PENDEKATAN SISTEM
Bagian Pertama: Pendekatan sistem
Seumpamanya seorang chief eksekutif dari kantor atau perusahaan tempat
anda bekerja meminta anda (dimana anda serbagai seorang sales manager) untuk
mendapatkan atau menemukan cara yang lebih baik untuk mendapatkan informasi
terhadap tenaga penjual (sales people) yang terdapat diperusahaan anda. Dari
mana anda akan memulai?, apa yang akan anda lakukan?, apakah anda akan
memutuskan untuk langsung bertindak dan berharap solusi yang anda tawarkan
merupakan solusi yang masuk diakal?. Bagaimana anda dapat mengetahui apakah
solusi yang anda tawarkan merupakan solusi yang tepat untuk suatu permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan anda? Dan apakah anda berpikir solusi tersebut
merupakan solusi yang sistematis yang akan membantu anda untuk membangun
suatu solusi yang baik terhadap permintaan dari seorang chief eksekutif (sesuai
dengan keinginan). Dari semua itu merupakan suatu proses yang sistematis dari
pemecahan suatu masalah yang lebih dikenal dengan pendekatan sistem.
Metode Berdasarkan Ilmu Pengetahuan (scientific method)
Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan
kepada metodologi pemecahan masalah (problem solving) yang lebih dikenal
dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini
sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa
bentuk fenomena yang ada. Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman
yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon
dan baru baru ini oleh John Dewer pada awal tahun 1900.
Berikut
ini
merupakan
langkah-langkah
dari
penerapan
metode
researchers,
mengidentifikasikan
bahwa
sebagian
orang
mengambil tindakan medic secara tepat terhadap sakit kepala yang tidak terduga.
Berdasarkan kasus ini mereka harus memformulasikan hipotesis, Medication A
Causes Dizziness mereka melakukan perancangan eksperimen dimana manusia
dan hewan akan diberikan obat secara selektif dibawah kondisi pengawasan.
Setelah melakukan evaluasi dilakukan pengambilan data selama percobaan
dilaksanakan, seorang peneliti dapat menarik kesimpulan apakah hipotesis mereka
telah akurat.
Pendekatan sistem (sistem approach)
Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan
ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis
terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan
kedalam kontek sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu
solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan
seperti:
1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang kedalam kontek sistem
2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan
atau peluang.
3. Mengidentifikasi solusi alternatif
4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif
5. Memilih solusi yang terbaik
6. Mengimplementasikan solusi terpilih
7. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil
MEMAHAMI MASALAH
ATAU PELUANG
MEMBANGUN SOLUSI
MENERAPKAN SOLUSI
Mengumpulkan
data
yang
menjelaskan masalah atau peluang
Keterangan gambar :
1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. Mengidentifikasi
sistem pada organisasi dan lingkungan serrta hubungannya. Menentukan
komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang
tepat.
2. Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan, pengamatan
pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang
berhubungan dengan masalah atau peluang.
3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat,
insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain.
4. Mengevaluasi solusi
lainnya
oleh
sebuah
organisasi
pengaturan
dan
secara
tertutup
pilihan dan membuat anda tidak menyadari keuntungan dan kerugian dari
beberapa alternatif. Selain itu juga akan kehilangan kesempatan untuk
mengkombinasikan hal-hal terbaik dari beberapa solusi alternatif. Dari mana
solusi alternatif datang ?, pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber
terbaik lainnya adalah saean dari yang lainya termasuk konsultan, dan sistem
pakar. Anda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran secara
kreatif. Hal ini termasuk apa yang sedang anda pikirkan. Sumber-sumber lainnya
berasal dari sebagaian besar dari organisasi-organisasi yang harus dibuat. Juga,
jangan lupa bahwa tidak melakukan apa-apa mengenai suatu masalah atau
peluang adalah sebuah solusi dengan keuntungan dan kerugian masing-masing.
Akhirnya
paket-paket
pendukung
keputusan
dapat
digunakan
untuk
Analisa ongkos/keuntungan
Tiap solusi yang sah akan mempunyai keuntungan-keuntungan atau
kebaikan-kebaikan dan beberapa ketidakuntungan atau biaya-biaya. Keuntungan
dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap solusi alternatif dievaluasi.
Proses ini secara khusus disebut analiasa onkos/keuntungan.
Jika ongkos-ongkos dan keuntungan-keuntungan dapat ditentukan
jumlahnya, hal itu disebut nyata, jika tidak hal tersebut dinamakan
ketidaknyataan. Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos dari perangkat
keras dan perangkat lunak, gaji pegawai dan biaya/ongkos-ongkos yang dapat
dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan
sebuah solusi. Biaya tidak nyata sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang
baik dari konsumen atau moral dari pegawai yang disebabkan oleh kerusakan dan
kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru.
Keuntungan nyata adalah hasil yang menguntungkan seperti penurunan
dalam biaya yang harus dibayar, disebabkan oleh pengurangan personil atau
penurunan biaya penyimpanan.
Tabel 1. Keuntungan dalam sistem informasi berbasis komputer
Keuntungan-keuntungan nyata
-Peningkatan dalam penjualan atau profit
Contoh
-Pengembangan produk berbasis komputer dan
pelayanan
-Pengurangan
dalam
biaya
pemrosesan
informasi.
tidak perlu
-Pengurangan
dalam
ongkos
pengiriman
inventori
-Pengurangan dalam investasi yang dibutuhkan
-Peningkatan
kemampuan
operasional
dan
efisiensi
idle time.
Contoh
-Tambahan waktu dan informasi yang akurat
dan tipe baru serta bentuk informasi
-Model analisa
10
dilakukan pada
sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan yang layak.Sebagai
contoh: Hal berikut ini dapat diperinci:
-
Jadwal pelaksanaan
11
Informasi
12
Merupakan jumlah data dan informasi yang anda dapat kumpulkan dalam
suatu situasi atau permasalahan yang anda temukan dalam bahan pembelajaran
(Mutual Study)
-
Asumsi
Merupakan jumlah asumsi yang anda buat. Asumsi rasional yang baik
merupakan bahan dasar dan kunci yang akan menghasilkan solusi yang baik.
Pengetahuan
Merupakan banyaknya pengetahuan tentang bisnis dan sistem informasi yang
anda miliki.
Waktu
Jumlah waktu yang anda habiskan untuk mengananlisa suatu permasalahan
mempeetemukan
pihak
perusahaan
dengan
manajer
toko
dan
1. Mengidentifikasi
Permasalahan, peluang
dan gejalanya
13
2. Pernyataan masalah
3. Ringkasan solusi
alternatif
4. Evaluasi solusi
alternatif
5. Dasar pemikiran dari
solusi terpilih
6. Usulan rancangan
sistem informasi
7. Rencana Penerapan
Gambar 2. Metodologi Solusi Sistem
Keterangan gambar :
1. Memisahkan masalah pokok dan peluang dari gejalanya. Gunakan konteks
sistem berikut untuk membantu menyatakan permasalahan atau peluang yang
menjabarkan :
a. Menggambarkan sistem organisasi dan sistem lingkungannya
b. Mengidentifikasi sub sistem organisasi yang berpengaruh terhadap
komponen-komponennya
c. Mendefinisikan tujuan, standar, dan batasan organisasi dan sub sistem
organisasi.
2. Pernyataan singkat dari pokok permsalahan atau peluang yang dihadapi
organisasi
3. Identifikasi singkat dari beberapa solusi alternatif terhadap masalah yang
diidentifikasi
14
4. Mengevaluasi
solusi
alternatif
menggunakan
kriteria
evaluasi
yang
15
laporan
yang
sama.
Terlalu
banyak
waktu manajer
digunakan
untuk
16
17
1.
Menerim
a
Transaks
i
Penjuala
n
Bentuk
Pemesanan
Penjualan
Kata
kunci
2.
3.
Daftar
Transaksi
Data Transaksi
4.
Perawatan
Data
Penjualan
Data
Transaksi
Tersusun
5.
Analisa
Data
penjualan
Analisa
Pelaksanaan
penjualan
Data
Induk
Penjualan
baru
Data
Induk
Penjualan
baru
Analisa
Laporan
penjualan
18
1.
2.
Peneerima
an
Penjualan
4.
Masukan
Data
online
Terminal
POS
3.
Kesalaha
n
Prosedur
Perawatan
Basis data
Online
6.
Basis data
Perusahaan
Terkini
5.
Analisa
Pelaksanaan
Penjualan
Laporan
Analisa
Penjualan
Basis data
Pendukung
Yang diperlukan
Gambaran
Analisa
penjualan
Manajemen
Yang
diperlukan
19
direkam dalam bentuk ini adalah data konsumen seperti nama, alamat dan
nomor perhitungan serta data produk seperti nama, nomor produk dan harga.
Sebuah salinan dari bentuk pemesanan penjualan diberikan kepada konsumen
sebagai tanda terima.
2. Bentuk-bentuk pemesanan penjualan dikirim diakhir tiap hari menuju kepada
informasi.
3. Berkas dari transaksi penjualan sekarang siap untuk pemrosesan komputer.
Hari berikutnya, semuanya direkam kedalam pita magnetik dengan
menggunakan peralatan masukan data kunci ke tape.
4. Transaksi penjualan yang terkatagorikan digunakan oleh sebuah diagram
proses penjualan untuk memperbarui ssebuah berkas induk penjualan untuk
merefleksikan penjualan baru. Sebuah berkas induk penjualan yang baru pada
pita magnetik telah dibuat.
5. Proses penjualan juga menghasilkan sebuah berkas analisis. Berkas ini
mengandung data historis tentang kinerja penjualan sebelumnya, sebaik data
penjualan baru. Komputer yang menggunakan berkas ini dan sebuah program
analisis penjualan untuk menampilkan analisis penjualan. Laporan analisis
penjualan dihasilkan dan menginformasikan trend manajemen dalam kinerja
penjualan dari beragam produk.
Sistem Usulan
Berdasarkan pada sebuah analisis kebutuhan pengguna awal, sistem
analisa mengusulkan sebuah informasi baru yang disebut sistem Sales
Transaction-procesing and analisis (STPA). Sistem ini menampilkan jaringan
kerja sistem telekomunikasi dari terminal Point of Sale (POS) atau angka
penjualan dan stasiun kerja manajemen. Sebuah penjelasan singkat dari sebagian
sistem ini diikuti, diilustrasikan oleh diagram alir sistem dalam gbr.4
1.
20
dengan menggunakan sebuah POS terminal yang siap digunakan. Pos terminal
memiliki sebuah keyboard untuk masukan data dan layar video untuk
tammpilan dari data masukan, sebaik data masukan, saran dan pesan. Terminal
proses dihubungkan dalam sebuah jaringan telekomunikasi, menuju
penyimpanan komputer mainframe yang menggunakan program pemrosesan
transaksi penjualan yang dapat dimengerti.
2.
3.
4.
5.
6.
21
Gejala
pelaksanaan
penjualan.
Penjualan
menjadi
rendah
tidak memberikan
tidak baik
timpang oleh proses transaksi penjualan, yang membatasi usaha penjualan oleh
penjual dan menurunkan pelayanan kepada konsumen. Manager tidak menerima
tipe informasi pelaksanaan penjualan yang dibutuhkan dan mereka menghabiskan
banyak waktu untuk mencoba memenuhi informasi tersebut yang mengurangi
waktu yang dibutuhkan dalam tugas manajemen yang lain. Untuk alasan ini,
kualitas keputusan pemasaran dan pelaksanaan penjualan perusahaan lebih
menurun.
Catatan : Untuk mempersingkat analisa studi kasus ini, kami akan membatasinya
sampai dua solusi alternatif meskipun dua solusi lain berkembang diantara dua
solusi tersebut dapat dikembangkan, khususnya jika data yang diberikan lebih
banyak atau lebih banyak asumsi-asumsi yang dibuat.
22
pelayanan
yang
lebih
baik
kepada
untuk
konsumen.
2.
23
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Kerugian:
1.
Biaya persiapan yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan
pengembangan serta penerapan dari sistem yang baru.
2.
24
persiapan adalah harga yang pantas yang harus dibayar untuk keuntungan
tersebut, dan untuk kemampuan dari sistem yang baru untuk dapat di integrasikan
dengan kemampuan sistem yang lain dan dengan rencana strategis perusahaan
untuk sistem informasi.
Usulan Rancangan Sistem Informasi
Beberapa perlengkapan pengembangan sistem harus pada informasi yang
ditemukan pada studi kasus untuk mengembangkan sebuah usulan rancangan
sistem. Diagram alir pengembangan sistem di gunakan untuk menganalisa sistem
informasi terkini dan usulan sebuah rancangan yang memenuhi kebutuhan dari
pemakainya dan organisasi.
Analisa dan rancangan proses mengakibatkan dalam sebuah usulan
rancangan umum untuk proses transaksi dan analisa system. Banyak pekerjaan
yang harus diselesaikan untuk mengembangkan spesifikasi rancangan secara
detail untuk system yang baru. Namun sejalan dengan usulan rancangan umum
untuk system yang baru cukup memadai untuk pihak manajemen ABC sebagai
pemakai akhir. Hal tersebut mengijinkan mereka untuk mengusulkan solusi sistem
informasi yang efektif untuk masalah bisnis mereka. Solusi usulan dapat
dirancang secara detail dan diterapkan oleh organisasi spesialis system informasi.
Penerapan Rencana
Usulan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh ABC Autp Parts
menjaadi permasalahan yang utama. Untuk dapat diterapkan secara baik,
rancangan ini harus mencakup pengimplementasian aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
-
25