1.

Perkenalan
Root Cause Analysis (RCA) adalah metode yang digunakan untuk
mengatasi masalah atau ketidaksesuaian, untuk sampai ke "akar penyebab"
masalah. Ini digunakan agar kita dapat memperbaiki atau menghilangkan
penyebabnya, dan mencegah masalah tidak berulang
Di bawah ini adalah sejumlah definisi yang merangkum poin-poin utama
dari teknik ini:

2. Mengapa RCA
Organisasi sering merespons masalah dengan solusi jangka pendek. Namun,
terus-menerus mengandalkan perbaikan cepat membutuhkan staf untuk
mengulangi tugas yang sama berulang-ulang, sambil mempertahankan
status quo. Berfokus pada solusi jangka pendek bukanlah resep untuk
meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan organisasi.
Ketika orang menghabiskan banyak waktu memadamkan api di tempat
kerja, ada ilusi industri; banyak orang sibuk menyelesaikan banyak tugas.
Bekerja lebih keras dan lebih cepat, kami membiarkan energi dan ritme
lingkungan memikat kami untuk meyakini bahwa kami melakukan yang
terbaik untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Tetapi hukum
pengembalian yang semakin berkurang berlaku di sini. Namun, Anda dapat
meningkatkan efisiensi dengan meluangkan waktu untuk memikirkan
masalah dari prinsip pertama, dan kemudian mengatasi penyebabnya alih-
alih dampaknya.
Untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas, kita perlu melihat di bawah
permukaan ke akar masalah atau masalah. Dengan mengamati efek (yang
sebenarnya hanyalah gejala) dari masalah dan menyimpulkan apa yang
menyebabkannya terjadi, Anda dapat membuat solusi pencegahan yang
harus mengakhiri masalah. Untuk memahami sumber masalah, Anda harus
melakukan analisis akar masalah
RCA memberikan keyakinan bahwa masalah dapat diselesaikan dengan
mengambil pendekatan terstruktur - memastikan bahwa masalah tidak
pernah terjadi lagi.
3. Pendekatan QM&T untuk RCA.
Langkah pertama dalam RCA adalah mengidentifikasi masalah. QM&T
memonitor banyak aspek organisasi, dan dapat menemukan area masalah
 potensial. Proses ini dikenal sebagai Analisis Pareto, yang akan kita bahas
nanti. Namun, potensi RCA dapat diturunkan dari berbagai bidang, mulai
dari Keluhan, Eskalasi, dan Insiden Pelanggan hingga EAR / QA, Survei
Pelanggan dan Catatan Kredit yang berulang.
Sistem Permintaan Tindakan Korektif (CAR) dapat digunakan untuk
mendokumentasikan tindakan korektif jangka pendek dan jangka panjang.
Tidak ada satu orang yang diidentifikasi untuk mengejar dan
mengembangkan CAR ini. Panduan saku ini tidak dimaksudkan sebagai
panduan untuk sistem CAR, tetapi untuk memberikan 'Peta Jalan' atau
pendekatan yang dapat diadopsi dalam menangani proyek RCA tertentu.
Tabel di bawah ini dapat membantu dalam menentukan pentingnya proyek
RCA.
4. Alat & Teknik RCA
- 5 Why (atau Gemba Gembutsu)
5 Mengapa kadang-kadang dapat disebut sebagai Gemba Gembutsu
(yang secara harfiah berarti Tempat dan Informasi dalam bahasa Jepang,
dari industri mobil siapa yang banyak menggunakan metode RCA saat
ini). 5 Why biasanya merujuk pada praktik bertanya, lima kali, mengapa
kegagalan telah terjadi untuk sampai ke akar penyebab / penyebab
masalah. Tidak ada teknik khusus yang diperlukan atau formulir
diperlukan, tetapi hasilnya harus ditangkap dalam Lembar Kerja (lihat
contoh 5 Mengapa ada di Sect.6). 5 Mengapa paling baik digunakan saat
menangani RCA sederhana
- Analisis Pareto
Analisis pareto adalah teknik yang mudah digunakan yang membantu
Anda memilih perubahan yang paling efektif.
Ini menggunakan prinsip Pareto, yaitu gagasan bahwa dengan
melakukan 20% dari pekerjaan Anda dapat menghasilkan 80% dari
keuntungan melakukan seluruh pekerjaan. Analisis pareto adalah teknik
formal untuk menemukan perubahan yang akan memberikan manfaat
terbesar. Ini berguna ketika banyak tindakan yang mungkin dilakukan
bersaing untuk perhatian Anda.
5. Diagram Sebab dan Akibat
Juga dikenal sebagai diagram Fishbone (untuk penampilan mereka) dan
diagram Ishikawa (nama setelah pengembang mereka Kaoru Ishikawa),
teknik yang berguna ini digunakan untuk RCA yang lebih kompleks. Jenis
diagram ini mengidentifikasi SEMUA proses dan faktor potensial yang
dapat berkontribusi pada masalah. Diagram dasar ditunjukkan di bawah ini.
Templat sebab dan akibat dasar dapat ditemukan di Microsoft Visio, atau
cukup gunakan PowerPoint
 Setelah Anda menangkap semua informasi yang diinginkan, coba dan
prioritaskan area-area yang Anda kendalikan, dan berkonsentrasilah untuk
menemukan resolusi untuk ini.
- Brainstorming / Wawancara
Kebanyakan orang terbiasa dengan teknik Brainstorming dan
Interviewing. Namun, berikut adalah beberapa pengingat:
a. Kumpulkan ide sebanyak mungkin dari semua peserta dengan tidak
ada kritik atau penilaian yang dibuat saat ide sedang dibuat
dihasilkan.
b. Semua ide diterima, tidak peduli seberapa konyol atau jauh mereka
terlihat. Jadilah kreatif. Semakin banyak gagasan semakin baik
karena pada titik ini Anda tidak tahu apa yang mungkin berhasil.
c. Tidak ada diskusi sekunder yang dilakukan selamakegiatan
brainstorming. Membicarakan ide-ide akan berlangsung tempat
setelah brainstorming selesai.
d. Jangan mengkritik atau menghakimi. Jangan mengeluh,
mengerutkan kening, atau tertawa. Semua ide sama-sama valid pada
titik ini.
e. Bangun ide-ide orang lain.
f. Tulislah semua ide pada flipchart atau papan tulis sehingga
keseluruhan grup dapat dengan mudah melihat mereka. Gunakan
Diagram Sebab dan Akibat dan Pohon Kesalahan untuk membantu
menangkap informasi. Tetapkan batas waktu untuk brainstorming.
30 menit sering cukup.
6. Analisis Proses, Pemetaan dan diagram alur
Sebagian besar proses yang kita ikuti hari ini dipetakan oleh diagram alur.
Flowchart mengatur informasi tentang suatu proses secara grafis sehingga
memperjelas apa yang terpengaruh. Apakah masalah Anda memiliki proses
yang terdokumentasi atau tidak, ini bisa menjadi alat yang sangat berguna
untuk memahami apa yang sedang terjadi. Anda tidak harus menjadi ahli
dalam flowchart juga. Meskipun ada templat yang bagus di Microsoft
PowerPoint dan Visio, Anda bisa dengan mudah menggunakan papan
penghapus atau pena dan kertas.
7. Pohon Patahan
 Ini adalah teknik grafis yang memberikan deskripsi sistematis tentang
kombinasi kemungkinan kejadian dalam suatu sistem, yang dapat
menghasilkan hasil yang tidak diinginkan. Metode ini dapat
menggabungkan kegagalan sistem dan manusia. Contoh yang baik
ditunjukkan di bawah ini.
Pohon kesalahan dapat disajikan dari kiri ke kanan atau ke atas bawah. Ada
banyak produk perangkat lunak khusus yang memungkinkan analisis Fault
Tree, tetapi Microsoft PowerPoint dan Visio dapat digunakan untuk
melengkapi diagram ini.
8. Periksa Lembar
Lembar Periksa (atau Tally Charts) hanya digunakan untuk mengumpulkan
dan merekam data. Data biasanya numerik, tetapi juga dapat digunakan
untuk tujuan lain, mis. daftar pertanyaan audit untuk ditanyakan dan
mencatat tanggapan. Anda dapat menggunakan Lembar Periksa setiap hari
untuk memeriksa cacat perangkat lunak atau jumlah dan jenis insiden
Pelanggan.
9. Panduan praktis untuk melaksanakan RCA.
Untuk membantu prosesnya, QM&T telah menyusun Lembar Kerja yang
dapat ditemukan di situs web, bersama dengan banyak jika alat yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan proyek RCA. Setelah masalah ditemukan,
ada 5 langkah dasar untuk menyelesaikan RCA.

1. Definisikan Masalah: Coba dan gunakan prinsip-prinsip SMART, mis.

Khusus; Terukur, Berorientasi aksi; Realistis; Waktu terbatas. Kecuali
masalah didefinisikan secara akurat, seluruh proses RCA mungkin
rentan terhadap kegagalan. Fase ini biasanya juga akan menentukan
bagaimana RCA akan dijalankan sebagai Proyek.
2. Memahami Masalah: Periksa informasi, dapatkan data nyata tentang
masalah, dapatkan pemahaman yang jelas tentang masalah tersebut.
Inilah saatnya berbagai alat dan teknik, seperti Penyebab dan Efek,
curah pendapat, dll, dapat digunakan
3. Tindakan Segera: Menerapkan tindakan pencegahan sementara di
tempat masalah. "Semakin jauh dari sumber masalah solusinya
ditentukan, semakin kecil kemungkinan solusinya akan efektif".
4. Tindakan korektif: Menentukan dan memprioritaskan penyebab
mendasar masalah yang paling mungkin terjadi, karena tindakan
pencegahan sementara mungkin tidak menyelesaikan akar
permasalahan. Mengambil tindakan korektif untuk setidaknya
mengurangi atau lebih baik menghilangkan penyebabnya.
5. Konfirmasikan Solusi :. Setelah langkah-langkah telah ditentukan dan
diimplementasikan, keberhasilan pendekatan yang diadopsi perlu
ditetapkan. Setelah mengkonfirmasi keberhasilan solusi yang
disarankan maka aturan atau metode kontrol perlu ditetapkan yang akan
menghindari masalah yang pernah terjadi lagi. Ini mungkin fase paling
penting dalam RCA, tetapi yang paling sering terlewatkan