara klik tombol Buat seperti Langkah sebelumnya.

20
 Gambar 35. Persyaratan Peserta Diajukan kembali

Tunggu hingga status persyaratan terakhir menjadi Diterima.

Gambar 36. Persyaratan Peserta berstatus akhir diterima

Gambar 36 adalah contoh ilustrasi persyaratan peserta yang dinyatakan Diterima

(ditunjukkan pada label warna hijau). Jika persyaratan yang diminta lebih dari 1 (satu) maka
lengkapi seluruh persyaratan hingga berstatus akhir Diterima. Jika telah berstatus Diterima
semua, maka klik Proses Selanjutnya pada card Riwayat status peserta dan pilih status Seleksi
Adiministrasi tingkat jurusan

21
 Gambar 37. Melanjutkan Status Peserta ke Seleksi Administrasi Tingkat Jurusan

Pada proses seleksi administrasi tingkat jurusan, tunggu hingga status Anda menjadi
Terverifikasi Tingkat Jurusan. Jika Revisi maka baca catatan revisi dan perbaiki berkas yang
diminta revisi (Operator Prodi perlu mengubah juga status Revisi pada persyaratan yang
direvisi).
Status Terverifikasi Tingkat Jurusan menandakan bahwa berkas Anda telah diverifikasi
Operator Prodi dan menunggu untuk verifikasi Tim Inovasi MBKM. Ketika telah diverifikasi
Tim Inovasi MBKM maka status akan berubah menjadi Diterima. Jika status Anda Diterima
berarti pendaftaran Anda telah berhasil.
Bagi Anda mahasiswa UNNES yang melakukan Outbound maka akses Anda ke Elena pada
Mata kuliah yang Anda ikuti sebagai pertukaran mahasiswa akan ditutup dan nama Anda pada
daftar mahasiswa pada Mata Kuliah yang ada di Sikadu akan ditandai sebagai mahasiswa
MBKM.
Bagi Anda mahasiswa dari kampus lain yang berkuliah di UNNES, maka Anda akan
mendapatkan NIM dari UNNES. Anda juga dapat mencetak KTM, LOA, dan KRS dari sistem
MBKM. Sebagai mahasiswa inbound UNNES, Anda diberi fasilitas untuk dapat mengakses
Elena, sebuah learning management system yang dimiliki UNNES untuk mendukung proses
perkuliahan. Elena dapat diakses melalui laman https://elena.unnes.ac.id.
Status Selesai berarti bahwa program Pertukaran Mahasiswa yang Anda ikuti telah berakhir
dan Anda mendapatkan nilai yang dapat dilihat di sistem MBKM. Bagi Anda mahasiswa
Outbound maka nilai yang ada di MBKM akan ditransfer otomatis ke SIKADU. Bagi Anda
mahasiswa Inbound maka nilai Anda yang ada di Sistem MBKM dapat dicetak sebagai Hasil
Studi (HS) oleh Operator Prodi yang akan diberikan ke Program studi asal Anda.

22
QnA Menu Pertukaran Mahasiswa Merdeka (PMM)
1. Saya adalah Mahasiswa PMM dari Luar UNNES, apa yang harus saya lakukan ?
Pastikan anda telah memiliki akun di sistem MBKM UNNES, jika belum maka dapat melakukan
pendaftaran akun pada laman berikut ini (https://mbkm.unnes.ac.id/register). Gunakan
email sesuai dengan yang diisi pada Google Form saat pendataan mahasiswa PMM. Setelah
berhasil membuat akun, maka lakukan verifikasi email, pelengkapan data diri, dan unggah
foto profil.
Pada laman Profil (https://mbkm.unnes.ac.id/profile), perhatikan keterangan yang
bertuliskan No. Akademik. Keterangan tersebut menunjukkan NIM Anda di UNNES. Jika
masih kosong maka Anda memang belum memiliki NIM dari UNNES. NIM dari UNNES
menandakan bahwa Anda telah diterima di UNNES dan memiliki akses ke LMS UNNES
(https://elena.unnes.ac.id).
Untuk mengkonfirmasi keikutsertaan Anda, bukalah menu PM Merdeka dengan menekan
tombol seperti yang ditunjukkan pada Gambar 38.

Gambar 38. Tombol PM Merdeka

Pada laman tersebut akan ditampilkan daftar Mata Kuliah di UNNES yang Anda ambil. Periksa
seluruh daftar yang ada dan pastikan Mata Kuliah tersebut sesuai dengan yang Anda ambil di
UNNES. Jika ada kesalahan data, dapat menghubungi PIC PM Merdeka.

Gambar 39. Daftar Mata Kuliah PM Merdeka yang diambil

Ketika Anda membuka laman yang ditunjukkan pada Gambar 39., maka sistem akan secara
otomatis mengkonfirmasi keikutsertaan Anda dan memberikan NIM UNNES kepada akun
yang sedang Anda gunakan. Periksa kembali NIM UNNES Anda di laman profil dan pastikan

23
pada keterangan No. Akademik telah tertera sebuah nomor berjumlah 10 digit. Selamat Anda
telah berhasil membuat akun di sistem MBKM dan memperoleh NIM UNNES, sekarang Anda
dapat mengakses LMS UNNES.
2. Bagaimana cara mengakses LMS UNNES (https://elena.unnes.ac.id) ?
Pastikan Anda telah memiliki NIM UNNES dan mengikuti minimal 1 Mata Kuliah Pertukaran
Mahasiswa pada semester yang aktif. Jika hal tersebut terpenuhi, maka secara otomatis pada
laman Dashboard (https://mbkm.unnes.ac.id/dashboard) akan tampil informasi seperti pada
Gambar 40.

Gambar 40. Protal Login Elena

3. Saya adalah mahasiswa PMM dari UNNES, apa yang harus saya lakukan ?
Kunjungi laman PM Merdeka dengan menekan tombol yang ditunjukkan pada Gambar 38.
Jika berhasil mengakses laman tersebut, berarti Anda telah terdaftar sebagai peserta PMM.
Proses selanjutnya adalah mengisikan daftar Mata Kuliah MBKM yang Anda ambil di PT Mitra,
PT Tujuan, dan PT Asal. Mekanisme selanjutnya mengenai proses tersebut akan
diinformasikan oleh PIC PMM.
Catatan : Fitur masih dalam pengembangan.

24