Skema Pencairan Kas

Skema ini adalah apa yang kita anggap sebagai pencurian. Mereka melibatkan penghapusan
uang secara diam-diam dari mesin kasir. Ketika uang diambil dari register dalam skema
skimming atau pencurian, tidak ada catatan transaksi (kecuali atau sampai pencuri mengambil
langkah terpisah untuk menyembunyikan skema) - uang itu hilang begitu saja.
Dalam bab ini dibahas mengenai bagaimana skema penipuan di kasir dicairkan.
Skema ini berbeda dari penipuan register lainnya karena ketika uang diambil dari register
juga dibuat penghapusan pada register melalui catatan lain. Transaksi palsu dicatat seolah-
olah itu adalah pengeluaran yang sah untuk membenarkan penghapusan atau pengeluaran
uang.

Data pencairan register dari ACFE 2015 Global Fraud Survey

Dalam survey tahun 2015, dilaporkan bahwa pencairan register kas merupakan skema yang
jarang terjadi dan menyumbang kurang dari 7% dari total pencairan penipuan lainnya yang
telah dilaporkan. Selain itu, merupakan jenis penipuan yang paling jarang dilaporkan,
pencairan register adalah yang paling murah, dengan kerugian rata-rata $ 30.000. Skema
pencairan register menyebabkan sekitar seperlima kerugian dari skema check tampering.
Pengembalian Palsu
Pengembalian dana diproses di register ketika pelanggan mengembalikan barang dagangan
yang dibeli dari toko itu. Transaksi yang dimasukkan pada register menunjukkan bahwa
barang dagangan sedang diganti dan beralih menjadi inventaris toko dan harga pembelian
sedang dikembalikan kepada pelanggan.

Pengembalian Fiktif
Dalam skema pengembalian fiktif, penipu memproses transaksi seolah-olah pelanggan
mengembalikan barang dagangan, meskipun tidak ada pengembalian aktual yang terjadi. Dua
hal dihasilkan dari transaksi penipuan ini. Pertama, penipu akan mengambil uang tunai dari
jumlah pengembalian yang salah. Karena catatan register menunjukkan bahwa pengembalian
barang dagangan telah dilakukan, pencairan ini tampaknya sah. Register mencatat saldo
dengan jumlah uang sesuai dengan di laci register karena uang yang diambil oleh penipu
seharusnya telah dihapus karena diberikan kepada pelanggan sebagai pengembalian uang.
Sedangkan hal kedua yang terjadi dalam skema pengembalian fiktif adalah debit yang
dilakukan ke sistem persediaan sehingga menunjukkan bahwa barang dagangan telah
dikembalikan ke persediaan. Karena transaksi itu fiktif, tidak ada barang yang benar-benar
dikembalikan. Akibatnya, inventaris perusahaan menjadi overstated (lebih). Dalam satu
kasus, seorang manajer menciptakan pengembalian palsu senilai $ 5.500, yang
mengakibatkan kekurangan persediaan barang perusahaan. Namun, ia dapat menjalankan
rencananya selama beberapa bulan, karena persediaan tidak dihitung secara teratur dan
karena pelaku, seorang manajer, adalah salah satu dari orang yang melakukan penghitungan
persediaan.
Melebihkan Pengembalian Dana
Alih-alih membuat pengembalian uang sepenuhnya fiktif, beberapa penipu hanya melebih-
lebihkan jumlah pengembalian uang yang sah untuk mencuri kelebihan uang tersebut. Ini
terjadi dalam kasus di mana seorang karyawan berusaha menambah penghasilannya dengan
memproses pengembalian uang yang sebenarnya fiktif. Dalam beberapa kasus, ia menelepon
pengembalian uang fiktif, mengarang nama dan nomor telepon untuk pelanggannya. Dalam
kasus lain, ia menambahkan nilai pengembalian uang yang sah, melebih-lebihkan nilai
pengembalian uang pelanggan yang sebenarnya, membayar pelanggan jumlah sebenarnya
yang terutang untuk barang dagangan yang dikembalikan dan menjaga kelebihan porsi
pengembalian untuk dirinya sendiri.

Pengembalian Transaksi Kartu Kredit

Ketika pembelian dilakukan dengan kartu kredit bukan uang tunai, pengembalian uang akan
muncul sebagai kredit ke kartu kredit pelanggan dan bukan sebagai pengeluaran tunai.
Beberapa penipu memproses pengembalian uang secara fiktif atas penjualan kartu kredit
sebagai pengganti pemrosesan transaksi tunai normal. Salah satu manfaat dari metode ini
adalah bahwa pelaku tidak harus secara fisik mengambil uang tunai dari register dan
membawanya keluar dari toko, bagian paling berbahaya dari skema register (karena manajer,
rekan kerja, atau kamera keamanan dapat mendeteksi pelaku selama proses pengambilan
uang tunai). Dengan memroses pengembalian uang ke rekening kartu kredit, penipu
memperoleh keuntungan finansial yang tidak beralasan dan menghindari kemungkinan
memalukan karena tertangkap basah mengambil uang tunai.
Dalam skema pengembalian kartu kredit biasa, penipu menelepon pengembalian uang
atas penjualan kartu kredit, meskipun barang dagangan itu sebenarnya tidak dikembalikan.
Daripada menggunakan nomor kartu kredit pelanggan untuk pengembalian uang, karyawan
memasukkan sendiri. Akibatnya, biaya barang dikreditkan ke akun kartu kredit pelaku.

Pembatalan Fiktif
Pembatalan fiktif mirip dengan skema pengembalian uang karena skema ini menghasilkan
pencairan dari register. Ketika penjualan dibatalkan pada register, salinan tanda terima
pelanggan biasanya dilampirkan pada slip pembatalan, bersama dengan tanda tangan atau
inisial manajer yang menunjukkan bahwa transaksi telah disetujui. Untuk memproses
pembatalan palsu, maka, hal pertama yang dibutuhkan penipu adalah salinan kwitansi
penjualan pelanggan. Biasanya, ketika karyawan mulai memproses pembatalan fiktif, mereka
hanya menahan kwitansi pelanggan pada saat penjualan. Jika pelanggan meminta tanda
terima, kasir dapat memproduksinya, tetapi dalam banyak kasus pelanggan tidak
memperhatikan bahwa mereka tidak menerima tanda terima.
Dengan salinan tanda terima pelanggan, pelaku bias menciptakan kejadian
pembatalan penjualan. Uang apa pun yang dibayar pelanggan untuk barang tersebut dihapus
dari register seolah-olah dikembalikan ke pelanggan. Salinan kwitansi pelanggan dilampirkan
pada slip pembatalan untuk memverifikasi keaslian transaksi.
Agar pembatalan penjualan dianggap sah, dibutuhkan persetujuan manajer. Dalam
banyak kasus manajer yang bersangkutan abai untuk memverifikasi keaslian penjualan yang
batal. Manajer semacam itu pada dasarnya menandatangani apa saja yang disajikan kepada
mereka, sehingga rentan terhadap skema ini. Sebuah contoh dari jenis ketidakseimbangan
manajerial ini terjadi dalam kasus di mana seorang pegawai ritel menyimpan kwitansi
pelanggan dan “membatalkan” penjualan mereka setelah pelanggan meninggalkan toko;
manajer toko menandatangani kekosongan slip pada transaksi ini tanpa mengambil tindakan
apa pun untuk memverifikasi keasliannya. Dalam kasus lain seorang karyawan memproses
penipuan dengan model pembatalan fiktif dengan menyimpan tanda terima pelanggan,
kemudian menyerahkannya kepada pengawasnya untuk ditinjau pada akhir shiftnya, dan
jauh dari waktu terjadinya transaksi. Atasannya menyetujui pembatalan penjualan tersebut
bahkan departemen akuntansipun gagal memperhatikan jumlah penjualan batal berlebihan
yang diproses oleh karyawan ini.

Menyembunyikan Pencairan Register

Dalam skema pencairan register, penyusutan sering kali disembunyikan dengan melebih-
lebihkan inventaris selama penghitungan fisik, terutama jika menghitung inventaris adalah
salah satu tugas penipu. Penipu hanya sekadar menyatakan jumlah persediaan yang ada
sehingga cocok dengan persediaan sebenarnya.

Pembayaran Kecil
Cara lain bagi karyawan untuk menghindari terdeteksinya skema pencairan dana adalah
dengan menjaga agar ukuran pencairannya kecil (dibawah ambang yang ditetapkan). Banyak
perusahaan menetapkan batas bawah dimana tinjauan manajemen terkait pengembalian uang
tidak diperlukan. Ketika hal ini terjadi, penipu hanya memproses pengembalian uang yang
cukup kecil sehingga tidak perlu ditinjau. Dalam satu contoh, seorang karyawan membuat
lebih dari 1.000 pengembalian uang palsu, semuanya di bawah batas ulasan $ 15. Akhirnya
dia tertangkap karena dia mulai memproses pengembalian uang sebelum jam toko; karyawan
lain memperhatikan bahwa pengembalian uang muncul di sistem sebelum toko dibuka.
Namun demikian, sebelum rencananya terdeteksi, karyawan tersebut memperoleh lebih dari $
11.000 uang majikannya.

Menghancurkan Bukti
Seperti halnya jenis penipuan lain, satu cara terakhir untuk menyembunyikan skema register
adalah menghancurkan semua catatan transaksi. Sebagian besar metode penyembunyian
berkaitan dengan menjaga manajemen dari menyadari bahwa penipuan telah terjadi. Namun,
ketika karyawan menggunakan penghancuran catatan, mereka biasanya mengakui bahwa
manajemen akan menemukan pencurian. Tujuan penghancuran catatan biasanya untuk
mencegah manajemen menentukan siapa pencuri itu. Dalam satu kasus, seorang wanita
membuat transaksi pengembalian uang palsu yang tercermin pada catatan register. Dia
kemudian membuang semua voucher pengembalian uang, baik yang sah maupun penipuan.
Karena dokumentasi hilang pada semua transaksi, sangat sulit untuk membedakan yang benar
dan fiktif. Dengan demikian, sulit untuk menentukan siapa yang mencuri atau berapa banyak
yang telah diambil.

Deteksi
Pengembalian Fiktif atau Pembatalan penjualan
Pengembalian uang fiktif atau pembatalan penjualan seringkali dapat dideteksi dengan
memeriksa secara cermat dokumentasi yang dikirimkan bersama dengan tanda terima uang
tunai.
 Mengevaluasi ada dana atau diskon yang diberikan oleh setiap kasir atau tenaga
penjualan. Analisis ini dapat menunjukkan bahwa satu karyawan atau sekelompok
karyawan memiliki nilai pengembalian atau diskon yang lebih tinggi daripada yang
lain. Pemeriksaan lebih lanjut diperlukan untuk menentukan apakah pengembalian
uang sesuai dan didokumentasikan dengan baik.
 Gantungkan tanda di area register yang meminta pelanggan untuk meminta dan
memeriksa tanda terima mereka; gunakan pelanggan sebagai bagian dari sistem
kontrol internal. Hal ini membantu memastikan bahwa kasir atau wiraniaga
bertanggung jawab atas penjualan dengan benar dan mencegah karyawan
 menggunakan kwitansi pelanggan sebagai dukungan untuk kekosongan atau
pengembalian uang palsu.
 Melakukan panggilan layanan acak ke pelanggan yang telah mengembalikan barang
dagangan atau membatalkan penjualan untuk memverifikasi keabsahan transaksi.

Bendera merah (Tanda Bahaya) untuk Skema Register

Ada banyak tanda bahaya yang, jika ada, mungkin mengindikasikan skema pencairan register
sedang berlangsung atau berpotensi terjadi.
 Ada pemisahan tugas yang tidak pantas dari karyawan. Sebagai contoh, kasir tidak
boleh melakukan penghitungan dan rekonsiliasi register.
 Kasir, daripada supervisor, memiliki akses ke kunci kontrol yang diperlukan untuk
pengembalian uang dan void.
 Mendaftar karyawan memiliki wewenang untuk membatalkan transaksi mereka
sendiri.
 Daftar pengembalian uang tidak ditinjau secara sistematis.
 Beberapa kasir beroperasi dari laci kas tunggal tanpa kode akses terpisah.
 Cek pribadi dari kasir ditemukan dalam register.
 Transaksi pembatalan tidak didokumentasikan dengan baik atau tidak disetujui oleh
supervisor..
 Formulir tanda terima uang tunai dari pembatalan penjualan (sistem manual) atau
dokumen pendukung untuk pembatalan transaksi (sistem kas register) tidak disimpan
dalam file.
 Ada rekaman register yang hilang atau jelas berubah.
 Ada celah dalam urutan transaksi pada register.
 Ada sejumlah besar pengembalian uang, pembatalan, atau tidak ada penjualan pada
catatan register.
 Total inventaris tampak dipaksakan.
 Ada beberapa pengembalian uang atau pembatalan dengan jumlah tepat dibatas
peninjauan

Pencegahan
Ada banyak praktik terbaik yang harus diterapkan dalam organisasi yang menggunakan
register kas untuk mengurangi risiko karyawan melakukan skema pencairan daftar.
 Tinjau pemisahan tugas karyawan kunci yang menjadi staf register serta tugas
supervisor mereka.
 Pastikan bahwa karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat uang masuk
diinformasikan tentang tanggung jawab mereka dan diawasi dengan baik saat uang
tunai diterima.
 Seorang karyawan selain dari pekerja register harus bertanggung jawab untuk
mempersiapkan lembar daftar register dan menyetujui mereka untuk mendaftarkan
total.
 Dokumentasi register lengkap dan uang tunai harus dikirimkan ke personel yang tepat
pada waktu yang tepat.
 Pencurian uang tunai kadang-kadang diungkapkan oleh pelanggan yang telah
membayar uang pada suatu akun dan belum menerima kredit atau, dalam beberapa
kasus, yang telah dikreditkan untuk jumlah yang tidak setuju dengan pembayaran
yang telah mereka lakukan. Keluhan dan pertanyaan juga sering diterima dari bank.
 Akses ke register harus diawasi dengan ketat, dan kode akses harus dijaga agar tetap
aman.
 Menganalisis jumlah pengembalian dana untuk mendeteksi beberapa pengembalian
dana kecil.
 Komunikasikan dan tambahkan kebijakan perusahaan untukmelakukan penghitungan
uang tunai yang diumumkan.
 Pertahankan pengawasan atas area kasir.
 Meninjau dokumen pendukung untuk transaksi yang batal dan dikembalikan untuk
kepatutan (yaitu, legitimasi dan persetujuan).
 Tinjau urutan numerik dan kelengkapan kaset mesin kasir.