BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Keberhasilan pendidikan tidak hanya ditentukan oleh proses pendidikan di
sekolah dan tersedianya sarana dan prasarana saja, tetapi juga ditentukan oleh
lingkungan keluarga dan masyarakat. Karena itu pendidikan adalah tanggung
jawab bersama antara pemerintah (sekolah), keluarga dan masyarakat. Ini
berarti mengisyaratkan bahwa orang tua murid dan masyarakat mempunyai
tanggung jawab untuk berpartisipasi, turut memikirkan dan memberikan
bantuan dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
Partisipasi yang tinggi dari orang tua murid dalam pendidikan di sekolah
merupakan salah satu ciri dari pengelolaan sekolah yang baik, artinya sejauh
mana masyarakat dapat diberdayakan dalam proses pendidikan di sekolah
adalah indikator terhadap manajemen sekolah yang bersangkutan.
Pemberdayaan masyarakat dalam pendidikan ini merupakan sesuatu yang
esensial bagi penyelenggaraan sekolah yang baik. Tingkat partisipasi
masyarakat dalam proses pendidikan di sekolah ini nampaknya memberikan
pengaruh yang besar bagi kemajuan sekolah, kualitas pelayanan pembelajaran
di sekolah yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap kemajuan dan
prestasi belajar anak-anak di sekolah. Memang tidak dapat dipungkiri bahwa
keterlibatan masyarakat mempunyai peran yang cukup besar bagi
perkembangan organisasi di masa yang akan datang. Begitu juga dengan
sekolah, suatu sekolah bisa dikatakan sukses jika mampu mendapatkan
kepercayaan dari masyarakat. Karena bagaimanapun juga pendidikan adalah
tanggungjawab bersama antara orang tua, sekolah dan masyarakat.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi hubungan masyarakat dengan
sekolah?
2. Apa saja tujuan dan fungsi administrasi hubungan masyarakat dengan
sekolah?

1
 3. Apa saja komponen-komponen hubungan masyarakat dengan sekolah?
4. Apa saja prinsip-prinsip hubungan masyarakat dengan sekolah?
5. Bagaimana bentuk hubungan kerja sama antara sekolah dengan masyarakat ?
6. Bagaimana proses administrasi hubungan masyarakat dengan sekolah?
7. Apa yang dimaksud dengan administrasi administrasi pendidikan?
8. Apa saja jenis-jenis administrasi?
9. Bagaimana surat dan pengurusannya?

C. Tujuan Makalah
1. Mendeskripsikan pengertian administrasi hubungan masyarakat dengan
sekolah.
2. Mendeskripsikan tujuan dan fungsi administrasi hubungan masyarakat
dengan sekolah.
3. Mendeskripsik komponen-komponen hubungan masyarakat dengan sekolah.
4. Mendeskripsikan prinsip-prinsip hubungan masyarakat dengan sekolah.
5. Mendeskripsikan hubungan kerja sama antara sekolah dengan masyarakat.
6. Mendeskripsikan proses administrasi hubungan masyarakat dengan sekolah.
7. Sebagai bentuk penyelesaian tugas kelompok yang diberikan oleh dosen
yang bersangkutan.
8. Untuk menambah ilmu guna bekal ilmu untuk kedepannya bagi kita sebagai
mahasiswa/i yang terkait di lembaga pendidikan nantinya.
9. Agar mahasiswa dapat mengetahui pengertian administrasi pendidikan,
jenis-jenis administrasi, cara surat dan pengurusan serta kegiatan administrasi
lainnya.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

1. Pengertian Hubungan Masyarakat

Secara lebih umum dikatakan bahwa hubungan sekolah dan masyarakat
diartikan sebagai suatu proses komunikasi dengan tujuan meningkatkan
pengertian warga masyarakat tentang kebutuhan dan praktek pendidikan serta
berupaya dalam memperbaiki sekolah.1
Administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat merupakan suatu
proses komunikasi antara sekolah dan masyarakat tentang kebutuhan serta
kegiatan pendidikan serta mendorongkan minat dan kerjasama masyarakat
dalam peningkatan dan pengembangan sekolah.
Menurut E. Mulyasa, hubungan sekolah dengan masyarakat pada
hakekatnya merupakan suatu sarana yang sangat berperan dalam membina dan
mengembangkan pertumbuhan pribadi peserta didik disekolah.2
Hubungan lembaga pendidikan dengan masyarakat memiliki keterkaitan
dan ketergantungan yang sama-sama saling membutuhkan. Masyarakat sangat
membutuhkan layanan pendidikan yang baik, dan tentunya hal tersebut bisa
dilewati melalui pendidikan guna mempersiapkan diri serta memenuhi
kebutuhan dan harapan hidup yang sempurna.
Saluran komunikasi yang dilakukan oleh lembaga dapat dilakukan melalui
beberapa saluran, diantaranya :
a. Transparansi laporan keungan sekolah terhadap orang tua murid;
b. Buletin sekolah;
c. Surat kabar;
d. Pameran sekolah;
e. Open house;
f. Kunjungan ke sekolah;
g. Kunjungan ke rumah siswa;
1
Sohiron, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, (Pekanbaru: Kreasi Edukasi), hlm 88.
2
Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah, (Bandung: Remaja Rosdakarya), hlm 50.

3
 h. Penjelasan oleh staf sekolah;
i. Gambaran keadaan sekolah melalui siswa;
j. Melalui radio dan televisi; dan
k. Laporan tahunan dan lain-lain.3
Hubungan yang harmonis antara sekolah dan masyarakat ini semakin
dirasakan pentingnya pada masyarakat yang telah menyadari dan memahami
pentingnya pada masyarakat yang telah menyadari dan memahami pentingnya
pendidikan bago anak-anak. Namun tidak berarti pada masyarakat yang masih
kurang menyadari akan pentingnya pendidikan.
Jika hubungan sekolah dan masyarakat berjalan dengan baik, rasa
tanggung jawab dan partisipasi masyarakat untuk memajukan sekolah juga
akan baik dan tinggi. Agar tercipta hubungan dan kerja sama yang baik antara
sekolah dan masyarakat.
Masyarakat memiliki peran yang sangat penting terhadap keberadaan
kelangsungan bahkan kemajuan lembaga pendidikan. Setidaknya salah satu
parameter penentu nasib lembaga pendidikan adalah masyarakat. Apabila ada
lembaga pendidikan yang maju salah satu faktor keberhasilan tersebut adalah
keterlibatan masyarakat yang maksimal. Begitu pula sebaliknya apabila ada
lembaga pendidikan yang bernasib memprihatinkan salah satu penyebabnya
adalah kurangnya dukunagan masyarakat.
Untuk itu dalam mengefektifkan kinerja pendidikan suatu lembaga
pendidikan harus menperhatikan kondisi, fokus marketnya dengan masyarakat,
misal saja pada hal yang berkaitan dengan input sesuai dengan ketetapan
Direktorat Pembinaan Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar Depdiknas
mengenai standar input pada aspek hubungan masyarakat, maka hal yang harus
mendapat perhatian adalah:
a. Hubungan dengan masyarakat, baik menyangkut substansi maupun strategi
pelaksanaannya, ditulis dan dipublikasikan secara eksplisit dan jelas.
b. Melibatkan dan memberdayakan masyarakat dalam disekolah melalui
pengembangan model-model partisipasi masyarakat sesuai tingkat kemajuan

3
Sohiron, op.cit., hlm. 88.

4
 masyarakat. Dan implementasi strategi-strategi lainnya guna mencapai suatu
target dan tujuan yang hendak dicapai sesuai dengan otonomi daerah masing-
masing.
Masyarakat memiliki posisi ganda yaitu sebagai objek dan subjek,
keduanya memiliki makna fungsional bagi pengelolaan lembaga pendidikan.
Ketika lembaga pendidikan sedang melakukan promosi penerimaan calon
siswa atau santri baru masyarakat merupakan objek yang mutlak dibutuhkan.
Sementara itu respon masyarakat tehadap promosi itu menempatkan mereka
sebagai subjek yang memiliki kewenangan penuh untuk menerima atau
menolaknya. Posisi masyarakat sebagai subjek juga terjadi ketika mereka
menjadi pengguna lulusan lembaga tersebut. Oleh karena itu hubungan dengan
masyarakat harus dikelola dengan baik.
Ditinjau dari kepentingan sekolah, pengembangan penyelenggaran
hubungan sekolah dengan masyarakat bertujuan untuk;
a. Memelihara kelangsungan hidup sekolahan.
b. Meningkatkan mutu pendidikan di sekolah yang bersangkutan.
c. Memperlancar proses belajar mengajar.
d. Memperoleh dukungan dan bantuan dari masyarakat yang diperlukan dalam
pengembangan dan pelaksanaan program sekolah.

2. Tujuan dan Fungsi Humas

Secara umum hubungan sekolah dan masyarakat memiliki tujuan yang
hendak dicapai yakni berupa peningkatan mutu pendidikan, sehingga pada
gilirannya masyarakat akan merasakan dampak langsung dari kemajuan
tersebut. Adapun hubungan yang lebih kongkrit hubungan antara sekolah dan
masyarakat antara lain:
a. Guna meningkatkan kualias pembelajaran dan pertumbuhan peserta
didik;
b. Berperan dalam memahami kebutuhan-kebutuhan masyarakat yang
sekaligus menjadi desakan yang dirasakan saat ini; dan

5
 c. Berguna dalam mengembangkan program-progran sekolah kearah yang
lebih maju dan lebih membumi agar dapat dirasakan langsung oleh
masyarakat sebagai pengguna jasa pendidikan.4
Elsbree telah mengemukakan tujuan hubungan sekolah dengan masyarakat
sebagai berikut:
a. Untuk meningkatkan kualitas belajar dan pertumbuhan anak.
b. Untuk meningkatkan pemahaman masyarakat akan pentingnya
pendidikan dan meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
c. Untuk mengembangkan antusiasme/semangat saling bantu antara
sekolah dengan masyarakat demi kemajuan kedua belah pihak.
Ketiga tujuan tersebut menggambarkan adanya “two way trafic” atau
dua arus komunikasi yang saling timbal balik antara sekolah dengan
masyarakat. Hubungan sekolah dengan masyarakat akan berjalan dengan baik
apabila terjadi kesepakatan antara sekolah dengan masyarakat tentang “policy”
(kebijakan), perencanaan program dan strategi pelaksanaan pendidikan di
sekolah. Dengan demikian tidak ada lagi “barrier” atau penghalang dalam
melaksanakan program hubungan sekolah dengan masyarakat.5
Tujuan hubungan sekolah dan masyarakat dapat dikelompokkan
menjadi tiga tujuan pokok, yaitu untuk mengembangkan mutu belajar dan dan
pertumbuhan anak-anak. Untuk mengembangkan mutu belajar dan
pertumbuhan anak-anak hendaknya personil sekolah mengetahui benar- benar
kondisi masyarakat lingkungan hidup anak-anak yang sangat penting bagi
program pendidikan. Kepala sekolah dan guru-guru hendaknya
mengikutsertakan masyarakat untuk dapat kerjasama dan memanfaatkan
sumber-sumber didalam masyarakat yang diperlukan untuk memperkaya
program sekolah. Selain mengembangkan mutu belajar, sekolah hendaknya
dapat berkerjasama dengan organisasi-organisasi atau instansi-instansi lain di
dalam masyarakat, yang mempunyai tugas dan kepentingan yang sama
terhadap pendidikan anak-anak. Bahan pengajaran yang diberikan kepada

4
Sohiron, op.cit., hlm 90.
5
Ibid, hlm 91.

6
 peserta didik bukanlah bahan yang statis dan usang, melainkan merupakan
bahan yang fungsional dan akurat bagi kebutuhan murid itu sekarang dan
kehidupan yang akan datang.6
Tujuan hubungan sekolah dengan masyarakat adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan pemahaman masyarakat tentang tujuan serta sasaran yang
ingin dicapai oleh sekolah.
b. Meningkatkan pemahman sekolah tentang keadaan dan sapirasi masyarakat
tentang sekolah.
c. Membangun dan memelihara kepercayaan masyarakat untuk dapat
membantu sekolah.
d. Memberi informasi kepada masyarakat tentang tanggung jawab sekolah
untuk memenuhi harapan masyarakat mengenai hal-hal yang mungkin
disumbangkan sekolah terhadap kepentingan masyarakat.
e. Sekolah dapat memperoleh bantuan keuangan atau bantuan lainnya demi
kemajuan sekolah.
Adapun peran serta fungsi sekolah dalam mengembangkan
hubungannya dengan masyarakat antara lain bertujuan dalam merumuskan
saluran-saluran komunikasi yang dapat dipergunakan baik oleh sekolah
maupun oleh masyarakat yang notabene selama ini diabaikan dan bahkan hal
inilah yang menyebabkan komunikasi sekolah dan masyarakat selama ini
kurang harmonis.7
Fungsi hubungan sekolah dengan masyarakat dapat dirumuskan sebagai
berikut:
a. Mengembangkan pengertian masyarakat tentang semua aspek
pelaksanaan program pendidikan di sekolah.
b. Dapat menetapkan bagaimana harapan masyarakat terhadap sekolah dan
apa harapan-harapannya mengenai tujuan-tujuan pendidikan di sekolah.

6
Sri Marmoah, Administrasi dan Supervisi Pendidikan Teori dan Peraktek, (Yogyakarta:
Deepublish), hlm 69.
7
Sohiron, op.cit., hlm 91.

7
 c. Memperoleh bantuan secukupnya dari masyarakat untuk sekolahnya,
baik finansial, material maupun moril.
d. Menimbulkan rasa tanggung jawab yang lebih besar pada masyarakat
terhadap kualitas pendidikan yang dapat diberikan oleh sekolah.
e. Merealisasikan perubahan-perubahan yang diperlukan dan memperoleh
fasilitas dalam merealisasikan perubahan- perubahan itu.
f. Mengikutsertakan masyarakat secara kooperatif dalam usaha- usaha
memecahkan persoalan pendidikan.
g. Meningkatkan semangat kerja sama antara sekolah dengan masyarakat,
dan meningkatkan partisipasi.

3. Komponen-Komponen Humas
Pada dasarnya inti dari kegiatan humas adalah proses komunikasi,
sehingga yang menjadi komponen-komponen atau elemen-elemen dari humas
tersebut tidak berbeda dengan komponen-komponen atau unsur- unsur dari
komunikasi. Komponen-komponen komunikasi tersebut meliputi:
a. Sumber berita
b. Pesan
c. Media
d. Penerima berita
e. Umpan balik
f. Tujuan8

4. Prinsip-Prinsip Hubungan Sekolah dan Masyarakat

Apabila kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat ingin berhasil
mencapai sasaran, baik dalam arti sasaran masyarakat atau orang tua yang
dapat diajak kerjasama maupun sasaran hasil yang diinginkan, maka beberapa
prinsip-prinsip pelaksanaan dibawah ini harus menjadi pertimbangan dan
perhatian.9 Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan
dalam pelaksanaan hubungan sekolah dengan masyarakat sebagai berikut:

8
Asnawir, Administrasi Pendidikan, IAIN IB Pres Padang, (Padang, 2005) cet. 1, hlm 333-334
9
Abdul Rahmat, Manajemen Humas Sekolah, (Yogyakarta: Media Akademi), hlm 125-128.

8
1. Integrity
Prinsip ini mengandung makna bahwa semua kegiatan hubungan sekolah
dengan masyarakat harus terpadu, dalam arti apa yang dijelaskan, disampaikan
dan disuguhkan kepada masyarakat harus informasi yang terpadu antara
informasi kegiatan akademik maupun non akademik.
2. Continuity
Prinsip ini berarti bahwa pelaksanaan hubungan sekolah dengan
masyarakat, harus dilakukan secara terus menerusa. Jadi pelaksanaan hubungan
sekolah dengan masyarakat jangan hanya dilakukan secara insedental atau
sewaktu-waktu.
3. Simplicity
Prinsip ini menghendaki dalam proses hubungan sekolah dengan
masyarakat yang dilakukan baik komunikasi personal maupun maupun
komunikasi kelompok pihak pemberi informasi (sekolah) dapat
menyederhanakan berbagai informasi yang disajikan kepada masyarakat.
4. Coverage
Kegiatan pemberian informasi hendaknya menyeluruh dan mencakup
semua aspek, faktor atau subtansi yang perlu disampaikan dan diketahui oleh
masyarakat.
5. Constructiveness
Program hubungan sekolah dengan masyarakat hendaknya konstruktif
dalam arti sekolah memberikan informasi yang konstruktif kepada masyarakat.
6. Adaptability
Program hubungan sekolah dengan masyarakat hendaknya disesuaikan
dengan keadaan di dalam lingkungan masyarakat tersebut.
Adapun prinsip hubungan sekolah dan masyarakat yang lain yaitu:
1. Mengetahui masalah pendidikan secara menyakinkan, sehingga tidak terjadi
kesimpangan siuran dalam melakukan pekerjaan disekolah.
2. Melaksanakan program pendidikan dengan baik dan bersahabat dengan
masyarakat.

9
 3. Ketahui keadaan masyarakat, yang meliputi sikap, problem, sumber-sumber
yang ada dalam masyarakat.
4. Lakukan survey tentang masyarakat untuk menghimpun informasi.
5. Lengkapi bahan-bahan dan dokumen-dokumen tentang kedaan masyarakat.
6. Lakukan kunjungan kerumah, untuk mengetahui perkembangan anak dan
informasi tentang masyarakat.
7. Layani masyarakat dengan sebaik-baiknya.
8. Ikut sertanya sekolah dalam kegiatan masyarakat.10
Disamping prinsip-prinsip diatas, ada beberapa prinsip lainnya yang harus
dipunyai oleh humas pendidikan tersebut, yaitu:
1. Prinsip otoritas
2. Prinsip kesederhanaan
3. Prinsip sensivitas
4. Prinsip kejujuran
5. Prinsip ketepatan

5. Bentuk Hubungan Kerja Sama Antara Sekolah Dengan Masyarakat

Bentuk hubungan kerja sama ini di antaranya yaitu dengan dewan
pendidikan dan komite sekolah. Dasar hukum dewan pendidikan dan komite
sekolah terdapat dalam PP Nomor 17 tahun 2010 sebagaimana telah dirubah
menjadi Nomor 66 tahun 2010. Dalam Pasal 192 (2) dengan tegas dijelaskan
bahwa ”Dewan Pendidikan berfungsi dalam peningkatan mutu pelayanan
pendidikan dengan memberikan pertimbangan, arahan dan dukungan tenaga,
sarana dan prasarana, serta pengawasan pendidikan pada tingkat nasional,
provinsi, dan kabupaten/kota”. Tampak jelas bahwa rumusan Pasal 192 (2) PP
Nomor 17 Tahun 2010 merupakan penjabaran dari Pasal 56 (3) UU Nomor 20
Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, yang di dalam Panduan
Umum Dewan Pendidikan dan Komite Sekolah disebutkan sebagai peran dan
fungsi Dewan Pendidikan dan Komite Sekolah. Sementara dalam Pasal 192 (3)
10
Ngalim Purwanto, Administrasi Pendidikan dan Supervise Pendidikan, (Bandung: PT Remaja
Rosda Karyta) hlm 348-349.

10
 disebutkan bahwa fungsi Dewan Pendidikan adalah meningkatkan mutu
layanan pendidikan.11
1. Hubungan Sekolah Dengan Dewan Pendidikan
Dewan Pendidikan merupakan badan yang bersifat mandiri, tidak
mempunyai hubungan hierarkis dengan satuan pendidikan maupun lembaga
pemerintah lainnya. Posisi Dewan Pendidikan, Komite Sekolah, satuan
pendidikan, dan lembaga-lembaga pemerintah lainnya mengacu pada
kewenangan masing-masing berdasarkan ketentuan yang berlaku. Peran yang
dijalankan Dewan Pendidikan adalah sebagai pemberi pertimbangan dalam
penentuan dan pelaksanaan kebijakan pendidikan.apalagi yang berwujud
finansial. Di samping itu juga Dewan Pendidikan berperan sebagai pengontrol
dalam rangka transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan dan keluaran
pendidikan, serta sebagai mediator antara pemerintah (eksekutif) dan Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah (Legislatif) dengan masyarakat.
2. Hubungan Sekolah dengan Komite Sekolah
Komite Sekolah adalah badan mandiri yang mewadahi peran serta
masyarakat dalam rangka meningkatkan mutu, pemerataan, dan efisiensi
pengelolaan pendidikan di satuan pendidikan, baik pada pendidikan pra
sekolah, jalur pendidikan sekolah maupun jalur pendidikan luar sekolah.
Komite Sekolah berkedudukan di satuan pendidikan. Komite Sekolah dapat
terdiri dari satu satuan pendidikan, atau beberapa satuan pendidikan dalam
jenjang yang sama, atau beberapa satuan pendidikan yang berbeda jenjang
tetapi berada pada lokasi yang berdekatan, atau satuan-satuan pendidikan yang
dikelola oleh suatu penyelenggara pendidikan, atau karena pertimbangan
lainnya. Badan ini bersifat mandiri, tidak mempunyai hubungan hierarkis
dengan lembaga pemerintahan. Komite sekolah bertanggung jawab dalam
penyusunan perencanaan strategik dan tahunan sekolah, perumusan kebijakan
sekolah, pemenuhan kebutuhan sekolah, anggaran sekolah,ikut memantau
kegiatan keseharian sekolah, menilai keberhasilan pelaksanaan program-

11
Sohiron, op.cit., hlm 92.

11
program sekolah. Dalam hubungan sekolah dengan komite sekolah memiliki
peran terhadap layanan pendidikan maupun satuan pendidikan,yaitu :
a. Pemberi pertimbangan (advisory agency)
Pemberi pertimbangan (advisory agency) dalam penentuan dan
pelaksanaan kebijakan pendidikan di tingkat satuan pendidikan, minimal
dalam memberikan masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada
satuan pendidikan. Contohnya dengan melakukan kegiatan-kegiatan
pendataaan kondisi sosial ekonomi masyarakat dan sumber daya
pendidikan di masyarakat sekitar sekolah, Menganalisis hasil pendataan
sebagai bahan pemberian masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada
sekolah, Menyampaikan masukan, pertimbangan atau rekomendasi secara
tertulis kepada sekolah, Memberikan pertimbangan kepada sekolah dalam
rangka pengembangan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).
b. Pendukung (supporting agency)
Pendukung (supporting agency) baik yang berwujud finansial, pemikiran,
maupun tenaga dalam penyelenggaraan pendidikan di satuan pendidikan,
minimal dalam mendorong tumbuhnya perhatian dan komitmen
masyarakat terhadap penyelengaraan pendidikan yang bermutu, dalam
bentuk kegiatan- kegiatan sebagai berikut:
1) Mengadakan pertemuan secara berkala dengan stakeholders di
lingkungan sekolah.
2) Mendorong peran serta masyarakat dan dunia usaha/industri
untuk mendukung penyelenggaraan pembelajaran yang bermutu.
3) Memotivasi masyarakat kalangan menengah ke atas untuk
meningkatkan komitmennya bagi upaya peningkatan mutu
pembelajaran di sekolah.
4) Mendorong orang tua dan masyarakat untuk berpartisipasi
dalam pendidikan.
c. Pengontrol (controlling agency)

12
 Pengontrol (controlling agency) dalam rangka tranparansi dan
akuntabilitas penyelenggaraan dan keluaran pendidikan di satuan
pendidikan. Dalam hal ini kegiatan yang dapat dilakukan antara lain :
1) Meminta penjelasan sekolah tentang hasil belajar siswa di
sekolahnya.
2) Mencari penyebab ketidakberhasilan belajar siswa, dan
memperkuat berbagai hal yang menjadi keberhasilan belajar siswa.
d. Mediator
Komite sekolah merupakan mediator antara pemerintah (eksekutif) dengan
masyarakat di satuan pendidikan, seperti:
1) Melakukan kerjasama dengan masyarakat baik perorangan,
organisasi pemerintah dan kemasyarakatan untuk penyelenggaraan
pendidikan dan pembelajaran yang bermutu.
2) Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan dan
berbagai kebutuhan pendidikan yang diajukan oleh masyarakat,
dalam bentuk menyebarkan kuesioner untuk memperoleh masukan,
saran dan ide kreatif dari stakeholder pendidikan di sekitar sekolah.

6. Proses Administrasi Humas

1. Penyusunan Program
Penyusunan program humas memperhatikan dana yang tersedia, ciri
masyarakat, daerah jangkauan, sarana atau media, dan teknik yang akan
dilaksanakan dalam mengadakan hubungan dengan masyarakat. Jika
perencanaan tidak memperhatikan hal-hal tersebut, di khawatirkan kegiatan
tersebut tidak akan mencapai sasaran yang di inginkan.
2. Pelaksanaan atau pengorganisasian
Pada dasarnya semua komponen sekolah dan pelaksanaan humas. Oleh
karena itu, tugas-tugas mereka perlu dipahami dan ditata, sehingga
penyelenggara humas dapat berjalan efektif dan efisien.

13
 Dalam pelaksanaan humas perlu diperhatikan koordinasi antara berbagai
bagian dan kegiatan, dan di dalam penggunaan waktu perlu adanya
sinkronisasi.
3. Pengawasan
Pengawasan pada administrasi hubungan sekolah dan masyarakat dapat berupa
evaluasi. Humas dapat di evaluasi melalui dua kriteria, yaitu:
a. Efektifitas, yaitu sejauh apa tujuan tercapai.
b. Efisiensi, yaitu mengenai sumber dan potensi dengan baik.

7. Pengertian Administrasi ketatausahaan Pendidikan

Tata usaha, atau sering juga disebut tata laksana, merupakan bagian dari
keseluruhan proses administrasi. Dalam bahasa Inggris, ada yang menyebutnya
sebagai “Clerical Work”atau “Reporting and Recording System” atau “Office
Management”, yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar,
meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan
segala data dan informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut
berjalan lancar.
Di samping itu, tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan melakukan
penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, untuk digunakan
sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan
mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan
semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan
pengertian tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha untuk perguruan
tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun
(menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
semua bagian keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya
meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang
berwujud warkat.

14
 Pekerjaan tata usaha meliputi rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Menurut The Liang Gie
(2000:50).
1. Menghimpun, yaitu: Kegiatan-kegiatan mencari data mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk
dipergunakan jika diperlukan.
2. Mencatat, yaitu: Kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis sehingga
terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau
lebih jelas untuk dipakai.
4. Menggandakan, yaitu: Kegiatan memperbanyak dengan berbagai alat dan
cara.
5. Mengirim, yaitu: Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu: Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di
tempat tertentu dan aman.

8. Jenis-jenis Kegiatan Ketatausahaan

Pekerjaan ketatausahaan bukan monopoli petugas administrasi saja, tetapi
juga pegawai edukatif. Dalam bagian ini akan disajikan kegiatan tata usaha
khususnya yang dilakukan oleh tenaga administratif. Bagian ketatausahaan
sekolah dimaksudkan untuk dapat mempermudah proses penyelenggaraan di
sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:
a. Kegiatan yang menyangkut manajemen kurikulum. Manajemen
kurikulum adalah segala proses penyelenggaraan yang bertujuan
memperlancar pelaksanaan proses belajar mengajar agar efektif dan
efisien. Penyusunan jadwal, pembuatan kalender akademik dan sebagainya
biasa dilakukan oleh kepala sekolah atau diserahkan kepada
seorang/beberapa orang guru. Mereka hanya mengerjakan penyusunannya

15
tetapi pengerjaan penulisan ke papan tulis besar diserahkan ke tata usaha.
b. Kegiatan yang menyangkut manajemen siswa. Pekerjaan tata usaha
yang menunjang manajemen siswa banyak berhubungan dengan hak dan
kewajibannya sebagai pegawai negeri sipil antara lain:
1) Mendaftar calon siswa (mulai dari pengadaan formulir).
2) Mengisi buku induk dan buku klaper.
3) Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan
siswa.
4) Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.
5) Mengatur ruang kelas, ruang laboratorium dan ruang kegiatan
yang lain.
6) Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa setiap
bulan dan setiap tahun.
c. Kegiatan yang menyangkut manajemen personil. Pekerjaan tata usaha
yang menunjang manajemen personil banyak berhubungan dengan hak dan
kewajibannya sebagai pegawai sipil antara lain:
1) Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk
pengangkatan sebagai pegawai negeri, mengatur permintaan tanda
tangan dari kepala sekolah dan mengirimkannya.
2) Membantu memperbanyak salinan surat-surat keputusan serta
lampiran-lampiran yang dibutuhkan untuk pengurusan kenaikan
pangkat, penggunaan hak cuti atau pensiun.
3) Menyiapkan, menyimpan, dan menisci kartu pegawai.
4) Menyiapkan blangko-blangko presensi pegawai.
5) Membantu kepala sekolah dalam membuat laporan statistic
keadaan pegawai edukatif dan administratif.
6) Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun
insidental.
d. Kegiatan yang mengenai penataan inventaris sekolah.
1) Pekerjaan inventaris sebenarnya menyangkut bagian manajemen
sarana, yaitu mencatat keluar masuknya barang, pemeliharaan dan

16
 penyimpanannya. Pekerjaan ketatausahaan yang menyangkut
penataan inventaris meliputi: Pencatatan masuknya barang-barang,
member label dan nomor inventaris, mengklasifikasikan.
2) Pencatatan keluarnya barang-barang misalnya digunakan,
dipinjam, dihibahkan (diberikan kepada lembaga lain atau
perseorangan), disingkirkan.
e. Kegiatan yang menunjang penataan surat-menyurat.
Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat
dipisahkan menjadi: pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan
penyimpanan surat (kearsipan), dan pengurusan surat-surat keluar.
1) Pengurusan surat-surat masuk (agenda)
a) Mencatat nomor dan tanggal surat dalam buku agenda surat
masuk yang kolomnya terdiri dari: (tanggal diterimanya surat,
nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok
surat/keterangan).
b) Menyerahkan surat kepada alamat,
c) Surat dibaca oleh alamat yang dituju dan diberi disposisi.
d) Surat dikembalikan kepada tata usaha untuk dibuatkan balasan
(jika memang dikehendaki demikian)
e) Tata usaha melaksanakan disposisi.
f) Tata usaha menyerahkan kembali surat tersebut kepada bagian
yang mengurus surat keluar.
g) Pengarsipan surat tersebut.
2) Pengurusan surat keluar (ekspedisi). Pengurusan surat keluar dilakukan
dengan urutan:
a) Surat yang sudah diketik diserahkan kepada kepala sekolah
untuk disetujui dan dimintai tanda tangan.
b) Membubuhkan cap di sebelah kiti tanda tangan pimpinan.
c) Memasukkan surat yang akan dikirim ke dalam sampul dan
megrsipkan surat tembusannya menurut cara pengarsipan.
d) Mencatat surat ke dalam akan dikirim ke dalam buku

17
 ekspedisi.
e) Mengirimkan surat tersebut ke alamat.
3) Pengaturan penyimpanan surat (pengarsipan). Surat-surat yang sudah
selesai diproses lalu diarsipkan. Kegiatan kearsipan adalah menyimpan
dan memelihara arsip tersebut ke dalam filing cabinet atau almari arsip
agar tetap utuh dan mudah dicari kembali apabila diperlukan. Cara-
cara yang digunakan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip
dilakukan:
a) Menurut tanggal masuknya surat.
b) Menurut pokok/surat.
c) Menurut daerah asal surat.
d) Menurut abjad nama pengirim surat. Untuk lebih mudahnya,
biasanya warkat arsip tersebut dimasukkan ke dalam odner. Agar
bahan-bahan yang terbuat dari kertas ini tidak lekas rusak dimakan
ngengat, maka sebaiknya diberi kapur barus.
f. Kegiatan yang mengenai keuangan.
Dalam keuangan sekolah, ada bermacam-macam bendahara.
Bermacam-macam bendahara yang ada mengerjakan administrasi
keuangan. Bendahara Negara yang diangkat dan ditetapkan dengan surat
keputusan yang mempunyai tugas menerima, membagikan, dan
mempertanggungjawabkan. Yang dimaksud adalah bendahara yang
mengurusi gaji pegawai dan mengurusi uang otorisasi. Uang otorisasi atau
uang yang dipertanggungjawabkan, proses pengajuan permintaannya
sampai dengan proses pengambilan gaji.
g. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana.
Kegiatan ketatausahaan yang menyangkut administrasi sarana yang
sebenarnya sebagian besar sebenarnya telah berhubungan dengan
ketatausahaan yang mengenai inventarisasi. Di samping penataan
inventaris, tata usaha yang lain adalah ketatausahaan mengenai
perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana,
menyeleksi dan mendaftar kebutuhan. Selain kegiatan-kegiatan yang telah

18
 disebutkan yang berhubungan dengan bidang garapan administrasi
sekolah, masih ada satu kegiatan lain yaitu kegiatan yang menunjang
pengaturan tata ruang kantor, termasuk juga halaman dan ruang-ruang
yang lain. Kegiatan ini kadang-kadang disatukan dengan kegiatan sarana
menjadi kegiatan sarana prasarana. Kegiatan terakhir ini hampir
seluruhnya dikerjakan oleh para pekerja atau pesuruh. Kegiatannya
mencakup:
1) Menjaga kebersihan ruangan, halaman, dan tempat-tempat lain yang
termasuk wilayah sekolah.
2) Menjaga keamanan khususnya pada waktu tidak berlangsung kegiatan
belajar mengajar di sekolah.
3) Mengurus kebun dan tanaman-tanaman yang ada.
4) Mengedarkan surat edaran, pengumuman sekolah, mengantar surat ke
instansi lain atau orang tua siswa dan sebagainya.
5) Menyediakan minuman untuk semua pegawai dan tamu.

9. Surat-surat dan Kepengurusannya

1. Jenis-jenis Surat. Beberapa surat yang sering beredar di dalam maupun antar
instansi adalah: surat dinas, nota dinas, memorandum (memo), surat pengantar,
surat kawat, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat
tugas, dan pengumuman.
a. Surat Dinas. Beberapa hal yang perlu diketahui sehubungan dengan
surat dinas adalah sebagai berikut:
1) Klasifikasi surat dilakukan menurut sifat dan derajat Menurut
sifatnya, surat dinas dapat dibedakan atas:
a) Surat Rahasia: yaitu sangat rahasia dan rahasia Sangat rahasia
dipakai untuk dokumen, naskah, dan surat yang berhubungan
dengan keamanan Negara, yang apabila disiarkan secara tidak sah
dan jatuh ke tangan yang tidak berhak, dapat membahayakan
keamanan Negara. Sedangkan Rahasia dipakai untuk dokumen,
naskah atau surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh

19
 ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan,
martabat pejabat atau lembaga yang bersangkutan.
b) Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingn
mengikat, memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi
yang diperlukan dalam waktu lama.
c) Surat biasa adalah surat yang informasinya tidak penting, tidak
memerlukan tindak lanjut yang cepat.
b. Nota Dinas. Nota Dinas merupakan alat komunikasi kedinasan antara
pejabat atau unit organisasi di lingkungan instansi (sifatnya intern) untuk
meminta penjelasan dan keputusan.
c. Memorandum (memo). Memorandum merupakan salah satu alat
komunikasi di lingkungan instansi yang bersifat penyampaiannya tidak
resmi (lugas).
d. Surat pengantar. Surat pengantar adalah surat yang digunakan
mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat biasa atau
formulir.
e. Surat kawat. Surat kawat atau telegram, merupakan berita yang
disampaikan atau diterima melalui radio atau telegrafi mengenai sesuatu
hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Formulir surat
kawat sudah disediakan oleh PERUMTEL.
f. Surat edaran. Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang
ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tapa memuat kebijaksanaan
pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk
tentanng cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
g. Surat Undangan. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang
meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat dan acara
yang telah ditentukan.
h. Surat Keputusan. Surat keputusan merupakan suatu produk statuter
yang memuat:
1) Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statuta, atau
pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim, dan lain-lainnya.

20
 2) Pelimpahan atau penyerahan wewenang tertentu kepada seorang
pejabat.
3) Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian pejabat/pegawai
pada suatu jabatan atau pangkat, mutasi dan lain-lainnya.
4) Penempatan hal-hal yang bersifat umum atau prinsipil dalam
rangka kebijaksanaan pokok.
i. Instruksi. Instruksi merupakan suatu produk statuer yang
berlandaskan atau bersumber pada peraturan yang lebih tinggi atau
berdasarkan kebijaksanaan pimpinan, yakni berisi:
1) Petunjuk-petunjuk secara teknis terperinci mengenai apa yang
harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.
2) Petunjuk dan tuntunan mengenai pelaksanaan suatu ketetapan/
kebijaksanaan dalam rangka melaksanakan ketetapan/
kebijaksanaan tersebut.
j. Surat tugas. Surat tugas merupakan yang berisi penugasan dari
atasan yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan dan memuat
penunjuk apa yang harus dilakukan seseorang atau kelompok orang
dalam bentuk satuan organisasi atau satuan kerja.
k. Pengumuman. Pengumuman merupakan surat yang berisi
pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau
masyarakat umum, ataupun dalam pihak-pihak yang terlibat dalam
isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.
2. Pengurusan Surat. Dalam penyusunan surat menyurat dikenal petugas
perhimpunan (penerima), penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan penata
arsip.
a. Penerima surat dinas :
1) Menerima surat
2) Menerima jumlah dan alamat surat.
3) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar
pengantar surat.

21
 4) Meneliti tanda – tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat, serta
“kesahan” surat
5) Meneruskan kepada penyortir surat.
b. Penyortir surat bertugas:
1) Menerima surat masuk.
2) Mengelompokkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat
pribadi.
3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.
4) Membuka surat dinas berdasarkan surat penting dan surat biasa, dan
tidak boleh membuka jenis surat rahasia (tertutup) dan surat pribadi.
5) Meneliti lampiran surat.
6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat.
7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau sudah tertutup kepada
pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.
c. Mencatat surat bertugas:
1) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang sudah diteliti
2) Mencatat surat tersubut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar
pengantar surat rahasia.
3) Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan
kartu kendali kepada pengarah.
d. Pengarah bertugas:
1) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembaran pengantar
atau kartu kendali, untuk itu serahkan dengan menunjukkan siapa
pengolah surat.
2) Menyampaikan surat tersebut diatas kepada pengolah, dengan
memulai petugas tata usha sekolah.
3) Menyimpan arsip kendali 1 lembar.
e. Pengolah bertugas:
1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan
memberikan disposisi kepada lembar disposisi yang telah tersedia.

22
 2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui
petugas tata usaha yang ditempatkan padanya.
f. Penata arsip petugas:
1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada
almari berkas sesuai dengan klasifikai yang berlaku.
2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.
3) Mengirim kartu kendali lain pada pengolah sebagai bukti bahwa
surat yang sudah diolah sudah disimpan pada bagian arsip.

23
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Hubungan Sekolah dan masyarakat merupakan dua jenis lingkungan
yang berbeda yang sangat penting dalam pendidikan, sehingga keduanya tidak
dapat dipisahkan bahkan saling membutuhkan khususnya dalam upaya
mendidik generasi muda(siswa). Komunikasi yang berkualitas antara sekolah
dengan masyarakat menjadi salah satu kunci penentu keberhasilan administrasi
husemas. Jika hubungan sekolah dengan masyarakat berjalan harmonis, dan
dinamis maka proses pendidikan dan pengajaran di sekolah diharapkan mampu
mencapai visi dan misi yang dicanangkan. Dengan demikian sekolah akan
dapat semakin berkualitas dan mampu menjawab kebutuhan dan tuntutan
masyarakat. Hasil pembelajaran yang baik bagi siswa tersebut adanya
hubungan dari lingkungan Keluarga dimana peserta didik itu, pertama kali
mendapat pengetahuan dan tingkah laku yang baik yang mereka pandang setiap
hari dilingkungan sekolah ataupun dilingkungan keluarga mereka yang
berhubungan dengan bimbingan orang tua.
 Administrasi atau administrasi adalah seluruh proses kegiatan
pengelolaan surat menyurat yang dimulai dari pengumpulan, pencatatan,
pengelolaan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan semua bahan
informasi yang dibutuhkan oleh organisasi.
Jenis-jenis kegiatan dalam administrasi adalah: Kegiatan yang berkaitan
dengan pengelolaan kurikulum, Kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan
siswa, Kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan personalia, Kegiatan yang
berkaitan dengan pengelolaan inventaris sekolah, Kegiatan yang mendukung
pengelolaan keuangan, Kegiatan yang mendukung pengelolaan fasilitas,
Kegiatan yang mendukung manajemen fasilitas.
Berdasarkan surat dan pengurusannya, surat dibedakan menjadi
beberapa jenis, yaitu: Surat dinas, Nota dinas, Memorandum (memo), Surat
pengantar, surat kawat (telegram), Surat Edaran, Surat Undangan, Surat
Keputusan, Instruksi , Surat Tugas, dan Pengumuman.

24
B. Saran
Rekomendasi Setiap sekolah harus memiliki manajemen yang baik agar
segala hal yang berkaitan dengan kepentingan sekolah dapat tertata dengan
baik. Pegawai yang mengelola administrasi harus mengetahui tugas-tugas
administrasi.

25
 DAFTAR PUSTAKA
Asnawir.2005. Administrasi Pendidikan dan Supervise Pendidikan. cet 1. IAIN
IB Pres Padang.
Marmoah, Sri.2016. Administrasi dan Supervisi Pendidikan Teori dan Praktek.
Yokyakarta: Deepublish.
Mulyasa. 2004. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Rahmat, Abdul. 2016. Manajemen Humas Sekolah. Yogyakarta: Media
Akademi.
Purwanto, Ngalim. 2007. Administrasi Pendidikan dan Supervise Pendidikan.
Bandung: PT Remaja Rosda Karyta.
Sohiron. 2015. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Pekanbaru: Kreasi
Edukasi.
Sukirman, Hartati dkk. Administrasi dan Pengawasan Pendidikan. Yogyakarta:
UNY Press
Asnawir, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2004
Rifai, Moh., Administrasi dan Pengawasan Pendidikan, Bandung: Jemmars,
1986
Sabri, Ahmad, Administrasi Pendidikan, Padang: IAIN-IB Press, 2000

26