Nama : Ika Aprilia

NPM : 1421002861

Prodi : Profesi Ners

Makul : Manajemen Keperawatan

Dosen Pengampu : Rusdi, S.Kep., Ns., M.Kep

Manajemen Keperawatan

A. Implementasi Root Cause Analysis

Root Cause Analysis (disingkat: RCA) adalah sebuah methodology proses yang digunakan
untuk mengidentifikasi sumber utama masalah. Dalam penerapan lean manufacturing di
perusahaan akan ada banyak activity analisis terutama saat melakukan perbaikan
berkelanjutan (Kaizen) dengan menemukan akar penyebab melalui pertanyaan mengapa hal
tersebut terjadi.

Analisis akar penyebab (Root Cause Analysis – RCA) didefinisikan sebagai proses atau teknik
mendalam untuk menemukan faktor dasar utama yang mendasari suatu masalah. Analisis akar
penyebab adalah metode untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Selain itu, metode
RCA digunakan untuk memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya dan mencegah masalah
berulang. Contoh root cause Analysis tentu memiliki tools berbeda namun secara umum
metode rca ini di tunjukan seperti contoh dibawah ini.

1
Untuk menentukan akar penyebab pada umumnya menggunakan RCA seperti tools :
 Analisis Pareto
 “5 Mengapa” atau 5 Why

 Brainstorming

 Diagram Alir (Pemetaan Proses)

 Cause and Effect Diagram

 Diagram pohon

 Bench-marking tentu setelah Root Cause ditemukan.

Mengapa melakukan analisis akar masalah (Root Cause Analysis) sangat penting?

Analisis akar masalah (RCA) membantu mengidentifikasi tantangan yang harus ditangani
perusahaan untuk mencapai visinya. Dengan pengidentiflkasi tersebut tentu akan
menghilangkan pemborosan (8 Wastes) serta dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan
dengan tujuan akhir dan strateginya ialah meningkatkan profit bisnis.

Strategi bisnis perusahaan yang baik tidak akan berhasil apabila strategi tersebut salah dalam
menyelesaikan masalah dalam organisasi, ini mencakup pengertian strategi bisnis yang baik
adalah sesuai dengan teknik penyelesaian terhadap kasus permasalahan dan organisasi

2
tersebut. Mengidentifikasi sumber – akar penyebab – masalah akan membantu bisnis
mengembangkan strategi yang lebih efektif untuk mengatasinya.

Siapa yang harus melakukan analisis akar masalah (RCA)?

Tim kecil yang terfokus harus melakukan analisis akar masalah kita bisa ambil salah satunya
adalah kaizen event. Anggota harus mencakup semua level tingkatan dan berbagai department
tergantung dan area permasalahan tersebut.

Selain kaizen point secara bulanan mengadakan kaizen event dengan beberapa anggota tim
dan berbagai level, dimana kaizen adalah cara terbaik dalam memberikan pelatihan kepada
karyawan tentang teknik atau metode ilmiah dalam menyelesaikan satu permasalahan diarea
mereka.

Kapan analisis akar masalah (RCA) harus dilakukan?

Root Cause Analysis (RCA) tentu dilakukan setiap saat sebab sernakin banyak masalah yang
teridentifikasi maka semakin cepat perusahaan melakukan penanganan maupun pencegahan
berulang terhadap permasalahan yang sama. Analisis situasi seperti contoh ini dapat terjadi
sebagai bagian dan pengembangan sumberdaya manusia pemangku kepentingan di
perusahaan.

Sekali lagi ini bukan sekedar bagaimana anda membuat contoh laporan RCA namun lebih
kepada mengidentifikasi laporan-laporan tersebut untuk diklarifikasi kebenarannya. Sebagai
contoh kasus dalam perusahaan, banyak sekali karyawan resign serta lebih memilih pindah ke
perusahaan lain, tentu ini tidak bisa diabaikan karena pekerja adalah investasi terbesar suatu
organisasi dan lihat juga berapa biaya yang harus ditanggung dan permasalahan ini,
contohnya; biaya maupun waktu dibutuhkan untuk recruitment, training dll. Dan masih
banyak sekali contoh-contoh kasus dan kehidupan sehari-hari perusahaan yang bisa
berdampak kepada strategi bisnis.

3
Lalu bagaimana cara membuat root cause analysis?

Langkah di bawah ini akan membantu mengidentifikasi banyak faktor penyebab yang
mungkin termasuk akar penyebab masalah perusahaan yang diidentitikasi selama analisis
situasi suatu organisasi.
1. Perkiraan Waktu Yang Dibutuhkan
Menyelesaikan analisis akar masalah dapat memakan waktu hingga beberapa jam.
Pertimbangkan berapa banyak data yang tersedia, seberapa baik data mengidentifikasi
penyebab dan apakah masukan pemangku kepentingan atau pihak lain diperlukan.

2. Tujuan Pembelajaran
Setelah menyelesaikan kegiatan dalam mendalami analisis penyebab akar (RCA), tim
akan:
 Ketahui perbedaan antara faktor penyebab dan akar penyebab masalah.
 Identifikasi faktor penyebab masalah mengapa banyak karyawan keluar (untuk
contoh kasus diatas)

 Identifikasi akar penyebab masalah tersebut dan ini akan menjadi tantangan
program dan komunikasi.

 Identifikasi dan rangking tantangan komunikasi.

3. Analisis Situasi
Untuk melakukan analisis ini ada beberapa langkah yang harus dilakukan:
Identifikasi Kemungkinan Faktor Penyebab
Selama analisis situasi, tim proyek menetapkan visi, mengidentitikasi masalah dan
mengumpulkan data yang diperlukan untuk lebih memahami situasi saat ini. Tim dapat
menggunakan informasi itu untuk mengidentitikasi faktor penyebab maupun hal-hal
yang menyebabkan atau berkontribusi pada masalah karyawan.

4
Untuk mengidentifikasi faktor penyebab, tanyakan:
 Urutan kejadian apa yang mengarah ke masalah?
 Kondisi apa yang memungkinkan masalah terjadi?

 Masalah apa yang hidup berdampingan dengan masalah utama dan mungkin
berkontribusi terhadapnya?

Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab.

Mulailah dengan masalah dan tukar pikiran/ brainstorm faktor-faktor penyebab untuk
masalah itu dengan bertanya “Mengapa” atau bisa disebut teknik-teknik 5 Why atau
why why analysis.

Identifikasi Akar Penyebab Root

Untuk menemukan akar penyebab atau sumber utama masalah banyaknya karyawan
keluar mulai dengan faktor penyebab yang diidentifikasi di atas dan tanyakan
mengapa, seperti “Mengapa karyawan Iebih memilih persusahaan lain dibandingkan
harus tetap berada diperusahaan ini?” Akar penyebab jarang ditemukan pada penyebab
yang paling jelas. Penting untuk menggali lebih dalam dan terus bertanya “mengapa?
Sampai hampir semua tanggapan telah habis atau akar yang tampaknya penting untuk
ditangani tercapai. Tentu ada beberapa metode yang berguna untuk mengidentifikasi
akar penyebab.

Salah satu metode untuk mengidentifikasi akar penyebab adalah membangun pohon
akar penyebab. Mulailah dengan masalah dan brainstorm faktor penyebab untuk
masalah itu dengan bertanya mengapa. Hubungkan mereka dalam urutan sebab dan
akibat logis sampal tiba di akar masalah.Penting: Proses ini membutuhkan penilaian
yang baik dan mungkin melibatkan trial and error. Misalnya, jika tim memutuskan
5
 untuk mengatasi penyebab utama yang teridentifikasi dan masalah terus terjadi, itu
adalah indikasi yang baik bahwa itu bukan penyebab utamanya. Lihatlah lagi akar
penyebab yang teridentifikasi dan terus gali lebih dalam untuk melampaui gejala-
gejala masalah. Staf juga dapat berkonsultasi dengan pemangku kepentingan dan
anggota audiens untuk menilai apakah mereka telah mengidentifikasi akar penyebab
yang tepat.

Identifikasi Tantangan Komunikasi

Sekarang tanyakan melalui akar masalah yang mana tantangan yang dapat dan harus
ditangani oleh komunikasi sumber daya dalam arti bahwa tantangan komunikasi
mencakup pelatihan dan mana yang tidak. Pada contoh mi penting untuk
mengidentifikasi tantangan komunikasi dan berbagai level termasuk pelatihannya.
Laporkan/ bagikan temuan tentang akar masalah untuk root cause analysis lainnya
dengan otoritas pada area permasalahan dan pemimpin atau organisasi yang mungkin
dapat mengatasinya.

Sebagai tips dan juga rekomendasi untuk mengidentifikasi penyebab utama yang ada
di dalam Iingkup pengaruh. Berhenti menanyakan ‘mengapa” begitu tim perbaikan
telah mengidentifikasi penyebab utama yang ada di dalam kemampuan kolektif
mereka untuk mengontrol atau mempengaruhi. Apabila penyebab apa pun
menyumbang lebih dan 70 persen faktor penyebab, itu sering dapat dianggap sebagal
akar penyebab atau root cause.

Jadi kesimpulannya adalah untuk membuat root cause analysis (RCA) sebaiknya lakukan
dengan tim perhatikan sebagai cara-cara terhaik menemukan akar permasalahan dan hal
terpenting lainnya adalah komunikasi juga brainstorming.

B. IMPLEMENTASI DENGAN METODE PDSA

Metode Plan-Do-Study-Act (PDSA) adalah cara untuk menguji perubahan yang

diterapkan dalam rangka memastikan berjalannya peningkatan mutu yang berkesinambungan.
Empat langkah dalam PDSA berfungsi untuk memandu proses berpikir dalam memecah tugas
6
menjadi beberapa langkah teknis dan kemudian mengevaluasi hasilnya, meningkatkannya, dan
mengujinya kembali. Dokumen PDSA digunakan pula sebagai bukti tindak lanjut dan
perbaikan yang dipersyaratkan juga dalam akreditasi maupun re-akreditasi rumah sakit dan
fasilitas kesehatan primer (puskesmas, klinik, dan lain sebagainya).

PDSA memiliki kelebihan-kelebihan sehingga mudah diterapkan sebagai alat peningkatan

mutu berkelanjutan (CQI/ Continuous Quality Improvement), meliputi hal-hal sebagai
berikut :

 Satu Langkah — Setiap PDSA seringkali hanya berisi segmen atau satu langkah dari
seluruh implementasi yang lebih kompleks.

 Durasi Singkat — Setiap siklus PDSA harus sesingkat mungkin agar Anda mengetahui
bahwa itu berfungsi atau tidak (beberapa bisa sesingkat 1 jam).

 Ukuran Sampel Kecil — PDSA mungkin hanya akan melibatkan sebagian dari praktik
kesehatan (mungkin 1 atau 2 dokter atau petugas lainnya). Setelah umpan balik
diperoleh dan proses disempurnakan, implementasi dapat diperluas (scale up) untuk
mencakup seluruh praktik.

AHRQ (Agency for Healthcare Research and Quality) memberikan contoh alat sederhana
untuk menggunakan PDSA dalam proses perubahan dalam fasilitas kesehatan sebagai berikut
(link untuk mengakses tool terlampir dalam referensi).

Cara mengisi:

Alat: Bagian ini diisi dengan “nama alat” atau tentang kegiatan yang akan dilaksanakan.
Misalnya, umpan balik pasien.

Langkah: Bagian ini diisi dengan langkah yang lebih kecil yang akan diimplementasikan.
Misalnya, penyebaran kuesioner kepuasan pelanggan.

Siklus: Bagian ini diisi nomor siklus PDSA yang akan dilakukan. Ketika menerapkan strategi
untuk implementasi, kita seringkali perlu memperbaiki sesuatu dan ingin menguji kembali
apakah perubahan yang kita buat menjadikan suatu proses atau outcome menjadi lebih baik

7
atau tidak. Setiap kali kita melakukan penyesuaian (adjustment/ koreksi) dan mengujinya
kembali, maka kita akan melakukan siklus berikutnya. Oleh karena itu catatan siklus keberapa
yang kita lakukan penting untuk menjadi dokumentasi dan acuan langkah perubahan
berikutnya. Misal, diisi dengan siklus ke 1 atau 2, dan seterusnya.

PLAN/ Rencana:

I plan to/ Saya berencana untuk: Di bagian ini kita akan menulis pernyataan singkat tentang
apa yang direncanakan untuk dilakukan dalam pengujian ini. Yang ditulis dalam bagian ini
cukup berfokus pada bagian kecil saja dari implementasi yang akan dilakukan. Misalnya, saya
berencana untuk menguji proses survey kepuasan pelanggan, termasuk bagaimana mereka
mengisi dan mengembalikannya.

I hope this produces/ Saya harap ini menghasilkan: Di bagian ini kita dapat menuliskan
pengukuran atau target hasil yang ingin dicapai. Kita dapat membuat target secara kuantitatif,
seperti: minimal 25 % formulir harus kembali.

Langkah-langkah untuk mengeksekusi: Di bagian ini, kita akan menulis secara rinci
langkah-langkah yang akan diambil dalam siklus ini. Misalnya, dalam pengisian survei
kepuasan pelanggan dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut.

 Menempatkan formulir survei pada tempat mudah dilihat dan dijangkau pada bagian
kepulangan pasien

 Petugas memotivasi pasien dan keluarga untuk mengisi formulir survei kepuasan
pelanggan

 Pasien/ keluarga diminta mengembalikan formulir survei yang telah diisi ke dalam box
yang telah dipersiapkan.

Sehingga, pada aspek ini harus secara rinci dituliskan tentang siapa saja populasi yang terlibat
dan batas waktu yang telah ditentukan. Batas waktu yang ditentukan tidak boleh terlalu lama,
yaitu hanya berkisar 1 minggu namun kemajuannya dapat diketahui sejak beberapa jam
setelah diterapkan.

8
DO/ Melakukan

Setelah memiliki rencana, kita akan menjalankannya atau menggerakkan perubahan. Pada saat
mulai implementasi ini, penting memperhatikan apa yang terjadi segera setelah perubahan
diterapkan.

What did you observe/Apa yang kamu amati? Di bagian ini pengamatan yang
dilakukanselama implementasi dicatat. Hal ini mungkin meliputi bagaimana pasien bereaksi,
bagaimana petugas kesehatan bereaksi, bagaimana keluarga pasien bereaksi, apakah
perubahan ini sesuai dengan sistem yang sudah berjalan atau maupun flow pasien. Penting
direfleksikan pertanyaan, “Apakah semuanya berjalan sesuai rencana?” “Apakah harus
memodifikasi rencana?”

Contoh catatan pada bagian ini:

Pada bagian kepulangan, pasien dan keluarga Nampak sibuk dengan berbagai aktivitas, seperti
mengurus pembayaran, melengkapi administrasi, berkoordinasi dengan bagian transportasi
pasien, dan lain sebagainya.

Petugas terkadang lupa menawarkan pasien maupun keluarga untuk mengisi form survey.

Jam-jam kepulangan pasien umumnya merupakan jam yang sibuk dan padat, sehingga area di
bagian kepulangan pasien cukup crowded.

Berdasarkan pengamatan di atas, nampaknya perlu dilakukan perubahan strategi.

STUDY/ Belajar

Setelah implementasi diterapkan, hasilnya mulai dipelajari.

Apa yang kita pelajari? Apakah memenuhi tujuan pengukuran? Penting dicatat seberapa baik
kerjanya jika yang dilakukan memenuhi target tujuan.

9
Contoh pengisian pada bagian ini:

Pada siklus pertama, hanya ada 10 kuesioner yang diisi dan dikembalikan dari 100 formulir
yang disediakan di bagian kepulangan pasien. Perlu ada perubahan strategi untuk meperbaiki
pencapaian target.

ACT/ Bertindak

Apa yang dapat disimpulkan dari siklus ini? Di bagian ini dituliskan apa yang didapatkan
untuk implementasi ini, apakah hal tersebut berhasil atau tidak. Dan, jika hal itu tidak berhasil,
apa yang dapat dilakukan secara berbeda pada siklus berikutnya untuk mengatasi masalah atau
kegagalan yang terjadi. Jika berhasil, apakah kita siap untuk scale-up atau menyebarkannya ke
seluruh sistem/ praktik di fasilitas kesehatan?

Selanjutnya, siklus pengisian ini dapat terus bergulir seiring proses perbaikan tyang terus
dikerjakan oleh organisasi kesehatan. Laporan ini dapat digunakan dalam proses akreditasi
RS.

Referensi :

Plan-Do-Study-Act (PDSA) Directions and Examples. Content last reviewed February 2015.
Agency for Healthcare Research and Quality, Rockville, MD.
https://www.ahrq.gov/health-literacy/quality-resources/tools/literacy-toolkit/healthlittoolkit2-
tool2b.html

https://surabaya.proxsisgroup.com/cara-membuat-root-cause-analysis/

10