NAMA : MUHAMMAD RIDWAN

NIM : 7193144007

PRODI : PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

RESUME ADMINISTRASI SARANA & PRASARANA PENDIDIKAN

A. Konsep Penyaluran Sarana & Prasarana Pendidikan

Sarana pendidikan, khususnya buku baik buku pelajaran maupun buku bacaan atau
buku perpustakaan adalah salah satu sarana pendidikan yang sangat penting untuk
mencerdaskan kehidupan bangsa. Untuk mencapai tujuan tersebut, pemerintah dari dahulu
hingga kini telah banyak mengadakan penerbitan, pembelian, dan sekaligus penyaluran
buku-buku, baik buku pelajaran maupun buku perpustakaan, terutama buku-buku untuk
SD/MI, SMP/MTs, dan SMU/SMK/MA. Program pengadaan buku tersebut mencakup
kegiatan pengadaan naskah, pencetakan, dan penyalurannya sampai ke sekolah-sekolah
pengguna buku tersebut. Dengan tanpa mengurangi arti dan peranan pengadaan naskah dan
pencetakan buku, penyaluran merupakan kegiatan yang amat menentukan, karena sampai
tidaknya buku tersebut ke sekolah sasaran sangat bergantung kepada berhasil tidaknya
kegiatan penyalurannya.

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan sarana, prasarana dan

tanggung jawab pengelolaannya dari instansi yang satu kepada instansi yang lain. Dalam
batasan ini ada dua pihak yang terlibat yaitu: Pertama, pihak sumber yakni dari mana sarana
dan prasarana berasal dan disalurkan. Kedua. pihak penerima yaitu kepada siapa pengiriman
sarana dan prasarana u ukan. Di sa ing keda pihak tersebut kadang-kadang masih ada pihak
ketiga yaitu: ang berpe: n sebagai penyalur atau ekspeditur yang juga berperan sebagai pihak
pertama yaitu pihak sumber atau dapat pula berperan sebagai pihak penerima, dan ada
kalanya atas namanya sendiri.

B. Proses Penyaluran Sarana dan Prasarana Pendidikan

Penyaluran sarana dan prasarana pendidikan meliputi tiga kegiat in pokok yaitu
penyusunan alokasi, pengiriman, dan penyalur n. Jika dili dari perspektif manajemen, maka
penyaluran terbagi atas tiga kegia: in yaitu perencanaan penyaluran, pelaksanaan
pengiriman, dan monitoring penyaluran. Penyusunan alokasi dan penyerahan merupakan
tanggung jawab pihak sumber atau yang berkepentingan, sedangkan pengiriman merupakan
tanggung jawab pihak penyalur (pihak ketiga).

Pekerjaan perencanaan penyaluran meliputi penyusunan rencana kerja dan syarat-

syarat (RKS) yang memuat persyaratan umum, persyaratan administrasi, persyaratan teknis,
dan lain-lain. Dalam persyaratan teknis itulah sistem alokasi, nama dan jumlah sarana,
termasuk tata cara penerimaannya dicantumkan. Jika penyalur bertanggung jawab atas
pengemasan, maka tata cara pengemasan harus pula dicantumkan. Perlu diketahui bahwa
penggunaan jasa pihak ketiga yang biaya pengirimannya di antara 5 juta rupiah sampai 20
juta rupiah dilakukan melalui penunjukan langsung, dan biaya di atas 20 juta rupiah melalui
pelelangar, umum atau pelelangan terbatas.

Pekerjaan pelaksanaan penyaluran (pengiriman) mulai dilakukan apabila pihak ketiga

telah dilibatkan, misalnya setelah pemasangan pengumuman tentang akan adanya pelelangan
atau setelah penunjukan. Pada tahap ini yang menjadi tanggung jawab pihak pertama adalah
menemukan pelaksana penyaluran (ekspeditur) yang dapat bekerja dengan baik.

Sedangkan pengawasan penyaluran dilaksanakan sejak awal perencanaan penyaluran

mulai dari penyusunan alokasi sampai serah terima sarana yaitu penyusunan alokasi itu
sendiri, alamat penerima, amlah sarana yang akan dikirim, j. wal pengiriman, pengemasan.
pemuatan, pengangkutan, bembongka an, penerimaan, dan pelaporan. Untuk dapat
melaksanakan pekerjaan itu dengan baik, para petugas harus memiliki pengetahuan yan
cukup tentang penyaluran baik konsep, teori maupun praktiknya.

C. Jalur Pengiriman Sarana dan Prasarana Pendidikan

Di lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan terdapat banyak proyek

pengadaan sarana dan prasarana dan sekaligus penyalurannya seperti Proyek Pembinaan
Moral Pancasila (PPMP), Proyek Buku Terpadu (PBT). Proyek Pembinaan Pendidikan
Dasar (PPPD), dan lain sebagainya. Sasaran penyebaran sarana dan prasarana tersebut
adalah semua lembaga pendidikan negeri dan swasta di seluruh pelosok tanah air, baik yang
terdapat di kota-kota maupun di wilayah pedesaan terpencil. Kebijakan penyaluran yang
meliputi perencanaan dan distribusi terjadi variasi antara satu proyek dengan proyek lainnya.
Efektivitas dan efisiensi pelaksanaannya juga beda-beda. Penyaluran sarana dinyatakan
efektif apabila sarana yang diadakan sampai pada si pemakai dengan keadaan utuh, benar
jumlahnya, tepat waktunya, dan wajar biayanya.

Pada dasarnya ada dua jalur pengiriman yaitu pengiriman langsung dan pengiriman
tidak langsung. Pengiriman langsung berarti sarana dari proyek langsung dikirim ke
pemakai, misalnya dari proyek langsung dikirim ke SD, SMP dan SMA di seluruh pelosok
tanah air. Pengiriman tidak langsung adalah pengiriman sarana dimana sarana tersebut
sebelum sampai ke sekolah/pemakai mampir terlebih dahulu di beberapa terminal, misalnya
mampir di kantor wilayah/dinas pendidikan provinsi, kandepdikbud kab-kota/dinas
pendidikan kabupaten-kota, dan di kandepdikbud cam/kasi pendidikan dasar/UPTD,
sebelum sampai ke sekolah sasaran. Beberapa kemungkinan jalur pengiriman yang terjadi
adalah sebagai berikut.
 Dari pola jalur pengiriman di atas kelihatan bahwa terdapat bermacam macam cara
yang diterapkan oleh Proyek dalam rangka penyaluran sarana. Suatu Proyek dapat
menerapkan beberapa pola, penyaluran, misalnya PPMP dan PBT ketika menyalurkan buku
pelajaran untuk SMP/ SMA, jalur yang diambil biasanya dengan pengiriman langsung,
artinya ekspeditur menyerahkan sarana tersebut secara langsung ke sekolah yang
bersangkutan tanpa singgah di terminal lainnya.

Penerapan sistem penyaluran untuk setiap daerah mungkin juga berbeda-beda terutama
untuk sekolah-sekolah yang ada di Pulau Jawa dengan sekolah-sekolah yang ada di luar
Pulau Jawa. Buku-buku dari Proyek Pembinaan Pendidikan Dasar (PPPD) untuk wilayah di
pulau Jawa mungkin disalurkan melalui Kandepdikbud Kecamatan/Kasi Pendidikan Dasar
atau UPTD, baru ke pemakai. Sementara untuk daerah di luar pulau Jawa, buku-buku
tersebut mungkin dikirim melalui Kandepdikbud Kab/ Kota atau Dinas Pendidikan
Kabupaten/Kota terlebih dahulu, kemudian ke kecamatan, setelah itu baru ke sekolah.
Proyek Pengadaan Buku untuk Sekolah Kejuruan biasanya mengirimkan buku-bukunya
langsung ke sekolah. Buku-buku dari PPMP dan PBT (sebagai stok nasional) dikirimkan
melalui Kanwil/Dinas Pendidikan Provinsi dan sekaligus mengatur penyalurannya ke
sekolah-sekolah yang membutuhkan. Begitu pula buku-buku paket A untuk pencadikan nor
formal juga tisalurkan melalui Kanwil/Dinas Pendidikan Provinsi sebelum sampai k pada
pemakai.

Aparat yang terlibat dala:n penyaluran sarana endidikan (buku) di daerah terdiri atas
bermacam-macam satuan kerj terutama Bidang Teknis Edukatif, atau sesuai dengan aparat
yang dit injuk oleh Proyek Pusat, sehingga jika kita ingin menelusuri penyaluran-arana
pendidikan, kita harus menemui banyak aj arat pada lermacam-n cam satuan kerja.

Di antars Proyek-proyek yang ada ada yang emberikan biaya penyaluran sarana di
daerah, walaupun belum memadai. Dalam praktiknya, biaya tersebut pada umumnya tidak
memenuhi sasaran. Dalam hal serah terima sarana ada pula terjadi beberapa penyimpangan,
kadang-kadang petugas ekspeditur menyerahkan sarana di luar jam kerja, sore hari maupun
malam hari sehingga sulit dilakukan pemeriksaan yang semestinya. Kadang-kadang
ekspeditur yang seharusnya bertugas menyampaikan sarana langsung ke sekolah-sekolah
atau ke kecamatan (buku-buku SD), tetapi yang bersangkutan menitipkan sarana tersebut di
Kandepdikbud Kabupaten/Kota atau Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota sehingga aparat
pada kantor tersebut bertindak sebagai "Sub Kontraktor" untuk penyaluran buku ke sekolah.
Jika hal ini terjadi dalam praktiknya maka kepala sekolah yang bersangkutan dipanggil
untuk mengambil sarana, dan biaya pengangkutan sarana biasanya ditanggung oleh sekolah.

Satu hal yang juga biasa terjadi adalah bahwa jumlah sarana yang terdapat dalam
kemasan tidak sesuai dengan jumlah yang ada pada dokumen. Biasanya jumlahnya kurang.
Kekeliruan ini mungkin saja terjadi pada pengemasan pertama di percetakan, atau
pengemasan oleh ekspeditur, atau waktu repacking di daerah. Kondisi geografis dan iklim
merupakan tantangan yang besar dalam penyebaran sarana sehingga sarana yang
dijadwalkan tidak sampai pada waktunya. Masih banyak hal hal yang menyebabkan tidak
sampainya sarana kepada si pemakai dalam jumlah yang benar, keadaan yang utuh, alamat
yang tepat, dan waktu yang tepat. Sebagian sarana tersebut menumpuk di gudang menunggu
iklim yang cocok, biaya yang cukup, dan sarana pengangkutan yang tersedia, terutama untuk
daerah-daerah yang terpencil.