Metode 8D Report

Pengertian Metode 8D Report

8D Report adalah suatu metode sistem penyelesaian masalah (problem solving) dengan 8
langkah perbaikan dan format laporan 8D.

Metode ini diperkenalkan oleh Perusahaan Ford Motor pada akhir tahun  80-an, biasanya
digunakan oleh perusahaan dalam membuat report penanganan claim dari perusahaan
pelanggannya

Metode format Laporan 8D ini umumnya dibuat oleh perusahaan pemasok material, untuk
memenuhi permintaan perusahaan OEM customernya jika ada defect atau masalah yang
ditemukannya.

Struktur format laporan 8D

Metode 8 langkah perbaikan ini terdiri dari :

D1 = Pembentukan Team

D2 = Mendefinisikan  Permasalahan

D3 = Menerapkan Tindakan Kontainmen

D4 = Analisis Akar Penyebab Permasalahan

D5 = Menetapkan Tindakan Perbaikan

D6 =Menerapkan Tindakan Perbaikan

D7 = Tindakan Pencegahan

D8 = Pengakuan dan Penghargaan Team

Keuntungan penggunaan Metode 8D Report

1. Metode yang mudah dan logis, dengan jelas dapat menunjukkan langkah
selanjutnya dari suatu solusi masalah.
2. Metode ini dikenal dan digunakan oleh semua perusahaan di industri
otomotif.
3. Seringkali ini adalah metode yang dipersyaratkan pelanggan untuk
mendokumentasikan tindakan koreksi.
4. Cara terbaik untuk melaporkan ketidaksesuaian & tindakan korektif kepada
pemasok.

Penjelasan Metode 8D Report

Berikut adalah detil penjelasan penerapan Metode 8D :

D1 = Pembentukan Team

Langkah awal ini biasanya dipicu atau diinisiasi dari permintaan atau claim dari pelanggan.
Setelah claim diterima, maka akan dibentuk cross functional team.

Cross functional team adalah tim yang anggotanya terdiri dari berbagai latar belakang (multi)
keterampilan atau bagian atau divisi atau departemen di dalam perusahaan.

Misalnya adalah tim yang dibentuk dari bagian-bagian berikut :

 Kualitas / Quality
 Proses / Produksi
 Engineering / Maintenance / Utility
 Riset & Pengembangan / R&D
 Laboratorium
 Planning / Production Control
 Logistik / warehouse
 Dan bagian lainnya sesuai dengan topik masalah pada 8D yang akan dibuat
Kemudian dipilih seorang Ketua Tim dari anggota yang sudah terkumpul tersebut, kriteria
dari Ketua atau Leader atau Pemimpin tim tersebut adalah :

 Pemimpin tim harus menentukan struktur tim sesuai dengan proyek 8D yang
akan dibuat, sekaligus membuat daftar untuk menentukan fungsi atau peran
dari setiap anggota tim dalam proyek 8D tersebut.
 Pemimpin tim harus membuat jadwal pertemuan rutin atau berkala untuk
melakukan review mengenai perkembangan proyek 8D yang dijalankan serta
mendiskusikan berbagai tindakan untuk memenuhi target 8D yang sudah
ditentukan.
  Pemimpin tim harus membuat laporan meeting atau rapat yang sudah
dilakukan dan juga mendokumentasikan segala hal yang didiskusikan pada
setiap pertemuan tersebut.
 Pemimpin tim dapat mengubah peran anggota manapun dan Tanggung
jawab saat pernyataan masalah disempurnakan lebih lanjut dan disepakati.
 Anggota tim harus menyelesaikan tindakan dan melaporkan ke pimpinan tim
Laporan meeting yang dibuat tersebut mencakup hal-hal berikut :

 Kemajuan tim
 Keputusan penting tercapai dalam rapat
 Rencana waktu penyelesaian aktual untuk semua tindakan, yang dilengkapi
dengan penentuan siapa saja PIC yang perlu mengambil tindakan. Serta
menentukan “Kapan, Dimana dan Bagaimana” aktifitas penyelesaian itu akan
dilaksanakan.
 D2 = Mendefinisikan Permasalahan

Berikut tips untuk mengisi bagian D2 :

 Lengkapi deskripsi permasalahan dengan gambar atau sketsa yang berkaitan

 Perbaiki part atau bagian yang rusak atau cacat sebanyak yang diperlukan
 Duplication test, mencoba untuk melakukan duplikasi atau reproduksi dari
masalah ini
 Metode Red Rabbit, dengan cara memasukkan kedalam proses part atau
bagian yang cacat tersebut
 Gunakan metode 5W2H untuk mendeskripsikan masalah

5W2H adalah suatu metode menguraikan masalah dengan menggunakan pertanyaan :

Who, What, Why, Where, When, How dan How Many.

Contoh pertanyaan yang bisa dibuat untuk analisa berdasarkan metode 5W2H : 

WHO (Siapa)

Siapa yang akan terdampak masalah tersebut dan siapa saja yang tidak?

Siapa yang menemukan masalah tersebut pertama kali dan siapa yang tidak
menemukannya? (internal/external)

Kepada siapa masalah ini akan dilaporkan?

 WHAT (Apa)

Apa jenis masalah atau problem yang terjadi?

Apa yang bermasalah dan apa yang tidak bermasalah?

Apa yang terjadi jika bermasalah dan apa yang terjadi jika tidak?

Apakah ada bukti nyata masalah tersebut?

 

Why (Kenapa)

Kenapa menjadi masalah dan kenapa tidak menjadi masalah?

Apakah proses dimana masalah terjadi tersebut kondisinya stabil? 

Where (Dimana)

Dimana problem tersebut terjadi dan dimana saja kemungkinan problem terjadi?

Dimana problem sering terjadi? 

When (Kapan)

Kapan pertama kali problem diperingatkan dan kapan ditetapkan? 

How many (Berapa banyak)

Berapa jumlah masalah yang terjadi atau berapa jumlah produk yang bermasalah?

Berapa besar masalah yang terjadi dalam nilai uang, orang atau waktu? 

How (Bagaimana)

Bagaimana kecenderungan atau trend masalah yang terjadi? Apakah kontinyu, acak atau
berulang?

Apakah masalah tersebut pernah terjadi sebelumnya? Jika ya, sertakan analisa yang sudah
dilakukan sebelumnya. 

D3 = Menerapkan Tindakan Kontainmen

Kontainmen atau Containment adalah tindakan untuk mengkarantina atau mengurung

produk atau proses yang bermasalah, dilakukan sebagai tindakan pertolongan pertama agar
masalah tidak meluas atau terkirim ke proses selanjutnya.

Tindakan tersebut bisa diterapkan melalui metode-metode berikut :

 Pemilahan stok, dipisahkan antara produk yang problem dan yang OK

supaya tidak tercampur.
 Rework atau recheck adalah aktifitas pengecekan ulang sekumpulan produk
hasil karantina yang diindikasikan bermasalah.
 Enhanced end of line check (corrective action jangka pendek), adalah
tindakan perbaikan darurat atau sementara untuk menangani masalah yang
terjadi dengan segera.
 

Metode tersebut diterapkan pada setiap proses yang terhubung dengan perusahaan kita,
tahapan atau step-step penerapannya adalah sebagai berikut :

Step 1, diterapkan di sisi Customer

Step 2. Diterapkan di Stok Customer

Step 3. Diterapkan di Stok Supplier

Step 4. Diterapkan di Tahap akhir proses perusahaan kita

Step 5. Sertakan containment dalam proses produksi

Berapa lama waktu melakukan tahap D3 (containment phase)? Sebaiknya 24 – 48 jam sejak
ditemukannya masalah pertama kali sudah dilakukan tindakan kontainmen. 

D4 = Analisa akar masalah

Lakukan analisa untuk menemukan akar masalah yang tepat, karena kebanyakan analisa
umumnya tidak dapat menemukannya.

Sebagai contoh kasus adalah kasus mengenai masalah Oli Mesin, analisa dilakukan
bukannya mencari letak Kebocoran Oli dibagian bawah kendaraan, namun malah hanya
menambahkan Oli.

Jadi kasus tersebut menunjukkan bahwa analisa yang dilakukan tidak menemukan akar
masalah melainkan hal lain.

Untuk menemukan akar masalah kita bisa menggunakan alat bantu berupa tool seperti
berikut :

 Flow Chart
 Check Sheet
 Cause & Effect Diagram
 Pareto Chart
 Run Chart
 Control Chart
 Brainstorming
 Scatter Diagram
 Histogram
Selain tool tersebut, kita juga bisa menggunakan kombinasi metode 4M dan 5Why, tabel
berikut menggambarkannya :
4M vs 5Why Why-1 Why-2 Why-3 Why-4 Why-5

Man

Material

Machine

Method

D5 & D6 = Tentukan Permanent Corrective Actions dan Verifikasi

Ketika Root Cause atau akar masalah sudah teridentifikasi, maka tim 8D bisa menentukan
kesepakatan untuk melakukan “Permanent Corrective Actions”.

Setelah itu bisa dilakukan tambahan metode yaitu Pokayoke (Error Proofing), berikut
pengertiannya.

Pokayoke adalah metode dari Jepang yang digunakan untuk melakukan perbaikan pada
proses yang bisa mencegah kesalahan yang sama terjadi lagi.

Implementasinya bisa menggunakan metode “Project Management” dan selanjutnya kita

wajib untuk melakukan proses Validasi.

Kita mencari solusi sekali dan untuk semuanya sehingga masalah yang sama tidak akan
ditemukan lagi.

D7 = Prevent Recurrence

Tahapan ini adalah pencegahan masalah yang sama supaya tidak akan terulang lagi, maka
dilakukan proses identifikasi apa saja hal penting untuk dipelajari dan dituangkan dalam
bentuk dokumentasi.

Dokumentasi tersebut diterapkan dalam bentuk update Prosedur dan Dokumen, seperti : WI
(Work Instruction), CP (Control Plan), DFMEA/PFMEA (Design/Process Failure Mode on
Effect Analysis), dan lainnya.

 
D8 = Ucapkan Selamat pada Tim

Tahap terakhir ini juga tidak kalah penting, yaitu memberikan penghargaan pada tim yang
terlibat dan sudah berusaha keras untuk memperbaiki proses.

Dengan penghargaan ini maka tim akan termotivasi untuk memelihara perbaikan yang
sudah dibuat sekaligus meningkatkan semangat untuk memunculkan ide-ide baru perbaikan
yang berkelanjutan.

Nasihat untuk setiap anggota tim 8D selama melakukan proses analisa :

 Selalu berbicara atau berpendapat dengan menunjukkan data aktual.

 Jangan Menghakimi, selalu bersikap win win solution.
 Jangan Menyalahkan, analisa yang baik dilakukan secara independen.
 Visualisasikan perbaikan yang sudah dibuat sebagai history dan pelajaran
bagi proses di masa yang akan datang.

Berapa lamakah waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi dan menyelesaikan laporan 8D
(8D report)?

Jawabannya adalah sesuai dengan permintaan pelanggan (customer requirement),

selanjutnya biasanya customer akan memberikan waktu tambahan kapan merekan akan
melakukan validasi perbaikan yang sudah dilakukan tersebut.