Dalam perubatan, mudah untuk memahami perbezaan antara Anda boleh guna RCA kepada hampir sebarang keadaan.
sebarang keadaan. Langkah 4: Kenal Pasti Punca Sebab
merawat simptom atau gejala dan menyembuhkan keadaan.
Pergelangan tangan patah, misalnya, benar-benar menyakitkan!
Tetapi ubat penghilang rasa sakit hanya akan menghilangkan
gejala; anda perlu rawatan yang berbeza untuk membantu tulang
anda sembuh dengan betul.
Tetapi apakah yang anda lakukan apabila anda mempunyai
masalah di tempat kerja? Adakah anda menangani terus dan
merawat gejala, atau anda berhenti sejenak untuk
mempertimbangkan sama ada terdapat masalah yang lebih
mendalam yang memerlukan perhatian anda? Jika anda hanya
membetulkan gejala – apa yang anda lihat di permukaan – masalah
itu pasti akan kembali, dan perlu membetulkan lagi dan lagi.
Walau bagaimanapun, jika anda melihat lebih mendalam untuk
mengetahui apa yang menyebabkan masalah, anda boleh
membetulkan sistem dan proses yang mendasar supaya ia hilang
bagi mendapat kebaikan.
Root Cause Analysis (RCA) atau Analisis Punca Sebab
(APS) adalah teknik popular dan sering digunakan membantu
seseorang menjawab soalan mengapa masalah itu berlaku di
tempat pertama. Ia bertujuan untuk mengenal pasti asal-usul
masalah menggunakan satu set langkah tertentu, dengan alat yang
berkaitan, untuk mencari penyebab utama masalah, supaya anda
dapat:
• Tentukan apa yang berlaku.
• Tentukan mengapa ia berlaku.
• Perhatikan apa yang perlu dilakukan untuk mengurangkan
kemungkinan bahawa ia akan berlaku lagi.
RCA menganggap bahawa sistem dan peristiwa saling
berkaitan. Tindakan terhadap satu perkara mencetuskan tindakan
yang lain dan sebagainya. Dengan mengesan kembali tindakan ini,
anda boleh mengetahui di mana masalah bermula dan bagaimana
ia menjadi gejala yang sedang anda hadapi.
Anda biasanya akan mendapati tiga jenis sebab utama:
• Sebab-sebab Fizikal - Ketara, bahan-bahan material gagal
dalam beberapa cara (contohnya, peralatan komputer tidak
berfungsi).
• Sebab-sebab Manusia - Seseorang melakukan sesuatu yang
salah, atau tidak melakukan sesuatu yang diperlukan. Punca-
punca manusia biasanya membawa kepada sebab-sebab fizikal
(contohnya, tiada siapa yang menyelenggara komputer, yang
menyebabkan komputer tidak berfungsi).
• Sebab-sebab Organisasi - Sistem, proses, atau dasar yang
digunakan seseorang untuk membuat keputusan atau
melakukan kerja mereka gagal berfungsi (sebagai contoh, tiada
siapa yang bertanggungjawab untuk penyelenggaraan
komputer, dan semua orang menganggap orang lain telah
menyelenggara komputer).
RCA melihat ketiga-tiga jenis penyebabnya. Ia melibatkan
penyiasatan corak kesan negatif, mencari kelemahan tersembunyi
dalam sistem, dan menemui tindakan khusus yang menyumbang
kepada masalah. Ini selalunya bermakna RCA mendedahkan lebih
daripada satu sebab utama.
Menentukan sejauh mana siasatan anda memerlukan penilaian
yang baik dan akal. Secara teorinya, anda boleh terus mengesan
punca sebab kembali ke zaman lampau, tetapi usaha itu tidak
berguna. Berhati-hati untuk memahami apabila anda telah menemui
sebab yang signifikan yang boleh diubah.
Proses Root Cause Analysis
RCA telah kenal pasti lima langkah.
Langkah 1: Tentukan Masalah
• Apakah yang anda lihat berlaku?
• Apakah simptom atau gejala spesifik?
Langkah 2: Pungut Data
• Apakah bukti yang ada bahawa masalah itu wujud?
• Berapa lama masalah itu wujud?
• Apakah kesan masalah itu?
Anda perlu menganalisis situasi sepenuhnya sebelum anda boleh
beralih untuk melihat faktor yang menyumbang kepada masalah.
Untuk keberkesanan RCA, dapatkan semua orang – pakar dan
kakitangan barisan hadapan – yang memahami keadaan. Orang
yang paling rapat dengan masalah ini boleh membantu membawa
anda untuk dapat kefahaman yang lebih baik mengenai isu-isu ini.
Alat yang membantu pada tahap ini adalah CATWOE. Dengan
proses ini, anda melihat keadaan yang sama dari perspektif yang
berbeza: Pelanggan (Customers), Orang (Actors) yang
melaksanakan penyelesaian, proses Transformasi (Transformation)
yang mempengaruhi, pandangan Dunia (World), Pemilik (Owner)
proses, dan kekangan Alam Sekitar (Environmental).
Langkah 3: Mengenalpasti Faktor Sebab Yang Mungkin
• Apakah urutan peristiwa yang membawa kepada masalah ini?
• Apakah keadaan yang membenarkan permasalahan berlaku?
• Apakah masalah lain melingkari berlakunya masalah utama?
Semasa peringkat ini, kenalpasti seberapa banyak faktor penyebab
yang mungkin. Sering kali, orang mengenal pasti satu atau dua
faktor dan kemudian berhenti, tetapi itu tidak mencukupi. Dengan
RCA, anda tidak mahu hanya melayani sebab yang paling jelas -
anda ingin menggali lebih mendalam. Gunakan alat berikut untuk
membantu mengenal pasti faktor yang menjadi penyebab:
Appreciation (Pemahaman) – Gunakan fakta dan tanyakan "Jadi,
apa?" untuk menentukan semua kemungkinan akibat sesuatu fakta.
5 Whys (5 Mengapa) – Tanya "Mengapa?" sehingga anda
mendapat punca masalah.
Drill Down (Mengesan) – Pecahkan masalah kepada bahagian
yang kecil dan terperinci untuk lebih memahami gambaran besar.
Cause and Effect Diagrams (Diagram Sebab dan Akibat) – Buat
carta semua faktor penyebab yang mungkin, untuk melihat di mana
masalah mungkin bermula.
• Mengapakah faktor penyebab wujud?
• Apakah sebab sebenar masalah itu berlaku?
Gunakan alat yang sama yang anda gunakan untuk mengenal pasti
faktor penyebab (dalam Langkah Tiga) untuk melihat punca setiap
faktor. Alat ini direka untuk menggalakkan anda untuk menggali
lebih mendalam pada setiap peringkat sebab dan akibat.
Langkah 5: Mencadangkan dan Melaksanakan Penyelesaian
• Apakah yang boleh anda lakukan untuk mengelakkan masalah
berlaku lagi?
• Bagaimanakah penyelesaiannya akan dilaksanakan?
• Siapakah yang akan bertanggungjawab untuknya?
• Apakah risiko melaksanakan penyelesaian?
Menganalisis proses sebab dan akibat anda, dan mengenal pasti
perubahan yang diperlukan untuk pelbagai sistem. Anda juga perlu
merancang untuk meramalkan kesan penyelesaian anda. Dengan
cara ini, anda boleh melihat potensi kegagalan sebelum ia berlaku.
Salah satu cara untuk melakukan ini ialah menggunakan Failure
Mode and Effects Analysis (FMEA). Alat ini dibina berdasarkan idea
analisa risiko untuk mengenal pasti perkara di mana penyelesaian
boleh gagal. FMEA juga merupakan sistem yang hebat untuk
dilaksanakan di seluruh organisasi anda; lebih banyak sistem dan
proses yang menggunakan FMEA pada permulaan, semakin kecil
kemungkinan anda menghadapi masalah yang memerlukan RCA
pada masa akan datang.
Impact Analysis adalah satu lagi alat yang berguna di sini. Ia
membantu anda meneroka kemungkinan akibat positif dan negatif
perubahan pada bahagian yang berlainan sistem atau organisasi.
Satu lagi strategi hebat untuk diadaptasi adalah Kaizen, atau
penambahbaikan berterusan. Ini adalah idea bahawa perubahan
kecil yang berterusan mewujudkan sistem yang lebih baik secara
keseluruhan. Kaizen juga menekankan bahawa orang-orang yang
paling dekat dengan sesuatu proses harus mengenal pasti tempat
untuk penambahbaikan. Sekali lagi, dengan Kaizen hidup dan baik
di organisasi anda, punca masalah dapat diketahui dan
diselesaikan dengan cepat dan berkesan.
Perkara Utama
Root Cause Analysis (RCA) adalah proses yang berguna untuk
memahami dan menyelesaikan masalah. Perhatikan apa peristiwa
negatif yang berlaku. Kemudian, lihat sistem kompleks di sekitar
masalah tersebut, dan kenalpasti titik kegagalan utama. Akhirnya,
tentukan penyelesaian untuk menangani perkara-perkara utama,
atau punca sebab. Anda boleh menggunakan banyak alat untuk
menyokong proses RCA. Cause and Effect Diagrams dan 5 Whys
adalah penting dalam proses itu, manakala FMEA dan Kaizen
membantu meminimumkan keperluan untuk RCA pada masa akan
datang. Sebagai alat analisis, RCA adalah cara yang penting untuk
melakukan kajian komprehensif, menyeluruh mengenai masalah
yang signifikan serta peristiwa dan faktor yang membawa
kepadanya.
Templat Root Cause Analysis (RCA) Penyelesaian Masalah & Membuat Keputusan

Isu Puca Sebab Berkemungkinan Penyelesaian yang Mungkin

Deskripsi Sumber Kegentingan Deskripsi Kemungkinan Informasi Deskripsi Risiko Ukuran Kejayaan
Tahap Rasional Tinggi; Ujian untuk Deskripsi Kemungkinan Pengurangan Ujian Keputusan

Root Cause Analysis

(Tinggi; Sederhana; Memperjelaskan
Sederhana; Rendah
Rendah)
Klien Klien Sederhana Tidak Laporan Tinggi Semak dengan Memudahkan Klien Sederhana Brsetuju Semak Akan
tidak
sedar
akan
menjejaskan
penghantaran
tetapi
status tidak
dikeluarkan
mingguan
Pejabat
Program
maklumat
yang
diperlukan
merasakan
laporan
kurang
tahap
terperinci
diperlukan
dengan
klien
selepas
diumumkan
Mengesan Masalah kepada Asal-
status
projek
merosakkan
akaun
kerana
kekurangan
maklumat
untuk laporan
supaya
kurang
perinci untuk
laporan baru
dengan klien
empat
minggu usulnya
daripada memakan
pengurus masa untuk
projek Pengurus
untuk
membekalkan

ABDUL RAZAK ALIAS

Fasilitator Pembelajaran Profesional
srikemuningindah.blogspot.com
Sumber: mindtools.com No. Whatsapp & Telefon – 0199810618