Teknik Problem Solving: 5 Langkah

Temukan Akar Masalah dengan RCA

Masalah adalah sesuatu yang umum terjadi di setiap proses bisnis. Jika anda memiliki masalah,
pendekatan seperti apa yang bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut?

Beberapa metode problem solving sudah menjadi cara umum yang digunakan banyak perusahaan
dalam memecahkan permasalahan yang berdampak signifikan terhadap proses bisnis perusahaan.
Namun, seringkali anda langsung melompat kepada masalah yang terlihat saja. Tidak jarang,
masalah kembali muncul setelah selesai.

Root Cause Analysis (RCA) adalah sebuah tool problem solving untuk membantu tim anda
menemukan dan memahami akar penyebab masalah, dengan tujuan menghilangkan akar
penyebab tersebut dan mencegah masalah muncul kembali. Pada dasarnya, RCA bertujuan untuk
mengidentifikasi asal-usul terjadinya masalah.

Berikut langkah-langkah agar bagaimana anda bisa menggunakan tool RCA ini sebagai teknik
problem solving yang efektif untuk menemukan akar penyebab masalah:

Langkah 1 – Definisikan Masalah

 Masalah apa yang sedang terjadi saat ini

 Jelaskan simpton (gejala) yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut

Langkah 2 – Kumpulkan Data

 Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada
 Sudah berapa lama masalah tersebut ada
 Dampak apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut

Pada tahap ini, sebelum anda melangkah untuk melihat faktor-faktor apa saja yang berperan
dalam timbulnya masalah, anda harus melakukan analisa mendalam terlebih dahulu. Untuk
membuat Root Cause Analysis efektif, kumpulanlah perwakilan-perwakilan dari setiap
departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf yang berada di garis depan, yang
memahami situasi. Orang-orang yang paling akrab dengan masalah dapat membantu membawa
anda ke pemahaman yang lebih baik tentang isu-isu yang ada saat ini.

Untuk mempermudah, pada tahap ini anda bisa menggunakan framework CATWOE, yang akan
memberi kemampuan untuk melihat situasi dari berbagai perspektif: pelanggan, karyawan,
proses yang mengalami masalah, gambaran besar, dan area mana yang terkena dampak paling
besar, owner, dan environmental constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan memengaruhi
keberhasilan solusi yang dijalankan).

Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

 Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah

 Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi
 Adakah masalah-masalah lain yang muncul sering/mengikuti kemunculan masalah utama

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa anda dan
tim pikirkan. Dalam banyak kasus, orang akan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu
berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk menemukan akar masalah yang
sebenarnya. RCA dilakukan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah di permukaan.
Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Cause)

 Mengapa faktor kausal tersebut ada

 Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah

Langkah 5 – Ajukan dan Implementasi Solusi

 Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali

 Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan
 Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi
 Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan

Analisa proses identifikasi cause-effect anda dan temukan kebutuhan akan perubahan dalam

sistem yang lain. Hal lain yang juga sangat penting, lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi
dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, anda dapat menghindari/menghilangkan masalah
sebelum mereka muncul ke permukaan.***