Daftar Domain/subdomain

dan E-mail Pemerintah Aceh

CARA PENGGUNAAN
EMAIL ACEHPROV

Satukan Tekat, Satukan Langkah IT Aceh Menuju Negeri Makmur

Yang Berkeadilan dan Adil Dalam Kemakmuran

DISHUBKOMINTEL ACEH
2013

36 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

CARA PENGGUNAAN EMAIL ACEHPROV

1. Cara Penggunaan
1.1. Akses Akun Email
Agar dapat menggunakan sebuah mail, termasuk mail AcehProv, kita membutuhkan sebuah
login account (akun masuk). Tidak seperti pada mail server besar, seperti gmail dan yahoo
mail yang akun anggotanya bisA kita dapatkan dengan cara mendaftar langsung, pada mail
AcehProv kita harus didaftarkan oleh administrator, untuk mendapatkan akun tersebut. Untuk
awal penggunaan biasanya login yang diberikan adalah nama pegawai dengan password NIP
dari pegawai tersebut. Contoh :

ID anggota : ahmad_bajuri@AcehProv.go.id
password : 197908051990051003.

Setelah kita masuk untuk pertama kali, gantikan kata kunci yang diberikan admin dengan
kata kunci yang kita kehendaki. ID anggota secara bersamaan menjadi alamat email anggota.
Setelah memiliki akun. Akses halaman http://mail.AcehProv.go.id dengan menggunakan web
browser (IE, Firefox, Opera, dll) pada komputer anda. Setelah terbuka anda akan melihat
halaman login sebagai berikut :

gambar 1 : Halaman awal/halaman login mail AcehProv setelah kita mengakses alamat http://mail.
acehprov.go.id.

acehprov.go.id 37
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Isi dengan akun yang anda

miliki. Pada kolom User name isi
dengan ID Pengguna (contoh akun
di atas ahmad_bajuri@acehprov.
go.id) dan pada kolom Password isi
dengan kata kunci yang diberikan
oleh administrator (biasanya NIP
pada awal penggunaan), seperti
pada gambar di samping.

Centang pada check box

Remember me on this computer

agar komputer dapat mengingat akun kita dan mempermudah

saat lngin selanjutnya. Namun untuk alasan keamanan check box
jangan di centang apabila menggunakan computer bersama. Hal
ini untuk mencegah digunakan nya email kita oleh orang yang
tidakbertanggung jawab.
Pada opsi Which version you would like to use? Terdapat 4 (empat) pilihan, yaitu :
Default; (Advanced) Ajax; Standard (HTML) dan Mobile.

gambar 2 : Halaman awal/halaman setelah masuk mail AcehProv beserta penjelasan singkat menu

38 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Gunakan opsi Default untuk mendapatkan akses aplikasi lengkap, namun pilih opsi Standard
(HTML) jika koneksi kita lambat. Opsi tersebut hanya mengakses aplikasi ringan untuk email
saja. Setelah itu klik tombol Log In.
Setelah masuk, aplikasi email AcehProv akan menampilkan tampilan seperti gambar
di atas. Kita harus melakukan perubahan pada akun email kita, tepat nya kata kunci. Menu
selanjutnya yang akan dijelaskan adalah menu Preference untuk kustomisasi email kita.

1.2. Kostumisasi melalui menu Preference

Klik tombol Preference pada bagian paling kana dari Menu Bar. Kita akan mendapatkan
tampilan sebagai berikut dari aplikasi Mail AcehProv :

gambar 3 : Tampilan pada aplikasi mail AcehProv setelah kita masuk ke menu Preference.

Pada menu ini terdapat lagi beberapa sub menu, yaitu : General, Mail, Composing,
Signature Address Book, Accounts, Mail Filters, Calendar, Instant Messaging dan Shortcuts.
Masing-masing menu mempunyai fungsi pengaturan yang berbeda dna tidak akan dijelaskan
secara menyeluruh. Hal ini karena pengaturan dasarnya sudah sesuai kebutuhan. Secara
Default kita akan berada pada Sub Menu General setelah masuk ke menu Preference.

1.2.1 Sub Menu General

Pada menu ini terdapat 3 (tiga) kotak opsi pengaturan, yaitu :
1. Login Option
Pada menu ini kita dapat mengatur tipe aplikasi (Advanced atau Standard) pada opsi
Login Using.
Kita juga dapat mengganti tema tampilan aplikasi pada opsi Themes.Terdapat beberapa
tema, dengan kombinasi tampilan warna yang berbeda-beda.
Jenis bahasa yang di gunakan dapat dipilih pada opsi Language, tapi tidak terdapat

acehprov.go.id 39
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

opsi Bahasa Indonesia. Pada opsi

Default Time zone pilih opsi GMT
+ 07:00 Bangkok, Hanoi, Jakarta
untuk menyesuaikan dengan Time
zone di Aceh.
Untuk mengganti kata kunci klik
tombol Change Password, lalu
akan muncul kotak dialog seperti
pada gambar di bawah. Pada kotak
teks
Old Password isi dengan kata
kunci lama, dan pada kotak teks
New Password isi dengan kata
kunci baru/pengganti. Isikan
kata kunci baru pada kotak teks
Confirm untuk konfirmasi dan
mencegah kesalahan pengketikan.
Setelah yakin tekan tombol Change
password. Kotak dialog tersebut
akan secara otomatis tertutup.
2. Searches
Pada menu ini kita dapat mengatur
metode pencarian pada mesin
pencari. Apakah akan mengikut
sertakan folder Junk dan folder
Trash dalam pencarian. Kita tinggal
menentang pada check box yang di sediakan.
3. Other
Pada menu ini kita dapat memilih apakah akan menampilkan check box pada item-item
di mail kita. Check box ini akan mempermudah dalam pemilihan.

1.2.2 Sub Menu Mail

Pada sub menu ini yang paling perlu
di perhatikan adalah kotak opsi Receiving
Messages. Opsi yang lainnya kita abaikan
saja (biarkan pada pengaturan dasarnya
saja), sebab tidak begitu penting di atur.
Pengaturan dasar sudah memenuhi
kebutuhan.
Pada kotak opsi Receiving Messages
ini yang harus diperhatikan adalah opsi
Forward a copy to, Send a notification
message to dan Send auto-reply
message.
Pada opsi Forward a copy to: kita dapat
mengisikan sebuah alamat email ke mana
email yang kita terima akan dikirim ulang/

40 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

forward. Hal ini dapat mempermudah operator untuk mengetahui apabila ada email yang masuk
melalui email lain yang lebih sering aktif. Opsi ini akan mengirim seluruh isi email yang di terima
ke alamat email yang kita masukan.
Pada opsi Send a notification message to: kita dapat membuat email mengirimkan email
peringatan ke email lain apabila email kita menerima surat baru. Fungsi ini hampir sama dengan
fungsi forward di atas, bedanya opsi ini hanya berisikan peringatan, tidak menyertakan isi email
asli.
Opsi Send auto-reply message berguna untuk mengirimkan jawaban secara otomatis
kepada email yang mengirimkan email ke alamat email kita. Dapat pula kita atur aktifnya
jawaban otomatis ini dalam jangka waktu berapa lama. Dapat pula berfungsi selamanya sampai
kita atur agar nonaktif.
Tiga opsi ini biasanya digunakan pada email resmi kantor. Contoh : Sie Pemberdayaan
memiliki alamat email resmi pemberdayaan@acehprov.go.id. Karena setiap operator memiliki
alamat email sendiri maka setiap email yang di terima oleh email Sie Pemberdayaan akan di
terus kan ke alamat email operator1@acehprov.go.id yang setiap harinya aktif, dan sebuah
mail pengingat akan dikirimkan ke alamat email operator2@acehprov.go.id untuk membantu
bila operator 1 berhalangan. Selain itu setiap alamat email yang mengirim surat ke email
pemberdayaan@acehprov.go.id akan menerima jawaban otomatis berupa ucapan terimakasih.
Fungsi jawaban otomatis ini juga bermanfaat pada saat libur panjang, seperti libur Idul Fitri.

1.2.3 Sub Menu Signatures

Sub menu ini berfungsi untuk membubuhkan salam
penutup untuk setiap email yang kita kirim tanpa
menulis nya berulang ulang. Bisa berupa alamat
kantor, No. Telepon yang bisa di hubungi dan lain
sebagainya. Dapat dilihat seperti pada gambar.
Untuk membuatnya masuk ke sub menu Signatures.
Lalu klik tombol Add Signature. Lalu klik tombol Edit.
Setelah tombol Edit kita klik maka kotak teks akan aktif
(menjadi berwarna
putih) dan tombol Edit di gantikan dengan tombol Done. Isi
nama Signature pada opsi Signature Name dan isikan kata-
kata salam penutup yang kita inginkan pada kotak teks di
bawahnya (lihat contoh pada gambar). Setelah selesai tekan
tombol Done. Setelah tombol Done di tekan maka kotak teks
akan tertutup (tidak aktif). Untuk mengedit nya, tekan lagi
tombol Edit dan lakukan langkah-langkah seperti di atas. Kita
bisa membuat lebih dari satu format
Signature, sehingga nantinya bisa
diganti-ganti sehingga email kita
lebih
bervariasi.
Di bagian bawah ada kotak
opsi Using Signatures. Opsi ini
untuk mengatur dimana kita mau
meletakkannya. Pilih opsi Above

acehprov.go.id 41
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

included message untuk meletakkannya di atas sebelum isi surat dan pilih opsi Below included
message untuk meletakkannya setelah pesan.
Setelah selesai klik tombol Save yang terletak pada bagian kiri atas
aplikasi. Tombol ini akan memberi perintah kepada aplikasi untuk menyimpan
semua perubahan yang telah kita lakukan. Tekan tombol Cancel untuk membatalkan semua
perubahan.
Sampai di sini kita telah selesai merubah kata kunci, tema Time zone, alamat email terusan
dan membuat signature. Namun untuk mengaktifkan Signature tersebut kita masih harus masuk
ke sub menu Accounts. Sub menu Accounts akan menjadi sub menu pada menu Preferenced
terakhir yang dijelaskan di modul ini.

1.2.4 Sub Menu Accounts

Pada sub menu ini kita
dapat menambahkan akun lain
selain aku utama kita, ataupun
menambahkan persona.
Namun fungsi ini belum dapat
penulis jelaskan, karena masih
dalam proses dipelajari.
Dalam modul ini hanya
akan dijelaskan cara aktivasi
Signature dan nama akun.
Pada opsi Account Name
kita dapat mengganti tulisan
Primary Account dengan
nama yang kita inginkan, akun
utama misalnya. Tapi ini bukan
hal yang begitu penting untuk
diatur, namun mempermudah
jika kita menggunakan
beberapa akun.
Pada opsi From kita dapat
mengatur nama yang dilampirkan pada email yang keluar-masuk. Contoh : bila kita tulis kan
“Anto”, maka ketika kita mengirimkan email ke suatu alamat email, email itu akan bertuliskan
From : <Anto><emailkita@acehprov.go.id>.
Opsi Signature berfungsi untuk aktivasi Signature yang telah kita buat sebelumnya. Klik
Combo Box yang tersedia lalu pilih nama Signature yang kita inginkan, atau pilih Do Not Attach
Signature bila tidak ingin menggunakan Signature. Jika sudah selesai klik tombol Save. Kini
kita sudah selesai mengatur setting pada email kita. Kini kita dapat mulai menggunakannya.

1.3. Membaca dan Mengirim Surat

1.3.1 Membaca Surat
Setelah masuk ke akun email kita, kita akan melihat tampilan seperti pada gambar 2 di
atas. Hal ini akan mempercepat proses kita dalam mengakses halaman kotak masuk.
Kita langsung dapat melihat daftar isi dari Inbox (kotak masuk) kita dengan layar tampilan
cepat (Reading Pane) di bawahnya. Untuk dapat melihat isi surat dari salah satu email pada

42 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

surat masuk kita, tinggal klik di salah satu surat

tersebut. Maka isi surat akan di tampilkan pada
layar tampilan cepat. Jika kita ingin melihatnya
dalam tampilan satu halaman penuh klik 2 (dua)
kali secara beruntun pada nama surat.
Untuk mengetahui perbedaan antara surat
yang sudah dibaca dan belum dibaca, lihat
pada format penulisannya. Jika nama/judul surat
ditampilkan Bold (tebal) maka surat tersebut
belum di baca. Jumlah surat masuk yang belum
dibaca dapat kita lihat pada box di bagian kiri.
Jumlah email akan ditulis pada label folder Inbox
dan label akan ditampilkan Bold.
Contoh : Inbox(24) menandakan ada 24
email baru.

1.3.2 Menulis Surat

Untuk mengirimkan surat, klik tombol New Email. Terletak
pada bagian kiri atas. Setelah itu kita akan ditampilkan halaman
penulisan.
Pada kolom To isi alamat email tujuan kita, sebagai contoh
: alamat_tujuan@acehprov.go.id. Pada kolom Cc tulis kan
alamat email ke mana kita mau memberikan tembusan. Pada
kolom Subject tulis judul surat. Lalu tinggal ketik kan isi surat
pada kotak teks di bagian bawah kolom Subject.

Setelah selesai tinggal klik tombol Send untuk mengirim

surat tersebut, Cancel untuk membatalkan dan Save Draft
untuk menyimpannya ke dalam Folder Draft kita.

acehprov.go.id 43
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

1.3.3 Melampirkan File pada Mail

Terkadang kita harus melampirkan satu atau beberapa file pada mail kita. Seperti draft
surat atau file tertentu. Dimana isi dari file tersebut tidak mungkin kita tulis kan pada surat kita.
Hal ini dapat kita lakukan dengan batas maksimal besar total file 10 MB.
Klik tombol Add Attachment, maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah.
Klik tombol Choose File, lalu browse
(cari) file yang ingin dilampirkan. Satu
tombol untuk satu file. Klik tombol
Remove untuk membatalkan file yang
sudah dipilih. Setelah selesai klik tombol
Attach. File akan di upload ke email kita
dan langsung dilampirkan pada mail yang
akan kita kirim.
Secara Default, fasilitas ini hanya
menyediakan 5 tempat untuk file yang
ingin kita lampir kan, namun kita dapat
menambah nya denganb menekan
tombol Add More Attachments.
Untuk mengunduh file yang di lampir
kan oleh mail yang kita terima kita tinggal menekan tombol download, yang terdapat di sebelah
kanan nama file pada daftar Attachments pada surat yang kita terima.

1.3.4 Organiser Mail

Terkadang kita harus
melakukan pengaturan
file/surat pada email kita.
Seperti penghapusan
dan meneruskan email
kita ke alamat yang lain.
Hal itu dapat kita lakukan
dengan menekan tombol
pada bagian atas daftar
surat kita (seperti
tombol Delete) setelah
sebelumnya memilih
surat mana yang mau
kita proses. Untuk
memilihnya kita tinggal
menentang pada check
list yang tersedia (lihat gambar).
Selain tombol Delete, terdapat tombol :

1. Move To : Untuk memindahkan surat yang dipilih ke folder yang kita inginkan.

44 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

2 . Print : Untuk langsung mencetak mail yang sedang kita lihat.

3 . Reply/Reply to All : untuk membalas email yang kita pilih.

4 . Forward : digunakan untuk meneruskan surat yang kita terima ke

alamat email lain.

5 . Junk : untuk memindahkan email yang dirasa membahayakan atau

tidak diinginkan ke folder Junk.

1.4. Berbagi File Melalui Briefcase

1.4.1 Menambah Folder dan File pada Briefcase
Padatnya pekerjaan dan waktu yang terbatas membuat kita harus saling membagi
pekerjaan. Terkadang kita juga ingin/harus melakukan sharing file terhadap rekan kerja.
Melakukan sharing file melalui folder share windows menjadi hal yang wajar dewasa ini, namun
tidak semua orang menyadari sharing file melalui sharing folder dapat pula mempermudah
penyebaran virus, malware, spyware dan file berbahaya lainnya.
Untuk mempertahankan kemudahan dalam berbagi file dengan tetap mempertahankan
keamanan, mail AcehProv memiliki sebuah fasilitas Briefcase. Melalui ini kita dapat melakukan
share file dengan aman, bahkan dengan orang tertentu saja. Hal ini dapat mempermudah dalam
disposisi surat dan pengonsepan. Fitur ini juga membantu penghematan dalam penggunaan
kertas.

Pada gambar kita lihat pada bagian kiri terlihat daftar folder pada Briefcase. Pada Default
nya hanya terdapat satu folder Briefcase. Kita dapat menambahkan nya dengan menekan
tombol New Briefcase.
Untuk menambahkan file pada salah satu
folder yang kita miliki tekan tombol Upload File.
Namun sebelumnya pilih dulu folder yang kita
inginkan dengan mengklik nya. Folder yang
terpilih ditandai dengan latar abu-abu pada label
nya.

acehprov.go.id 45
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Setelah kita menekan tombol Upload File, akan muncul kotak dialog untuk melakukan
upload file. Tekan tombol Choose File, lalu pilih file yang ingin kita upload. Untuk menambahkan
lebih dari satu file tekan tombol Add. Setelah selesai memilih file klik tombol OK. Tunggu hingga
proses upload selesai.

1.4.2 Share File pada Briefcase

Setelah selesai membuat folder dan menambahkan
file pada Briefcase, sekarang kita akan melakukan
share. Sehingga folder/file tersebut dapat di akses oleh
orang yang kita pilih, atau oleh khalayak ramai (terbuka
untuk umum).
Caranya klik kanan pada salah satu folder yang
ingin kita share. Lalu pilih opsi Share Folder atau Edit
Properties. Maka akan muncul kotak dialog baru (lihat
gambar).

Pada opsi Share with, terdapat 3 (tiga) pilihan,

yaitu :
1. Internal users or groups
Opsi ini dipilih jika kita ingin melakukan share dengan orang tertentu yang termasuk dalam
pengguna mail AcehProv. Masukan alamat email AcehProv orang yang ingin kita beri akses
pada kotak teks Email. Kita dapat
mengatur batas akses nya melalui
opsi Role.
2. External guest (view only)
Opsi ini dipilih jika kita ingin
melakukan share dengan orang
tertentu yang tidak termasuk
dalam pengguna mail AcehProv/
pengguna mail server yang lain
seperti yahoo. Pada opsi ini hanya
memberi akses untuk melihat
saja (view only). Pada opsi ini kita
diharuskan untuk membuat sebuah
kata kunci untuk pengaksesan.
3. Public (view only, no password
required) Pada opsi ini kita dapat
melakukan share ke khalayak
umum (public access). Batasan
akses hanya untuk melihat (read
only) dan tidak membutuhkan kata
kunci. Untuk mengakses nya kita
harus memasukkan link yang di
berikan pada bagian bawah kotak
dialog pada browser yang kita
gunakan. Contohnya : http://mail.acehprov.go.id:80/home/ari_hardinan/Briefcase.

46 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Setelah kita selesai memilih

jenis akses yang kita berikan, tekan
tombol OK. Maka secara otomatis,
email kita akan mengirimkan sebuah
mail pemberitahuan ke alamat email
yang kita beri akses. Mail ini diberi
judul Share Created, dengan tombol
persetujuan di dalamnya. Pada mail
ini diberitahukan juga batas akses
yang diberikan beserta kata kunci
yang dibuat (untuk selain pengguna
AcehProv).
Pada bagian atas email terdapat
tombol Accept Share untuk
menerima, dan tombol Decline
Share untuk menolaknya. Setelah kita menyetujuinya, berikan nama folder tersebut dan secara
otomatis folder pada Briefcase kita akan bertambah.

Pada email selain email AcehProv email yang diterima akan terlihat seperti pada gambar di
bawah ini.

acehprov.go.id 47
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

1.5. Chatting melalui Protokol Mail AcehProv

Secara Default, kita akan langsung masuk ke akun Instan Messaging kita ketika kita
melakukan login akun mail AcehProv kita. Daftar teman terdapat pada bagian kiri. Klik dua kali
secara beruntun pad salah satu nama maka kotak dialog Instant messaging akan terbuka. Kita
dapat melakukan chat dengan beberapa teman dalam waktu yang sama, namun tidak dapat
melakukan conference.

1.5.1 Menambah daftar Teman

Untuk mempermudah kita untuk melakukan percakapan melalui fasilitas IM di mail AcehProv
kita dapat membuat daftar teman, yang akan memberikan info aktif atau tidaknya email teman-
teman kita tersebut. Kita dapat mengelompokkan daftar teman kita sesuai dengan kebutuhan
kita.
Untuk menambahkan teman tekan
tombol Create New Friend yang terletak di
kanan tengah, di atas daftar teman. Untuk
diingat, teman yang bisa ditambahkan
hanyalah teman yang menggunakan
email AcehProv. Setelah kita menekan
tombol tersebut maka akan muncul kotak
dialog baru.
Isikan alamat email AcehProv teman
yang ingin kita tambahkan pada daftar
teman kita pada kotak teks Friend
Address. Pada kotak teks Friend Name
isikan nama yang akan ditampilkan pada daftar teman, apabila tidak diisi maka di daftar teman
akan di tampilkan alamat email nya.

48 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Untuk dapat mengelompokkan

daftar teman tersebut dalam grup
tertentu, ketik kan nama grup pada
kotak teks Friend Groups. Grup
yang telah ada dapat dipilih melalui
tombol combo di samping kotak teks
Friend Groups.
Jika telah selesai, tinggal tekan
tombol OK, maka kontak baru
tersebut akan dimasukkan dalam
daftar teman kita.

1.5.2 Status IM Teman

Status IM ini mempermudah kita untuk mengetahui siapa
saja yang masih aktif dan tidak. List ini juga dapat memberi
informasi kepada kita, pakan teman kita tersebut sedang
dalam status away atau available. Hal ini dapat membantu
atasan mengawasi keberadaan stafnya. Tentu saja dengan
syarat adanya koneksi jaringan sesuai kebutuhan.
Adapun penjelasan status adalah sebagai berikut :
1. Jika teks nama teman berwarna abu-abu dengan label
bulat abu-abu, berarti teman tersebut dalam keadaan
tidak aktif (offline).
2. Label bulat hijau dengan teks nama teman berwarna
hitam, mengarti kan teman dalam keadaan aktif dan
sedang beraktifitas di komputer (available).
3. Label bulat hijau dengan teks nama teman berwarna hijau,
mengarti kan teman dalam proses masuk login dan akan
segera aktif.
4. Jika teks berwarna hitam dan label kotak berwarna merah
menandakan kawan dalam keadaan aktif, namun sudah
cukup lama tidak beraktifitas di komputer (away).

1.5.3 Mengatur Status IM

Selain status Default, kita dapat pula mengatur status
kita sesuai dengan kebutuhan kita. Pengaturan ini Terkadang
diperlukan untuk menginformasikan kondisi kita kepada teman
kita. Sehingga teman dapat mengetahui kondisi kita sebelum
memulai percakapan dengan kita. Untuk mengatur nya klik
Combo Box status yang ada di bagian kiri atas, Default nya
terdapat label bulat berwarna hijau. Secara Default terdapat 6
(enam) jenis status yang dapat kita pilih, yaitu :
1. offline : jika kita memilih status ini, maka teman kita akan
melihat kita seakan-akan tidak aktif. Status ini suatu waktu
diperlukan apabila kita tidak ingin di sibuk kan oleh IM.
2. online : menandakan kita aktif dan sedang bekerja di

acehprov.go.id 49
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

komputer. Ini merupakan status Default.

3. available for chat : status ini menandakan
kita aktif dan memiliki waktu untuk
melakukan percakapan melalui IM.
4. do not disturb : menandakan kita dalam
keadaan sibuk/banyak pekerjaan, tidak
ingin diganggu.
5. away : menandakan kita sedang tidak
bekerja di komputer. Namundalam yang
tidak begitu lama.
6. extended away : menandakan kita tidak
bekerja di komputer untuk waktu yang
lama.
7. New Status Message : untuk membuat
status sendiri. Contoh : “Lagi buat SPT”

1.6 Calendar / Kalender

gambar 4 : Tampilan menu kalender untuk hari kerja

Untuk memilih menu kalender, klik tab Calendar (Gambar 1 poin C) pada tampilan email
AcehProv. Selanjutnya Anda dapat memilih tampilan kalender berupa tampilan hari (Day), hari
kerja (Work Week), bulan (Month), Jadwal (Schedule) dan hari ini (ToDay) seperti pada Gambar
4 poin B.
Pada menu ini, kita bisa membuat tanda yang kita inginkan. Tanda ini nantinya juga
bisa kita bagikan ke pengguna email AcehProv lainnya untuk membuat janji bersama atau
sekedar memberitahukan jadwal kita. Kita juga dapat membuat kalender lebih dari satu untuk
memisahkan misalnya urusan pekerjaan dengan urusan pribadi.

1.6.1 Mengisi Kalender

Untuk membuat permintaan pertemuan, klik tombol New (Gambar 4 poin D). Isikan subjek

50 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

dan tanggal yang ingin di tetapkan. Contoh : pada Gambar 5 dapat dilihat adanya undangan
rapat oleh pengguna_pertama dengan alamat email pengguna_pertama@acehprov.go.id yang
dilakukan setiap minggu pada hari jumat dengan durasi 45 menit. Penerima undangan rapat
adalah user dengan alamat email pengguna_kedua@acehprov.go.id. Jika ada bahan rapat
yang ingin diserahkan sebelumnya maka bisa dilampirkan dengan menambahkan pada Add
Attachment. Bisa juga menambahkan pesan atau catatan pada bagian bawah. Jika sudah
selesai maka klik tombol Save.

Gambar 5 : Tampilan menu pengisian kalender

Pengguna_kedua akan menerima informasi permintaan rapat dari pengguna_pertama

melalui Inbox email nya. Jika pengguna_kedua menerima permintaan tersebut, maka ia
harus klik tombol Accept pada bagian atas isi suratnya (Gambar 6). Selanjutnya jadwal rapat
langsung di input ke kalender pengguna_kedua (Gambar 7). Jika kursor diarahkan ke poin A
pada Gambar 7 maka akan muncul informasi seperti Gambar 8.a.

Gambar 6 : Email yang diterima oleh pengguna_kedua.

acehprov.go.id 51
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Gambar 7 : jadwal yang langsung ditambahkan ke dalam kalender pengguna_kedua setelah menekan
tombol Accept pada email yang diterima dari pengguna_Pertama.

(a) (b)
Gambar 8 : informasi yang muncul jika mouse cursor di arahkan pada jadwal yang telah ditambahkan.

Pada email pengguna_pertama, email klarifikasi akan dikirim otomatis oleh pengguna_
kedua dengan berita seperti Gambar 9 sehingga informasi yang ditampilkan pada poin A
Gambar 7 di sisi pengguna_pertama seperti pada Gambar 8.b.

Gambar 9 : email persetujuan yang diterima oleh pengguna_pertama. Email ini otomatis terkirim oleh email
pengguna_kedua setelah menekan tombol Accept.

52 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

1.6.2 Membuat Jadwal Baru

Untuk membuat kalender baru, klik tombol New Calendar (Gambar 4 poin A), maka akan
muncul tampilan seperti Gambar 10.a. Kalender baru biasanya dibuat untuk memisahkan antara
kalender pekerjaan dengan kalender pribadi. Hasilnya seperti Gambar 10.b. Informasi kegiatan
di kalender hanya muncul jika kalender kita beri centang.

(a) (b)
Gambar 10 : tampilan pembuatan kalender dan pemisahan nya menurut kebutuhan.

1.6.3 Berbagi jadwal pada Calendar

Kita dapat membagikan jadwal pada kalender kepada teman. Tujuan membagikan ini
biasanya untuk memberitahukan teman apakah ia punya kegiatan yang sama dengan kita.
Untuk membagi jadwal pada kalender, klik kanan pada kalender kita lalu pilih menu Share
Calendar (Gambar 11.a). Lalu isikan email pengguna yang ingin kita bagikan jadwal pada
kalender kita (Gambar 12). Setelah ia menambahkan kalender kita maka info yang didapatkan
nya seperti Gambar 11.b.

(a) (b)
Gambar 11 : tampilan cara membagi jadwal. (a) tombol Share Calendar dan (b) Jadwal yang telah
ditambahkan.

acehprov.go.id 53
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Gambar 12 : kotak dialog untuk melakukan Share Calendar.

1.7 Menu Documents / Dokumen

Menu dokumen seperti aplikasi perkantoran yang sederhana yang dapat dikerjakan
secara bersama dengan pengguna email lainnya. Pengguna lain yang ingin kita ajak
mengerjakan pekerjaan ini bisa dibatasi hak penggunaannya. Bisa hanya melihat saja, atau
bisa menambahkan tapi tak bisa menghapus dan lain sebagainya. Sama seperti pada Menu
Calendar (Gambar 11).
Sebagai contoh (Gambar 13), penguna_kedua meminta pengguna pertama menambahkan
peralatan kerja yang harus ditambahkan untuk nantinya dibeli. Pertama, pengguna_kedua
membuat dahulu file dengan judul peralatan kerja. Klik tombol New seperti Gambar 4 poin D
namun pada Menu Documents. Isi judul file pada kolom Page lalu buat list barang yang harus
dibeli pada lembar kerja. Setelah selesai maka simpan dan bagikan folder Notebook tersebut
pada pengguna_pertama dengan cara yang sama seperti pada Gambar 11.a. dan Gambar
12. Jika nantinya ada penambahan dari pengguna_pertama, maka secara otomatis file pada
pengguna_kedua akan mengukuti perubahan tersebut.

54 acehprov.go.id
 Daftar Domain/subdomain
dan E-mail Pemerintah Aceh

Gambar 13 : pembuatan Page/catatan baru.

1.8 Menu Tasks

menu Tasks biasanya dimanfaatkan untuk mendaftarkan pekerjaan yang sudah, sedang
dan akan kita kerjakan sebagai panduan prioritas dan rutinitas kerja. Menu ini bisa menjadi
pengingat sudah berapa persen pekerjaan kita, berapa lama lagi batas waktu pelaksanaan,
pekerjaan mana yang harus di dahulukan dan lain sebagainya.

Gambar 14 : membuat jadwal pekerjaan/tugas baru.

Sebagai contoh seperti pada Gambar 14, kita menambahkan pekerjaan baru membuat
konsep surat yang dijadwalkan selesai dalam dua hari. Karena pekerjaan ini belum dimulai
maka progress nya kita pilih 0% dan diberi priority High. Maka setelah kita simpan akan terlihat
seperti pada Gambar 15 yang menampilkan tanda seru warna merah, status, persentase dan
batas waktu pekerjaan. Menu Tasks ini juga dapat kita bagikan dengan teman pengguna email
AcehProv lainnya.

Gambar 15 : tampilan daftar pekerjaan/tugas disertai dengan keterangan waktu dan status pelaksanaan.

acehprov.go.id 55