Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

MEMBUAT RAPAT EFEKTIF

Tujuan: Siswa mampu membuat pertemuan yang baik.

Siswa mampu memimpin rapat.

A. Presentasi

Apa yang membuat pertemuan menjadi baik? Sarankan apa yang Anda pikirkan
tentang karakteristik pertemuan yang sukses.

1
 B. Praktek

1. Dengarkan rekaman Paul Beck, seorang insinyur, berbicara

tentangkarakteristik pertemuan bisnis yang sukses. Dia membuat lima dari
delapan poin di bawah ini. Identifikasi urutan yang benar dari titik-titik ini.

Ada agenda tertulis. 

Tujuan yang jelas — diketahui semua orang. 
Menghargai waktu yang tersedia/perencanaan waktu. 
Kursi yang bagus — kontrol yang efektif.

Emosi tetap terkendali. 
Persiapan yang baik. 
Semua orang bisa mengatakan apa yang perlu mereka katakan.

Mencapai tujuan. 

Memimpin rapat

"Tuan Skelton, bisakah saya keluar dan bermain sekarang?"

Menurut Anda apa fungsi ketua dalam rapat?

1. Dengarkan rekaman pertemuan di Hilo Co., anak perusahaan kecil dari
perusahaan multinasional. Pertemuan itu untuk membahas penurunan laba.
Dengarkan sekali. Sebutkan yang mana dari berikut ini yang diberikan sebagai
alasan kejatuhan.
Harga terlalu tinggi. Ya Tidak
Perusahaan telah membuang-buang uang untuk penelitian dan pengembangan.
Ya Tidak
Penjualan turun. Ya Tidak
Anggaran penjualan terlalu rendah. Ya
Tidak

2
 Tidak ada yang menyukai Chief Sales Executive.
Ya Tidak
Produknya sudah tua. Ya Tidak

Dengarkan kembali, perhatikan peran kursi dalam diskusi.

2.
Centang (V) yang mana dari fungsi berikut yang dilakukan ketua pada
pertemuan ini.

Terima kasih orang-orang  

untuk datang. Mencegah interupsi.

Memulai rapat tepat waktu.  Membuat orang terpaku pada 

topik.
Menyatakan tujuan.  Memberikan pendapat pribadi. 

Merujuk pada agenda.  Ringkasan. 

Mengubah agenda.  Meminta komentar. 

Berbicara tentang  Memutuskan kapan harus 

pertemuan sebelumnya. istirahat.
Memperkenalkan pembicara  
Menutup rapat.
pertama.

Menetapkan tujuan pertemuan

1. Di bawah ini adalah agenda rapat Unit Penelitian Lingkungan yang belum
selesai. Dengarkan rekaman awal pertemuan. Anda akan mendengar
sambutan pembukaan dari kursi, James Rizzo. Catat tujuan rapat dengan
mengisi ruang-ruang pada agenda.

Pertemuan Kuartalan Unit Penelitian Lingkungan

24 Mei 19—
Kamar A 32, Taman Sains Sisi Selatan
Peserta: James Rizzo (Ketua), Sonia Sandman,
Vince Hamden., Russel James.
Waktu: 10.00 Selesai: 12.00
Jadwal acara
1. (A) proyek sekarang
1.1 Hidroklir
1.2 pengurangan PCB

3
2. ( B )
3. ( C )
– pemerintah
– Perserikatan Bangsa-Bangsa / Organisasi Kesehatan Dunia
– Industri

Menyatakan dan meminta pendapat

1. Dengarkan rekaman direktur perusahaan farmasi yang membahas

pembelian peralatan kontrol produksi baru. Mereka harus memilih antara
dua pemasok alternatif, A dan B. Saat Anda mendengarkan, lihat grafik
di bawah ini yang menunjukkan perkembangan pangsa pasar pemasok
A dan B.
Saham
25 Perbandingan
___________ pangsa pasar pangsa pasar
sebenarnya yang
--------------- perkiraan diproyeksika
A n:
Perusahaan A

a) Secara teknis, sistem mana yang terbaik?

b) Mana yang paling murah?
c) Sistem mana yang tampaknya menjadi pilihan terbaik? Mengapa?

2. Dengarkan lagi. Sebutkan contoh bahasa yang digunakan untuk :

a) minta pendapat
b) pendapat negara.

Menginterupsi dan menangani interupsi

1. Dengarkan rekaman diskusi di kantor penjualan Eropa dari American Sport

Utility Vehicle (SUV), Amass. Ini menyangkut rencana iklan peluncuran truk
baru, Amass 4 PLUS. Manajer pemasaran, Matt Haslam, menjelaskan idenya.
Tandai pernyataan berikut sebagai Benar (T) atau Salah (F).

4
 a)Truk tersebut akan dijual kepada pengguna profesional SUV.

b)Ini tidak akan digunakan sebagai SUV pasar massal. 
a)Matt ingin mempertahankan agensi yang sama yang selalu mereka
gunakan. . 
b)Matt menggunakan penelitiannya sendiri untuk membantunya membuat
keputusan. 
c)Mengubah biro iklan akan dikenakan biaya 50% lebih banyak


2. Dengarkan lagi. Beri nomor pada frasa penyela berikut sesuai urutan yang
Anda dengar.
a) Ya, tapi Matt, jika saya bisa mengganggu Anda lagi. Kita sedang
membicarakan uang serius
di sini. Kita harus berhati-hati... 
a) Er, permisi, Matt, sebentar. Itu klaim besar... 
b) Ini adalah hal yang paling penting. 
c) Sebentar! Bisakah kita mulai dengan beberapa dasar? 
a) Ya, jadi, pilih pasar profesional terlebih dahulu, lalu pasar massal,
sebuah kendaraan di jalan raya. 
d) Tapi kenapa? CMA baik-baik saja di masa lalu. 
e) Biar jelas dimana,.. siapa penontonnya, apa targetnya
kelompok... 
b) Apa! Sebagian besar agensi mengenakan biaya lebih dari CMA.

c) Anda berencana untuk menggunakan agen kami yang biasa, CMA?

3. a) Diskusikan gaya pertemuan Amass.
b) Bagaimana Matt menangani interupsi? Apakah pendekatannya berubah
setiap saat selama ekstrak?
c) Apakah menurut Anda interupsi itu tepat?

Meminta dan memberi klarifikasi

5
 1. Dengarkan bagian dari pertemuan di mana Victoria Lenning, direktur
perusahaan Anglo-Amerika, berbicara dengan rekan kerja tentang
kemungkinan lokasi untuk menemukan pabrik di Basque Country di
Spanyol utara. Dia menjelaskan latar belakang sejarah industri di
wilayah tersebut. Dengarkan sekali dan identifikasi yang berikut ini:

a) dua industri penting secara historis di kawasan ini

b) status industri ini sekarang.

2. Victoria dua kali terganggu oleh permintaan klarifikasi. Dengarkan

ekstraknya lagi dan ikuti struktur untuk bagian pertama pertukaran.
Kemudian tulis dalam frasa yang digunakan untuk fungsi yang
sama di bagian kedua.

Victoria Lenning peserta lainnya

Industri utama adalah ...

(menyatakan ide atau pendapat)
Eh, maaf, bolehkah saya bertanya
sesuatu?
(permintaan klarifikasi)
Ya, tentu saja. Faktanya .
(mengklarifikasi informasi

Jadi….jelas?
(memeriksa bahwa semuanya
sekarang jelas)
Ya terima kasih.
(konfirmasi)

Sekarang, untuk kembali ………

(a) ………………………………………

(b) ………………………………………

(c) ………………………………………

(d) ………………………………………

Mengakhiri Rapat

1. a) Anda akan mendengar rekaman akhir pertemuan tentang

kemungkinan keputusan untuk menempatkan pabrik di Negara
Basque.Pilih mana dari berikut ini, A, B atau C ringkasan terbaik dari
pertemuan tersebut.

6
A. Pertemuan itu sepakat untuk menempatkan pabrik baru di
Basque Country di Spanyol karena infrastrukturnya sangat
bagus.
B. Mengenai kemungkinan lokasi pabrik di Basque Country di
Spanyol, infrastrukturnya bagus, lebih banyak pekerjaan yang
diperlukan untuk implikasi keuangan dalam memilih kota atau
lokasi kota kecil.
C. Diskusi kemungkinan lokasi pabrik di Basque Country,
infrastruktur bagus, belum ada keputusan di mana lokasi pabrik
baru.