Panduan pembuatan Risalah

Profil Risalah

Manager/Dep Head

Group Perusahaan
Divisi / Dept
Nama Kelompok
Fasilitator
QC Leader
Anggota

:
:
:
:
:
:

QCC/QCP dibentuk
Periode Kegiatan
Risalah/Tema
Jumlah Pertemuan
Rata-rata waktu
Rata-rata Kehadiran

:
:
:
:
:
:

Secretary

Customer Service
Manager

SOM Head

ADM Manager

HUBUNGAN PM/AM dgn

QCP

Jadwal kegiatan QCC/QCP

POLICY MANAGEMENT
DIVISION
ACTIVITY PLAN
DEPARTMENT

ACTIVITY SECTION
TEAM : QCP

TO PROMOTE A PRODUCT QMP IN ORDER TO HAVE

AN EFFICIENT BUSINESS PROCESS
PROCESS SIMPLIFICATION
& AUTOMATION
INCREASE EMPLOYEE SATISFACTION &
SIMPLIFY PROCESS

TEMA Q C P

TemaQCC/QCP
QCC/QCP/SS
Tema

Langkah 1 Menentukan Tema/Masalah yang akan diselesaikan

Tool : Pareto Diagram
Kumpulkan daftar/list problem yang ada, lalu buat datanya dan
gambarkan dalam grafik Pareto Diagram
96,15%

300

100,00%
100,00%

86,54%

90,00%

250

80,00%

71,15%

70,00%

200

150

60,00%

Val
ue

51,92%
135

50,00%
40,00%

100

30,00%
50

50

20,00%

40
25
10

10,00%
0,00%

Over DT 3 Response Cost of Spare Part

Hrs
Time
Revenue

Speedy

Dari Pareto diagram ini terlihat bahwa problem Over DT 3 Hrs adalah yang paling tinggi,
maka Team sebaiknya mengambil Tema ini sebagai proyek Improvement (QCC).

Langkah 2 Menentukan Target Improvement

Dalam menetukan target Harus SMART
Specific : Jelas dan fokus
Measurable : Terukur misalnya Jam, Rupiah dll
Attainable : Dapat dicapai Target tsb
Reasonabe : Masuk akal, bukan target yang tidak mungkin dicapai
Timebound : Ada batas waktu pencapaian target tsb.
Dalam menentukan Target sebaiknya mengacu kepada salah satu dari :

3C

Company
Customer
Competitor

Langkah 3 Mencari akar penyebab masalah

Root Cause Analisys (R C A )

Methode yang paling umum dipakai untuk mencari akar permasalahan adalah :
Brainstorming

5 Whys Analisys
Fishbone Chart

Brainstorming
Brainstorming adalah cara mengeluarkan seluruh ide
atau gagasan Anda tanpa harus dikritisi terlebih dahulu.
Tanpa dikritisi, gagasan Anda akan mengalir sebanyakbanyaknya
Brainstorming dalam kelompok
Brainstorming juga sangat baik dilakukan dalam kelompok. Anda bisa
menyediakan lembaran post-it dan meminta para anggota kelompok
menuliskan gagasan mereka dengan cepat, satu kertas untuk setiap ide.
Selanjutnya tempelkan post-it itu ke papan tulis atau ke dinding.

Contoh ide
brainstorming
pada post it note

Langkah 3 Mencari akar penyebab masalah

Tool : Fishbone Chart

Fishbone diagram (diagram tulang ikan karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga disebut
Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang
ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality
tools). Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab
masalah (root cause).
Cara mencari akar permasalahan(Root Cause) adalah :
1.Lakukan Brain storming untuk mengumpulkan ide ide penyebab dengan menggunakan post it
note.
2.Kumpulkan seliruh ide tsb dan pisahkan yang ada korelasi dengan akibat/masalah

3. Masukkan ide ide tsb ke dalam fishbone chart diagram.

4. Gunakan methode 5 whys analisys untuk menentukan root cause (bertanya 5 kali mengapa....
Mengapa... Sampai tidak terurai lagi maka jawaban yang terakhir adalah root cause)

Langkah 3 Mencari akar penyebab masalah

Tool : Fishbone Chart
Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar penyebab
masalah sudah ditemukan. Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan akar
penyebab masalah secara user friendly, tools yang user friendly disukai orang-orang di industri
manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi
menyebabkan munculnya permasalahan.

Contoh
Fishbone
Diagram

Contoh cara menggunakan Fishbone Chart dengan methode

Brainstorming dan 5Whys Analysis

pada contoh diatas ditemukan yang menjadi root cause dari faktor manusia adalah punya penyakit insomnia
Lakukan cara yang sama untuk menemukan root cause dari faktor Mesin, Metode, Material dan Env. Jika ada.
Jika semua Root Cause telah ditemukan, langkah selanjutnya adalah langkah 4 merencanakan perbaikan.
Masukkan seluruh root cause yang ditemukan pada step 3 ini ke step 4 untuk merencanakan perbaikan.

Langkah 4
Rencana Perbaikan
Tools :5W2H
Root
Cause
Punya
penyakit
Insomnia

What

Why

Where

Insomnia
hrs segera di
lakukan
pengobatan
agar ybs
dapat
istirahat
dengan
normal

Jika
kurang
tidur
berakibat
kurang
istirahat
dan
bangun
selalu
kesiangan

Pada diri
(PIC) ybs

When
Periode 2011
hingga
pertengahan
2012 ini.
Segera dalam
bulan Nop 2012

Who

How

How much

Badu bin
Polan

Melakukan
pemeriksaan
intensive ke
dokter spesialis
dan minta MCU
lengkap dan ikuti
teraphy sesuai
arahan/nasihat
dokter

Estimasi :
Konsul dokter
spesialis 4
x100.000 =
Rp.400.000
Laboratorium 2 x
300.000 = 600.000
Obat obatan
800.000
Total
Rp.1.800.000,-

Contoh langkah 4 Rencana perbaikan dengan menggunakan tool 5W2H.

Jika pada step 3 ditemukan 4 atau 5 root cause, maka semua root cause tsb dimasukkan ke step 4 ini.
Kolom How adalah langkah yang akan dilakukan untuk memperbaiki Root Cause tsb.
Semua yang ada di kolom How dimasukkan ke step 5 untuk dilakukan perbaikan.

Langkah 5
Implementasi Perbaikan
Kegiatan

Tanggal
pelaksanaan

PIC

Target kegiatan

1. Teraphy Insomnia

Mencari Informasi tentang Insomnia di

internet

10 Oktober 2012

Badu Bin
Polan

Maksimal 1 hari dapat

info

Mencari Dokter (RS) yang bagus untuk

konsul masalah Insomnia

12 Oktober 2012

Badu Bin
Polan

Maksimal 1 hari dapat

info

Konsultasi dengan Dokter spesialis

masalah insomnia

14 Oktober 2012

Badu Bin
Polan

Mulai teraphy

Ikuti Therapy sesuai dengan rekomendasi

dokter

20 Oktober 2012

Badu Bin
Polan

Sembuh dari penyakit

Insomnia

Pada langkah 5 tidak ada tool khusus yang dibutuhkan, hanya

job deskripsi/ work instruction yang detail saja.

Langkah 6
Meneliti hasil perbaikan
Hasil nyata dari sebuah improvement adalah adanya perubahan kondisi sebelum perbaikan dan setelah
perbaikan. Untuk melihat hal tsb gunakan tool yang sama dengan tool yang digunakan pada saat menentukan
target (step2 ) agar perbedaan setelah perbaikan jelas terlihat.
1.
2.
3.
4.

Pemeriksaan hasil dengan menggunakan tolok ukur yang sama (tool, satuan, periode waktu)/ Dengan
demikian kondisi sebelum dan sesudah perbaikan akan mudah dipahami.
Evaluasi juga efek efek samping yang muncul baik dalam bentuk QCDSM.
Buat ringkasan tentang keuntungan tangible maupun intangible yang dihasilkan dari proyek ini.
Bila hasil perbaikan kurang memuaskan atau belum sesuai target yang dinginkan, perikasa kembali apakah ada
root cause atau rencana penanggulangan yang belum maksimal (kembali ke step 3,4 atau5)

Membandingkan sebelum dan

sesudah perbaikan dengan
Pareto

Thema

60%
Dari contoh ini terlihat bahwa
kondisi setelah perbaikan
problem turun sebesar 40%

Impact

40%

Langkah 7
Standarisasi
Jika hasil perbaikan telah sesuai dengan yang ditargetkan, maka langkah langkah perbaikan tsb
menjadi standard/SOP kerja baru.
Kegunaan dari standarisasi adalah untuk mencegah masalah/problem yang sama terulang
kembali.
Bila pekerjaan dilakukan oleh pelaksana baru, dengan adanya standarisasi tsb menjadi acuan
bagi pelaksana baru tsb untuk menjalankan proses kerja sesuai dengan standard baru tsb.
Standarisasi ini harus sepengetahuan Manajer/Dept Head terkait.

Langkah 8
Rencana Perbaikan berikutnya.
Untuk menjaga kelangsungan Group QCC/QCP yang telah dibentuk dan agar aktifitas
perbaikan/peningkatan (work place vitality) dilokasi kerja terus berjalan, maka tema
berikut harus segera dibentuk menjelang periode tema sebelumnya selesai.