25

RAMCO HCM
USER GUIDE

Employee Self-Service & Manager Self-Service

25

Confidential Information and Notices

©2018 PT Ramco Systems Indonesia. Semua hak dilindungi undang-undang. Semua merk
dagang diakui.

Dokumen ini dipublikasikan oleh PT Ramco Systems Indonesia.

Dokumen ini tidak boleh diperbanyak atau didistribusikan dalam bentuk apapun baik secara
elektronik, fisik, untuk tujuan apa pun tanpa adanya persetujuan tertulis dari PT Ramco Systems

Indonesia.

Penyempurnaan dan perubahan yang diperlukan untuk perbaikan penulisan, ketidaktelitian

informasi ataupun perubahan pada perangkat lunak dan/atau perlengkapan pada dokumen ini,
dapat dibuat oleh PT Ramco Systems Indonesia tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.

Perubahan-perubahan tersebut akan dicantumkan pada edisi terbaru dari dokumen ini. Segala
bentuk salinan fisik atas dokumen ini hanya dianggap sebagai referensi sementara.
25

Daftar Isi
Confidential Information and Notices.............................................................................................2
1. Revision History – Riwayat Revisi..........................................................................................2
2. Getting Started.........................................................................................................................2
2.1 Login and Product access..................................................................................................2
2.1.1 Login..........................................................................................................................2
2.1.2 Employee’s Home.....................................................................................................2
2.1.3 Manager’s Home.......................................................................................................2
3. Self-Service..............................................................................................................................2
3.1 Employee Self-Service......................................................................................................2
3.1.1 Employee Personal Information................................................................................2
3.1.2 Employee Directory...................................................................................................2
3.1.3 My Leave...................................................................................................................2
3.1.4 My Pay.......................................................................................................................2
3.1.5 My OT – Pencatatan Lembur (Overtime)..................................................................2
3.2 Manager Self-Service........................................................................................................2
3.2.1 Leave Approval.........................................................................................................2
3.2.2 Team View.................................................................................................................2
3.2.3 Team Event Calendar – Kalender Acara Tim............................................................2
3.2.4 Team OT – Persetujuan Lembur (Overtime).............................................................2
3.2.5 Schedule Planning (Perencanaan Jadwal).................................................................2
3.2.6 Employee Separation on behalf of Manager – Pemisahan Karyawan Diwakilkan
oleh Manager...........................................................................................................................2
25

1. Revision History – Riwayat Revisi

Date Modification Revised Topic Author

Jan 23, 2018 Initial Publication Arun Kumar A
25

2. Getting Started
2.1 Login and Product access

2.1.1 Login

User dapat menggunakan login berbasis web untuk mengakses aplikasi HCM Ramco.
Administrator sistem akan menyediakan login URL, username, dan password bagi user untuk
login pertama kali. Ramco merekomendasikan penggunaan browser Google Chrome dan Safari
dengan versi terbaru untuk user experience terbaik. Saat mengaksess URL, halaman web akan
meminta user untuk memasukkan username dan password yang diberikan oleh administrator
sistem (gambar 2.1.2.01).

(Ref ID: 2.1.2.01)

 Masukkan username dan password lalu klik tombol “Submit”.

 Saat login pertama kali, user akan menerima pesan “User should change their password
on first logon” (lihat gambar 2.1.2.02). User dapat menutup layar ini dan melanjutkan ke
langkah berikutnya.
 User harus menentukan pertanyaan keamanan dan jawabannya yang dapat digunakan
nanti apabila lupa password (Gambar 2.1.2.03). Ketik jawaban keamanan yang diinginkan
lalu klik “Save”.
25

(Ref ID: 2.1.2.02)

(Ref ID: 2.1.2.03)

 Setelah pertanyaan keamanan dan jawabannya disimpan, sistem akan meminta user
untuk memasukkan password baru. Masukkan password baru pada field ”New Password”
dan “Confirm Password” lalu klik “Set User Password” (gambar 2.1.2.04).

(Ref ID: 2.1.2.04)

Setelah password baru dimasukkan, sistem akan menampilkan halaman home Self-service.
Karyawan dan manager akan mendapatkan halaman home yang berbeda berdasarkan peran
(role) dan akses mereka. Sebagai contoh, Karyawan akan mendapatkan kartu Leave, Performance
Management, Payroll, Training, dan sebagainya pada halaman home mereka. Manager akan
mendapatkan kotak persetujuan pada halaman home. Seorang manager dapat berpindah antara
self-service untuk karyawan dan self-service untuk manager berdasarkan aktivitas yang akan
dilakukan. Informasi lebil lanjut pada Employee Self-Service dan Manager Self-Service akan
disediakan dalam dokumen ini.
25

 Self Service Home Page

Halaman home akan ditampilkan segera setelah user melakukan login dan memberikan akses
“one-click” terhadap berbagai modul Ramco HCM seperti Personal Info, Leave, Payslip, Bank
Details, Training, Performance Appraisal, dan sebagainya. Karyawan dan Manager akan memiliki
halaman home yang berbeda. Fitur umum pada halaman home dijelaskan pada gambar di
bawah ini (lihat gambar 2.2.1.01).

⑤ ⑫
① ③ ④ ⑥⑦⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ②

(Ref ID: 2.2.1.01)

25

① - Menu bar – user dapat mengakses layar yang tersedia berdasarkan role mereka
menggunakan menu bar ini. Jika menu bar ini diklik, daftar menu akan muncul.
② - Back button – tombol “Back” digunakan untuk kembali ke layar sebelumnya. Perlu dicatat
bahwa tombol “Back” pada browser (Chrome, Safari) tidak boleh digunakan saat menggunakan
aplikasi HCM Ramco. Tombol ini akan membawa user keluar dari sesi aplikasi.
③ - Favorites – user dapat menambahkan layar yang paling sering digunakan atau layar favorit
dengan mengklik tombol ini. Fitur ini dapat memberi kemudahan bagi user untuk mengakses
layar tersebut di masa depan. Layar pop-up akan muncul dan meminta user untuk memasukkan
nama grup untuk layar favorit. Masukkan nama grup yang diinginkan lalu klik “Add to Group”
(lihat gambar 2.2.1.02)

(Ref ID: 2.2.1.02)

④ - Home – user dapat mengakses halaman home dengan mengklik tombol ini. Pastikan data
pada layar yang sedang dibuka sudah disimpan sebelum berpindah ke layar home.
⑤ - Activity search – kotak ini digunakan untuk mencari dan berpindah ke layar yang
dibutuhkan. Kriteria pencarian membutuhkan minimal 4 karakter dan harus cocok dengan
bagian apapun dari layar yang akan dicari. Contoh: layar “Employee’s Home” dapat dicari
dengan mengetik “Home”.
⑥ - Recent Activities – aktivitas (layar) yang baru dilakukan akan ditampilkan disini untuk
mempermudah user berpindah layar.
⑦ - Favorites List – daftar aktivitas favorit yang ditentukan user dapat ditemukan di sini.
⑧ - My Inbox – walaupun semua notifikasi dikirim langsung ke email user, salinan notifikasi
tersebut dapat ditemukan pada pilihan “My Inbox” user tersebut (lihat gambar 2.2.1.03).
25

(Ref ID: 2.2.1.03)

⑨ - New Work Area – user dapat membuka area kerja baru dan tetap membuka area kerja
yang sudah dibuka sebelumnya. Area kerja adalah halaman aktivitas. Fitur ini akan sangat
membantu user apabila mereka harus melakukan aktivitas bersamaan dalam layar yang berbeda.
Dengan mengklik tombol ini, sistem akan meminta user untuk memasukkan nama area kerja
baru. Area kerja baru akan muncul setelah mengklik tombol “Create”. User dapat berpindah area
kerja dengan mengklik tombol yang sama.
⑩ - Theme Chooser – sistem memiliki tema yang sudah ditentukan sebelumnya dan dapat
dipilih untuk mencoba penampilan baru.
⑪ - Account Information – menampilkan informasi yang berkaitan dengan akses user, seperti
nama, role, dan nama perusahaan. User dapat mengubah password, set aplikasi, mengatur
preferensi dan melakukan log out dari aplikasi.
⑫ - Refresh – user dapat mengklik tombol ini untuk ‘menyegarkan kembali’ layar yang sedang
dibuka. Saat melakukan hal ini, data pada layar tersebut harus dimasukkan kembali. Perlu
diingat bahwa tombol refresh pada browser (Chrome, Safari) tidak boleh digunakan. Apabila
digunakan, user akan log out secara otomatis.
Istilah umum:
L1 Page: Halaman home pada layar QSS disebut sebagai halaman L1. Halaman ini memiliki
berbagai link (tautan) yang tersedia.
L2 Page: Halaman apapun yang terbuka dari tautan pada halaman L1 disebut sebagai halaman
L2.
L3 Page: Layar apapun yang terbuka setelah mengklik tautan pada halaman L2 disebut halaman
L3.
25

2.1.2 Employee’s Home

Halaman home dari Employee Self-Service (gambar 2.2.1.04) memiliki “Kartu” untuk setiap modul
seperti kartu “My Leave”, “My Payslip”, “My Information Links”, dan sebagainya. Sebagian besar
dari aktivitas self-service harian karyawan dapat dimulai dari sini dengan jumlah klik yang
minmal.

(Ref ID: 2.2.1.04)

2.1.3 Manager’s Home

Halaman home dari Manager Self-Service akan ditampilkan untuk karyawan yang memiliki
karyawan lain sebagai bawahan yang melapor kepada mereka (Gambar 2.2.2.01). Halaman ini
memiliki dua tab yaitu “Me” dan “My Approvals”. “My Approval” mengacu pada Manager Self
Service dan “Me” mengacu pada Employee Self Service. Manager dapat mengakses employee
self-service mereka menggunakan tab “Me”.
25

(Ref ID: 2.2.2.01)

3. Self-Service
3.1 Employee Self-Service
Bagian ini meliputi layar yang berkaitan dengan Employee Self-Service seperti di bawah ini
1. Employee Personal Information – Informasi Personal Karyawan
2. Employee Directory – Direktori Karyawan
3. My Leave - Cuti
4. My Pay - Gaji
5. My Information Links

3.1.1 Employee Personal Information

Tujuan: Karyawan dapat melihat dan mengubah profil personal mereka (Foto, informasi kontak
– Emergency, komunikasi, Kependudukan, dan sebagainya.)
User: Employee
Langkah:
 Klik pada tautan “View Personal Information” yang berlokasi di dekat nama karyawan
(gambar 3.1.1.01)

(Ref ID: 3.1.1.01)

25

 Layar informasi personal memiliki 3 kategori utama (Gambar 3.1.1.02) yaitu “Personal
Information” (informasi personal), “Emergency Contact Details” (detail kontak darurat),
dan “Contact Information” (Informasi kontak). User dapat melihat dan mengubah detail
ini dengan mengklik ikon .
 Ubah field yang dibutuhkan dan pilih opsi modifikasinya sebagai “Correct” apabila
perubahan yang dilakukan adalah koreksi informasi yang sudah ada. Pilih opsi modifikasi
sebagai “Update” jika informasi tersebut harus disimpan dengan waktu efektif yang baru.
 Klik tombol “Submit” untuk menyimpan informasi dalam system.

(Ref ID: 3.1.1.02)

 User dapat meng-update detail alamat mereka (gambar 3.1.1.03).

 Sistem juga dapat menyalin detail alamat dari tipe yang satu ke tipe lainnya. Hal ini
dapat dilakukan dengan menandai “Copy from communication address” (gambar
3.1.1.03) dan mengklik “Update”.
25

(Ref ID: 3.1.1.03)

3.1.2 Employee Directory

Direktori karyawan adalah fungsi self-service yang tersedia untuk seluruh user.
 User dapat mencari informasi yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan dengan
memasukkan nama atau kode karyawan.
 Klik pada tombol “Get”. Seperti, posisi, Email, status – aktif atau tidak aktif, dan
sebagainya. (lihat gambar 3.1.2.01)
 Pada tab search di sudut kiri, masukkan minimal 4 karakter lalu klik “search”. Profil
relevan karyawan akan muncul pada layar. (lihat gambar 3.1.2.02)
25

(Ref ID: 3.1.2.01)

(Ref ID: 3.1.2.02)

3.1.3 My Leave

Tujuan: user dapat mengajukan/mengedit/membatalkan berbagai tipe cuti seperti cuti tahunan
(Annual Leave), cuti pribadi (Personal Leave), cuti belajar (Study Leave), dan sebagainya. Jumlah
jatah cuti dari cuti tahunan, cuti kerja, serta ringkasan seluruh cuti yang diambil dapat juga
dilihat melalui layar ini. Terdapat juga tabel tren cuti yang akan ditampilkan secara bulanan pada
axis Xdan “Units Taken” (jumlah yang diambil) pada axis Y.

(Ref ID: 3.1.3.01)

25

Skenario 1: Mengajukan Cuti

 Klik “Manage Leave” pada kartu “My Leave” (lihat Gambar 3.1.3.01)
 Pada halaman L2, user dapat melihat ringkasan jatah cuti, aplikasi cuti, dan tautan untuk
mengajukan cuti (Gambar 3.1.3.02).
 Klik pada tombol “New Request” atau ikon pada kotak “Leave Type” yang tersedia
pada bagian atas layar. User akan mendapatkan layar form aplikasi cuti.

(Ref ID: 3.1.3.02)

 Pilih “Leave Type” yang diinginkan. Contoh: Annual Leave, Personal Leave, Study Leave,
dan sebagainya. Jika tipe cuti yang dipilih berbasis akrual, sistem akan menunjukkan
jatah cuti dalam jam sesuai tanggal.
 Masukkan “Start Date” (Tanggal mulai), “Start Time” (Waktu Mulai), “End Date” (Tanggal
Selesai), dan “End Time” (Waktu Selesai) cuti. (Catatan: Sistem akan memvalidasi durasi
cuti berdasarkan jam kerja karyawan). (lihat Gambar 3.1.3.03)
25

(Ref ID: 3.1.3.03)

 User dapat melihat proyeksi jatah cuti di masa depan dengan mengklik tombol “View
Project Balance” (lihat gambar 3.1.3.04). Aktivitas ini dapat dilakukan saat user berencana
untuk mencatat cuti di waktu yang sangat jauh dan ingin melihat jumlah jatah cutinya
pada tanggal mulai cuti.
 Catatan: user dapat melihat proyeksi jatah cuti untuk tipe cuti tahunan. Untuk tipe cuti
lainnya, tombol ‘Compute Duration’ akan menampilkan Leave Type, Start Date, End Date,
Start time, dan End Time.
 Pilih alasan cuti pada dropdown “Leave Reason” dan masukkan alasan tambahan
(Additional Reason) jika ada.
 Untuk tipe cuti yang membutuhkan dokumen pendukung, sistem akan mewajibkan user
untuk mencantumkan dokumen sebelum mengajukan cuti. Klik pada tombol “Attach”
dan pilih dokumen yang dibutuhkan dari folder dalam system user. (Catatan: ukuran file
yang akan dicantumkan tidak boleh lebih dari 2 MB dan harus dalam format .doc,
.docx, .prd, .jpg, .png, .tiff)
 Klik tombol “Submit” untuk mengajukan cuti.
 Sistem akan mengenali aplikasi cuti dengan pesan sukses dan akan menghasilkan nomor
aplikasi (gambar 3.1.3.05). Sebuah e-mail juga akan dikirimkan kepada manager yang
bersangkutan.
25

(Ref ID: 3.1.3.04)

(Ref ID: 3.1.3.05)

25

Skenario 2: Mengubah Aplikasi Cuti (Segera)

 Jika aplikasi cuti baru saja diajukan dan user masih berada pada layar yang sama
(gambar 3.1.3.05), ikuti langkah di bawah ini untuk mengubah aplikasi cuti.
 Ubah detail cuti seperti Leave Type, Start Date, End Date, Time, dan alasan cuti sesuai
dengan rencana cuti yang akan direvisi.
 Klik pada “Update Request”. Manager akan mendapat notifikasi perubahan melalui e-
mail.
 Aplikasi cuti akan terubah sesuai perubahan baru yang dilakukan.
 Setelah aplikasi cuti diajukan, statusnya akan berubah menjadi “Pending for Approval”
untuk menunggu persetujuan authorizer.

Skenario 3: Mengubah Aplikasi Cuti (Nanti)

 Jika aplikasi cuti sudah diajukan dan terdapat perubahan yang ingin dilakukan, ikuti
langkah di bawah ini.
 Pada halaman L2 (gambar 3.1.3.01), klik pada aplikasi cuti atau klik ikon pada cuti
yang ingin diperbaharui.
 Ubah detail cuti seperti Leave Type, Start Date, End Date, Time, dan alasan cuti sesuai
dengan rencana cuti yang akan direvisi.
 Klik pada “Update Request”. Manager yang bersangukatan akan menerima notifikasi
melalui e-mail.
 Aplikasi cuti akan terubah sesuai perubahan baru yang dilakukan.
 Setelah aplikasi cuti diajukan, statusnya akan berubah menjadi “Pending for Approval”
untuk menunggu persetujuan authorizer.

Skenario 4: Membatalkan Aplikasi Cuti

 Jika aplikasi cuti sudah diajukan dan perlu dibatalkan, ikuti langkah di bawah ini.
 Pada halaman L2 (gambar 3.1.3.01), klik ikon pada cuti yang ingin diperbaharui.
 Layar pengajuan pembatalan akan muncul. Masukkan alasan pembatalan dalam textbox.
 Klik pada tombol “Cancel”. Lihat gambar 3.1.3.06.
 Pengajuan pembatalan cuti akan dikirimkan kepada manager untuk disetujui.
25

(Ref ID: 3.1.3.06)

Skenario 5: Melihat Ringkasan Cuti

 Jika user ingin melihat cuti yang diambil sebelumnya mereka harus mengklik tombol
“Leave Summary” pada halaman L2 untuk melihat ringkasan cuti. (Lihat gambar 3.1.3.07)

(Ref ID: 3.1.3.07)

Skenario 6: Melihat daftar Hari Libur

 Klik pada tombol “Holiday List” yang tersedia pada halaman L2 untuk melihat daftar hari
libur (Lihat gambar 3.1.3.08).
25

(Ref ID: 3.1.2.08)

Skenario 7: Melacak Aplikasi Cuti

 Aplikasi cuti yang telah diajukan dapat dilacak dengan mengklik ikon pada halaman
L2.
 Layar popup “Approval Trail” (jejak persetujuan) akan terbuka dan menampilkan status
persetujuan dari tiap tingkat (gambar 3.1.3.09).

(Ref ID: 3.1.3.09)

25

3.1.4 My Pay

Halaman L1 menunjukkan pembayaran Net dari 3 periode pembayaran terakhir dengan angka
yang diharasiakan dan ditampilkan sebagai XXXXX untuk menjaga kerahasiaan. (gambar
3.1.6.01)

(Ref ID: 3.1.6.01)

Saat mengklik “XXXXX”, user akan dibawa ke layar yang menampilkan ringkasan pembayaran
untuk periode proses yang dipilih. Ringkasan pembayaran akan ditampilkan pada header yang
dikategorikan dalam Gross Pay (pendapatan gross), Deductions (pengurang), dan Net Pay
(Pendapatan net).
Bagian di bawah ringkasan menunjukkan tampilan detail. Masing-masing “Pay Element” (elemen
pembayaran) beserta nilainya ditampilkan di bawah “Earnings” (pendapatan) dan “Deductions”
(Pengurang).
Saat mengklik tombol “View Payslip”, slip gaji yang bersangkutan dapat dilihat dalam format
PDF.

Bagian pada sebelah kiri menampilkan daftar seluruh periode proses dan pembayaran netnya
(Gambar 3.1.6.02).
25

(Ref ID: 3.1.6.02)

Saat mengklik tautan “My Compensation” dari kartu “My Pay” pada halaman home karyawan,
element pendapatan dan superannuation akan ditampilkan (gambar 3.1.6.03).

(Ref ID: 3.1.6.03)

Popup yang menunjukkan detail revisi gaji dapat dilihat dengan mengklik “Revision History” dari layar “My
Compensation”. Detail ini tersedia pada tingkat pay element dan dibandingkan dengan pembayaran
sebelumnya (lihat gambar 3.1.6.04)
25

(Ref ID: 3.1.6.04)

3.1.5 My OT – Pencatatan Lembur (Overtime)

Layar navigasi yang harus digunakan karyawan untuk mengajukan lembur adalah

 Klik pada symbol di ujung kiri atas layar

 Pilih proses bisnis “Time Management”
 Pilih komponen “Time Management Employee Self Service”
 Pilih “My OT Planning”

Skenario 1: Pencatatan Waktu Lembur

Langkah-langkah pengisian waktu lembur adalah sebagai berikut:
25

 Pada bagian “Type”, pilih “Create”

 Masukkan waktu lembur yang sesuai pada tanggal yang sesuai pada kolom
“Requested Hours”

 Masukkan catatan lembur apabila dibutuhkan pada kolom “Employee Remarks”

 Klik pada “Attached File” apabila perlu menyertakan surat tertentu untuk
diupload

 Klik ceklis untuk memilih tanggal lembur yang akan diajukan

 Klik “Submit” di bagian bawah layar.

Skenario 2: Melihat Pengajuan Lembur

Lembur yang sudah diajukan dapat dilacak menggunakan layar yang sama. Karyawan
dapat melihat kembali detail lembur yang sudah diajukan dan melihat alur persetujuan
dari atasannya.
Langkah-langkah melihat lembur yang sudah diajukan adalah sebagai berikut:

 Pada bagian “Type”, pilih “Manage & View”

25

 Klik “Search”
 Detail lembur yang sudah diajukan akan muncul. Untuk melihat alur persetujuan,
klik pada kolom “Approval Trail”

 “Requested Hours” akan menunjukkan jumlah jam lembur yang diajukan.

“Approved Hours” menunjukkan jumlah jam kerja yang disetujui supervisor.
“Pending for Approval” menunjukkan jumlah kerja yang menunggu
persetujuan supervisor.

Catatan: lembur yang diajukan karyawan harus melalui 3 tahap persetujuan yaitu
dari supervisor, supervisor selanjutnya, dan admin HR.

*****************************************END OF DOCUMENT***************************************