MODUL PERKULIAHAN

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

Sistem Pelaporan dan Buku Besar (General ledger)

Program
Fakultas TatapMuka Kode MK Disusun Oleh
Studi
Ekonomi dan Akuntansi 12 Kode MK Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
Bisnis
Abstract Kompetensi

Ancaman terhadap Sistem Mahasiswa mampu memahami

Informasi Akuntansi. System ancaman terhadap Sistem
Pengendalian system pelaporan. Informasi Akuntansi dan System
Pengendalian system pelaporan

Pengendalian System Pelaporan

Dalam bab ini Didefinisikan enam kelas aktivitas pengendalian internal yang memandu kami
dalam merancang dan mengevaluasi kontrol pemrosesan transaksi. Mereka adalah otorisasi
transaksi, pemisahan tugas, pengawasan, catatan akuntansi, kontrol akses, dan verifikasi
independen.

A. Otorisasi Transaksi
Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid
diproses. Pada bagian berikut, kita melihat bagaimana tujuan ini berlaku di masing-masing
dari ketiganya sistem.

1. Pemeriksaan Kredit.
Pemeriksaan kredit calon pelanggan adalah fungsi departemen kredit. Departemen ini
memastikan penerapan yang tepat dari kebijakan kredit perusahaan. Kepala sekolah perhatian
adalah kelayakan kredit dari pelanggan. Dalam membuat penilaian ini, kredit departemen
dapat menggunakan berbagai teknik dan tes. Kerumitan prosedur kreditakan bervariasi
tergantung pada organisasi, hubungannya dengan pelanggan, dan materialitas transaksi.
Persetujuan kredit untuk pelanggan yang baru pertama kali membutuhkan waktu. Keputusan
kredit yang termasuk dalam otoritas umum karyawan penjualan (seperti verifikasi bahwa
transaksi saat ini tidak melebihi batas kredit pelanggan) dapat ditanganisangat cepat. Tingkat
tes apa pun yang dianggap perlu oleh kebijakan perusahaan, transaksi tidak boleh diproses
lebih lanjut sampai kredit disetujui.

2. Kebijakan pengembalian.
Karena persetujuan kredit umumnya merupakan fungsi departemen kredit, itu departemen
mengotorisasi pemrosesan hasil penjualan juga. Penetapan persetujuan didasarkan pada sifat
penjualan dan keadaan pengembalian. Konsep dari otoritas tertentu dan umum juga
mempengaruhi kegiatan ini. Sebagian besar organisasi memiliki spesifik aturan untuk
memberikan pengembalian uang tunai dan kredit kepada pelanggan berdasarkan materialitas
transaksi itu. Ketika materialitas meningkat, persetujuan kredit menjadi lebih formal.

3. Daftar Pengiriman Uang (Cash Prelist).

Prelist tunai menyediakan sarana untuk memverifikasi itu cek pelanggan dan saran
pembayaran sesuai dengan jumlah. Kehadiran ekstra saran pengiriman di departemen AR
atau tidak adanya pemeriksaan pelanggan dalam bentuk uang tunai departemen penerimaan
akan terdeteksi ketika batch didamaikan dengan daftar pustaka. Demikian, prelist
mengotorisasi pengiriman saran pembayaran ke akun pelanggan.

2018 Teori Akuntansi

2 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
B. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu pun individu atau departemen yang
memproses transaksi secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan volume transaksi yang
sedang diproses mempengaruhi bagaimana mencapai segregasi.
Ingat kembali bahwa tiga panduan aturan perancang sistem dalam tugas ini:
1. Otorisasi transaksi harus terpisah dari pemrosesan transaksi.
Dalam siklus pendapatan, departemen kredit dipisahkan dari sisa proses, jadi otorisasi
resmi dari suatu transaksi adalah peristiwa independen. Pentingnya pemisahan ini
jelas ketika seseorang mempertimbangkan potensi konflik dalam tujuan antara penjual
individu dan organisasi. Seringkali, kompensasi untuk staf penjualan berdasarkan
kinerja penjualan masing-masing. Dalam kasus seperti itu, staf penjualan memiliki
insentif untuk memaksimalkan volume penjualan dan dengan demikian mungkin tidak
cukup mempertimbangkan kelayakan kredit calon pelanggan. Dengan bertindak
dalam kapasitas independen, departemen kredit dapat secara obyektif mendeteksi
pelanggan yang berisiko dan melarang keputusan penjualan yang buruk dan tidak
bertanggung jawab.
2. Asset custody harus terpisah dari tugas pencatatan aset.
Aset fisik yang berisiko dalam siklus pendapatan adalah persediaan dan uang tunai,
maka kebutuhannya untuk memisahkan hak asuh aset dari pencatatan. Gudang
persediaan memiliki fisik hak asuh aset inventaris, tetapi kontrol inventaris (fungsi
akuntansi) dipertahankan catatan tingkat persediaan. Untuk menggabungkan tugas-
tugas ini akan membuka pintu untuk penipuan kesalahan material. Seseorang dengan
tanggung jawab gabungan dapat mencuri atau kehilangan inventaris dan sesuaikan
catatan inventaris untuk menyembunyikan acara.
Demikian pula, departemen penerimaan kas mengambil hak asuh dari aset tunai, saat
memperbarui Rekaman AR adalah tanggung jawab akun (fungsi akuntansi). Uang
tunai departemen penerimaan biasanya melaporkan kepada bendahara, yang memiliki
tanggung jawab untuk keuangan aktiva. Laporan fungsi akuntansi ke controller.
Biasanya dua bidang umum ini tanggung jawab dilakukan secara independen.
3. Organisasi harus terstruktur sedemikian rupa sehingga tindakan penipuan
membutuhkan kolusi antara dua atau lebih individu. Tugas penyimpanan catatan
harus dipisahkan dengan hati-hati. Secara khusus, buku besar pembantu (AR dan
persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan kas), dan buku besar umum harus

2018 Teori Akuntansi

3 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 dipelihara secara terpisah. Seorang individu dengan tanggung jawab penyimpanan
catatan total, berkolusi dengan seseorang dengan hak asuh aset, berada dalam posisi
untuk melakukan penipuan. Dengan memisahkan tugas-tugas ini, kolusi harus
melibatkan lebih banyak orang, yang meningkatkan risiko deteksi dan karena itu
kurang mungkin terjadi.

C. Pengawasan
Beberapa perusahaan memiliki terlalu sedikit karyawan untuk mencapai pemisahan fungsi
yang memadai. Ini perusahaan harus bergantung pada pengawasan sebagai bentuk kontrol
kompensasi. Dengan mengawasi secara ketat karyawan yang melakukan fungsi yang
berpotensi tidak kompatibel, perusahaan dapat mengimbangi eksposur ini.
Pengawasan juga dapat memberikan kontrol dalam sistem yang terpisah dengan benar. Untuk
Misalnya, ruang surat adalah titik risiko dalam sebagian besar sistem penerimaan kas.
Individu
yang membuka surat memiliki akses ke kas (aset) dan saran pengiriman uang (catatan
transaksi). Karyawan yang tidak jujur dapat menggunakan kesempatan ini untuk mencuri
periksa, bayar, dan hancurkan saran pengiriman uang, sehingga tidak meninggalkan bukti
transaksi.
Pada akhirnya, penipuan semacam ini akan terungkap ketika pelanggan mengeluh setelahnya
ditagih lagi untuk barang yang sama dan menghasilkan cek yang dibatalkan untuk
membuktikan pembayaran itu dibuat. Pada saat perusahaan sampai ke dasar masalah ini,
bagaimanapun, pelaku mungkin telah melakukan kejahatan berkali-kali dan meninggalkan
organisasi. Mendeteksi kejahatan setelah fakta mencapai sedikit; pencegahan adalah solusi
terbaik. Deterrent efek pengawasan dapat memberikan kontrol pencegahan yang efektif.

D. Catatan Akuntansi
Dokumen sumber perusahaan, jurnal, dan buku besar membentuk jejak audit yang
memungkinkan auditor independen untuk melacak transaksi melalui berbagai tahap
pemrosesan. Kontrol ini juga merupakan fitur operasional penting dari akuntansi yang
dirancang dengan baik sistem. Terkadang transaksi hilang dalam sistem. Dengan mengikuti
jejak audit, manajemen dapat menemukan di mana kesalahan terjadi. Beberapa teknik
pengendalian khusus berkontribusi pada jejak audit.
1. Dokumen yang sudah diberi nomor.

2018 Teori Akuntansi

4 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dokumen yang diberi nomor sebelumnya (pesanan penjualan, pemberitahuan pengiriman,
saran pengiriman, dan seterusnya) diberi nomor secara berurutan oleh printer dan
memungkinkan setiap transaksi untuk diidentifikasi secara unik. Ini memungkinkan isolasi
dan pelacakan tunggal acara (di antara ribuan) melalui sistem akuntansi. Tanpa tag unik, satu
transaksi terlihat sangat mirip dengan yang lain. Memverifikasi data keuangan dan melacak
transaksi akan sulit atau bahkan tidak mungkin tanpa dokumen sumber yang diberi nomor.
2. Jurnal Khusus.
Dengan mengelompokkan transaksi serupa menjadi jurnal khusus, system menyediakan
sebuah Jurnal Khusus. Dengan mengelompokkan transaksi serupa menjadi jurnal khusus,
system memberikan catatan singkat dari seluruh kelas acara. Untuk tujuan ini, siklus
pendapatan sistem menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.

3. Buku Besar Anak Perusahaan.

Dua buku besar pembantu digunakan untuk menangkap peristiwa transaksi rincian dalam
siklus pendapatan: persediaan dan buku besar pembantu AR. Penjualan produk mengurangi
jumlah yang ada di tangan dalam catatan inventaris anak perusahaan dan meningkatkan
pelanggan saldo dalam catatan anak perusahaan AR. Penerimaan uang tunai mengurangi
pelanggan saldo dalam catatan anak perusahaan AR. Catatan anak perusahaan ini
menyediakan tautan kembali ke entri jurnal dan dokumen sumber yang menangkap peristiwa.

4. Buku Besar Umum.

Akun pengendali buku besar umum adalah dasar untuk laporan keuangan persiapan.
Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi buku besar umum berikut akun: penjualan,
persediaan, harga pokok penjualan, AR, dan uang tunai. Voucher jurnal yang meringkas
aktivitas yang ditangkap dalam jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke buku besar
untuk perbarui akun ini. Dengan demikian kami memiliki jejak audit lengkap dari laporan
keuangan ke dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu, dan jurnal
khusus.

5. File.
Siklus pendapatan menggunakan beberapa file sementara dan permanen yang berkontribusi
ke jejak audit. Berikut ini adalah contoh umum:
a. File pesanan penjualan terbuka menunjukkan status pesanan pelanggan.
b. Log pengiriman menentukan pesanan yang dikirim selama periode tersebut.

2018 Teori Akuntansi

5 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 c. File catatan kredit menyediakan data kredit pelanggan.
d. File pesanan penjualan menunggu berisi pesanan terbuka yang belum dikirim atau
ditagih.
e. File pesanan kembali berisi pesanan pelanggan untuk item yang habis.
f. File voucher jurnal adalah kompilasi dari semua voucher jurnal yang diposting ke
buku besar umum.

E. Kontrol Akses
Kontrol akses mencegah dan mendeteksi akses tidak sah dan ilegal ke aset perusahaan. Aset
fisik yang berisiko dalam siklus pendapatan adalah persediaan dan uang tunai. Membatasi
akses untuk barang-barang ini termasuk:
a. Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.
b. Mendepositkan uang tunai setiap hari di bank.
c. Menggunakan brankas atau kotak penyimpanan malam untuk uang tunai.
d. Mengunci laci uang tunai dan brankas di departemen penerimaan kas.

Informasi juga merupakan aset penting yang berisiko. Akses kontrol atas informasi
melibatkan membatasi akses ke dokumen yang mengontrol aset fisik termasuk dokumen
sumber, jurnal, dan buku besar. Seorang individu dengan akses tidak terbatas ke rekaman
dapat secara efektif memanipulasi aset fisik perusahaan. Berikut ini adalah contoh risiko
akses di siklus pendapatan:
1. Seseorang dengan akses ke buku besar pembantu AR dapat menghapus akunnya (atau
orang lain) dari buku-buku itu. Tanpa catatan akun, perusahaan akan tidak mengirim
laporan bulanan pelanggan.
2. Akses ke dokumen pesanan penjualan dapat mengizinkan individu yang tidak sah
untuk memicu pengiriman suatu produk.
3. Seseorang yang memiliki akses ke kas dan akun kas buku besar bias hapus uang tunai
dari perusahaan dan sesuaikan rekening tunai untuk menutupi tindakan.

F. Verifikasi Independen
Tujuan dari verifikasi independen adalah untuk memverifikasi keakuratan dan kelengkapan
tugas-tugas yang berfungsi dalam proses lainnya. Agar efektif, verifikasi independen harus
terjadi pada titik-titik kunci dalam proses di mana kesalahan dapat dideteksi dengan cepat dan
diperbaiki. Kontrol verifikasi independen dalam siklus pendapatan ada pada titik-titik berikut:

2018 Teori Akuntansi

6 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 1. Fungsi pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim dari gudang sudah
benar jenis dan kuantitas. Sebelum barang dikirim ke pelanggan, dokumen rilis
sahamdan slip pengepakan didamaikan.
2. Fungsi penagihan merekonsiliasi pesanan penjualan asli dengan pemberitahuan
pengiriman ke memastikan bahwa pelanggan ditagih hanya untuk jumlah yang
dikirim. Sebelum posting untuk mengontrol akun, fungsi buku besar rekonsiliasi
jurnal voucher dan laporan ringkasan yang disiapkan secara independen di berbagai
bidang fungsi.
3. Fungsi penagihan meringkas jurnal penjualan, ringkasan kontrol inventaris perubahan
dalam buku besar pembantu persediaan, fungsi penerimaan kas meringkas jurnal
penerimaan kas, dan piutang meringkas buku besar pembantu AR.

Perbedaan antara angka yang disediakan oleh berbagai sumber ini akan menandakan
kesalahan yang perlu diselesaikan sebelum memposting ke GL dapat terjadi. Misalnya,
jendral ledger function akan mendeteksi transaksi penjualan yang telah dimasukkan dalam
jurnal penjualan tetapi tidak diposting ke akun pelanggan dalam buku besar pembantu AR.
Voucher jurnal dari penagihan, meringkas total penjualan kredit, tidak akan sama dengan
peningkatan total yang diposkan ke buku besar pembantu AR. Akun pelanggan khusus yang
menyebabkan kondisi tidak seimbang tidak dapat ditentukan pada titik ini, tetapi kesalahan
akan dicatat. Temukan itu mungkin perlu memeriksa semua transaksi yang diproses selama
periode tersebut. Tergantung padateknologi di tempat, ini bisa menjadi tugas yang
membosankan.

Sistem Fisik
Di bagian ini kami memeriksa sistem fisik. Ini dimulai dengan peninjauan prosedur manual
dan kemudian bergerak untuk menangani beberapa bentuk sistem berbasis komputer. Inklusi
sistem manual di zaman teknologi komputer ini masih kontroversial. Kami melakukannya
untuk tiga alasan.
Pertama, sistem manual berfungsi sebagai bantuan pelatihan visual untuk mempromosikan
pemahaman yang lebih baik konsep-konsep kunci. Manual (dokumen) flowchart
menggambarkan informasi sebagai aliran dokumen fisik. Sumber, routing, tujuan, dan urutan
kejadian mereka secara visual dapat dilihat dari diagram alur. Dalam sistem berbasis
komputer, aliran dokumen digital tidak mudah diwakili pada diagram alur dan mungkin sulit
bagi siswa baru AIS untuk mengikuti.

2018 Teori Akuntansi

7 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Kedua, bagan alur sistem manual memperkuat pentingnya pemisahan tugas melalui batas-
batas departemen yang jelas. Dalam sistem berbasis komputer, segregasi ini sering dicapai
melalui teknik pemrograman komputer dan kata sandi kontrol yang tidak dapat diwakili
secara visual pada diagram alur. Memang, satu kotak (programicon) pada flowchart sistem
dapat mengkonsolidasikan tugas dari banak unit organisasi yang berbeda.

Akhirnya, sistem manual adalah komponen mendasar dari kerangka kerja untuk melihat
inovasi teknologi. Kekurangan dan kegagalan teknologi generasi saat ini menjadi desain
penting untuk yang berikutnya. Generasi pertama teknologi komputer muncul keluar dari
lingkungan manual. Suatu argumen dapat dibuat bahwa memahami apa yang dulu menjadi
state-of-the-art meningkatkan pemahaman seseorang tentang apa yang membawa kita ke
tempat kita sekarang.

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Kita dapat melihat inovasi teknologi dalam AIS sebagai rangkaian dengan otomatisasi
sekaligus berakhir dan reengineering di sisi lain. Otomasi melibatkan penggunaan teknologi
untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas suatu tugas. Terlalu sering, bagaimanapun,
sistem otomatis sederhana mereplikasi proses tradisional (manual) yang digantikannya.
Reengineering, di sisi lain tangan, melibatkan secara radikal memikirkan kembali proses
bisnis dan alur kerja. Objektif reengineering adalah untuk meningkatkan kinerja operasional
dan mengurangi biaya dengan mengidentifikasi dan menghilangkan tugas-tugas yang tidak
menambah nilai. Ini melibatkan mengganti prosedur tradisional dengan prosedur yang
inovatif dan seringkali sangat berbeda dari yang sebelumnya ada.
Pada bagian ini kami meninjau teknik otomasi dan rekayasa ulang yang diterapkan untuk
keduanya pemrosesan pesanan penjualan dan sistem penerimaan kas. Kami juga meninjau
fitur kunci dari titik-sistem penjualan (POS). Selanjutnya, kami memeriksa pertukaran data
elektronik (EDI) dan Internet sebagai teknik alternatif untuk merekayasa ulang siklus
pendapatan. Akhirnya, kami melihat beberapa masalah yang terkait dengan sistem akuntansi
berbasis PC.

Mengotomasi Pengolahan Pesanan Penjualan dengan Teknologi Batch

Hubungan antara data kunci dalam file transaksi dan file master bahwa pembaruan diwakili
dengan panah. Perhatikan juga bahwa file pesanan penjualan memiliki tiga bidang kunci —

2018 Teori Akuntansi

8 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
SALES ORDER NUMBER, NOMOR AKUN, dan INVENTARISASI JUMLAH. SALES
ORDER NUMBER adalah primary key (PK) karena itu adalah satu-satunya bidang yang
secara unik mengidentifikasi setiap catatan dalam file. Ini adalah nomor pra-cetak dokumen
sumber fisik yang ditranskripsikan selama operasi keystroke. Di sistem yang tidak
menggunakan dokumen sumber fisik, sistem secara otomatis menetapkan nomor unik ini. PK
sangat penting dalam menjaga jejak audit. Ini menyediakan tautan antara rekaman digital
yang disimpan pada disk komputer dan dokumen sumber fisik.

Referensi:

Hall, James A. Accounting Information Systems, 3rd, 2001, South Western Publishing, USA.

Romney, Marshal B., Paul John Steinbart. Accounting Information Systems, 9th edition, New
Jersey. Pearson_Prentice Hall.

2018 Teori Akuntansi

9 Dr. Erna Setiany, SE, M.Si.
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id