KOMUNIKASI BISNIS

Koresponden Dalam Bisnis

Disusun Oleh:
Kelompok 6

1. Ni Putu Audi Marcia Jivanka (1902622010400 / 11)

2. Kadek Santhi Dwi Trisnawati (1902622010407 / 18)
3. Kadek Aris Apriliani (1902622010409 / 20)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FALKUTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Koresponden Dalam Bisnis ini
tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas pada mata kuliah Komunikasi Bisnis. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk
menambah wawasan bagi para pembaca dan juga bagi penulis. Kami mengucapkan terima kasih
kepada Ni Putu Lisa Ernawatiningsih, SE., M.Si selaku dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis
yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai
dengan bidang studi yang kami tekuni. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membagi sebagian pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah ini. Kami menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan makalah
ini.

Denpasar, 18 September 2021

Kelompok 6

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................................ 1

DAFTAR ISI .............................................................................................................................................. 2
BAB I ......................................................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN ...................................................................................................................................... 3
1.1 LATAR BELAKANG ................................................................................................................ 3
1.2 RUMUSAN MASALAH ............................................................................................................ 3
1.3 TUJUAN PENULISAN .............................................................................................................. 3
BAB II ........................................................................................................................................................ 4
PEMBAHASAN ......................................................................................................................................... 4
2.1 Pengertian Korespondensi ....................................................................................................... 4
2.2 Peranan Korespondensi dalam Bisnis ...................................................................................... 4
2.3 Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi .................................................................... 5
2.4 Fungsi Surat ............................................................................................................................ 5
2.5 Penggolongan Surat ................................................................................................................ 7
2.6 Bagian-Bagian Surat ............................................................................................................... 8
2.7 Bentuk Surat.......................................................................................................................... 11
BAB III ..................................................................................................................................................... 16
PENUTUP ................................................................................................................................................ 16
3.1 KESIMPULAN ................................................................................................................. 16
3.2 SARAN ............................................................................................................................. 16
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................... 17

2
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian

pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda,
maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang
atau lembaga lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi
bisnis merupakan bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi
bisnis dengan harapan untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah
memperoleh keuntungan atau profit. Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap
tentang berbagai hal yang berkaitan dengan korespondensi bisnis, maka dalam makalah ini
dibahas antara lain pengertian korespondensi, peran korespondensi, pihak-pihak yang
terlibat dalam korespondensi, fungsi, penggolongan, bagian-bagian dan bentuk surat.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud dengan korespondensi?

2. Apa saja peranan korespondensi dalam bisnis?
3. Siapa saja pihak- pihak yang terlibat dalam korespondensi?
4. Apa saja fungsi surat?
5. Bagaimana penggolongan surat?
6. Apa saja bagian - bagian surat?
7. Bagaimana bentuk surat?
1.3 TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahuiapa yang dimaksud dengan korespondensi.
2. Untuk mengetahui apa saja peranan korespondensi dalam bisnis.
3. Untuk mengetahui siapa saja pihak- pihak yang terlibat dalam korespondensi.
4. Untuk mengetahui apa saja fungsi surat.
5. Untuk mengetahuipenggolongan surat.
6. Untuk mengetahui bagian - bagian surat.
7. Untuk mengetahui bagaimana bentuk surat.

3
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondentie (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak
yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh
karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat.
Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat
bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan.
Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa
surat elektronik (e-mail).
E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa
layanan internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila
berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang
cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi
dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan.
2.2 Peranan Korespondensi dalam Bisnis
Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis
sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1) Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi.
Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata
bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan
tersebut disebabkan, yaitu:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang
baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan
surat.

4
 Surat yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru
akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak langsung
merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
2) Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar
bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik.
Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama yang baik.
3) Menyebarkan kegiatan.
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan
pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan
perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.
2.3 Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi adalah:
1) Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang menandatangani
surat.
2) Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3) Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespodensi.
4) Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5) Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat
yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta
menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6) Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
2.4 Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1) Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan bukti “hitam di atas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya:
surat perjanjian, surat nikah, akta kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.

5
2) Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas
yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi
sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
3) Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai
kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.
4) Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya: surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
5) Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya:
surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam
suatu perjalanan.
6) Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan citra,
mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
7) Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai petimbangan. Surat
merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya: surat
rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
8) Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan
demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-menyurat.
9) Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun, melalui
surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat dihindari.
10) Sarana meningkatkan kerjasama dengan pihak lain
Kerjasama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat
menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerjasama dalam upaya mencapai
tujuan organisasi.

6
2.5 Penggolongan Surat
1) Menurut isi dan pengirimnya f. Faksimili
a. Surat resmi (Dinas Pemerintah) g. Kartu pos
b. Surat niaga atau surat bisnis h. Wesel/warkat pos
c. Surat pribadi 4) Menurut jaminan keamanan
2) Menurut maksud dan tujuannya a. Surat sangat rahasia
a. Surat pemberitahuan b. Surat rahasia
b. Surat keputusan c. Confidential (terbatas)
c. Surat perintah d. Surat biasa
d. Surat edaran 5) Menurut urgensinya
e. Surat peringatan a. Surat kilat khusus
f. Surat panggilan b. Surat kilat (amat segera)
g. Surat permintaan atau c. Surat biasa
permohonan 6) Menurut alirannya
h. Surat perjanjian a. Surat keluar
i. Surat penawaran b. Surat masuk
j. Surat pesanan 7) Menurut kegunaannya
k. Surat laporan a. Surat konsep
l. Surat pengantar b. Surat asli
m. Surat lamaran pekerjaan c. Surat tembusan
n. Surat penegasan d. Surat petikan
o. Surat penuntutan (klaim) 8) Menurut nilai isinya
3) Menurut wujud/bentuknya a. Surat rutin
a. Surat bersampul b. Surat tidak rutin
b. Memorandum atau nota 9) Menurut sifatnya
c. Telegram a. Surat yang bersifat mengatur
d. Telex b. Surat yang bersifat tidak
e. Radiogram mengatur

Bagian-Bagian Surat
Secara umum, mencakup bagian berikut:

7
2.6 Bagian-Bagian Surat
Secara umum, surat mencakup bagian berikut:
1) Kepala surat atau kop surat
Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu organisasi yang berisi nama
organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail, nomor kotak
pos, alamat kawat, logo, atau lambang, dan lain-lain.
Contoh Kepala surat atau kop surat:

Contoh 1

Contoh 2
Guna kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat
b. Sebagai identitas organisasi
c. Sebagai lambang atau simbol organisasi
d. Sebagai alat promosi
2) Tanggal pembuatan surat
Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu membalas
surat dan mempermudah pengagendaan surat oleh penerima.
3) Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Nomor surat biasanya dipakai dalam surat-surat dinas (resmi)
Guna nomor surat:
a. Mempermudah pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan
b. Mempermudah penunjukan surat menyurat

8
 c. Mempermudah penyimpanan
d. Mengetahui jumlah surat yang dibuat
Lampiran surat diisi dengan hal hal yang dicantumkan sebagai lampiran surat. Dalam
surat niaga/bisnis, semua lampiran harus disebutkan satu per satu. Sementara dalam surat
dinas cukup dituliskan lampiran satu lembar/berkas.
Hal atau perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah
penerima dalam membahas isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan.
4) Nama dan alamat yang dituju
Penyebutan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika disebutkan
jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu digunakan.
Contoh:
- Alamat yang ditujukan kepada perorangan:
Yth. Sdr. Mahendra
Jl. Kepundung 19
Denpasar
- Alamat yang ditujukan kepada jabatan:
Yth. Direktur PT. Adicipta Carakajaya
Jl. Tukad Yeh Penet No.2
Denpasar
- Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah:
Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nesional
J1. Senayan
Jakarta
- Alamat yang ditujukan kepada perusahaan:
PT. Indomobil
Jl. Gajah Mada 1001
Jakarta

9
 - Alamat yang ditujukan kepada PO Box:
Yth. Pemilik PO Box 121
Dempasar
Atau
PO Box 121
Denpasar
- Alamat dengan menggunakan u.p (untuk perhatian):
Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Unud
Jl. PB Sudirman
Denpasar
u,p. : Pembantu Dekan II
5) Salam pembuka dan paragraf pembuka
Salam pembuka surat atau salutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa
tidak janggal (misalnya, dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, dan lain-lain).
Paragraf pembuka berguna untuk mengantarkan isi surat yang sesungguhnya agar
diketahui alasan pembuatan surat tersebut.
6) Isi Surat
Isi surat merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang ingin
disampaikan.
7) Salam Penutup dan Paragraf Penutup
Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan, atau
pengarahan. Paragraf penutup dipergunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut telah
berakhir. Misalnya, hormat kami.
8) Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Tanda tangan berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat
tersebut. Nama jelas berguna untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat
tersebut. Sementara jabatan menunjukkan pihak yang mengirim surat dan berhak atas
surat tersebut.
9) Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)
Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang
berhubungan secara teknis dengan isi surat.

10
 10) Inisial
Singkatan atau inisial hanya dipakai dalam surat bisnis saja, sedangkan untuk surat dinas
cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep surat. Inisial dipakai untuk
mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang mengetik sehingga mudah
dihubungi bila ada kekeliruan.

2.7 Bentuk Surat

Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Setiap
bagiansurat memillki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk
pengelolaan surat. Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat,
yaitu:
1) Bentuk lurus penuh (full block style)

11
2) Bentuk lurus (block style)

12
3) Bentuk setengah lurus (semi block style)

13
4) Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)

14
5) Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

15
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondentie (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Korespondensi juga
diartikan sebagai surat menyurat. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan untuk
menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat, menciptakan kerja sama yang baik dan
menyebarkan kegiatan. Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi
adalah koresponden, redaktur, sekretaris, juru ketik, register, dan kurir. Selain sebagai alat
komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi yaitu tanda bukti tertulis yang otentik,
alat pengingat, dokumen historis, pedoman kerja, jaminan keamanan, utusan atau duta
organisasi, dasar penilaian dan keputusan, sebagai barometer kegiatan organisasi, alat untuk
menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman, serta sebagai
sarana meningkatkan kerjasama dengan pihak lain. Penggolongan surat dibedakan
berdasarkan isi dan pengirimnya, maksud dan tujuannya, wujud/bentuknya, jaminan
keamanan, urgensinya, alirannya, kegunaannya, nilai isinya, dan sifatnya. Bagian-bagian
surat terdiri dari kepala surat atau kop surat, tanggal pembuatan surat, nomor, lampiran, dan
hal atau perihal, nama dan alamat yang dituju, salam pembuka dan paragraf pembuka, isi
surat, salam penutup dan paragraf penutup, tanda tangan, nama jelas, dan jabatan,
tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy), dan inisial. Menurut pola umum surat menyurat,
ada beberapa macam bentuk surat, yaitu bentuk lurus penuh (full block style), bentuk lurus
(block style), bentuk setengah lurus (semi block style), bentuk bertekuk atau bergigi (indented
style), dan bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style).
3.2 SARAN
Meskipun kami menginginkan kesempurnaan dalam penyusunan makalah ini tetapi
kenyataannya masih banyak kekurangan yang perlu kami perbaiki. Hal ini dikarenakan
masih minimnya pengetahuan yang kami miliki. Oleh karena itu kritik dan saran yang
membangun dari para pembaca sangat kami harapkan untuk perbaikan ke depannya. Semoga
makalah ini bisa bermanfaat untuk menambah pengetahuan rekan-rekan siswa pada
khususnya dan para pembaca pada umumnya.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi,Sutrisna. 2007, Komunikasi Bisnis. Edisi 1. Penerbit : C.V Andi Offset, Yogyakarta

17