Kontrak tertulis

Tujuan negosiasi adalah untuk mencapai kesepakatan sewa yang menguntungkan kedua belah
pihak, dalam waktu singkat. Aturan – aturan umum untuk negosiasi contohnya seperti
bertindak secara profesional, percaya diri , bekerja sama dengan agen leasing luar, dan tidak
melibatkan pengacara pada negosiasi awal. Manajer harus memiliki pengetahuan tentang
properti, pasar, tujuan pemilik, dan kebutuhan penyewa untuk mencapai kesepakatan yang
memuaskan antara para pihak
Konsensi
pemberian hak oleh PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA untuk melakukan kegiatan
pengusahaan jasa dalam jangka waktu tertentu dan kompensasi tertentu.

Konsesi yang umum dalam penyewaan ruang kantor terkait negosiasi sewa yang
menguntungkan calon penyewa. Agar menarik, suatu konsesi harus meringankan masalah
dasar atau memuaskan keinginan tertentu dari calon pelanggan. Saat menegosiasikan
persyaratan sewa, manajer properti harus menyeimbangkan keinginan dan kebutuhan prospek
dengan tujuan pemilik dalam hal situasi pasar. Manajer harus selalu ingat bahwa konsesi
berarti uang yang hilang dari pemilik dan mempengaruhi nilai ekonomi total sewa.

Negosiasi adalah proses memberi dan menerima, dan prasyarat pertama dari seorang
negosiator yang sukses adalah mengenali konsesi mana yang akan dikorbankan oleh satu
pihak sebagai imbalan bagi pihak lain yang dianggap lebih bernilai. Item berikut biasanya
terbuka untuk negosiasi:
- Klausa eskalasi
- Penugasan dan subletting
- Klausa recapture
- Layanan oleh land lord
- Kepemilikan
- Renovasi
- Standar bangunan

Klausa eskalasi (kenaikan biaya)

• Klausa eskalasi biasanya dimasukkan ke dalam ketentuan perjanjian
Karena sebagian besar sewa kantor untuk jangka waktu lebih dari satu tahun, klausa eskalasi
biasanya dimasukkan ke dalam ketentuan perjanjian
Coontohnya Klausul seperti itu mencakup kenaikan tahunan pajak real estate dan biaya
opesaional
yang tak bisa dihindari dalam pajak real estat dan biaya operasional selain untuk
mengimbangi perkiraan kenaikan sewa di pasar.

Dimana terktai Metode perhitungan sangat bervariasi. Kenaikan pajak dan biaya dari tahun
dasar yang ditetapkan dapat diprorata, berdasarkan persentase penyewa dan total ruang yang
ditempati, kemudian ditagih dan dibayar sebagai biaya terpisah; atau bisa juga dalam kasus
lain tarif sewa dasar disesuaikan secara langsung.

Beberapa sewa menghitung kenaikan mengacu pada angka tahun dasar yang telah
disesuaikan untuk mencerminkan hunian penuh. Hal ini paling menguntungkan bagi
penyewa, terutama ketika tahun dasar adalah tahun pertama usia bangunan, ketika leasing
masih berlangsung.
Misalnya, jika biaya tahun dasar berjumlah $500.000 untuk sebuah bangunan yang
hanya terisi 50% dan biaya operasional dari tahun perbandingan pertama sebesar Tingkat
hunian 75% mencapai $1,25 juta, jumlah kenaikan yang dirata-ratakan di antara para
penyewa adalah $750.000. Namun, jika angka tahun dasar disesuaikan menjadi $1 juta untuk
mencerminkan hunian penuh, jumlah yang akan diprorata setelah tahun pertama hanya akan
menjadi $250.000, penghematan yang cukup besar bagi penyewa.

Maka dari menguntungkan bagi penyewa, terutama ketika tahun dasar adalah tahun
pertama usia bangunan dimana mendapatkan jum,lah rata rata sebesar 750 rb dollar sebuah
bangunan yang hanya terisi 50% dan biaya operasional dari tahun perbandingan pertama
sebesar Tingkat hunian 75% mencapai $1,25 juta, Namun, jika angka tahun dasar
disesuaikan menjadi $1 juta untuk mencerminkan hunian penuh, jumlah yang akan diprorata
setelah tahun pertama hanya akan menjadi $250.000, penghematan yang cukup besar bagi
penyewa.

Metode eskalasi alternatif yang unik untuk praktik leasing adalah penggunaan
expense stop. Dengan metode ini, land lord ( tuan rumah/ agem) berkewajiban untuk
membayar biaya sampai dengan angka dolar tertentu per kaki persegi per tahun; kelebihannya
dirata-ratakan kepada penyewa.

Tugas dan subletting.

Subletting adalah metode umum untuk menempati properti komersial alih-alih mengeksekusi sewa
konvensional langsung dengan pemilik. Alasan paling umum mengapa ruang penyewa menyewakan
adalah untuk menghemat uang dan waktu.

Hampir selalu, subleases memiliki harga yang di bawah harga pasar untuk properti serupa, yang
sering kali termasuk aksesori dan furnitur tanpa biaya tambahan..

Subletting terjadi jika seseorang, yang merupakan penyewa properti, menemukan orang lain untuk
membayar sebagian atau seluruh sewa bulanan. Orang itu adalah sublessee.

Subleases sering merupakan situasi di mana "hujan satu perusahaan adalah langit biru untuk yang
lain".

Menyewakan properti sewaan kepada orang lain dikenal sebagai subletting

Para penyewa properti di Australia yang menyewa tempat tinggal mereka dari
penyewa lainnya, bukan dari pemilik rumahnya,

Hak untuk menetapkan atau menyewakan tempat yang disewa dapat menjadi vital bagi
penyewa. Ini melindungi penyewa dari ekspansi yang cepat atau keruntuhan dalam bisnis.
Tanggung jawab penyewa sama sekali tidak berkurang ketika ruang diberikan atau
disewakan, tetapi penyewa dapat mengosongkan tempat tanpa kerugian finansial yang besar.
Banyak sewa menetapkan bahwa penyewa dapat menyewakan tempat hanya setelah
mendapatkan persetujuan tertulis dari pemilik dan telah menyampaikan pemberitahuan
kepada pemilik. Dimana Menyewakan properti sewaan kepada orang lain dikenal sebagai
subletting

Klausa Recapture.
klausul perebutan kembali mengacu pada ketentuan sewa yang umum di properti komersial yang
memungkinkan tuan tanah / land lord untuk mengakhiri sewa dan mempertahankan kepemilikan
properti.

Poin Penting

 Klausul perolehan kembali adalah komponen kontrak sewa komersial yang menyatakan
bahwa pemilik dapat mengklaim kembali properti sebelum masa sewa berakhir.
 Pemilik properti hanya dapat mengklaim kembali properti setelah peristiwa pemicu,
yang dinegosiasikan oleh pemilik dan calon penyewa sebelumnya.
 Peristiwa pemicu umum bisa jadi jika penyewa memutuskan untuk menyewakan
properti kepada pihak ketiga menggunakan sublease.
 Peristiwa pemicu dalam persentase sewa — di mana tuan tanah menerima uang sewa
dan potongan pendapatan — mungkin terjadi jika penjualan penyewa turun di bawah
metrik tertentu.

Bagaimana Klausa Recapture Bekerja

Klausul penangkapan kembali mengacu pada ketentuan dalam kontrak yang memungkinkan penjual
aset untuk mengambil kembali aset tersebut dalam kondisi tertentu. Ini adalah komponen umum
dari sewa real estat komersial, sebagai lawan dari sewa properti hunian. Dalam sewa semacam itu,
klausul memberi pemilik hak untuk mengambil kembali kepemilikan properti sebelum berakhirnya
masa sewa. Rincian klausul dinegosiasikan oleh lessor dan lessee dan dimasukkan dalam perjanjian
leasing. Detail terpenting dari klausa penangkapan kembali adalah apa yang disebut pemicu —
peristiwa yang memungkinkan pemilik properti untuk mulai merebut kembali.

Klausul Penugasan dan Penetapan Ulang

Pemicu yang umum adalah niat penyewa untuk mengalihkan properti ke pihak ketiga melalui sewa
menyewa. Untuk alasan ini, klausul perolehan kembali terkait erat dengan klausul penugasan sewa ,
dan keduanya biasanya dinegosiasikan bersama. Tuan tanah lebih memilih untuk membiarkan kata-
kata klausa penangkapan kembali tidak jelas untuk memberikan fleksibilitas saat penyewa meminta
izin untuk penugasan.
Jika bisnis penyewa berkinerja buruk dan bermaksud untuk menutupnya, bisnis tersebut mungkin
berusaha untuk menyewakan properti yang disewakan kepada bisnis lain daripada gagal membayar
sewanya dengan pemiliknya. Namun, tuan tanah biasanya lebih suka memulai sewa baru dengan
bisnis baru secara langsung. Ketika penyewa pertama memberi tahu pemiliknya tentang niatnya untuk
menetapkan properti ke bisnis baru, pemilik mungkin memilih untuk meminta klausul sewa kembali.
Menangkap Kembali Klausul dalam Persentase Sewa

Pemicu umum kedua muncul dari ketertarikan pemilik pada penyewa yang mempertahankan tingkat
pendapatan tertentu. Dalam persentase sewa , pemilik dan penyewa menyetujui sewa dasar ditambah
persentase tambahan dari pendapatan yang harus dibayarkan kepada pemilik. Ini dapat
menguntungkan penyewa karena sewa dasar biasanya di bawah harga pasar dan sewa marjinal hanya
akan jatuh tempo jika penjualan berkinerja baik.
Persentase sewa memungkinkan pemilik properti meminta klausul perolehan kembali ketika
pendapatan bisnis penyewa turun di bawah tingkat tertentu. Ini adalah acara pemicu. Dalam kasus
properti bersama seperti pusat perbelanjaan, tuan tanah akan merebut kembali properti dengan
harapan mereka dapat mendatangkan penyewa lain dengan pendapatan yang lebih tinggi. Ini
membantu keuntungan pemilik dan juga dapat mendatangkan bisnis tambahan untuk penyewa lain
dari pemiliknya.

Ketentuan ini memberi pemilik hak untuk menguasai kembali ruang yang tidak ditempati
atau disewakan oleh penyewa. Klausul recaptucre mengacu pada ketentuan dalam kontrak yang
memungkinkan penjual aset untuk mengambil kembali aset tersebut dalam kondisi tertentu Dimana
Pemilik kemudian dapat menyewakan ruang ke penyewa lain.
Dari sisi penyewaDengan hal itu Seorang penyewa yang melihat kemungkinan untuk
menyewakan ruang dengan harga sewa yang lebih tinggi daripada yang diminta dalam sewa
dapat mengajukan keberatan.
Dari sisi land lord , Di sisi lain, land lord karena sudah ada perjanjian maka dibenarkan
dalam mengatur kontrol maksimum dari lama sewa penyewa dan persyaratan ekonomi
perjanjian sewa.

Layanan oleh land lord. Kewajiban pe milik untuk menyediakan layanan utilitas harus
dinyatakan secara eksplisit. Contoh pemilik ingin menuediakan pemanas / ac selama jam
kerja aja, tetapi penyewa inin pemanas dan ac selama jam malam dan akhir pekan. Namun
pemanasan dan ac kerja terkadang penyewa harus membayar lebih. dalam kasus ini, dasar
untuk biaya harus eksplisit dalam sewa.
Beberapa perjanjian sewa menyatakan bahwa pemilik menyediakan pemanas dan AC selama
jam kerja saja. Penyewa mungkin menginginkan pemanas dan AC pada tingkat yang
dikurangi tetapi nyaman selama jam malam dan akhir pekan. Pemanasan dan pendinginan
setelah jam kerja terkadang tersedia untuk penyewa yang membayar; dalam kasus ini, dasar
untuk biaya harus eksplisit dalam sewa.

Kepemilikan. Sebuah sewa dari kantor biasanya tidak menjadi batal jika pemilik gagal untuk
menyerahkan kepemilikan tempat pada tanggal yang disebutkan. Beberapa kelonggaran
dalam memenuhi tenggat waktu konstruksi harus dibolehkan karena besarnya pekerjaan yang
terlibat dalam menyesuaikan area dengan kebutuhan penyewa tertentu. Beberapa perjanjian
sewa memungkinkan pemilik untuk mempercepat awal periode kewajiban sewa jika penyewa
menunda pemanfaatan ruang perusahaan. Semia tergantung pada negosiasi dgn pemilik,
karena pemilik sifat nya berbeda beda.
Remodelling ruang kantor. Salah satu bidang negosiasi yang mencerminkan kondisi
ekonomi adalah masalah renovasi. Di masa lalu, ketika ruang berada pada harga premium,
penyewa yang masuk menanggung biaya untuk mengubah area agar sesuai dengan kebutuhan
mereka. Namun, ketika eksodus ke pinggiran kota dimulai, banyak perkantoran di pusat kota
dibiarkan kosong dan land lord menjadi lebih bersedia membayar biaya perubahan penyewa
yang ekstensif untuk memasukkan penyewa ke gedung mereka . agar cocok sesuai dengan yg
di inginkan . tujuan nya adalah supapa penyewa jadi memakai gedungya.

Standar bangunan. Calon penyewa berhak menerima ruang dalam kondisi standar. Penyewa
yang membutuhkan perubahan atau penambahan di luar yang diperinci dalam daftar standar
biasanya harus membayar sendiri kontraktor setelah disetujui oleh pemilik. Di beberapa
pasar, penyewa dapat menghitung penyertaan mereka sebagai konsesi yang dapat
dinegosiasikan. Dengan kata lain, bisa jadi pemilik mungkin setuju untuk membayarnya.
Standar bangunan dapat mencakup salah satu atau semua item berikut:
- Dua lapis cat pada dinding dan partisi interior
- Satu soket telepon untuk setiap ruang sewa seluas 150 kaki persegi
- Satu outlet listrik ganda 115 volt per 100 kaki persegi ruang yang dapat disewa
- Butuh sampai dengan satu kaki linier partisi interior untuk setiap 15 kaki persegi yang
disewa
- Satu pintu per setiap 30 kaki linier partisi interior
- Dekorasi Tirai venesia di semua jendela
- Karpet di area tertutup; aspal di area terbuka dan berlalulintas tinggi
- Langit-langit dari ubin akustik
- AC
Banyak bangunan besar dengan aktivitas pengubahan dan renovasi memiliki kru
konstruksi mereka sendiri atau kelompok administratif yang bertanggung jawab untuk
mengontrak, mengoordinasikan, dan mengawasi pekerjaan para insinyur, arsitek, dan pekerja
konstruksi untuk proyek renovasi. Kredit terhadap kelebihan biaya konstruksi biasanya akan
diberikan kepada penyewa untuk setiap tunjangan standar bangunan yang tidak digunakan.
Penyewa juga sering diberikan pilihan untuk mengamortisasi biaya konstruksi selama masa
sewa.

Kepatuhan pada Undang-Undang Disabilitas Amerika (ADA)

Manajer properti harus memperhatikan Undang-Undang Penyandang Disabilitas
Amerika saat membahas dan merencanakan perbaikan ruang yang disewakan. Meskipun
tidak diwajibkan, manajer properti juga harus memberi tahu penyewa tentang ADA dan
bahwa mereka mungkin memiliki kewajiban kepatuhan bersama dengan manajemen gedung.
Sewa baru harus mengalokasikan tanggung jawab untuk mematuhi ADA. Jika sewa
yang ada tidak mengandung klausul kepatuhan yang menetapkan pihak mana yang
bertanggung jawab untuk mematuhi peraturan lokal, pemilik dan penyewa harus
menegosiasikan pemahaman yang jelas tentang kewajiban kepatuhan ADA. Mugkin karena
adanya kesetaraan peluang kerja di amrika

PEMELIHARAAN DAN STAFFING GEDUNG KANTOR

Secara umum, personel pemeliharaan dan pengoperasian gedung harus mengikuti pola
yang efisien dan hemat biaya. Kebutuhan tenaga tetap untuk tukang cat, pembersih jendela,
tukang kayu, tukang listrik, tukang ledeng, penjaga garasi, dan satpam akan tergantung pada
ukuran bangunan dan kebutuhan penyewa. Banyak dari pekerjaan ini dapat dilakukan secara
lebih ekonomis dengan cara menggunakan pegawai kontrak

Menghindari Turnover
Turnover (perputaran) adalah konsep dalam akuntansi yang menghitung seberapa cepat perusahaan
menjalankan operasionalnya. Turnover paling sering digunakan untuk memahami seberapa cepat perusahaan
mengumpulkan uang dari piutang usaha atau seberapa cepat perusahaan menjual persediaanya.
Tingkat turnover  (perputaran) yang cepat dapat menghasilkan lebih banyak komisi dalam perdagangan yang
ditempatkan oleh broker.

Portofolio yang dikelola dengan aktif pastinya memiliki tingkat turnover (perputaran) yang tinggi,
sedangkan portofolio yang dikelola dengan pasif mungkin memiliki perdagangan yang lebih sedikit sepanjang
tahun. Portofolio yang dikelola dengan aktif dapat menghasilkan lebih banyak trading costs  (biaya dagang), yang
mana mengurangi tingkat pengembalian portofolio. Investasi reksadana dengan turnover berlebihan seringkali
dianggap kualitas yang rendah. 

Setelah ruang dihuni penyewa, manajer properti harus fokus menjaga hubungan baik dengan
penyewa. Pemeliharaan yang efisien adalah cara terbaik untuk menjaga penyewa yang senang
dan dengan demikian menghindari biaya pergantian yang tinggi. Pemeliharaan yang tepat
juga menjaga nilai properti.
Program pemeliharaan preventif yang komprehensif harus ditetapkan sesuai dengan
prosedur. Inspeksi rutin dan pemeliharaan preventif dapat memotong biaya perbaikan dan
penggantian dan memastikan layanan tanpa gangguan kepada penyewa. Formulir
pemeriksaan untuk interior dan eksterior bangunan kantor tersedia melalui IREM. institute of
Real Estate Management adalah komunitas manajer real estat internasional yang didedikasikan
untuk praktik bisnis yang etis, memaksimalkan nilai investasi real estat, dan mempromosikan
manajemen yang unggul melalui pendidikan dan berbagi informasi.

Turnover biasanya biaya pergantian yang tinggi kelaur masuknya nya penyewa yg
tinggi harus di hindarkan , berarti ada yg gaberes dari pihak pemilik sehingga menyebabkan
turnover yg tinggi
Kebutuhan Pemeliharaan Khusus
Contohnya pengopresasian Pengoperasian lift, pembersihan rutin, dan konstruksi baru
di properti kantor harus membutuhkan pemiliharan khusus karena berbeda dari bangunan
tempat tinggal. Pertimbangan tambahan adalah bahwa unit pemanas dan pendingin udara
besar lainnya harus dirawat oleh personel yang sangat terampil.
Operasional lift.
Dua perhatian utama manajer properti kantor terkait operasional lift yang memuaskan untuk
pergerakan orang dalam jumlah besar yang efisien selama jam sibuk pagi dan sore hari.
Elevator di gedung-gedung kantor menempuh jarak lebih jauh dan membutuhkan perawatan
terus-menerus untuk memastikan layanan, keamanan, dan kebersihan yang baik.
Dimana Instalasi elevator otomatis modern sangat rumit dan mahal sehingga sebagian besar
manajer gedung mengontrak pemeliharaan elevator dan mesinnya ke pihak luar yang khusus
untuk jenis pekerjaan ini. Kontraktor kemudian bertanggung jawab atas fungsi pemeliharaan,
seperti pelumasan, pembersihan, perbaikan, dan penggantian.
Kebersihan.
Tidak seperti properti perumahan, gedung-gedung kantor memiliki lalu lintas yang padat di
siang hari. Oleh karena itu, sebagian besar area publik harus dibersihkan pada malam hari.
Layanan kebersihan masih diperlukan pada jam-jam normal siang hari untuk membersihkan
kamar kecil, lobi, koridor, dan area publik lainnya.
Dalam hal ini Sebagian besar gedung kantor akan membutuhkan dua shift personel
kebersihan, seorang supervisor untuk setiap shift, biasanya tugas seorang supervisor
pemeliharaan umum adalah untuk mengoordinasikan semua anggota kru kebersihan. Seorang
chief engineer biasanya ditugaskan untuk memelihara mesin dan peralatan fisik
Konstruksi baru.
Manajer kantor dihadapkan dengan kemungkinan konstruksi baru setiap kali penyewa masuk,
karena sebagian besar penyewa memerlukan beberapa perubahan khusus agar ruang sesuai
dengan kebutuhan mereka.
Sekali lagi, tergantung pada alternatif mana yang menguntungkan secara ekonomi, manajer
dapat memilih untuk mengontrakkan pekerjaan tersebut atau memperkerjakan kru on site
yang terampil.
memperkerjakan kru on site dapat memberikan pendapatan tambahan untuk pemilik gedung.
Bagaimanapun, waktu menjadi hal yang penting ketika mempersiapkan ruang untuk
disewakan.

Keamanan dan Keselamatan

Keamanan dan keselamatan jiwa menjadi tanggung jawab manajemen yang semakin
penting untuk semua jenis properti. Gedung kantor khususnya yang berstruktur besar
menghadirkan masalah unik karena tingginya konsentrasi penghuni di atas permukaan tanah.
Keamanan menjadi faktor penting dalam kehidupan sehari-hari setiap orang. Tanda pengenal
harus dipakai oleh semua pengunjung yang masuk.
Prosedur darurat harus disiapkan untuk gempa bumi, tornado, pemadaman listrik,
putusnya saluran air, ledakan, ancaman bom, dan cedera serius atau serangan jantung yang
diderita oleh orang-orang di dalam gedung. Semua prosedur ini dan personel keamanan yang
tersedia harus dikoordinasikan dengan peralatan listrik, mekanik, komunikasi, dan kontrol
gedung.
ADMINISTRASI DAN AKUNTANSI MANAJEMEN
Ini terkait tentang pemilik bangunan yg harus memiliki kantor untuk mengawasi
pengelolaan properti
Terlepas dari ukuran bangunan, pemilik bangunan harus memiliki kantor untuk
mengawasi pengelolaan properti. Di gedung-gedung kecil, di mana mendirikan kantor tidak
layak secara ekonomi, penyewa dan orang lain yang terlibat dalam pengoperasian properti
harus diberitahu ke mana harus menghubungi pengawas dan manajer properti. Di gedung-
gedung yang lebih besar, kantor pengelola harus terletak di lokasi yang mudah diakses,
didekorasi dengan selera tinggi, dan staf yang memadai.
Manajer Fasilitas.
Seorang manajer fasilitas bertanggung jawab atas pengaturan internal dan penyediaan
ruang yang disewakan dan dalam beberapa kasus untuk pemeliharaan ruang yang disewa.
Manajer ini adalah seorang generalis yang mengelola tim spesialis seperti arsitek, desainer,
insinyur, spesialis komunikasi, dan lain-lain. Manajemen properti umum dapat mengambil
tanggung jawab tersebut bila penyewa adalah penyewa tunggal yang menjadi mayoritas di
dalam bangunan.
Khusus Akuntansi.
BOMA International telah mengembangkan salah satu sistem standar akuntansi
pendapatan dan pengeluaran yang paling komprehensif bagi manajer properti. Keuntungan
dari metode akuntansi standar ini adalah pengendalian kontrol penting dan kemungkinan
untuk melakukan perbandingan intra-industri dalam hal persewaan gedung kantor.

Building Owners and Managers Association

asosiasi Pemilik dan Manajer Bangunan, didirikan pada tahun 1907, adalah organisasi
profesional untuk profesional real estat komersial yang berbasis di Amerika Serikat dan Kanada.

BOMA menyediakan format untuk konsistensi akuntansi manajemen internal dalam

suatu perusahaan dan memfasilitasi perbandingan operasi manajer dengan orang lain, baik
secara lokal maupun nasional. BOMA juga menerbitkan buku tahunan laporan pertukaran
data yang berisi rata-rata pendapatan dan pengeluaran operasional lokal, regional, dan
nasional, ditambah informasi lainnya, untuk bangunan kantor dari berbagai ukuran.
Menggunakan bagan akun BOMA standar, laporan operasi untuk properti dapat
diperiksa dengan statistik normatif yang dikumpulkan dari pengalaman industri.
Manajer properti dapat mengidentifikasi area pengeluaran yang tampaknya terlalu
tinggi dan menilai efisiensi operasi mereka sendiri dibandingkan dengan operasi manajemen
lainnya.
.