Nama : Tri Galih Ratna Dosen Pengampu : Rusdi, S.Kep.,Ns.,M.

Kep

NPM : 1421002881
Stase : Manajemen Keperawatan

Tgl : 04/02/2022

Manajemen Keperawatan

A. Implementasi Root Cause Analysis

Root Cause Analysis (disingkat: RCA) adalah sebuah methodology proses yang digunakan untuk
mengidentifikasi sumber utama masalah. Dalam penerapan lean manufacturing di perusahaan
akan ada banyak activity analisis terutama saat melakukan perbaikan berkelanjutan (Kaizen)
dengan menemukan akar penyebab melalui pertanyaan mengapa hal tersebut terjadi.

Analisis akar penyebab (Root Cause Analysis – RCA) didefinisikan sebagai proses atau teknik
mendalam untuk menemukan faktor dasar utama yang mendasari suatu masalah. Analisis akar
penyebab adalah metode untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah. Selain itu, metode
RCA digunakan untuk memperbaiki atau menghilangkan penyebabnya dan mencegah masalah
berulang. Contoh root cause Analysis tentu memiliki tools berbeda namun secara umum metode
rca ini di tunjukan seperti contoh dibawah ini.

Untuk menentukan akar penyebab pada umumnya menggunakan RCA seperti tools :
1
  Analisis Pareto
 “5 Mengapa” atau 5 Why

 Brainstorming

 Diagram Alir (Pemetaan Proses)

 Cause and Effect Diagram

 Diagram pohon

 Bench-marking tentu setelah Root Cause ditemukan.

Mengapa melakukan analisis akar masalah (Root Cause Analysis) sangat penting?
Analisis akar masalah (RCA) membantu mengidentifikasi tantangan yang harus ditangani
perusahaan untuk mencapai visinya. Dengan pengidentiflkasi tersebut tentu akan menghilangkan
pemborosan (8 Wastes) serta dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan tujuan akhir
dan strateginya ialah meningkatkan profit bisnis.
Strategi bisnis perusahaan yang baik tidak akan berhasil apabila strategi tersebut salah
dalam menyelesaikan masalah dalam organisasi, ini mencakup pengertian strategi bisnis yang
baik adalah sesuai dengan teknik penyelesaian terhadap kasus permasalahan dan organisasi
tersebut. Mengidentifikasi sumber – akar penyebab – masalah akan membantu bisnis
mengembangkan strategi yang lebih efektif untuk mengatasinya.
Siapa yang harus melakukan analisis akar masalah (RCA)?
Tim kecil yang terfokus harus melakukan analisis akar masalah kita bisa ambil salah
satunya adalah kaizen event. Anggota harus mencakup semua level tingkatan dan berbagai
department tergantung dan area permasalahan tersebut.
Selain kaizen point secara bulanan mengadakan kaizen event dengan beberapa anggota
tim dan berbagai level, dimana kaizen adalah cara terbaik dalam memberikan pelatihan kepada
karyawan tentang teknik atau metode ilmiah dalam menyelesaikan satu permasalahan diarea
mereka.
Kapan analisis akar masalah (RCA) harus dilakukan?

2
 Root Cause Analysis (RCA) tentu dilakukan setiap saat sebab sernakin banyak masalah
yang teridentifikasi maka semakin cepat perusahaan melakukan penanganan maupun pencegahan
berulang terhadap permasalahan yang sama. Analisis situasi seperti contoh ini dapat terjadi
sebagai bagian dan pengembangan sumberdaya manusia pemangku kepentingan di perusahaan.
Sekali lagi ini bukan sekedar bagaimana anda membuat contoh laporan RCA namun lebih
kepada mengidentifikasi laporan-laporan tersebut untuk diklarifikasi kebenarannya. Sebagai
contoh kasus dalam perusahaan, banyak sekali karyawan resign serta lebih memilih pindah ke
perusahaan lain, tentu ini tidak bisa diabaikan karena pekerja adalah investasi terbesar suatu
organisasi dan lihat juga berapa biaya yang harus ditanggung dan permasalahan ini, contohnya;
biaya maupun waktu dibutuhkan untuk recruitment, training dll. Dan masih banyak sekali
contoh-contoh kasus dan kehidupan sehari-hari perusahaan yang bisa berdampak kepada strategi
bisnis.
Lalu bagaimana cara membuat root cause analysis?
Langkah di bawah ini akan membantu mengidentifikasi banyak faktor penyebab yang
mungkin termasuk akar penyebab masalah perusahaan yang diidentitikasi selama analisis situasi
suatu organisasi.
1. Perkiraan Waktu Yang Dibutuhkan
Menyelesaikan analisis akar masalah dapat memakan waktu hingga beberapa jam.
Pertimbangkan berapa banyak data yang tersedia, seberapa baik data mengidentifikasi
penyebab dan apakah masukan pemangku kepentingan atau pihak lain diperlukan.
2. Tujuan Pembelajaran
Setelah menyelesaikan kegiatan dalam mendalami analisis penyebab akar (RCA), tim
akan:
 Ketahui perbedaan antara faktor penyebab dan akar penyebab masalah.
 Identifikasi faktor penyebab masalah mengapa banyak karyawan keluar (untuk
contoh kasus diatas)

 Identifikasi akar penyebab masalah tersebut dan ini akan menjadi tantangan program
dan komunikasi.

 Identifikasi dan rangking tantangan komunikasi.

3. Analisis Situasi
3
Untuk melakukan analisis ini ada beberapa langkah yang harus dilakukan:
Identifikasi Kemungkinan Faktor Penyebab
Selama analisis situasi, tim proyek menetapkan visi, mengidentitikasi masalah dan
mengumpulkan data yang diperlukan untuk lebih memahami situasi saat ini. Tim dapat
menggunakan informasi itu untuk mengidentitikasi faktor penyebab maupun hal-hal yang
menyebabkan atau berkontribusi pada masalah karyawan.
Untuk mengidentifikasi faktor penyebab, tanyakan:
 Urutan kejadian apa yang mengarah ke masalah?
 Kondisi apa yang memungkinkan masalah terjadi?

 Masalah apa yang hidup berdampingan dengan masalah utama dan mungkin
berkontribusi terhadapnya?

Identifikasi sebanyak mungkin faktor penyebab.

Mulailah dengan masalah dan tukar pikiran/ brainstorm faktor-faktor penyebab untuk
masalah itu dengan bertanya “Mengapa” atau bisa disebut teknik-teknik  5 Why atau why
why analysis.

Identifikasi Akar Penyebab Root

Untuk menemukan akar penyebab atau sumber utama masalah banyaknya
karyawan keluar mulai dengan faktor penyebab yang diidentifikasi di atas dan tanyakan
mengapa, seperti “Mengapa karyawan Iebih memilih persusahaan lain dibandingkan
harus tetap berada diperusahaan ini?” Akar penyebab jarang ditemukan pada penyebab
yang paling jelas. Penting untuk menggali lebih dalam dan terus bertanya “mengapa?
Sampai hampir semua tanggapan telah habis atau akar yang tampaknya penting untuk
ditangani tercapai. Tentu ada beberapa metode yang berguna untuk mengidentifikasi akar
penyebab.
Salah satu metode untuk mengidentifikasi akar penyebab adalah membangun
pohon akar penyebab. Mulailah dengan masalah dan brainstorm faktor penyebab untuk
masalah itu dengan bertanya mengapa. Hubungkan mereka dalam urutan sebab dan
akibat logis sampal tiba di akar masalah.Penting: Proses ini membutuhkan penilaian yang

4
 baik dan mungkin melibatkan trial and error. Misalnya, jika tim memutuskan untuk
mengatasi penyebab utama yang teridentifikasi dan masalah terus terjadi, itu adalah
indikasi yang baik bahwa itu bukan penyebab utamanya. Lihatlah lagi akar penyebab
yang teridentifikasi dan terus gali lebih dalam untuk melampaui gejala-gejala masalah.
Staf juga dapat berkonsultasi dengan pemangku kepentingan dan anggota audiens untuk
menilai apakah mereka telah mengidentifikasi akar penyebab yang tepat.
Identifikasi Tantangan Komunikasi
Sekarang tanyakan melalui akar masalah yang mana tantangan yang dapat dan
harus ditangani oleh komunikasi sumber daya dalam arti bahwa tantangan komunikasi
mencakup pelatihan dan mana yang tidak. Pada contoh mi penting untuk
mengidentifikasi tantangan komunikasi dan berbagai level termasuk pelatihannya.
Laporkan/ bagikan temuan tentang akar masalah untuk root cause analysis lainnya
dengan otoritas pada area permasalahan dan pemimpin atau organisasi yang mungkin
dapat mengatasinya.
Sebagai tips dan juga rekomendasi untuk mengidentifikasi penyebab utama yang
ada di dalam Iingkup pengaruh. Berhenti menanyakan ‘mengapa” begitu tim perbaikan
telah mengidentifikasi penyebab utama yang ada di dalam kemampuan kolektif mereka
untuk mengontrol atau mempengaruhi. Apabila penyebab apa pun menyumbang lebih
dan 70 persen faktor penyebab, itu sering dapat dianggap sebagal akar penyebab atau root
cause.
Jadi kesimpulannya adalah untuk membuat root cause analysis (RCA) sebaiknya
lakukan dengan tim perhatikan sebagai cara-cara terhaik menemukan akar permasalahan
dan hal terpenting lainnya adalah komunikasi juga brainstorming.

B. IMPLEMENTASI DENGAN METODE PDSA

Metode Plan-Do-Study-Act (PDSA) adalah cara untuk menguji perubahan yang

diterapkan dalam rangka memastikan berjalannya peningkatan mutu yang
berkesinambungan. Empat langkah dalam PDSA berfungsi untuk memandu proses
berpikir dalam memecah tugas menjadi beberapa langkah teknis dan kemudian
mengevaluasi hasilnya, meningkatkannya, dan mengujinya kembali. Dokumen PDSA
5
 digunakan pula sebagai bukti tindak lanjut dan perbaikan yang dipersyaratkan juga dalam
akreditasi maupun re-akreditasi rumah sakit dan fasilitas kesehatan primer (puskesmas,
klinik, dan lain sebagainya).

PDSA memiliki kelebihan-kelebihan sehingga mudah diterapkan sebagai alat

peningkatan mutu berkelanjutan (CQI/ Continuous Quality Improvement), meliputi hal-
hal sebagai berikut :

 Satu Langkah — Setiap PDSA seringkali hanya berisi segmen atau satu langkah dari
seluruh implementasi yang lebih kompleks.

 Durasi Singkat — Setiap siklus PDSA harus sesingkat mungkin agar Anda mengetahui
bahwa itu berfungsi atau tidak (beberapa bisa sesingkat 1 jam).

 Ukuran Sampel Kecil — PDSA mungkin hanya akan melibatkan sebagian dari praktik
kesehatan (mungkin 1 atau 2 dokter atau petugas lainnya). Setelah umpan balik diperoleh
dan proses disempurnakan, implementasi dapat diperluas (scale up) untuk mencakup
seluruh praktik.

AHRQ (Agency for Healthcare Research and Quality) memberikan contoh alat
sederhana untuk menggunakan PDSA dalam proses perubahan dalam fasilitas kesehatan
sebagai berikut (link untuk mengakses tool terlampir dalam referensi).

Cara mengisi:

Alat: Bagian ini diisi dengan “nama alat” atau tentang kegiatan yang akan dilaksanakan.
Misalnya, umpan balik pasien.

Langkah: Bagian ini diisi dengan langkah yang lebih kecil yang akan diimplementasikan.
Misalnya, penyebaran kuesioner kepuasan pelanggan.

Siklus: Bagian ini diisi nomor siklus PDSA yang akan dilakukan. Ketika menerapkan
strategi untuk implementasi, kita seringkali perlu memperbaiki sesuatu dan ingin menguji
kembali apakah perubahan yang kita buat menjadikan suatu proses atau outcome menjadi
lebih baik atau tidak. Setiap kali kita melakukan penyesuaian (adjustment/ koreksi) dan

6
 mengujinya kembali, maka kita akan melakukan siklus berikutnya. Oleh karena itu
catatan siklus keberapa yang kita lakukan penting untuk menjadi dokumentasi dan acuan
langkah perubahan berikutnya. Misal, diisi dengan siklus ke 1 atau 2, dan seterusnya.

PLAN/ Rencana:

I plan to/ Saya berencana untuk: Di bagian ini kita akan menulis pernyataan singkat
tentang apa yang direncanakan untuk dilakukan dalam pengujian ini. Yang ditulis dalam
bagian ini cukup berfokus pada bagian kecil saja dari implementasi yang akan dilakukan.
Misalnya, saya berencana untuk menguji proses survey kepuasan pelanggan, termasuk
bagaimana mereka mengisi dan mengembalikannya.

I hope this produces/ Saya harap ini menghasilkan: Di bagian ini kita dapat menuliskan
pengukuran atau target hasil yang ingin dicapai. Kita dapat membuat target secara
kuantitatif, seperti: minimal 25 % formulir harus kembali.

Langkah-langkah untuk mengeksekusi: Di bagian ini, kita akan menulis secara

rinci langkah-langkah yang akan diambil dalam siklus ini. Misalnya, dalam pengisian
survei kepuasan pelanggan dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut.

 Menempatkan formulir survei pada tempat mudah dilihat dan dijangkau pada bagian
kepulangan pasien

 Petugas memotivasi pasien dan keluarga untuk mengisi formulir survei kepuasan
pelanggan

 Pasien/ keluarga diminta mengembalikan formulir survei yang telah diisi ke dalam box
yang telah dipersiapkan.

Sehingga, pada aspek ini harus secara rinci dituliskan tentang siapa saja populasi yang
terlibat dan batas waktu yang telah ditentukan. Batas waktu yang ditentukan tidak boleh
terlalu lama, yaitu hanya berkisar 1 minggu namun kemajuannya dapat diketahui sejak
beberapa jam setelah diterapkan.

DO/ Melakukan

7
Setelah memiliki rencana, kita akan menjalankannya atau menggerakkan perubahan. Pada
saat mulai implementasi ini, penting memperhatikan apa yang terjadi segera setelah
perubahan diterapkan.

What did you observe/Apa yang kamu amati? Di bagian ini pengamatan yang
dilakukanselama implementasi dicatat. Hal ini mungkin meliputi bagaimana pasien
bereaksi, bagaimana petugas kesehatan bereaksi, bagaimana keluarga pasien bereaksi,
apakah perubahan ini sesuai dengan sistem yang sudah berjalan atau maupun flow pasien.
Penting direfleksikan pertanyaan, “Apakah semuanya berjalan sesuai rencana?” “Apakah
harus memodifikasi rencana?”

Contoh catatan pada bagian ini:

Pada bagian kepulangan, pasien dan keluarga Nampak sibuk dengan berbagai aktivitas,
seperti mengurus pembayaran, melengkapi administrasi, berkoordinasi dengan bagian
transportasi pasien, dan lain sebagainya.

Petugas terkadang lupa menawarkan pasien maupun keluarga untuk mengisi form survey.

Jam-jam kepulangan pasien umumnya merupakan jam yang sibuk dan padat, sehingga
area di bagian kepulangan pasien cukup crowded.

Berdasarkan pengamatan di atas, nampaknya perlu dilakukan perubahan strategi.

STUDY/ Belajar

Setelah implementasi diterapkan, hasilnya mulai dipelajari.

Apa yang kita pelajari? Apakah memenuhi tujuan pengukuran? Penting dicatat seberapa
baik kerjanya jika yang dilakukan memenuhi target tujuan.

Contoh pengisian pada bagian ini:

8
Pada siklus pertama, hanya ada 10 kuesioner yang diisi dan dikembalikan dari 100
formulir yang disediakan di bagian kepulangan pasien. Perlu ada perubahan strategi untuk
meperbaiki pencapaian target.

ACT/ Bertindak
Apa yang dapat disimpulkan dari siklus ini? Di bagian ini dituliskan apa yang didapatkan
untuk implementasi ini, apakah hal tersebut berhasil atau tidak. Dan, jika hal itu tidak
berhasil, apa yang dapat dilakukan secara berbeda pada siklus berikutnya untuk
mengatasi masalah atau kegagalan yang terjadi. Jika berhasil, apakah kita siap untuk
scale-up atau menyebarkannya ke seluruh sistem/ praktik di fasilitas kesehatan?
Selanjutnya, siklus pengisian ini dapat terus bergulir seiring proses perbaikan tyang terus
dikerjakan oleh organisasi kesehatan. Laporan ini dapat digunakan dalam proses
akreditasi RS.

Referensi :

Plan-Do-Study-Act (PDSA) Directions and Examples. Content last reviewed February

2015. Agency for Healthcare Research and Quality, Rockville, MD.
https://www.ahrq.gov/health-literacy/quality-resources/tools/literacy-toolkit/
healthlittoolkit2-tool2b.html

https://surabaya.proxsisgroup.com/cara-membuat-root-cause-analysis/