I.

PENDAHULUAN

I.1 LATAR BELAKANG

Kemajuan teknologi informasi saat ini dirasakan sudah begitu besar

memberikan manfaat untuk dapat mendukung segala aspek kegiatan agar
mendapat hasil yang optimal. Hal ini terlihat dari perkembangan teknologi
bidang aplikasi, hardware dan infrastruktur yang semakin memberikan
kemudahan dalam mengakses informasi serta meniadakan batasan tempat,
jarak dan waktu untuk mendapatkan informasi. Sistem komputer dan
jaringan data yang menjadi bagian dari teknologi informasi menjadi salah
satu bidang yang saat ini dikembangan dengan cepat sejalan dengan
kebutuhan sebagai media untuk arus informasi baik pada skala lokal
(LAN) maupun skala luas (MAN & WAN). Sistem jaringan data yang
lebih dikenal sebagai jaringan Intranet (LAN) dan jaringan Internet (WAN)
sudah menjadi salah satu aspek utama dalam menunjang kerja dan bisnis
suatu organisasi atau perorangan. Terutama dalam era globalisasi saat ini
yang menuntut kemudahan untuk mengakses atau mendapatkan informasi
yang dibutuhkan.

Namun disisi lain, penggunaan teknologi informasi juga menuntut adanya

pengelolaan yang mudah dan effesien sejalan dengan kebutuhan. Hal ini
ditujukan agar dalam operasionalnya tidak menjadi masalah yang
membebani pengguna sistem informasi. Tingginya penggunaan jaringan
komputer pada suatu lembaga memberikan satu gambaran tentang
efektifitas kerja yang telah berjalan dengan baik. Sehingga, gangguan atau
kerusakan perangkat yang terjadi tanpa terdeteksi, dapat mengakibatkan
terganggunya rutinitas pekerjaan atau pelayanan yang harus diberikan.

Dengan kondisi tersebut, aspek pemeliharaan (layanan SLA) menjadi hal

yang sangat penting dalam menjaga tingkat ketersediaan dan kehandalan
sistem informasi yang dibutuhkan untuk menunjang operasional kerja.
Maintenance atau pemeliharaan yang berkelanjutan akan memberikan
perlindungan terhadap aset-aset sistem informasi terutama hardware
terminal dan perangkat jaringan dalam rangka menjaga stabilitas sistem.
Disamping itu, untuk menjaga agar komputer dan jaringan yang ada
mampu memberikan kinerja yang baik, serta mencegah biaya perbaikan
yang lebih mahal perlu dilakukan perawatan secara berkala dan teratur
(regular maintenance).

Outsource maintenance komputer dan jaringan adalah salah satu alternatif

bagi Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi, Departemen
Komunikasi dan Informasi (DITJEN POSTEL – DEPKOMINFO) untuk
Proposal Maintenance Hardware
 meminimalkan resiko beban kerja, sehingga dapat memfokuskan diri pada
TUPOKSI – nya. Dengan demikian permasalahan-permasalahan yang
terjadi seperti rusaknya aplikasi atau hardware yang ada pada komputer
dan terputusnya koneksi antar komputer tidak lagi menjadi satu kendala
yang menghambat pekerjaan di DITJEN-POSTEL.

Sejalan dengan kebutuhan tersebut, kami PT. Swadharma Duta Data yang
telah berpengalaman pada implementasi dan pemeliharaan jaringan pada
beberapa lembaga bisnis besar akan membantu DITJEN-POSTEL untuk
dapat memenuhi rencana DITJEN-POSTEL dalam rangka meningkatkan
kualitas dan kemampuan jaringan dan perangkat Sistem Informasi pada
Kantor DITJEN-POSTEL.

PT. Reka Piranti Pratama dalam melaksanakan pekerjaan Pemeliharaan

Jaringan SIMPOSTEL akan menerapkan Framework metodologi IT-IL
(Information Technology Infrastructure Library) yang telah menjadi
standar (Best Practice) IT Service Management yang diakui di seluruh
dunia dalam mengorganisasikan layanan Service Delivery dan Service
Support untuk informasi dan teknologi, dengan memberikan panduan
berupa kerangka kerja yang efisien, fleksibel dan adaptif.

Sebagai perusahaan jasa penyedia solusi IT yang telah berpengalaman

khususnya dibidang implementasi system otomasi, ditunjang oleh tenaga
ahli teknis bersertifikat (terlampir dalam dokumen), serta dukungan dari
para Principal sebagai mitra usaha, PT. RPP akan memberikan solusi
terbaik kepada DITJEN-POSTEL agar dapat memenuhi tuntutan
TUPOKSI DITJEN-POSTEL.

I.2 TUJUAN MAINTENANCE

1. Membantu DITJEN POSTEL – DEPKOMINFO dalam menjaga

komitmen kerja dan layanan sistem informasi yang memiliki tingkat
ketersediaan (availability) dan kehandalan (reliability) yang tinggi.
2. Memberikan layanan SLA sesuai dengan nilai yang disepakati
sehingga dapat menunjang operasional kerja dan layanan.
3. Memberikan kontribusi dalam usaha DITJEN POSTEL –
DEPKOMINFO untuk meningkatkan kerja layanannya dengan
menghimpun, mengelola serta melaporkan data keadaan perangkat dan
availibilitas jaringan serta tingkat penggunaannya secara periodik.
4. Mendukung pengembangan sistem teknologi informasi DITJEN
POSTEL – DEPKOMINFO dalam melakukan perubahan, perbaikan

Proposal Maintenance Hardware

 dan penyempurnaan sistem informasi pada saat ini dan masa
mendatang.

II. RUANG LINGKUP / CAKUPAN PEKERJAAN

II
Ruang lingkup pekerjaan Pemeliharaan Jaringan Simpostel yang mengacu
kepada IT-IL Frame Work yang diajukan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Lokasi Sekretariat Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi Departemen

Komunikasi dan Informatika yang berada di Gedung Sapta Pesona Jl. Medan
Merdeka Barat No.17 Jakarta Pusat 10110.

2. Perangkat Jaringan Simpostel yang masuk dalam ruang lingkup layanan

adalah :
a. PC / Workstation
b. Server
c. Perangkat Jaringan Data (Router, Firewall, Switch)
d. Infrastruktur (Cabling System : Fiber Optic, Cooper & Grounding
Perangkat)

3. Cakupan layanan :

a. Layanan pemeliharaan atau Services Desk dengan

acuan Service Level Agreement (SLA) sebesar 99 % dengan cakupan
sebagai berikut :
- Layanan Service Desk 5 x 14 jam selama hari kerja.
- Layanan On Call 7 x 24 jam.

Proposal Maintenance Hardware

 - Respons time terhadap permasalan yang diterima pada jam kerja
(office hour) adalah maksimum 60 menit untuk permasalahan :
 PC / Workstation
 Server
 Perangkat Jaringan Data (Router, Firewall, Switch)
 Infrastruktur (Cabling System : Fiber Optic, Cooper &
Grounding Perangkat)
- Respon time Next Business Day (NBD) untuk permasalan yang
diterima diluar jam kerja

b. Layanan Incident Management, sebagai kegiatan untuk

memberikan solusi yang tercepat hingga operasional jaringan simpostel
dapat berjalan kembali :
- Menerima dan mencatat seluruh permasalahan PC / Workstation,
Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur yang terjadi.
- Melakukan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi.
- Melakukan diagnosa permasalahan dalam rangka problem solving
PC / Workstation, Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur.
- Melakukan klasifikasi permasalahan dalam rangka problem solving
PC / Workstation, Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur.
- Memberikan panduan dalam rangka problem solving PC /
Workstation, Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur
- Melakukan onsite support apabila permasalahan PC / Workstation,
Server, Perangkat Jaringan data & Infrastruktur tidak bisa
diselesaikan dengan remote support

c. Layanan Problem Management, dalam rangka memberikan solusi yang

paling tepat/permanen dalam rangka penyelesaian incident yang terjadi
di customer merupakan bagian dari tanggung jawab PT. RPP atau
Supervisor dengan kegiatan sebagai berikut :
- Melakukan kontrol terhadap problem yang terjadi dengan melakukan
identifikasi, klasifikasi, investigasi dan diagnosa permasalahan.
- Secara rutin melakukan analisa problem-problem yang akan terjadi
dengan membuat analisa dari problem-problem yang terjadi.
- Melakukan Post Implementation Review (PIR) dari solusi yang
digunakan untuk penyelesaian problem berkoordinasi dengan unit
lainnya.
- Membuat review dari major problem yang terjadi untuk mencari
solusi yang paling tepat dan permanen

d. Layanan Release Management, sebagai kegiatan yang melakukan

perbaikan dan penggantian atas permintaan atau persetujuan Sekretariat
Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi sebagai berikut :

Proposal Maintenance Hardware

 - Melakukan penggantian perangkat jaringan simpostel sesuai
permintaan atau kondisi dilapangan.
- Melakukan penggantian spare part atau modul perangkat jaringan
simpostel.
- Mencatat semua perubahan Configuration Item (CI) untuk kebutuhan
Configuration Management Database (CMDB)

e. Melakukan koordinasi dengan pihak ketiga yaitu pihak-pihak yang

terkait dengan Jaringan Simpostel akan tetapi diluar area atau cakupan
pekerjaan PT. RPP dalam rangka menjaga availability perangkat apabila
di perlukan

4. Fasilitas pendukung Services Desk :

a. On Call Support 24 jam.

b. On Site Support 10 Jam (07:00 s/d 17:00)
selama hari kerja.
c. Toll Management Aset dan Infrastruktur.
d. Reporting.

5. Preventive Maintenance.

Melakukan Maintenance Rutin yang dilakukan 2 (Dua) cycle dalam 6 Bulan

atau setiap 3 (tiga) bulan yang juga berfungsi mencatat Configuration Item
Atributes untuk kebutuhan Configuration Management Database dan
Capacity Management .
Aktivitas maintenance rutin yang dilakukan sebagai berikut :

a. Workstation :
- Pembersihan fisik rutin.
- Pengecekan Operating System & Aplikasi Office
- Scan Virus, Install/Update Anti Virus
- Scan Disk & Defragmentasi.
- Pengecekan serial number & IP Address.
- Kapasitas media penyimpanan/hardisk
- Melakukan Trobleshoting
- Perapihan kabel jaringan LAN.
- Pengecekan kabel power
- Pengukuran nilai tegangan
Netral – Phasa = standar 200 v s/d 240 v
Netral – Grounding = standar ≤ 0,8 v
- Pengecekan power Outlet

Proposal Maintenance Hardware

 - Dan lain-lain sesuai kebutuhan.

b. Server :
- Pembersihan fisik rutin
- Pengecekan Operating System & Running Services
- Scan Virus, Install/Update Anti Virus
- Scan Disk & Defragmentasi.
- Pengecekan serial number & IP Address.
- Kapasitas media penyimpanan/hardisk
- Melakukan Trobleshoting
- Perapihan kabel jaringan LAN.
- Pengecekan kabel power
- Pengukuran nilai tegangan
Netral – Phasa : standar 200 v s/d 240 v
Netral – Grounding : standar ≤ 0,8 v
- Pengecekan power Outlet
- Dan lain-lain sesuai kebutuhan.

c.Perangkat Jaringan Data (Router, Firewall & Switch)

- Melakukan proses pemeriksaan fisik
- Melakukan pendataan kembali configurasi
- Melakukan proses troubleshooting bila terjadi gangguan tiba - tiba
pada jaringan yang di perlihara.
- Pengecekkan semua kabel Power untuk perakat
- Pengecekkan Outlet Power untuk perangkat.
- Pengecekkan nilai-nilai tegangan
Netral – Phasa : min 200 V s/d max 240 V
Netral – Grounding : ≤ 0,8 V
- Membuat dokumentasi

d. Infrastruktur (Fiber Optic, UTP dan Elektrikal) :

- Melakukan proses pemeriksaan kualitas kabel sesuai dengan
EIA/TIA
- Menjaga agar kabel dapat di gunakan user sesuai 10/100/1000 Mbps
- Melakukan proses pemeriksaan fisik
- Melakukan proses pemeriksaan terhadap labeling koneksi fiber optic
- Melakukan proses terminasi bila terjadi kerusakkan pada jaringan
fiber optic
- Melakukan proses troubleshooting bila terjadi gangguan tiba - tiba
pada jaringan yang di perlihara.
- Perapihan kabel (dalam rak/di user)
- Pengecekkan semua kabel Power untuk perakat

Proposal Maintenance Hardware

 - Pengecekkan Outlet Power untuk perangkat.
- Pengecekkan nilai-nilai tegangan
Netral – Phasa : min 200 V s/d max 240 V
Netral – Grounding : ≤ 0,8 V
- Membuat dokumentasi

6. Back Up Terminal Kerja (PC Workstation, Server dan Printer)

Dalam menjaga tingkat ketersediaan layanan (SLA) dan menjalankan fungsi

Release Management , tentunya perangkat back-up dan spare part perlu
disediakan dengan jumlah yang disesuaikan secara rasio Terminal Kerja
dengan spesifikasi yang setara dengan perangkat yang terpasang sebagai
berikut :

a. Back Up Terminal PC sebanyak 16 Unit dengan spesifikasi :

- Processor Intel Pentium IV 2,8 – 3,0 Ghz
- Memory 512 MB DDR
- 40 GB HDD
- Integrated Network Interface Card 10/100
- 128 MB Video Grafik Card
- CD-RW
- Monitor 14”
- Windows XP (Menggunakan yang Existing)
- MS Office (Menggunakan yang Existing)

b. Back Up Server sebanyak 1 Unit.

Proposal Maintenance Hardware

 - Processor Intel Xeon 3,0 Ghz
- Memory 1024 MB DDR
- 3 x 36 GB SCSI HDD
- Integrated Network Interface Card 10/100
- 128 MB Video Grafik Card
- CD-RW
- Monitor 14”
- Windows 2003 (Menggunakan yang Existing)

c. Back Up Perangkat Switch sebanyak 1 Unit

- Switch 24 Port 10/100 Mbps
- Manageble
- Support VLAN
- Stackable

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam melaksanakan penyediaan

back-up perangkat yang rusak (Management Back Up Unit) adalah sebagai
berikut :

a. Penempatan back-up terminal kerja (PC Workstation, Server, dan

Printer) di Sekretariat Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi
Departemen Komunikasi dan Informatika yang berada di Gedung Sapta
Pesona Jl. Medan Merdeka Barat No.17 Jakarta Pusat 10110 atau di
Service Point PT. RPP.

b. Penggantian terminal kerja/perangkat yang terpasang dengan back-up

unit hanya akan dilakukan bilamana perangkat yang terpasang
mengalami kerusakan atau tidak berkerja sesuai fungsinya dan tidak
dapat lagi digunakan dengan perkiraan waktu perbaikan melebihi 2 jam
agar tidak terlalu menggangu operasional sehari-hari.

c. Permintaan penggantian dengan perangkat back-up unit dilakukan oleh

petugas (Engineer/Teknisi) yang melakukan pengecekan terhadap
perangkat yang rusak tersebut dan mendapat persetujuan pihak
Sekretariat Ditjen Postel.

d. Perangkat yang rusak akan diperbaiki untuk kemudian dipasang lagi

ditempat semula.

7. Pengadaan Suku Cadang (Spare Part)

Proposal Maintenance Hardware

 Dalam rangka menjaga tingkat ketersediaan layanan (SLA) dibutuhkan
pengadaan suku cadang (spare part) untuk perbaikan/repair dari masing-
masing terminal kerja sesuai IT-IL Frame Work (Release Management).

Suku Cadang Perangkat Terminal (PC Workstation, Server, Peragkat

Jaringan Data dan Infrastruktur) dimaksud adalah seluruh spare part dari
perangkat kerja tersebut.

III. METODELOGI PENANGANAN MASALAH

Untuk mencapai ketersediaan layanan (SLA) yang kami tawarkan, berikut ini
disampaikan metodelogi penanganan masalah sebagai berikut :

1. PT. Reka Piranti Pratama mempunyai Help Desk yang akan mensupport
Sekretariat Ditjen Postel dalam 5 x 10 jam selama hari kerja dalam rangka
menjalankan fungsi incident management dengan kegiatan sebagai berikut :

a.Help Desk menerima dan mencatat deskripsi problem yang terjadi ke

dalam System Report, catatan tersebut berisi mengenai status setiap
problem, contact person, serta monitoring waktu resolusi.

b. Penanganan masalah akan dilakukan secara On-Call kepada user.

c.Untuk masalah yang tidak dapat disupervisi/diselesaikan melalui On-Call,

maka help desk akan meneruskan problem tersebut ke System Support
On-Duty yang bertugas.

d. Selanjutnya mengumpulkan semua data problem yang masuk dan

memonitor eskalasi problem yang telah diserahkan ke System Support.

2. System Support dengan kegiatan sebagai berikut :

a. Menerima “Problem Assignment” dari Help Desk

b. Menganalisa problem yang masuk, untuk menentukan penyelesaian

masalahnya. Bila masuk dalam ruang lingkup pekerjaan maka akan
diselesaikan sesuai kebutuhan. Bila tidak masuk ruang lingkup maka
permasalahan tersebut dikembalikan ke Customer atau dilanjutkan ke
pihak lain yang terkait untuk koordinasi penyelesaian masalah.

Proposal Maintenance Hardware

3. Penyelesaian masalah (problem solving) akan dilakukan dengan beberapa
cara :

a. Proses analisa permasalahan serta usaha perbaikan secara “Remote

Support”.

b. Bila tidak dapat diselesaikan dengan remote support, maka dilakukan on-
site support untuk penanganan masalah yang memerlukan kunjungan ke
lokasi.

c. Bila dengan on-site support tidak selesai karena kerusakan perangkat,

maka dilakukan penggantian PC Workstation, Server dan Printer dengan
back up unit (release management).
d. Jika problem masih belum selesai walaupun dilakukan penggantian,
maka akan di eskalasi ke second level support atau principal (problem
management).

4. Membuat laporan pekerjaan yang telah dilakukan.

5. Meminta persetujuan user pada laporan pekerjaan bahwa problem telah

diselesaikan.

6. Membuat laporan progress dan problem reporting untuk pekerjaan yang

telah dilakukan.

Proposal Maintenance Hardware

 Help Desk

Problem Identification,
System
diagnosa klasifikasi
Support Incident Management

Solving Yes
Problem
On Site

No

Repairing Center Yes

(Release Management)

No

Second Level
Support Or Principle
(Problem Management) END

Report

IV. REPORTING

Untuk evaluasi terhadap kinerja maintenance dan target pencapaian maintenance

dibutuhkan beberapa laporan secara berkala sebagai berikut :

1) Laporan Harian, berisi status dan point-point permasalahan yang terjadi

selama 1 hari waktu kerja maintenance. Laporan harian ini hanya masuk
pada database report di System Support dan database report di PT.
Swadharma Duta Data. Laporan harian bisa disampaikan bila diperlukan

Proposal Maintenance Hardware

 melalui PT. Reka Piranti Pratam dalam bentuk hardcopy berupa laporan
kerja.

2) Laporan Bulanan, berisi data status dan statistik dari pemeliharaan,

penanganan, perbaikan dan penggantian perangkat PC / Workstation, Server,
Perangkat Jaringan Data & Infrastruktur (Cabling System). Laporan
disampaikan dalam bentuk Softcopy dan Hardcopy.

3) Laporan Tahunan, berisi data status, statistik, dan evaluasi dari kinerja
maintenance selama 1 tahun kontrak, juga berisi laporan perkembangan
teknologi perangkat yang di maintenance serta masukan-masukan untuk
perbaikan atau perubahan (upgrade) serta kompatibilitas dengan perangkat
teknologi pendukung lainnya yang ada. Laporan disampaikan dalam bentuk
Softcopy dan Hardcopy.

4) Laporan Preventive, berisi data status dan statistik dari pemeliharaan,

penanganan, perbaikan dan penggantian perangkat PC / Workstation, Server,
Perangkat Jaringan Data & Infrastruktur (Cabling System) yang diserahkan
secara berkala sesuai waktu preventive yang disepakati (per 3 bulan).
Laporan disampaikan dalam bentuk softcopy dan hardcopy.

V. PEMBENAHAN STRUKTUR JARINGAN

Untuk melakukan tata ulang struktur jaringan hal-hal yang akan dilakukan
adalah sebagai berikut :

Proposal Maintenance Hardware

Skenario yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Melakukan Assestment infrastruktur maupun perangkat jaringan.
a. Pengetesan infrastruktur menggunakan instrument alat ukur yang bertujuan
untuk mengetahui apakah infrastruktur yang terpasang sudah sesuai dengan
standard.
Apabila tidak sesuai dengan standar maka akan dilakukan terminasi ulang
dan/atau penarikan kabel baru.

b. Pengecekan konfigurasi perangkat jaringan disesuaikan dengan kebutuhan

misalnya : kapasitas bandwidth, pembagian segmentasi.
Apabila tidak sesuai dengan kebutuhan, maka akan dilakukan reconfigure dan
atau melakukan tunning untuk mencapai kondisi jaringan yang optimal
sekaligus meminimalisir beban jaringan. Sedangkan bila bandwidth jaringan
tidak memenuhi tuntutan kebutuhan (aplikasi / content), maka diperlukan
peningkatan performa jaringan dengan mengupgrade perangkat.

2. Dalam melaksanakan tata ulang struktur jaringan hal-hal lain yang akan dilakukan
a. Membuat skenario upgrade dan/atau migrasi perangkat jaringan
b. Membuat skenario down time yang paling minimum untuk menghindari
gangguan operasional
c. Membuat skenario pengecekan koneksi seluruh perangkat, sehingga menjamin
seluruh perangkat terkoneksi dengan baik

3. Membuat dokumentasi struktur jaringan baru sebagai laporan kerja.

Proposal Maintenance Hardware

 VI. DUKUNGAN SDM

Dalam rangka mendukung layanan Maintaince yang kami tawarkan dalam

proposal ini, kami sampaikan bahwa kami didukung oleh team yang profesional
dengan daftar Certifikasi sebagai berikut :

1. Microsoft Certified System Engineer (MCSE)

2. Microsoft Certified Professional (MCP)
3. Cisco Certified Network Associates (CCNA)
4. Cisco Certified Design Associates (CCDA)
5. Cisco Certified Network Professional (CCNP)
6. Cisco Certified Internet Expert (CCIE)
7. Cisco Certified Security Associates (CCSA)
8. Cisco Certified Security Profesional (CCSP)
9. Checkpoint Certified Security Engineer (CCSE)
10. Checkpoint Certified Security Administrator (CCSA)
11. Certified Information System Security Professional (CISSP)
12. Red Hat Certified Engineer (Linux Certified)
13. Certified Lotus Spesialis (CLS)
14. Certified Lotus Profesional (CLP)
15. IBM DB2 Spesialist
16. IBM DB2 Certified Profesional
17. IBM Tivoli Certified

VII. PENGALAMAN MAINTENANCE

PT. Reka Piranti Pratam telah mempunyai pengalaman maintenance sebagai

berikut :

No Nama Pekerjaan Lokasi Nilai Tahun Status

1 Penyedian/Pengadaan Bank Sumsel US$ 1.006.684 2004 Masih
Jasa Sewa Jaringan dan Berjalan
Intranet (Cisco System) Rp 1.577.102.868
berikut Infrastruktur
Penunjang Lainnya Serta
Perangkat Komputer (PC)
dan Peripheral
2 Pengadaan Perangkat Kantor Pusat TVRI US$ 6.249.643 2005 Masih
Network dan dan 5 Stasiun Berjalan
Maintenance Perangkat Daerah lainya.
Icons BNI
3 Pengadaan Upgrade Kantor Besar BNI US$ 4.557.253 2005 Masih
LAN/Backbone dan Berjalan

Proposal Maintenance Hardware

 Maintenance Kantor
Besar BNI

VIII. LAMPIRAN

Contoh Laporan

Proposal Maintenance Hardware

Proposal Maintenance Hardware