DAFTAR ISI

CHAPTER 1 ....................................................................................................1
1. Install and uninstall program .......................................................................1
1.1 Install Program ..........................................................................................1
1.2 Uninstall software .....................................................................................5
1.3 Work flow of the software ..........................................................................6
CHAPTER 2 ......................................................................................................7
2. Management Program ......................................................................................7
2.1 Exchange Data between Device and Program ............................................7
2.1.1 Device Management .................................................................7
2.1.2 Upload and download data ....................................................10
2.1.3 Real Time Monitor ......................................................................20
2.1.4 U flash disk management ............................................................21
2.1.5 Short management ......................................................................28
2.2 Maintained/Setting ..................................................................................32
2.2.1Department Management .............................................................33
2.2.2.............................................................................................E
mployee Maintain ................................................................................34
2.2.3.............................................................................................Ad
ministrator Setting ................................................................................49
2.2.4Time Period Maintenance .......................................................56
2.2.5Shift Management ...................................................................63
2.2.6Assign Staff Shift ......................................................................65
2.2.7Holidays maintenances ...........................................................74
2.2.8Leave setting ...........................................................................77
2.2.9Attendance Rule ......................................................................81
2.2.10 Database Option ...................................................................86
2.2.11 System Option ........................................................................ 91

I
 2.3 Handle Attendance ................................................................................95
2.3.1 Employee Leaving on Business / Asking for Leave ..................95
2.3.2 Handle Staff’s Forgetting to Clock In/Out .................................103
2.3.3 Coming late /leaving early collectively .....................................106
2.4 Search/ Print ..........................................................................................107
2.4.1Attendance Record ...................................................................107
2.4.2Attendance exception searching and record list ........................114
2.4.3System operation logs ..............................................................132
2.5 Data Management .................................................................................133
2.5.1 Initial System ...........................................................................133
2.5.2 Clear obsolete data .................................................................133
2.5.3 Back up database .....................................................................135
2.5.4 Import Attendance Data ...........................................................136
2.5.5 Export attendance data .............................................................137
CHAPTER 3 .................................................................................................139
Appendices ..........................................................................................................139
3.1 Determine beginning date to export data ...............................................139
3.1Determin date .........................................................................................139
3.2 Select Employee ....................................................................................141
3.4 Select Department ................................................................................142
3.5 Data table tool bar ................................................................................142
3.6Export data .............................................................................................144
3.7 Advance Export .....................................................................................145

II
 CHAPTER 1

1. Install and uninstall Program

1.1 Install Program

Jika akan menginstal software ini sebaiknya tutup semua aplikasi yang
sedang berjalan, karena dapat menimbulkan masalah.

Masukkan CD installer kedalam CD ROM, kemudian klik dua kali

pada icon setup untuk menginstal programnya, kemudian ikuti
petunjuk selanjutnya seperti dibawah ini :

1
Pilih bahasa yang akan digunakan, lalu klik “Next, kemudian ikuti
petunjuk selanjutnya.

Klik tombol (Next) ，dan didisplay diwindows akan menunjukkan

tampilan sebagai berikut :

2
Klik tombol (I Agree). Lalu Enter untuk melanjutkan proses instalasi

Pilih lokasi yang akan disave kemudian klik Next.

3
Setelah dipilih tekan tombol (Next) dan ikuti petunjuk yang ada
dibawah ini：

.Klik (Next),
 4

Klik tombol (Install) dan program file akan terkopi kedalam Hard
disk, setelah selesai proses instalasi tekan tombol finish.
Tombol/shortcut akan muncul di desktop layar monitor,
dua kali untuk membukanya. klik

1.2 Uninstall software

Jika anda tidak menginginkan lagi software yang telah diinstal tersebut dapat
dihapus kembali dari computer anda, dengan cara sebagai berikut ini :

Start – Control Panel – Add/Cancel, lalu pilih Time and attendance

management system standart version dan klik on (cancel). Kemudian delate
file folder Att 2008.

5
 1.3 Work flow of the software

1. Downloads user's fingerprint atau card dimana sebelumnya telah

didaftarkan pada unit mesin fingerprint.

2. Upload nama-nama staffer dan yang lainnya dari software yang

telah diisi atau modifikasi keunit mesin. (Connection Device –
Upload personnel information to Device)

3. Masukkan nama-nama karyawan dedalam kelompok yang telah

dibagi/ditentukan (enter Department management)

4. Atur jadwal shift dan jangka waktu yang diinginkan (enter Shift
Schedule and Time Period maintenance)

5. Atur jadwal shift yang ada (enter Shift schedule management)

6. Tentukan jadwal staff (enter Employee Schedule)

7. Download data kehadiran dari mesin ke software (connection

Device – download record data from Device)

8. Periksa form laporan kehadiran karyawan (enter Time Attendance

report form)

6
CHAPTER 2
2. Management Program

2.1 Exchange Data between Device and

Program.

2.1.1 Device Management

Jika ingin mendownload data dari unit mesin kecomputer yakinkan

bahwa antara mesin dan computer telah terkoneksi dengan baik .

Device Maintainance
klik(Device Maintenance) pada menu utama, atau klik kanan pada
mause di (Device Maintained) disini kita dapat merubah, menambah
atau mengedit serta membatalkan program yang telah dibuat.

7
Disini tersedia dua system koneksi yang dapat dipergunakan, yaitu
dengan menggunakan RS 232 atauRS 485

Add：untuk pengguna baru kita dapat membuat nama koneksi yang

baru, isi lalu save. Nama yang telah disi akan muncul pada sisi
kiri atas kolom yang telah ada.

Device name: nama yang telah ada akan muncul apabila mesin telah
terkoneksi dengan computer.

Communication way: dimana communication way dipakai antara

mesin dan computer.

Baud rate: didifinisikan sama dengan mesin yang digunakan disini.

IP address: perlengkapan IP address

Communication password: jika ada kata sandi yang dipergunakan

atau untuk memasukkan kata sandi.

8
Serial number: Nomor seri mesin.

Port ： Digunakan pada computer. The RS232/RS485 adalah com port,

standar yang digunakan pada system ini.

Deletion: jika tidak dipergunakan lagi , klik sekali pada Device yang
dipilih lalu klik cancel untuk menghapusnya dari system .

Save: jika selesai memilih, merubah device yang dipilih klik save untuk
menyimpan data yang telah dimodifikasi agar tidak hilang.

@ Note: Beberapa mesin tidak mendukung system ini.

And that serial number: jika menggunakan RS232 masukkan secara

acak nomor antara 1 – 100, 133 – 255 pada kotak kosong yang
disediakan.

Connection Device: Device ini sudah ada disistem dan akan muncul
pada " My Device list”, klik sekali untuk memilih lalu klik tombol
(connect Device).

9
Pada saat system terhubung dengan Device, the prompt＂connecting,
please wait ＂ akan muncul pada sisi kanan dikolom status, dan
menandakan sukses atau tidaknya koneksi.

Disconnect

Ketika system dan Device terus mengupload dan download data,

Device pada status "work" maka itu dimungkinkan untuk membuka
aplikasi lainnya. setelah uploading and downloading data, disconnect
Device, dan click (Disconnect) untuk disconnect the Device
communication.

2.1.2 Upload and download data

Pertukaran data antara windows dan management software and Device.

Dengan menu ini, download record data dan user's informasi ke
software dari Device, juga dapat upload informasi pengguna dimana
telah disave pada software didevice .

Download recorded data from Device ： Download semua records

yang sudah mempunyai verifikasi dari mesin;

Download staff information from Device：Download staff informasi,

staff’s fingerprint dapat didownload pada saat bersamaan.

Upload staff’s information to Device; upload staff’s informasi dan

fingerprint bersamaan pada waktu yang sama.

Device management ： Eksaminasi informasi dan modifikasi dari

Device option software.

10
Download data record from Device: Memungkinkan untuk
download data dari Device kecuali system dan Device pada kondisi
terhubung. Langsung klik pada "related Device operation" pada main
interface disisi kanan untuk download data record dari Device atau
masuk ke management menu, pilih downloading data recording dari
Device. system ini akan menadakan "is working ", silakan tunggu untuk

sesaat, setelah data download lengkap pesan akan muncul pada sisi kanan
table, bahwa download telah selesai dan sukses dan data download telah
tersimpan disistem, jika data telalu besar ukuranyan, maka diperlukan
waktu yang agak lama menunggu.

Setelah download selesai system belum dapat secara otomatis

menghapus data karena masih tersimpan dalam mesin. Pada opsi ini
Option  Maintenance/setting Download record, pilih data yang
didownload dan hapus recordnya bersamaan dengan record pada mesin
dan data record akan otomatis dihapus.

11
Download the personnel information from the Device: Hanya pada
saat system dan mesin terkoneksi, download data dimungkinkan klik
pada "related Device operation" pada menu utama disisi kanan, kolom
untuk download informasi pribadi dari device, access Device
management menu, pilih download the personnel information dari
Device

View user on the Device: klik (view User) pada tombol Device .
Untuk pengguna baru akan tampil kolom "new user".
Downloading: Jika ingin download langsung, click button download
Jika ada pengguna baru pada kolom "the new user". Pada saat waktu
bersamaan, disaran untuk memasukkan pengguna baru kedalam system
database, jika sebelumnya sudah ada pengguna lainnya akan tampil
pada kolom di sisi kanan atas.
12
Delete ： Pilih dari daftar nama-nama yang akan dihapus, satu persatu
atau seluruhnya sekaligus. Menghapus sidik jari atau hanya password saja
tinggal klik item yang akan dihapus, lalu klik Delete. Untuk memilih item
lebih dari satu sekaligus tekan dan tahan tombol “ Ctrl dan tekan tombol
kiri pada mouse bersamaan.

Upload the personnel information to Device

Pada saat lupa untuk membatalkan informasi personil atau banyaknya

perlengkapan yang dipakai pada saat bersamaan, kerena semua telah
tersedia, maka sangat menyenangkan/mudah untuk meng upload data
informasi ke mesin.

Upload data tidak dapat dilakukan jika tidak ada keneksi antara
computer dengan mesin. Klik upload personnel information dikolom
“related Device operation” atau enter Device management menu, pilih
upload personnel information ke mesin.

13
Select staff by department ：Contoh, jika dalam perusahaan banyak
departemen/divisi dan akan memasukkan salah satu atau beberapa staff
di dalamnya, klik departemennya lalu klik staff yang akan di masukkan
kedalamnya seperi gambar di bawah ini;

Upload：
1）Pilih staff yang akan dimasukkan kekolom “user”
2）Pilh staff yang akan dimasukkan sidik jarinya ke mesin pada
kolom “fingerprint machine”.
User information/ Fingerprint: Beri tanda yang mana yang akan
diupload.

14
Device Management
Klik kolom Device Management pada “related Device operation" di
main menu disisi kanan atas pilih Device Management, kemudian
pilih access Device management dan download informasi mesin.

1）Jika mesinnya adalah M100 dapat kita konek, lalu “Advance

Option” akan muncul sperti gambar berikut ini

Set Password for logining : Jika ingin masuk ke managemnet inteface,

diharuskan untuk memasukkan password terlebih dahulu, dimana
password dasarnya adalah “888888” untuk menjaga kerahasian
password tesebut dapat diganti.

Clear all data in the equipemnt: Sistem akan menghapus semua data
yang ada termasuk record dan usernya

15
Synch Device time: Untuk menyamakan waktu/jam computer dengan
mesin (harus dalam keadaan terkoneksi).

AC Manage: Saat pertama device informasi ini dibuka dapat dilihat

semua detail mesin yang telah dipasang, seperti seri nomor,
fingerprint dan lain-lainnya. Untuk merubah data tersebut klik “Read
setting” seperti gambar dibawah ini.

@ Note：Komposisi setting ini dapat dirubah, tetapi dianjurkan

untuk tidak melalukan hal ini apabila dianggap tidak perlu karena
dapat mempengaruhi kinerja mesin.

16
 Klik menu lainnya untuk melihat atau merubahnya.

Klik Read in setting, display akan muncul sebagai berikut.

17
Setelah selesai merubah setting tersebut klik “Apply Setting” untuk
menyimpan data yang telah dirubah.
Klik menu lainnya apabila ingin melihat atau merubahnya.

Clear all data in the Device: Sistem akan menghapus data yang ada
baik itu record maunpun sidik jari.

Elimiate administrtor privilege : Apabila operator lupa dengan nama

dan passwordnya di mesin gunakan eliminate administrator privilege ini
untuk kembali kepassword lama.

18
Upgrade firmware： Jika diperlukan dan resedia. Klik tombol “
Upgrade firmware”

Klik “Yes” untuk upgrade firmware, Klik “No” untuk membatalkannya.

Capture Fingerprint Image ： Mengambil sidik jari dengan cara

meletakkan sidik jari kesensor mesin.

Download Management Record: download management record

dari mesin sidik jari ke system.

19
Klik communiaction setting pagination , Untuk melihat setting
komonikasi ke mesin klik “Read in”

Klik “SAVE “ untuk menyimpan data yang telah di setting.

2.1.3 Real Time Monitor

Fungsi Real time Monitor, berfungsi untuk mengetahui status staff

attendance atau door lock controlling pada saaat waktu itu juga.

Jalankan fungsi ini, kemudian konekkan dengan mesin sidik jari yang
akan dimonitor.

20
Setelah selesai melakukan pemeriksaan verifikasi record nya akan
tampil didisplay seperti dibawah ini.

2.1.4 U flash disk management

Pada umumnya untuk melakukan download data menggunakan

koneksi RS 232/485, atau cable USB.

Jika sulit untuk melakukan itu dapat menggunakan USB Flash untuk
upload atau download staff’s informasi dan sidik jari.

21
Jika type mesin berbeda- beda, juga kontruksi atau karakter dari USB
yang berbeda-beda juga, maka sebelum melakukan atau menggunakan
USB pilih terlebih dahulu opsi yang seperti di gambar ini.

Setelah dipilih tekan tombol “Ok”.

Import user data to PC

Masukkan USB Flash ke Slot unit mesin yang sudah tersedia pilih
menu Pen Drive Mng  Ok pilih trankaski yang akan dilalukan,
kemudian masukkan USB Flash dan tekan tombol "Ok”. Setelah
selesai transaksi display pada mesin akan menampilkan pesan
Download/Upload sukses.

22
File data user yang ada akan ditampilkan didisplay “examine record
information” kolom sebelah kiri, setelah file dipilih, klik “Import user
data to U flash disk”, system akan import data, data ini akan display
dalam kotak listuntuk memberikan informasi bahwa download data
sukses.

Clear Data from U flash Disk: menghapus semua data pada USB.

Clear List: Menghapus list informasi staff.

Refresh: Refresh.

Import from local disk: Import user data dari PC disk lain.

23
Export User Data to U flash disk

Export user data dari software ke USB flash disk untuk menyimpan
atau memindahkan data, disini user dapat dipilih untuk diupload
seperi contoh gambar berikut:

Semua informasi staff dapat ditampilkan dikolom kiri atas warna abu-
abu. Klik tombolnya untuk memindahkan kesebelah kanan untuk
import data “Export User data to U flash disk” area.

>> : Pindahkan semua record disisi kiri “Export User Data ke area
USB flash disk”.
> :Pindahkan salah satu staff yang telah dipilih ke area USB Flash
disk”.
<< : Kebalikkannya dari “>>”
< : Kebalikkannya dari “>”

24

Import the record data to PC

Masukkan USB Flash ke mesin, pilih “Menu”—“U flash Disk

Management”, Press OK, dan display akan memberitahu data yang
didownload selesai. Lepas USB flashnya dari mesin, masukkan USB
flash ke PC lalu klik “Data” pilih USB flash management kemudian
pilih “Import record to PC” seperti contoh dibawah ini.

Data informasi user yang telah disimpan di USB akan muncul di sisi
kiri display, tunggu sesaat dan klik “import data dari USB flash”
Sistem akan menarik data dan akan muncul di sisi kiri display yang
menunjukkan download data sukses.

Clear Data from U Flash Disk:. Menghapus semua data dari USB flash.

Clear List：Menghapus pesan yang ada di list.

Refresh：Refresh.

Import from local disk: Import data user dari disk PC.

25
Import Short Message

Masukkan USB flash ke mesin pilih “Menu”—“USB flash Disk

Management”—“Download SMS”, tekan OK, display akan memberi
tahu klau download telah selesai. Cabut USB flash nya, masukkan ke
PC pilih “DATA” pada menu utama  “U flash disk Management” dan
pilih “Import SMS ke PC” seperti contoh gambar ini.

Klik Import Short Message from U flash disk, system akan import
data, setelah selesai total data yang ada akan tampil di display.
Export short message

26
Export SMS dari software ke USB flash atau upload SMS ke mesin
seperti gambar berikukt:

Kita dapat melihat SMS diform software dikolom kiri, SMS ini tetap ada
di dalam “short message box” .

Move the record to right side list: Pilih SMS yang akan di uploaded, klik
(Move) record ke list sisi kanan, SMS akan akan dipindahkan dan
display akan menunjukkan “ wait for moving to U flash disk list” .

Move all record to right left list: Pilih dan pindahkan SMS di dalam
system “wait for moving to U flash disk list” .

Clear all record in the list; Hapus semua record “ wait for moving to
USB flash disk”, memungkinkan untuk upload SMS atau memilih ulang
SMS yang akan di upload.

27
Clear all record of your choice: Pilih record nya dimana tidak perlu
untuk di upload, Klik (clear) untuk menghapus record dari list dan
SMS akan terhapus “ wait for moving to U flash disk”.

2.1.5 Short management

Sebagian produk fingerprint ini terdapat fungsi dimana kita dapat

mengirimkan SMS kepada salah satu atau keseluruh karyawan, sebelum
menggunakan fungsi ini perlu peyetelan SMS. Ada dua cara untuk
meng upload SMS, yaitu dengan koneksi langsung antara mesin dengan
PC atau dengan USB flash. Masuk ke attendance software “System
Option”  maintained/setting menu “tandai” USB flash management
di box function configuration.

Short management (SMS)

28
1、 communication setting
Terdapat tiga pilihan koneksi yang dapat dipakai pada mesin ini yaitu
serial port, eternet, USB. Untuk melengkapi penyetelan ini, pilih
jenis koneksinya, nomor mesin, dan password jika ada.Klik “Test
Connection”, jika koneksi sukses akan muncul pesan is successful,
“Disconnection”, jika koneksinya gagal akan tampil pesan connection is
“Fail to connect”

2、 Inquire short massage

Terdapat pesan pilihan yaitu; isi pesan, umum/perseorangan, dapat
dipilih dengan mengggunakan “Condition” Tarik kebawah, klik
tombol “inquire” akan muncul di list menu yang akan dipakai.

3、 Maintenance short massage

Dasar informasi pesan ini selain untuk mengisi pesan juga dapat
meng edit, menghapus serta merubah isi pesan yang ada.

Add: Klik tombol add, ikuti seperti langkah digambar berikut ini.

29
Public short massage: Untuk pesan umum akan muncul di LCD
display mesin. Pesan ini tetap ada hingga dihapus baru akan hilang.

Personal short massage: Untuk pesan pribadi, akan muncul saat yang
bersangkutan melakukan absen.

Cancel: Klik tombol cancel, muncul pesan “Are you sure you want to
cancel the selected short massage ?” setelah dipilih akan muncul
pesan “whether delete the short massage in the attendance machine
together or not” Kilk OK maka pesan akan terhapus.

Modify: Setelah memilih pesan dalam list, click modify, maka pesan
dapat dirubah/edit.

Refresh: Setelah menjalankan “inquire SMS” , maka tinggal satu

pesan yang ada di list.

4, Send short massage

List form pesan singkat ada disisi kiri box, pilih pesan yang akan
dikirim, Click “Send SMS”.

30
5, Customize staffs short massage
Click “Employee SMS customize ” , kemudian akan muncul seperti
gambar dibawah ini.

Staff’s information: List informasi staff penerima pesan.

Short massage: List pesan singkat yang akan disampaikan ke staff.
Operation selection : Jika Software in terhubung dengan mesin dapat
difungsikan. Click “send immediately”, Jika software ini tidak
terhubung dengan mesin , “Not send temporarily”, dan kembali ke
menu utama interface of the short massage management, pilih pesan
singkat yang tidak terkirim , click “send SMS” untuk mengaktifkan ke
exporting user’s informasi atau gunakan USB flash disk untuk
mengirim pesan singkat tersebut, tetapi sebelumnya pesan ini harus di
save terlebih dahulu ke USB.

31
6, Cancel
Pilih all short massage in the attendance machine, click “execute”,
memungkinkan untuk menghapus semua pesan dimesin, pilih pesan
yang kan dihapus lalu click “execute” untuk menghapus semua pesan
yang ada dimesin.

2.2 Maintained/Setting

Untuk dapat mengkoreksi dan hasil laporan dari Time Attendance,

harus diatur Maintained/Setting secara keseluruhan dari menu
utama, di sini anda dapat menyiapkan database perangkat lunak dan
seting sistim. pertama-tama masuk ke seting manajemen
departemen dan tempatkan staf ke departemen, masukkan
database password? kemudian holiday? set leave style and
maintenance time table? department? staff maintenance and
administrator setting? dan yang terakhir, maintenance timetable,
maintenance shift schedule, staff shift assignment..

32

2.2.1Department Management
Module ini untuk melengkapi dan mengatur masing-masing
department provide with convenient to manage each department,
umumnya untuk menambahkan, membatalkan dan detail lainnya
seperti contoh gambar ini.

Click “Department list” sub-item pada menu “Maintenance

/Setup”seperti gambar ini：

Untuk memasukkan/menambah departemen baru，lihat di sisi kiri

click menu departemen，click di tombol “adding
department”，masukkan departemen baru di box yang
disediakan，click (confirm) untuk di simpan/save. Untuk menghapus
klik “cansel department” pilih “conform” tekan “ok”.

33
Click tombol “Enroll staff’ seperti contoh gambar berikut:

Dalam box di staffs pilih karyawan didepartemen yang di inginkan, lalu

click tombol (Add), and kemudian pilih karyawan yang akan
dimasukkan ke dalam departemen yang ditentukan.
Dalam box Our Department’s Employees select pilih karyawan
yang akan lepas, dan click tombol (Remove) click (Close) untuk
kembali ke Department Management main Window.

2.2.2 Employee Maintain

Pilih “Maintenance/Setup”, click employee maintenance, buka “staff

department list”, kemudian kita akan melihat list staff yang ada di tiap-
tiap depaertemen, klik dan lihat/rubah informasi staff seperti gambar ini

34
1、 Isi kolom kosong yang ada dibawah departemen dan list
staff sperti nama, nomor urut, dan informasi lainnya yang
dianggap penting.
Addition New Staff
Umumnya saat pertama kali menggunakan program ini, setelah
registrasi pemakai pada mesin dan download langsung ke software
lalu di save. Setealah selesai memasukkan semua informasi yang
diperlukan upload kembali ke mesin. Untuk menjamin informasi, sidik
jari/kartu cek satu persatu, hubungkan ke mesin, setelah terkoneksi
setiap saat dapat menambah sidikjari/kartu staff secara simultan.

A, Registration fingerprint

Sidik jari mempunyai berhubungan dengan pendaftaran, setelah

sambung dengan sukses, mulai untuk menambahkan staf. Pilih
departemen yang mana akan di masukkan staff, setelah klik tombol +,
lalu masuk nomor daftar staf-staf, nama dan informasi lain yang
berhubungan. Klik sekali pada kotak yang ada untuk memulai
pendaftaran sidikjari.

35
Fingerprint machine registration: Mesin fingerprint ini berdiri
sendiri/tidak perlu terkoneksi dengan software untuk mendaftarkan
sidikjari.
Untuk memulai pendaftaran sidikjari, klik salah satu sidik jari seperti
gambar berikut.
36
Letakkan sidikjari pada permukaan sensor pada mesin, setelah
tiga kali konfirmasiuntuk satu sidik jari mesin akan
memberikan tanda bahwa sidik jari sudah terecam secara
sukses ke dalam mesin. Jika ingin memsukkan sidik jari
cadangan lakukan seperti hal diatas.

2) Add Batch Staffs:

Ketika beberapa departemen mendaftarkan/mengerahkan
banyak staf, dapat digunakan fungsi ini untuk menambahkan
staf-staf, menerangi satu pekerjaan operator. Contoh, banyak
staf-staf yang ingin ditambahkan ke departemen, pertama pilih
departemen nya; klik ditombol "Add batch staffs" departemen
baru akan muncul di layar.

Jika tidak ditemukan staff di departemen, ikuti langkah –langkah

berikut ini;

37

Jika terdapat staff di dalam departemen,

38
Untuk menyimpan/backup data dari staffs tandai kotak dipojok kiri
atas, jika memasukkan data baru staff, tandai staff tersebut untuk
memasukkan jadwal shift., click (Copy selected employee
attendance option and schedule).

Untuk mem backup data dari staffs pilih/contreng box yang ada di kiri
atas display. Jika ada staff yang baru &staff yang telah dipilih sama
shiftnya, maka kilk kiri (Copy selected employee attendance option
and schedule).

39
The number format: adalah seri nomor krhadiran, contoh staff No
department ini misal 1 at the first, jadi seri nomornya adalah 1***,
masukkan 1 (*) The asterisk wildcard length ： ini berarti ada
berapa banyak symbol yang ada.

3) Modify Staff
Jangan merubah nomor Staff’s enrolling atau name modified secara
acak. Jika informasi tidak cocok akan mengakibatkan kesalahan
informasi. Click tombol ^, untuk memasukkan data baru di input box,
lalu tekan tombol (Save).
40
4. Transfer Employee
Click tombol "(Transfer Employee) untuk memindahkan dari satu
departemen ke departemen lainnya. Seperti contoh berikut ini :

Dalam susunan departemen yang ada pilih departemen yang akan

dimasukkan karyawannya, lalu klik “Ok” untuk memindahkan ke
departemen yang dituju.

Press Yes (Y) untuk memindahkan karyawan baru.

press No (N) untuk membatalkannya.

41
2、Right shortcut key operation

Klick kanan di tempat list staff untuk meng export ke basic information,
production report di mungkinkan juga dapat menyembunyikan atau
menampilkan urutan data yang ada, seperti gambar ini.

Export data: export semua staffs' information ke department yg ada.

Production report: Semua staffs' information didalam department
akan ditampilkan oleh form report.
Save rank of data setting: Setelah merubah setting data rank, save data
rank setting, dan dapat digunakan setelah itu.
Show entire rank of data: setelah clicks this option, semua informasi
staff’s akan muncul.
Hides entire rank of data: Setelah menggunakan option ini, semua
informasi akan di sembunyikan.

42
Rank of Data: Menampilkan komposisi urutan nama pada staff
informasi.
3. Click tombol department setting ^ , dimungkinkan untuk merubah
seting pada departemen.Menu ini sama fungsinya dengan
operation in department management.
4. Click pada label nomor pada informasi yang lain serti gambar
berikut ini :

Setelah memungkinkan untuk mengisi staff yang berhubungan erat

dengan informasi yang ada tentang hubungannya dengan, select
department, select staff, tekan B button, masukkan item record,
ketikan informasi masih dalam garis/kolom tulisan, masukkan materi
hubungan antara material ke contents, lalu save, pilih departemen
dan staff, masukkan informasi di kotak field, kemudian save
informasi ini.

43
5、 Attendance rule option
Click nomor label pada AC option. Seperti contoh berikut ini

Count OT: Tanda item ini，untuk menghitung lembur.

Reset Holiday ：Tanda item ini, untuk menghapus jadwal libur.

On duty check-in/off duty check-out：seting ini dapat mengontrol jika

staff akan check-in atau check-out.

44

Staff Time Attendance setting

Click Time Attendance schedule; enter staff’s Time Attendance setting

widows, seperti gambar ini
Metode dari statistik kehadiran adalah serupa dengan metode dari
susunan kehadiran, hanya meningkatkan opsional yang mana dari
waktu ke waktu harus dicatatkan dan diuji, Di dalam opsi, semua
dari waktu ke waktu harus dicatatkan dan diuji, dimana disini lembur
tidak dibayar.

45
Shift list indicator yang telah ada pada box yang ditampilkan adalah
daftar shift yang baru mulai. Tanggal dimulainya dan shift nama jika
perlu dirubah, pilih shift item pada list seleah kiri dan akan berubah
menjadi biru click on (- ), cancel t shift, click on (+), untuk
memasukkan shift baru, lihat gambar berikut ini :

Pilih shift baru dari list yang telah diset rubah tanggal pada time
range nya, klik “ok”.

Contoh shift normal. ： Starting date stopping date shift

03-3-1 03-5-30 springs

03-6-1 03-9-1 summers

46
staff yang telah dipilih akan tampak seperti gambar dibawah in.

Fungsi auto-assignment staff’s shift, dimana siapa tidak termasuk

didalam shift pada Time Period, tetapi mereka mempunyai attendance
record, system secara otomatis akan memberikan difinisi periode
waktu. Fungsi ini memungkinkan menggunakan banyak shift.

Jangka waktu shift akan habis sesuai yang kiat seting sebelumnya. Dan
jika waktunya habis maka shift tersebut tidak berlaku lagi.

47
Klik kiri pada Shift name lalu pilih dari display list shift name. jika
ingin membatalkan shift yang ada, klik tombol (-).

Setelah selesai klik “ok” untuk menyimpan, klik “cancel” untuk

membatalkannya.

48
2.2.3 Administrator Setting

Set administrator
Untuk system dari hal – hal yang tidak diinginkan, system dapat
diprotek dengan menggunakan password, Click the
“maintenance/setting” sub-item pada menu di administrator setting,
seperti gambar berikut ini :

Click tombol ( administrator) seperti dibawah ini.

49
Pilih model administrator yang di inginkan untuk dimasukkan.

Pilih siapa yang akan dimasukkan sebagai adminnya, semua admin

harus diambil dari staff yang ada di list.
Catatan : Password standard dari admin yang dibuat adalah nomor ID
nya sendiri.

50
Kilk sekali pada item/box yang tersedia untuk memilih item apa saja
yang diperboleh buka oleh yang bersangkutan.

Setelah selesai diset, saat membuka system display akan meminta user
name dan password untuk verifikasi

51
 Administrator's privilege and classification

1. Administrators' classifications

Dalam system ini terdapat tingkatan password yaitu, Super

administrator, second levels of departments’ administrators, first
level of departments’ administrator, department administrators

2. Administrator’s privilege: super administrator memungkinkan

mengontrol semua tingkatan admin yang ada.

@ Super administrator privilege: Super administrator tingkat

yang paling tingi, dimana super admin dapat merubah,
menghilangkan, menambah, bahkan menghapus semua data
yang adapada system.

@Second levels of departments administrators privilege:

Dimungkinkan untuk dapat meng edit beberapa menu serta
menambahnya, namun semuanya tergantung dari super admin
yang menganturnya.

@First level of department’s administrator:

Level tertinggi didepartments administrator dimana
diperbolehkan untuk mengontrol sebuah departemen atau
beberapa departemen tergantung dari super admin juga tentunya.

@Department administrators:
Sama seperi admin lainnya, tergantung dari super admin.

52
Authorized project
Menghapus data yang sudah tidak berlaku/backup
database/memindahkan Time Attendance data:

Ada 3 kegiatan dalam menu ini, admin dapat menyimpan dan

memeriksa data yang ada.

@ Import the Time Attendance data: Dapat meng import data record
ke dalam file dari dalam file mesin pada menu .Import AC data .

@ Leave on business/asking for leave:, click "Employee leave on

business/ asking for leave" pada item sub menu Attendance, lalu
seting kondisi staff leave on business / asking for leave, dan masukkan
data tersebut pada lembaran data yang ada..

@ Forgetting to clock-in /out:, Jika karyawan lupa untuk clock-in/out,

add clocking –in/out record. Klik pada menu Attendance.

@ Coming late/leaves early collectively: Jika beberapa karyawan

lupa untuk clock-in/out, dan tidak terdata pada record, fungsi ini
dapat melakukannya clock-in/out secara bersamaan sekaligus.

@ Going out on duty record:, Memungkinkan untuk melihat staff

yang keluar tugas pada saat jam kerja. Menu pada sub-item
Search/printing.

53
@ Current staff at-post situation: Dapat dicari dan dilihat staff
current time disub menu At-post/not At-post.

@ Attendance exception inquires and report: Pada menu

search/printing, atau click pada icon untuk masuk ke "Attendance
Calculation report, memungkinkan untuk melihat berbagai jenis
pengecualian, statistik Time Attendance, hasil report , dan mencetak
report .

@ Department management/Employee maintenanceMerubah

departemen dalam department management; memperbaiki informasi
dan staff's Time Attendance pada Employee maintenance dalam sub-
item Department list/ Employee maintenance dibawah menu
Maintenance/Option .

@ Administrator setting: pada menu maintenance/setting , set up

administrator and assign, seting ini hanya dapat dilakukan oleh
admin tertentu.

@ Time Period maintenance/Shift Schedule management: Pada sub-

item dalam menu Maintenance/Option, dapat dibuat periode waktu
pada Time Period maintenance, mengatur shift schedule, memilih periode
jangka waktu atau kombinasi periode waktu pada shift schedule yang
berbeda.

@ Assignment staff shift schedule: Dalam menu

Maintenance/Option, assign Shift Schedule yang mana sudah diset ke
staff.

@ Holiday Maintenance: seting hari libur pada menu

Maintenance/Option.

54
@ Leave setting: dalam menu Maintenance/setting, alas an
meninggalkan kantor dan hipotesis meninggalkan /mangkir tersebut
dapat terlihat pada form record statistic.

@ Time Attendance rule: set up aturan Time Attendance, dan yang

berhubungan dengan statistic pada Time Attendance project in report.

@ Database setting: Set up database connection ini dalam menu

sub-item Maintenance/Option.

@ System setting: Memungkinkan untuk menyetel beberap opsi

pada software dalam menu Maintenance/Option ini.

@ Connection Device: Kemungkinan dapat terkoneksi dengan

mesin pada sub-item dalam Device Management.

@ Download data record from Device: Untuk download data record

dapat memakai menu dalam Device Management.

@ Upload the personnel information to the Device: dapat untuk

men upload personnel information pada menu Device Management.

@ Downloads Employee and his/her fingerprint: Dalam menu

Device management dapat men download staff fingerprint information.

@ Clear the data record in the Device: Menghapus data Time

Attendance pada mesin pada sub-item Delete AC log di Device
management menu.

55
@ Device Management: Dapat memeriksa data pada beberapa
kegiatan pada mesin.

@ Device Edit: dapat menambah, menghapus, merubah informasi

dalam menu the Device Management .

@ Synchronized Device time: untuk menyamakan jam antara system

dengan Computer pada menu Device Management .

2.2.4 Time Period Maintenance

Sebelum shift schedule dipergunakan ， periode waktu harus diseting

terlebih dahulu ， pilih menu (Maintenance/ Option ， click dimenu
utama ( Time Period Maintenance ) ， periode waktu dapat diseting
untuk menentukan sift karyawan, seperti contoh ini.

56
Jika tidak merubah shift schedule dimana periode waktu dirubah,
Sistem akan otomatis menggunakan seting shift scheduled
management, contoh seperti gambar berikut ini.

Click tombol (Cancel)，untuk kembali ke menu utama atau tombol

(OK), untuk memulai mengatur periode waktu seperti contah berikut:

57
Pilih Add untuk memasukkan data/waktu on/off duty , untuk
panduannya dapat dilihat serti gambar ini

Ada 2 opsi yang dapat dipakai oleh perusahaan dalam mengatur jam
kerjanya. Opsi pertama on-duty and off-duty, (morning & evening ),
atau opsi kedua (morning, Noon, Noon ,evening), Click tombol
(Cancel), untuk kembali kemenu sebelumnya atau click tombol
(Next)untuk melanjutkannya.

58
Pada contoh diatas biasanya perusahaan menerapkan system keluar
maupun masuk masih dalam jamkerja diwajibkan absen, jika ingin
memilih item ini contreng kedua box yang ada disebelah kanan.,click
(Next), kemudian seting toleransi yang diperbolehkan seperti contoh :

59
Kemudian click tombol “finish”, untuk meyelesaikan seting.

Shift Time Period maintenance yang telah dibuat terbagi dua bagian,
sisi kiri list periode waktu dan sisi kanan Shift Time Period
management. Table ini dapat dirubah/diedit.

60

■ Add: Kilk tombol (+ Add) untuk menambah periode waktu yang

baru, lalu masukkan nama periode waktunya, jam masuk dan jam
pulang (Clocking in/out), merecord waktu keterlambatan.
Merekam pulang lebih awal, berapa lama jam kerja perhari,
Time Attendance record adalah record yang efektif untuk
Clocking in/out, mengambil catatan record. Secara bersamaan
pada periode waktu ini karyawan harus Clock in/out atau tidak.
Format waktunya dalah HH:MM.

■ Deletion: Pilih periode waktu yang akan dihapus klik tombol

(XDelete) untuk menghapus periode waktu yang tidak retpakai.

■ Save: Klik tombol (-'Save) setelah merubah atau menambah

 data baru.

■ Record the hour (minute) as coming lately: seting standarnya

dalah 5 menit, contoh on-duty time at7: 50, A. at 7: 53 check-in
time, B. at 8: 00check in time, jadi A tidak ada keterlambatan,
karena masuk tidak lebih dari 5 menit, B masuk terlambat 10
menit, karena masuk sudah leawat dari 5 menit.

■ Records hour as leaves early (minute): Sama seperti dating

terlambat, perbedaan antara waktu pulang dan jam sibuk.

61
@ Begining /Ending in: Harus di isi, jam masuk/pulang paling awal
itu jam berapa, Karena akan berpengaruh pada keabsahan report.

@ Beginng/Ending out : Harus di isi, jam masuk/pulang paling lambat

itu jam berapa, Karena akan berpengaruh pada keabsahan report
dan dapat mempengaruhi waktu pencatatan lembur.

@ How many working days to records : Mengacuh pada berapa lama

waktu kerja sehari, jika telah diset program akan mengikuti.

@ How long time (minute) to records: Ini tergantung dari seting

pengguna.

@ Must checking in/out: Di haruskan untuk karyawan untuk Clock

in/out pada saat masuk maupun pulang kerja.

@ Changes the demonstration color of Time Period : Merubah warna

periode waktu jam kerja untuk membedakan shift, clicks kiri
tombol mouse pada warna yang akan dirubah.

62
2.2.5 Shift Management

Setelah selesai seting periode waktu, kemudian set Shift Schedule,pilih

menu “maintenance/ option”，click sub item “shift management” lalu
masukkan shift yang telah ada seperti contoh gambar berikut :

Setelah shift di masukkan Shift name dan Shift Time Period, akan
tampak pada layar, nama shiftnya dan triode waktu yang berlalu.

Format dari form untuk tanggal adalahApplication yyyy-mm-dd, contoh,

November the 15th, 2003 is recorded as 2003-11-15，and March the 6th,
2003 is recorded as 2003-03-06.

63
Periodik perputaran shift = Shift cycling periodicity = perhitungan

waktu tertentu * periodicity unit. Perhitungan unit waktu ditentukan

perhari, minggu, atau bulan.

Shift Management Tool Bar Untuk menambah, cancel, merubah

shift. Dalam status menambah atau shifts (ketika tombol { V} benar)
baru dapat mennambah, merubah, Shift Time Periods.

Klik tombol (+) untuk menambah shift baru, shift kosong akan
muncul disisi kanan, kemudian baru kita dapat menambah shift baru,
seperti contoh berikut ini :

Pilih periode waktu yang akan digunakan, tarik kebawah menu,

tambahkan langsung periode waktu yang ada. Tandai (√) hari yang
dipergunakan untuk memilihnya lalu klik “OK”.

64
Cancel Shift: pilih Shift yang akan dihapus, click tombol (X).
Modify: pilih Shift yang akan dirubah, Click ( Q) setelah direvisi.
Cancel Time Period Click tombol (X), pilih periode waktu yang akan
dicansel
Save: Setelah selesai dimodifikasi atau menambah, Click(^) untuk
menyimpan data yang sudah dirubah.

2.2.6 Assign Staff Shift

Jika karyawan tidak termasuk kedalam scheduled, lalu pada akhirnya

semua Time Attendance records tidak tercatat, jika karyawan tidak
termasuk kedalam shift yang ada system tidak dapat mendata Time
Attendance record yang bersangkutan.

Setelah seting Time Period dan the Shift Management, pilih menu
Maintenance/Option, klik employee Schedule, buka tampilan
schedule employee's A C disini.
 65

Sisi sebelah kiri dari halaman menunjukkan bahwa jadwal shift di

departemen .Klik nama departemen dengan mouse, dapat
menunjukkan semua staf dan Shift Schedule nya di dalam sebelah
kanan modul staf.

Assign Staff Shift by department : Berdasarkan perbedaan karakter

departemen yang ada, untuk membuat staff shift, klik tombol “fif
Department Schedule" disudut kiri , seperti contoh ini :

Default Shift schedule : pilih shift dengan menarik menu k ebawah, buat
shift tersebut sebagai default Shift yang digunakan untuk
mendaftarkan staf baru, setelah staf baru terdaftar yang akan
memberi staf baru suatu shift.
66
Normal Assign staff Shift

Bagian dari halaman ini di sisi kanan pada assignment staff shift the
module. tentukan staff shift tidak pada perorangan namun departemen
atau sekelompok. Click tombol (^ all choice ) untuk menentukan semua
shift karyawan yang ada di list. Tekan dan tahan tombol ctrl key dan
klik sekali dengan mouse pada staff untuk menyelesaikan beberapa
pilihan, pilih staf yang perlu untuk ditentukan shiftnya lalu klik tombol
(SF Arrange Employee’s shifts), seperti gambar ini ;

Clock in/out:Staf dapat diseting Clock in/out, berdasarkan catatan waktu

periode waktu dapat ditentukan seting Clock in/out.

67
Count Time Attendance: Penting atau tidaknya waktu kehadiran yang
dicatat serta paraturan dan shif pada waktu kehadiran, total waktu
kehadiran dan siapa-siapa yang dianggap masuk normal, sebagai contoh
beberapa pimpinan tidak perlu dicatat waktu kehadirannya untuk waktu
jam kerja normal.

Records regard as working overtime: Setelah memilih item ini, dapat

mengkalkulasi karyawan yang kerja lembur.

Holiday Valid: Setelah memilih item ini, saatnya staff mana yang akan
mendapatkan libur, jika staff yang bersangkutan akan meneruskan
masuk kerja, maka record akan mencatatnya sebagai kerja lembur, jika
staff tersebut tidak masuk maka penggantinya harus masuk kerja dan
dihutung sebagai jam kerja normal.

Working overtime needs obtian approval or the verification: Untuk

semua staff yang kerja lembur, ini saatnya untuk memberikan shift yang
harus diregistrasi atau verifikasi baru kemudian bermanfaat., Semua
shift dan periode waktu shift terlihat digambat ini.

68
Pilih shift yang baru dari shift yang ada ini yang telah di-set,
menentukan permulaan dan berakhirnya waktu, clicksekali pada
tombol "confirmed" clicks tombol "cancel" untuk membatalkannya.
Setelah selesai meyusun nama shift yang sesuai display akan
menampilkan nama shift yang akan muncul dikolom staff. dan daftar
waktu dapat menunjukkan periode jam kerja.

Auto- assign timetable

Jika memberikan shift ke staff atau merubah shifts schedule terlalu
sering dilakukan tidak mengikuti prosedur yang, memungkinkan untuk
emnggunakan auto- assigning staff shifts, auto- assign staff shift
dianjurkan untuk karyawan yang tidak tetap shift schedule dalam waktu
kerjanya, tetapi memerlukan Time Attendance record, system akan
otomatis menyesuaikan periode waktu recordnya. Setelah memilih auto-
assigning staff shift , lihat gambar berikut ini :

69
Kemudian pilih jam kerja yang paling pendek dan tentukan shift
karyawan, untuk yang paling singkat adalah 1 hari, system tidak
dapat menentukan shift hingga ditentukannya staff mana yang akan
dimasukkan ke dalam shift tesebut.

Klick Hkey pada Time Period jika ingin menghapusnya.

70

Employee temporary shifts

Jika salah satu atau beberapa orang karyawan menginginkan perubahan
pada jam kerjanya untuk sementara waktu shiftnya dapat di seting/
arranged temporarily, click tombol staff temporary arrangement
seperti contoh gambar berikut ini：
Click tombol (OK)，masuk ke temporarily schedule ，click tombol
(Cancel ), untuk kembali ke staff's schedule. Pertama-tama cari
jadwal jam kerja, pilih staff, tekan dan tombol (Ctrl), lalu click staff
atau gunakan tombol use all, click tombol (add period of time), pilih
periode waktu yang tersedia dan tentukan hari dan jangka waktu nya.
System operasi ini sama dengan shift management untuk menambah
periode waktu. Click tombol (save temporarily schedule) menyimpan
schedule untuk sementara atau click tombol cancel untuk
membatalkannya.

71
Pilih periode waktu yang di inginkan untuk menambah, click tombol
( OK), sechedule yang semantara akan tampil didisplay pada shift
schedule list. Sebelum menyimpan data ini izinkan untuk dapat
memilih periode waktu, tekan tombol = untuk membatalkan, tekan
(K All Delete) untuk menghapus semua data periode waktu yang
ada. jika schedule sementara sudah disimpan, tekan tombol ^ untuk
membatalkannya.

Shift schedule regularly change

Perubahan shift schedule secara teratur yang ada pada perusahaan,
bagaimana mengatur perubahan shift schedule regulary, untuk
menangani perubahan Shift schedule ke software‘s. disini
dicontohkan metode merubah shift dengan menggunakan 4 shift 3
kali perubahan dalam seminggu，Contoh ,ada A、B、C、D, 4 shifts,
schedule jam kerja sudah terbagi didalamnya, shift pagi, shift siang,
shift malam, 3 periode waktu, dimulai dari tanggal 1

72
Seperti sebelumnya, lihat gambar berikut ini :

schedule list jam kerja karyawan：

Date shift Morning shift Day shift Night shift Have rest
1 A B C D
2 D A B C
3 C D A B
4 B C D A
5 A B C D
6 D A B C
7 C D A B

73
dari schedule list ， jadwal tetap telah ditentukan ， perputaran jam
kerja semua karyawan adalah 4 hari. Jadi, A、B、C、D empat hari
kerja dibagi empat shift.

Beginning/Ending time: Untuk memperlihatkan semua waktu schedule

yang di mulai, dan berakhirnya periode waktu jam kerja.

2.2.7 Holidays maintenances

Pada hari libur yang ditentukan, dan mengacu pada peraturan yang ada
karyawan yang akan mengambil cuti tidak dimungkinkan, pada situasi
biasanya jika karyawan tidak mengecek terlebih dahulu, maka
recordnya tidak tercatat atau dianggap absen. Begitu juga pada saat
libur kayawan kerja juga tidak akan tercatat sebagai lembur.

74
Pilih Holiday List dalam maintenance/Option menu, buka Holiday
List maintenance

Ini adalah form yang ada pada Holiday List dan pilihan column
perlengkapan untuk Holiday List maintenance. Dapat menambahkan,
menghapus, dan merubahnya.

Add: Klik kiri + dikolom kosong yang akan digunakan untuk

menambah informasi diholiday list module. Letakkan nama
holiday, waktu holiday, dan jumlah holiday pada kolom yang
kosong.
 75

Note: Saat memasukkan holiday time , formatnya adalah 06-05-01,

oleh system yang berarti 2006 - 05 – 01, harus menggunakan
metode inggris untuk memasukkannya dan tanda “ “ kalau
tidak system akan error.

Setelah memasukkannya secara benar, informasi yang diisi akan

dimasukkan kedalam system, klik tombol * untuk menyimpannya.
Delete: Click tombol - untuk menghapus informasi holiday yang
tidak terpakai.
Revision: Jika ingin merubah waktu holiday yang telah dimasukkan.
Click ~, untuk meninjau kembali informasi holiday. lalu click I untuk
menyimpan informasi tersebut.
Setelah selesai semua, system tidak dapat mengatur periode waktu,
karena assign staff shift record tidak ada, sebelumnya,set periode
holiday, dalam Time Attendance report form, system tidak dapat
menghitung periode waktu.
76