Nama : Rafida Rahma Aulia

Kelas : XII APH 3

No Absen : 25

PROSEDUR PENANGANAN BARANG BAWAAN TAMU TIBA (CHECK IN)

FORMAT PROSEDUR

A. Mengeluarkan barang bawaan tamu tiba individual (Unloading Luggage)

STAFF KEGIATAN UTAMA DESKRIPSI KEGIATAN

staff Kegiatan utama Deskripsi kegiatan

doorman Menyambut dan Doorman harus menyambut dan memberikan salam

memberikan pada tamu yang datang ke hotel.
salam pada Tujuannya :
tamu
untuk memberikan kesan ramah dan agar tamu merasa
tersanjung..

 Saat tamu datang dengan mobil/taxi atau bis,

Membukakan dan Pastikan agar kendaraan benar-benar berhenti sebelum pintu
menutup pintu kendaraan dibuka
mobil
 Beri bantuan kepada tamu keluar dari kendaran,
terutama berikan perhatian khusus bagi tamu orang tua, anak-
anak, wanita hamil dan tamu yang cacat atau tamu yang
menggunakan tongkat.

 Tutup kembali pintu kendaran dengan hati hati dan

Jangan dibanting

Bellboy / Mengeluarkan  Bell Boy menghampiri tamu yang datang dan menawarkan
porter barang bawaaan bantuan untuk membawa barang barang nya
tamu
 Bell Boy mengeluarkan barang bawaan tamu dari
bagasi dengan hati-hati dan hindari benturan agar tidak terjadi
kerusakan pada barang bawaan tamu.

Menempatkan  Setelah barang bawaan tamu dikeluarkan dari bagasi mobil,

barang bawaan barang tersebut ditempatkan di Area Main Entrance cek keadaan
 tamu barang bawaan tamu dan pastikan tidak ada yang rusak

 Jika barang bawaan tamu sebelumnya sudah rusak, beritahu

tamu dengan sopan untuk menghindari pihak hotel bertanggung
jawab atas kerusakan tersebut (Limited expenses). Pastikan tidak
ada barang bawaan tamu yang tertinggal di dalam bagasi
kendaraan tamu.

 Jika barang bawaan cukup banyak gunakan kereta barang.

B. Mendaftarkan Tamu dan mengantarkan Tamu kamar (Installing Guest)

Staff Kegiatan utama Deskripsi kegiatan

Doorman Menyambut dan Menyambut dan memberikan salam pada tamu. Doorman harus
memberikan salam menyambut dan memberikan salam pada tamu yang datang di
pada tamu pintu masuk Main Entrance.
Tujuannya untuk memberikan kesan ramah dan agar tamu
merasa tersanjung

Membukakan pintu Doorman membukakan pintu terlebih dahulu dan

Main Entrance mempersilahkan tamu masuk jika pintu tidak otomatis terbuka.
Bellboy / Memasuki lobby  BellBoy Mengarahkan tamu Menuju lobby
porter
 Bell Boy mempersilahkan Tamu Untuk mendaftar

 Bell Boy menempatkan barang bawaan tamu selama tamu

mendaftar di area dekat disamping tamu namun jangan sampai
menimbulkan kecelakaan kecil karena barang bawaan terlalu
dekat dengan kaki tamu atau tamu lain salah mengambil barang.

 Gantungkan kartu barang (luggage tag) isi dengan informasi

tamu
 Nama Tamu
 Nomor Kamar
 Nama barang

Menunggu tamu  Bell Boy menunggu tamu yang sedang melakukan registrasi di
melakukan area dekat dengan pintu masuk atau di depan elevator
registrasi
 Bila Petugas Reception sedang melakukan proses pendaftaran
pada tamu lain, maka Bell boy dapat memberikan saran pada
tamu yang masih lama menunggu untuk dipersilahkan duduk di
lobby sampai pada gilirannya.

Menerima kartu  Jika tamu meminta pengantaran ke kamar, maka Bell Boy akan
tamu dipanggil oleh petugas penerima tamu dan BellBoy menerima
kartu tamu

 Segera baca kartu tamu dan salin pada kartu gantung tanda
barang ( luggage tag )

Menerima kunci Saat menerima kunci kamar tamu, cek terlebih dahulu jangan
kamar lupa periksa kembali nomor yang tertera pada kunci kamar.
Terkadang kunci kamar untuk menghindari kesalahan
penempatan pada rak kunci.

Mengambil kartu  Sebelum mengantar ke kamar Bell Boy akan menerima

bellboy ( bell boy BELLBOY ERRAND CARD dari Bell Captain dan membawa barang
errand card ) bawaan tamu ke kamar.

 BELLBOY ERRAND CARD akan diisi oleh Bell Boy setelah

mengantarkan tamu ke kamar.

Memasuki lift  Jika Hotel tersedia Lift maka

 Petugas Lift Operator akan memberikan Salam kepada Tamu
 Tamu dipersilahkan masuk terlebih dahulu
 Petugas Lift operator akan menanyakan nomor kamar
 Setelah sampai ift Operator akan mempersilahkan tamu untuk
masuk terlebih dahulu
Mengarahkan tamu  Bell boy memberikan petunjuk arah ke kamar tamu
menuju kamar  Bell boy dapat memberikan informasi tentang area atau
ruangan yang dilaluinya

Memasuki kamar  Setelah sampai didepan kamar Bell boy mengetuk pintu kamar
tamu terlebih dahulu ( Maksimal 3 ketukan/Bell)
 Bell Boy memasuki kamar tebih dahulu dengan
Tujuan meletakan barang dikamar
 Bell Boy menyalakan lampu, membuka pintu dan menyalakan
lampu dan pendingin ruangandi kamar
 Setelah kondisi aman, persilahkan Tamu untuk masuk
 Bell boy meletakan barang bawaan tamu sesuai
jenisnya misalnya Suitcase di luggage rack, Breifcase
di dressing table, cosmetic case di washbasin table atau
Garment bag di wardrobe
 Bell Boy menjelaskan fasilitas kamar searah jarum jam
 Kemudian Bell boy Memberikan kunci kamar Jika masih
manual kepada tamu
 Ucapkan selamat beristirahat dan menawarkan bantuan
kebutuhan tambahan jika ada
 Tinggalkan tamu dengan sopan dan menutup pintu

Prosedur Ada beberapa hal yang harus menjadi perhatian bagi

keamanan pihak hotel yaitu

 Tamu menginap tanpa barang bawaan

 Jumlah tamu yang tinggal melebihi dari kapasitas ( yang tertera
pada kartu pendaftaran ) seharusnya
 Segera informasikan kepada bagian bell captain
 Segera laporkan kepada atasan jika menemukan hal-hal yang
mencurigakan dan dapat menimbulkan
permasalahan di hotel.

Melengkapi Setelah Bell boy melakukan pekerjaannya mengantarkan tamu ke

catatan dan kamar maka segeralah lapor kepada errand control sheet dan
laporan melengkapi beberapa catatan antara lain

 BELL BOY ERRAND CARD ( diisi oleh bell boy )

 BELL BOY CONTROL SHEET (disi oleh bell captain)
 ERRAND CONTROL SHEET (diisi oleh bell captain )