MINUTES OF MEETING

Meeting Koordinasi Building Management Oil Centre 08

Hari/Tanggal : Selasa, 10 Desember 2019

Pukul : 14.00 wib

Dihadiri oleh :

1. Bp. John S – Building Manager Oil Centre - BM

2. Bp. Priyono – Chief Eng Oil Centre - Py
3. Yuli – General Affair - Yl
4. Bp. Jimmi Hutagaol – Chief Security - JH
5. Dian – Spv. Cleaning Service - Dn
6. Eko Purwanto - TL Cleaning Service - EP
7. Bp Zulham – Supervisor Parking - Zl

No Materi PIC Target Keterangan Progr

ess
(%)
Engineering
1. AHU. Py NOTE.  Pencucian setiap hari pada jam
Progress kerja sebanyak 1 unit.
 Kartu ceklist sudah ada.
 Pergantian Filter Drier yang belum
diganti ditahun 2018 dan akan
dimodifikasi pada :
1. Lt. 2 sisi Utara bulan Mei 2019.
2. Lt. 1 sisi Utara.
 Kondisi Air filter AHU setelah
pemeriksaan terakhir menunjukan
kondisi masih baik.
2. Petugas dilarang merokok pada Semua NOTE. Apabila pagi hari didapati puntung diruang
waktu bertugas. Staff Engineering maka akan dikenakan denda.
3. HT team engineering kembali NOTE.  Teknisi wajib membawa HT.
diaktifkan  Apabila diketahui tidak membawa
HT akan didenda.
4. Rewiring kabel AC dan lampu DITUNDA.  BM akan kembali mengangkat
disentralisasi di GF. materi tersebut.
 Akan dicari penawaran lagi.
5. Cover Seat closet. Py Progress  Unit stock akan dicat sebagai
persediaan.
 Sudah ada yang dicat dan sedang
dalam proses finishing.
6. Pergantian Handle Pintu Tangga  Lt. 2 tidak dipasang handle dan
Darurat Tengah. sudah dikirim surat ke Pak Sarmo –
PT. Pertagas mengenai kunci tangga
darurat lt. 2 sisi tengah gedung.
 Silinder tangga darurat tengah
sudah diganti baru oleh pihak
Pertagas.
 Py ketemu dgn Restu - Pertagas.
Page 1 of 8
  Anak kunci hilang.
 Surat sudah dikirim ke Pak Andri
Darmawan pengganti Pak Eddy
Sofyan namun belum ada respon.
 Akan kembali dikirim kembali ke
Pak Mulyadi pengganti Pak Andri
Darmawan.
7. Tetesan Air.  Masih ada tetesan air di depan
1 Mei 2019 wellness.
8. Catatan Untuk Engineering Progress  Cek Gondola Sebelum Operasional
 Sudah menggunakan Form dari JLL.
9. Izin DAMKAR. 26 Oktober  Izin DAMKAR sudah selesai.
2018.  Pekerjaan fire stop sudah selesai
akan dilanjut proses pengajuan SLF
ke PTSP.
Juli 2019  IPAL baru akan diurus setelah
pengolahan air limbah yang baru
diselesaikan.
10. Rencana Kerja Engineering Sudah  JS/BM akan menindaklanjuti
tahun 2019. disetujui pengurusan IPAL dan SLF.
oleh DPP  Resealent Kaca Muka Gedung
Prioritas/O (sudah ada penawaran dari vendor,
n Progress. akan diserahkan ke BM)
 Penggantian keramik janitor
Budget tender dimenangkan oleh Pak
2019 Soleh. Done.
 Menghubungi pak Har – JLL
menanyakan vendor resealant.
 Cor beton parkir lt. 1 - Done
11. Pengurusan IPAL (Ijin  DPP sudah menyetujui pengurusan
Pengurusan Air Limbah). SLF Air Limbah.
 Pekerjaan pembuatan saluran STP
sudah selesai.
On  Menyusul pengurusan IPAL.
Progress.  Akan dilakukan Pekerjaan
Pembuatan Saluran STP Tahap II.
 Tahap
1. Perbaikan Tanki STP
2. Perbaikan Saluran Air ke STP
3. Call Pak Soleh untuk point no.
2.
12. Pembelian Penghancur Lemak. Setiap 3  Py akan beli obat penghancur
bulan. lemak untuk gorong-gorong di Pak
Gunawan – Sigma Jaya.
 Bulan Oktober 2019 akan dibeli
kembali.
13. Door Closer Pintu Tangga  Saat ini kondisi door closer
Darurat. beberapa pintu tangga darurat sulit
menutup.
 Menunggu penawaran dari vendor
perbaikan pintu.
 Akan diberikan kaso
14. Pembuatan Master Key  BM meminta Py agar membuat
Master Key gedung Oil Centre –
Done

Page 2 of 8
  Salah satu kunci dipegang oleh
security.
15. Permohonan Pengadaan Py akan mengajukan ke DPP
Breathing Aparatus/ Fire
Blanket.
16. Pemasangan Tanggul seputar  Py akan melakukan pembuatan
area sholat Jumat. tanggul antisipasi air hujan ke arah
area sholat jumat.
 Py akan membuat tali air.
17. Perbaikan Pintu Ruang AHU lt. 8 Pintu kondisi kurang baik.
sisi selatan
18. Gudang KFC dan Peralatan To Be Penawaran harga baru diterima akan
Sholat Jumat. Follow up. segera dilakukan negosiasi.
19. Persiapan Latihan Fire Drill. Done Latihan fire drill sudah dilaksanakan pada
tgl 28 Nov 2019
20. Program Kerja Tahun 2020 Py akan membuat program kerja Dept.
Engineering Tahun 2020
21. Follow Up Pekerjaan terpending  IPAL
tahun 2019  SLF
 Sertifikat DAMKAR di PTSP
22. Pembelian Kompresor AC Py akan mengajukan pembelian kompresor
AC baru sebagai ganti unit yang rusak di
AHU lt. Dasar sisi Selatan.
23. Penggantian Neon Sign Nama Akan dibuat baru papan Nama / Neon Sign
Gedung Oil Centre Oil Centre menggunakan bahan akrilik.
24. Pemasangan PRV Py akan memasang PRV dijaringan pipa
kebakaran.
25. Pemasangan cover ceiling di Akan dipasang cover/penutup di ceiling
selasar belakang utara selasar belakang lobby sisi KFC karena
terdapat lubang yang digunakan kucing
untuk masuk.
26. Pergantian Kaca Cermin Toilet Akan didata kaca cermin pada toilet pria
yang berjamur dan wanita yang terdapat bercak jamur
untuk diganti dengna cermin yang baru.
Housekeeping
1. Seluruh area depan gedung dan Petugas Progress  Daily Activitas
Reserved Parkir di clear up. Lobby  Pembersihan pagi hari didahulukan
area parkir muka gedung oleh BKO.
 GC setiap Sabtu / Minggu.
 Hasil pembersihan masih kurang
baik.
2. Ruang tunggu sopir. NOTE  Brushing dilakukan seminggu 3 kali.
 Untuk kaca dibersihkan setiap hari
oleh petugas GC.
3. Gondola. On  Saat ini sedang dialokobon sisi
Progress utara muka gedung.
 Progress pengerjaan gondola
dilaporkan sesuai denah setiap hari
senin.
 Ada retakan pada dudukan sisi
sebelah utara belakang Gedung.
4. HP petugas HKP. All Note  Disimpan di loker masing-masing.
Team
5. Area tangga darurat. AS On  Progress railing tangga darurat
Progress. harus di bersihkan.

Page 3 of 8
  Apabila menemukan asbak, gelas
atau benda lain harus langsung
dibuang.
6. General Cleaning toilet & AS Note  Progress setiap hari Rabu & Jumat
Janitor. pembersihan seluruh janitor.
 Dipantau oleh Team Leader dan
dipastikan hasil bersih.
7. Laporan kerusakan. AS Note  Setiap kali membuat laporan harus
menjelaskan secara rinci lokasi dan
kerusakan yang terjadi.
 Laporan disampaikan ke Chief atau
ke Spv Engineering.
8. Disiplin Petugas waktu bertugas. All Note  Dilarang ngobrol dengan sesama
Team petugas.
 Terus diingatkan oleh Spv / TL.
9. Gorong gorong. Note  Dibersihkan setiap 3 hari sekali.
 Pasir dari pembersihan gorong-
Done, 2 gorong dimasukan ke dalam
April 2019. karung.
 Pembersihan masuk dalam
program kerja 3 bulanan
10. Gracetrap Solaria dan KFC AS Note  Progress
 Reguler dikerjakan setiap hari
Senin, Rabu & Jumat.
11. Briefing anggota dan Pemberian Team Note  Tiap briefing Spv & Team Leader
Tips. Wajib memberikan tips.
 Apabila Spv & Team Leader tidak
dapat memberikan tips maka akan
dikenakan denda.
 Tips meminum minuman
tradisional – Jamu untuk
menunjang kesehatan.
12. Tissue. Spv & Note  Flow Chart sudah dibuat, dan sudah
Leader. berjalan baik.
 Penggunaan Jumbo Roll Tissue
saat ini dipasang di toilet wanita
dan pria sisi selatan dan utara
lantai dasar.
13. Kantor Hiber. On going.  Setiap malam wajib dikunci.
 Spv dan TL pegang kunci masing-
masing 1
 Petugas shift siang pulang jam 9
malam menyerahkan kunci ke
Security.
 Disediakan log book untuk
pencatatan kunci ruang Hiber.
14. Master Schedule. Hiber NOTE  Agar dilaksankan Jadwal selama
tahun 2019.
 Master Schedule 2019 sudah
diserahkan bersamaan dengan
Rencana Kerja Bulanan (RKB).
15. PT HIBER. ASAP  Pengiriman barang-barang
kebutuhan pembersihan sebelum
tgl 25 setiap bulannya.
 Setiap pembuatan MR harus ada

Page 4 of 8
 persetujuan dr BM.
16. Reward atas hasil kerja. Periode  Akan dilanjut penilaian di tahun
Kriteria mendapatkan Reward, Penilaian : 2019.
yaitu : Feb – April
1. Absen 2019.
2. Grooming Mei – Juli
3. Greating 2019.
4. Perfomance. Agustus –
Okt 2019
Nov 2019 –
Jan 2020

17. Handsoap. On  Spv. & Team Leader mengisi

Progress. handsoap dari lt. 8 sd lantai dasar
toilet wanita dan pria setiap hari
Senin.
18. Pengurasan Air Sabtu, 02  Pelaksanaan setiap hari Sabtu akhir
Nov 2019 bulan. Debit air harus standart.
 Hari Sabtu 21 Sept 2019.
19. Contoh General Cleaning Nov  Spv & Team Leader sudah
Minggu ke melakukan kembali demo General
II. Cleaning pada toilet lt. dasar yg
akan digunakan sebagai standart
pembersihan toilet para petugas
cleaning.
20. Jam Kerja Petugas Cleaner  Saat overlap seluruh pekerjaan
untuk dimaksimalkan.
 BM minta dibuatkan Jobdesk untuk
petugas saat overlap.
 Jobdesk BKO :
1. Pukul 06.00 Clean up pasir area
parkiran muka gedung
2. 08.10 lanjut pekerjaan di area
sekitar.
3. Kaca luar tenant harus
dibersihkan setiap hari Sabtu.
 Briefing shift siang saat pulang
harus selalu dilakukan.
21. Touch up Toilet Info  Tidak perlu di flusher ketika hanya
touch up.
 Pemeriksaan debit air seluruh kran
wastafel dan jetwasher toilet pria
dan wanita.
22. Pemberian Cairan Calmix pada 1 bulan 1  BM menginstruksikan agar semua
Urinoir seluruh Toilet Pria kali. urinoir disiram cairan dari calmix
sewajarnya.
23. Pembersihan Area bawah Pagi & sore  Setiap pagi dilakukan penyiraman
Shalter Indosat dimasukan sebelum oleh Helda dan sore oleh petugas
kedalam Jobdesk Petugas warung jaga sore agar kucing tidak betah
External. bakso buka karena basah.
& tutup.
24. Demi Keselamatan. Noted.  Petugas harus memasang tanda /
signage wet floor ketika melakukan
pekerjaan brushing atau mopping.
 Signage wet floor dipasang di right
place (tempat yang semestinya)
Page 5 of 8
 saat pekerjaan dilakukan.
25. Pembersihan Area Koridor  Petugas external wajib melakukan
Belakang Tenant KFC pembersihan setiap hari diarea
koridor belakang tenant KFC,
Solaria & Bukopin.
 Ada bekas potongan baja ringan ex
proyek canopy.
26. GC Ruang AHU, M & E dan Setiap hari  General Cleaning akan dilakukan di
Pompa. Jumat. ruang-ruangan tersebut.
27. List Cermin yang Berjamur  Dn akan membuat list cermin yang
saat ini berjamur untuk segera
diajukan permintaan
pergantiannya.
 Pergantian cermin di toilet wanita
lantai dasar lobby selatan dan lt. 7
sisi selatan toilet wanita.
 Cek cermin toilet pria sisi utara lt.
6 pentolan kaca terlepas.
Gardening
1. Pupuk dan Pendangiran  Pupuk dan pendangiran sesuai
disemua media tanaman. jadwal.
 Sudah dikirim bulan Juli 2019
sebanyak 25 karung @10kg.
2. Taman belakang parkir motor. Dirawat dan disiram juga dikasih pupuk yang
cukup.
Security
1. Petugas patroli. JH NOTE  Setiap patroli malam harus
dilengkapi dengan senter
 Saat patroli malam hari petugas
security dan teknisi melakukan
patroli bersama (sesekali).
 BM meminta agar pihak PT. Multi
melakukan sidak malam minimal 1
x 1 bulan.
 Perbaikan sistem control terutama
untuk aktivitas tenant merokok.
2. Penampilan SekWan. JH Note  Sekwan diberikan pelatihan.
 SekWan harus mengerti tugasnya ,
baik dalam kondisi normal maupun
darurat.
3. Test kecepatan lari dari lantai JH Sabtu, 29  Rata-rata waktu tempuh adalah 3
dasar gedung sampai dengan Juni 2019. mnt dari lt. dasar ke lt. 8 dan
lantai 8 dan kembali ke lantai sebaliknya.
dasar  Setiap bulan pada minggu terakhir
akan dilaksanakan pengetestan lari
untuk petugas security.
4. Pengawasan area depan NOTE Anggota wajib mengawasi tanaman.
Gedung di hari Minggu.
5. Penjagaan di Lobby KFC. On Setiap Jumat dilakukan penjagaan diarea
Progress KFC untuk mencegah orang-orang yang
berniat jahat beraksi.
6. Cek Fisik Petugas Cleaning Rendom. Sesuai arahan dari BM maka JH akan
Service. melakukan cek fisik kepada seluruh petugas
cleaning service ketika keluar pulang.
7. Pengecekan APAR di Area Ruang JH Awal  BM meminta agar JH melaporkan
Page 6 of 8
 Sewa Tenant. Oktober fisik APAR.
2017.  Akan dibuatkan surat pemeriksaan
APAR diarea Tenant Pertagas dan
Lubricants.
8. BPJS Petugas Security Juli 2016.  Seluruh petugas kecuali petugas
baru sudah mempunyai kartu BPJS.
 Untuk BPJS pension apabila dalam
jangka waktu 1 (satu) tahun tidak
dilakukan pembayaran iuran oleh
pihak PT. Multi ke BPJS maka
Management OC akan mengklaim
uang tesebut dan akan diserahkan
ke karyawan ybs.
 BPJS Pensiun seluruh anggota
masih belum aktif.
 BM akan meng up date diakhir
bulan Des 2019.
9. Persiapan Latihan Fire Drill 28 Nov  Laporan Kegiatan Fire Drill
2019.
Done
Parking
1. Setelah jam 10 malam petugas Team Note  Team security sudah menyediakan
parkir serah terima kendaraan d Security buku serah terima bukti tanda
kepada security dan keesokan dan keluarnya kendaraan dari gedung
harinya security serah terima Parking Oil Centre.
kembali ke petugas parkir  Dibuatkan memo pelimpahan
dengan nilai nominal. tanggung jawab parkir saat malam
hari, dari CP ke Security.
2. Pengecatan Line Parking.  Untuk pengecatan arrow panting
dan parkir signage menunggu
material dari CP.
3. Penggantian Signage Motor  BM minta agar petunjuk lalulintas
untuk motor ditambah
4. Larangan Selain Karyawan  BM mengeluarkan perintah dilarang
Masuk ke Ruangan CP. masuk ke ruangan CP selain
karyawan untuk kepentingan yang
tidak jelas.
 Setiap meninggalkan ruangan
dalam kondisi kosong harus dikunci.
5. PT. Pertamina Gas belum bayar Progress  Fotocopy invoice untuk dilampirkan
parkir. dalam surat ke PT. Pertagas.
6. Smart Card  Seluruh karyawan Building
Management yang mempunyai
kendaraan roda empat ataupun
dua wajib menggunakan kartu
parkir/smart card untuk masuk
kedalam Gedung OC.
 Kartu seharga Rp. 30.000/ kartu
dan apabila hilang harus
mengganti kartu seharga
100.000,-/kartu.
 Apabila masuk Gedung tidak
menggunakan kartu / smart card
maka akan diberlakukan tarif
normal umum.
7. Relokasi Boom Gate.  Relokasi boom gate dari pintu
Page 7 of 8
 keluar depan Gedung ke pintu
masuk depan gedung.
8. Permohonan repainting errow  Akan diajukan ke pihak
line parkir lt. 1 Centrepark.
9. Cutting Sticker  Akan diminta kembali pembuatan
cutting sticker untuk perubahan
tarif.
Lain-lain
1. Apabila Kedapatan Merokok  Ruang CP, Housekeeping &
diruang kerja makan akan Engineering apabila kedapatan
dikenakan denda berupa : yang merokok akan didenda
sebesar Rp. 600.000,-
2. Persiapan Latihan Fire Drill Yl  Akan dibuat laporan kegiatan Fire
Drill.
3. Latihan P3K  Yl akan menghubungi pihak yang
dapat memberikan latihan
mengenai P3K
4. Pembuatan IC Card dan Tenant  Akan dibuat ID Card baru
Directory.  Pembuatan Tenant Directory yang
terbaru

Dibuat Oleh, Disetujui, 16 Januari 2020

Yuli John Soeyatna

Page 8 of 8