UJIAN TENGAH SEMESTER

PROGRAM PASCASARJANA UNIMED

Prodi/Kelas : TP/B
Matakuliah : ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN
Hari/Tanggal. : Jumat, 11 Oktober 2019
Pukul : 13.00-15.00 WIB
Dosen : Prof. Dr. Abdul Hasan Saragih, M.Pd.
Dikerjakan Oleh : Hendra Cipta Sinaga
NIM. : 8186122006

1. Jelaskan mengapa perlu dilakukan TNA. Tinjau dari aspek tantangan

bagi pelatih.
Jawab:
TNA dilakukan apabila diketahui adanya suatu kesenjangan antara kondisi saat
ini dengan kondisi yang diharapkan. Kesenjangan kondisi tersebut menjadi suatu
problem bagi organisasi yang harus segera disolusikan. Namun, TNA juga
dilakukan apabila akan diterapkannya suatu teknologi baru pada sistem
organisasi. Rencana penerapan teknologi baru tersebut menjadi suatu problem
bagi organisasi yang harus disolusikan agar petugas yang akan mengoperasikan
teknologi baru tersebut sudah tersedia.

Sebagai Pelatih, tantangan dalam melakukan analisis kebutuhan

pelatihan, maka pelatih memerlukan informasi-informasi atau pendapat-pendapat
yang rinci/akurat dan valid untuk dicari bagaimana cara menyelesaikan problem
tersebut apakah dibutuhkan suatu program pelatihan atau tidak. Informasi-
informasi tersebut didapat dengan melakukan need assesment (penilaian
permasalahan).

Dalam melakukan penilaian permasalahan (baik kesenjangan yang

sedang terjadi maupun rencana penerapan teknologi baru), untuk merencanakan
suatu program pelatihan, Pelatih perlu menganalisa aspek-aspek sebagai berikut
(model ADDIE) :

ANALYSIS;
– apa yang menjadi problem dan apa penyebabnya (identifikasi masalah),
bagaimana cara mengsolusikannya/ apakah diperlukan program pelatihan?
(analisis kebutuhan), apa yang ingin dicapai (tujuan kegiatan), siapa yang akan
dilatih ditinjau dari analisis tugas (sasaran kegiatan)

DESIGN;
– kapan dan dimana tepatnya pelatihan diadakan (lokasi dan waktu), apa yang
menjadi prasyarat kompetensi peserta (kompetensi), apa materi pembelajaran
yang akan diberikan (materi)
DEVELOPMENT;
– bagaimana cara melakukan/ strategi (analisis instruksional), bagaimana
menentukan indikator kesuksesan program pelatihan tersebut

IMPLEMENTATION/ TRY-OUT;
– melaksanakan program pelatihan sesuai dengan yang sudah direncanakan,
memonitor pelaksanaannya dan mengendalikan hal-hal yang terjadi di luar
kontrol.

EVALUATION;
– bagaimana mengevaluasi kesuksesan program pelatihan tersebut, apakah
peserta telah menerima manfaat pelatihan bagi dirinya, apakah pelatihan telah
menghasilkan dampak positif bagi kinerja mereka, apakah pelatihan telah
memberikan outcome bagi perusahaan?

Dengan demikian, pelatih yang profesional akan melakukan analisis

terhadap aspek-aspek tersebut secara objektif sehingga usulan perencanaan
pelatihan dapat dipenuhi oleh manajemen dan operasional organisasi tidak
terganggu. Pelatih profesional akan sependapat bahwa ” Gagal merencanakan
adalah sama dengan merencanakan kegagalan ”.

2. Dalam pelaksanaan TNA, aktifitas difokuskan pada 5 tujuan utama.

Jelaskan kelima tujuan utama TNA tersebut.
Jawab :
Problem adalah kesenjangan yang terjadi antara kondisi saat ini dengan kondisi
yang diharapkan. Penilaian permasalahan dilakukan dengan mengumpulkan
informasi tentang kesenjangan dan menentukan prioritas problem yang mana
perlu segera diselesaikan.

Ada Lima tujuan utama yang menjadi fokus aktifitas pelaksanaan TNA yaitu:

1. Optimal performance or knowledge;

– menggambarkan kondisi ideal yang ingin dicapai organisasi dan

membandingkannya dengan kondisi saat ini. Menganalisa potensi-potensi yang
sedang dimiliki organisasi, jika performansi masih bisa dioptimalkan bagaimana
caranya ? Apakah melalui pelatihan atau dengan mendatangkan teknologi baru.
Optimalisasi performansi atau pengetahuan dilakukan dengan melihat potensi
yang dimiliki saat ini apakah masih bisa ditingkatkan untuk mencapai beban
target organisasi.

2. Actual or current performance or knowledge;

– merupakan masalah yang berhasil diidentifikasi dari kondisi nyata yang

ditemukan dalam kegiatan sehari-hari apakah kondisi riil saat ini mampu
mencapai tujuan organisasi. Menghitung/menganalisa kinerja yang riil dan
ketidaksesuaiannya dengan potensi-potensi yang sebenarnya masih dimiliki
organisasi yang masih bisa ditingkatkan. Mencari aktual dengan menggunakan
data laporan bulanan/tahunan dan data potensi sumber daya yang dimiliki.

3. Feelings of trainees and significant others;

– hal-hal yang dirasakan peserta yang signifikan menjadi prioritas untuk

diselesaikan berdasarkan tujuan organisasi. Penentuan prioritas terhadap topik
atau materi yang sangat dibutuhkan saat ini, dan penyelesaiannnya apakah
dengan pelatihan atau mendatangkan teknologi baru. Bagaimana persepsi
terhadap kedua pilihan tersebut mana yang menjadi prioritas apakah pelatihan
merupakan suatu solusi terbaik atau adakah solusi lain yang lebih tepat dan
tuntas?

4. Causes of the problem from many perspectives;

– mencari tahu penyebab terjadinya masalah dari berbagai sudut pandang,

menentukan penyebab yang dominan. Faktor-faktor apa penyebab kinerja
menjadi buruk/ rendah. Apakah karena motivasi kurang, apakah karena
minimnya sarana dan prasarana, apakah dikarenakan tidak ada reward, apakah
karena jaminan kesejahteraan kurang, apakah karena para karyawan tidak
mempunyai kompetensi yang dipersyaratkan untuk trampil melakukan tugas,
apakah karena dukungan manajemen kurang, apakah manjemen tidak berlaku
adil, atau apakah karena manajemen tidak memberikan hukuman terhadap
perilaku yang menyimpang?

5. Solution to the problem from many perspectives;

– mencari solusi dari berbagai sudut pandang dan menentukan pilihan terbaik
dalam hal mengsolusikan penyebab-penyebab problem yang paling dominan.
Solusi tetap diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

3. Dalam pelaksanaan TNA, dikenal 3 jenis teknik analisis. Jelaskan

dan buatlah skema hubungan antara Teknik Analisis dan tujuan TNA
Jawab :

Ada tiga Teknik Analisis yaitu :

1. Extant Data Analysis (EDA) / Analisis Data Ekstan

Merupakan teknik analisis yang menampilkan dan berorientasi pada

hasil kerja karyawan (the results of employee peformance). Bersumber dari data
laporan hasil kemampuan kerja karyawan. Teknik Analisis Data Ekstan, tidak
melihat pada proses dan apa yang dilakukan, tetapi melihat dampak kerja yang
dihasilkan. Dampak kerja yang dihasilkan menggambarkan dan menyimpulkan
performansi karyawan secara riil. Teknik Analisis Data Ekstan menilai kinerja
sesuai dengan kenyataan yang dilihat dari hasil kerja.

2. Needs Assessment (NA) / Penilaian Permasalahan/ Kebutuhan

Merupakan cara dalam melakukan penilaian terhadap permasalahan

yang sedang terjadi. NA adalah proses penilaian permasalahan dengan cara
pengumpulan informasi tentang kesenjangan yang terjadi dan menentukan
prioritas mana dari kesenjangan untuk dipecahkan. NA mencoba
mengidentifikasi permasalahan dari berbagai sumber, tingkat resikonya,
pemenuhan kebutuhan bagaimana menyelesaikannya, apakah dengan cara
optimalisasi potensi dan sumber daya, atau kebutuhan pelatihan atau
mendatangkan teknologi baru. Manfaat NA adalah untuk memperoleh informasi
rinci/akurat tentang situasi, sistem, hal yang dihadapi dari berbagai sumber yang
relevan.

3. Subject Matter Analysis (SMA) / Analisis Materi Subjek;

Merupakan cara menganalisis materi/pengetahuan apa yang diperlukan untuk

melaksanakan suatu tugas/ kemampuan/ keterampilan secara efektif.
Pengetahuan tersebut diperoleh dari para ahli dan atau dokumen dijabarkan
menjadi suatu rangkaian pengetahuan. Rangkaian pengetahuan itu dapat berupa
proses step by step atau prosedur yang harus dilakukan oleh pelaksana tugas
dan menjadi dasar program pelatihan.

4. Jelaskan 4 penyebab masalah kinerja, dan dari keempat penyebab

masalah tersebut, mana yang memiliki kemungkinan solusinya
dilakukan melalui kegiatan pelatihan? Berikan alasan.
Jawab :
Setiap masalah selalu ada sebabnya begitu pula dengan masalah kinerja.
Adaempat jenis penyebab masalah dalam kinerja yaitu :
1.Kurang keahlian atau pengetahuan
Keahlian dan pengetahuan dalam pelaksanaan tugas sangat penting dimiliki
olehpekerja demi kelancaran dan keberhasilan tugas yang dilaksanakannya.
Namun,banyak pekerja yang saat diminta untuk melakukan suatu pekerjaan tidak
bisamelaksanakannya karena tidak memiliki keahlian atau pengetahuan
walaupun pihak
manajemen memaksa mereka untuk mengerjakan tugas tersebut ataupun
jikamereka menginginkan pekerjaan itu. Mereka tidak tahu apa yang semestinya
harusdilakukan, ataupun jika tahu tapi mengerjakannya tidak sesuai dengan
standarmanajemen. Hal ini terjadi karena pada saat mereka diminta untuk
melakukantugas tersebut, mereka tidak memiliki keterampilan dan pengetahuan
yang cukupuntuk melaksanakan tugas yang diberikan padanya.
2.Kurang Insentif
Umpan balik, pujian, insentif dan kebijakan dalam dunia kerja selalu
berkaitandengan masalah kinerja. Hal ini adalah bentuk dari suatu konsekuensi
pekerjaan.Pekerja yang mampu melaksanakan tugasnya dengan baik akan
mendapatkan nilaipositif drai pihak manajemen atas pekerjaannya, begitu pula
sebaliknya. Namun,bila kita melihat dalam suatu pekerjaan, banyak ditemukan
masalah yang berkaitandengan intensif. Banyak pekerja yang merasa bahwa
pekerjaan yang telah merekalakukan dengan baik tidak sepadan dengan
pendapat yang mereka dapatkan.Tentu hal ini akan menjadi suatu masalah
dalam pekerjaan apabila pekerja merasa jika pekerjaan yang telah mereka
lakukan tidak sebanding dengan pendapatanyang mereka terima. Berkaitan
dengan masalah insentif, dapat ditekankan dalam 2hal :
- Pekerja menginginkan insentif yang sesuai/ sebanding dengan
- Pendapatan yang konsisten dan sesuai dengan standar umum.
Pekerja yang produktif akan memberi keuntungan bagi pihak manajemen
sehinggamanager akan memberi perhatian lebih pada mereka yang produktif,
baik berupapenambahan insentif maupun bentuk reward lainnya. Penting bagi
pihakmanajemen untuk memberikan kebijakan berupa insentif maupun reward
sebagaimotivasi bagi pekerja untuk mampu memberikan kinerja yang terbaik di
tempatkerjanya. Insentif dapat menjadi salah satu pemicu produktivitas kerja.

3.Kurang Dukungan dari Lingkungan

Insentif dan lingkungan kerja saling berkaitan, karena bentuk insentif tidak
terlepasdari peranan komponen dibalik lingkungan dunia kerja itu sendiri, yaitu
pihakmanajemen serta kebijakan yang diambil. Banyak masalah yang
disebabkan olehkebijkan, hal pribadi dan faktor-faktor kontekstual lainnya. Dalam
hal ini, dapatdilihat 3 kawasan untuk menentukan apakah lingkungan
menghalangi kinerja yangefektif.

a. Personal : siapa yang bertanggung jawab terhadap pekerja yang

memilikimasalah dalam kinerjanya? Pertanyaan berikut dapat dipakai
untuk mencaripenyebab masalahnya.
- Kepada siapa pekerja harus bergantung?
- Apakah masalah datang dari pekerja?
- Apakah pekerja menganggapnya sebagai masalah yang penting?
- Apakah supervisor cukup mengetahui apa yang pekerja harus lakukan?
- Apakah supervisor memberi insentif yang sesuai dengan kinerja?
- Apa yang dilakukan supervisor jika pekerja tidak melakukan kinerjanya?
- Apakah supervisor menganggap bahwa hal ini merupakan suatu masalahatau
hanya berkaitan dengan hal manajemen?
- Apakah manajer atau supervisor menginginkan pekerjaannya untukmengikuti
pelatihan?
- Apakah pihak manajer manaruh perhatian pada hal ini? Apa yang terjadi jika
mereka mengabaikannya.
 b. Kebijakan dan prosedur : setiap perusahaan memiliki kebijakan kerja
sertaprosedur-prosedur yang harus dilakukan oleh pekerjanya. Kebijakan
sertaprosedur yang baik terhadap suatu pekerjaan yang harus dilakukan
pekerjaakan memberikan hasil kinerja yang baik pula.
c. Perangkat : untuk jenis pekerjaan tertentu, khususnya berkaitan
denganketerampilan, alat/perangkat sangat penting dalam pelaksanaan
kinerjayang efektif dan efisien.

4.Kurang Motivasi
Joe Harless dalam An Onuce of Analysis is Worth a Pound of
Objectivesmenempatkan motivasi bersamaan dengan insentif saat menyangkut
penyebabmasalah kinerja. Ia menyatakan bahwa diperlukan suatu bentuk
pemberian insentifuntuk meningkatkan kinerja. Masalah kinerja tidak selamanya
berkaitan denganprilaku.
Dewasa ini, banyak kajian pelatihan dan pengembangan berorientasi
kognitifmenempatkan perhatian pada apa yang terjadi dalam diri setiap pekerja.
Saat kitamenempatkan insentif dan motivasi secara bersamaan, kita
mengabaikanperbedaan antara faktor internal dan eksternal dan hanya
memusatkan padavariabel eksternal yang lebih tradisioanal, seperti insentif dan
lingkungan.
Lalu, apakah motivasi itu dan bagaimana suatu pekerjaan yang telah
dilakukanmemberikan kontribusi terhadap pemahaman tentang masalah kinerja
danpenyebabnya? Dalam The Journal of Instructional Development, John
Kellermenjelaskan implikasi teori motivasi dan penelitian untuk perancang
pembelajaran.Dengan memahami akar psikologi perilaku dan kognitif maka
dapat dipahami aspekinternal dari pebelajar/peserta pelatihan. Selanjutnya,
Keller menjelaskan bahwamotivasi adalah :

MOTIVASI = NILAI X PENGHARAPAN

Nilai adalah nilai individu yang melekat pada hasil kinerja yang dilakukan.
Pesertapelatihan harus memahami nilai apa yang ada padanya, apa yang akan
mampudilakukannya dengan nilai tersebut serta mengapa nilai itu pantas
dalampekerjaannya. Mereka harus dapat menyadari apa yang baik, bernilai dan
berhargadari suatu nilai yang akan dipelajari untuk implikasinya dalam pekerjaan
sekarangdan akan datang.
Pengharapan adalah persepsi tentang keberhasilan tugas yang dilakukan.
Pesertapelatihan yang tidak memiliki pengharapan tentang pelatihan yang
diambilnya akanlebih sering mengundurkan diri daripada mereka yang memiliki
motivasi.
Pelatih menyukai peserta yang memiliki nilai dan pengharapan yang
tinggi. Saatmenghadapi peserta yang kurang termotivasi, maka diperlukan suatu
bentukpemberian insentif untuk melaksanakan pekerjaannya, seperti halnya
dalampelatihan militer. Kemungkinan situasi yang terburuk dan sering terjadi
adalahmelihat kelompok peserta pelatihan yang tidak menginginkan untuk turut
dalampelatihan tersebut (nilai rendah), peserta yang meragukan kemampuan
merekaakan keberhasilan tugasnya (pengharapan rendah) atau supervisor yang
tidak inginmengirimkan pesertanya untuk pelatihan (alasan kesulitan insentif).
Dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah apa yang diyakini serta nilai yang
dimilikipekerja tentang prosedur atau hasil kontribusi terhadap pekerjaannya.
Insentifadalah apa yang dilakukan pihak manajemen terhadap hasil kinerja
pekerjanya.Faktor internal adalah apa yang pekerja ketahui dan rasakan tentang
dirinyasedangkan faktor eksternal adalah hubungan yang terjadi antara diri
pekerjadengan unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksanaan kinerjanya.
Solusi dapat diberikan berdasarkan penyebab yang mendasari suatu masalah.
Tidaksemua masalah kinerja memerlukan pelatihan.

Pelatihan hanya diperlukan

untuk masalah yang terkait dengan keterampilan, pengetahuan
ataumotivasi. Pelatihan tidak memberi dampak bila menyangkut
masalahkebijakan atau insentif.
Berikut adalah bentuk solusi yang diberikan sesuaidengan jenis penyebab
masalahnya.

Jenis Sebab
KurangKeahlian/pengetahuan
solusi : - Pelatihan
- Bantuan Kerja

Jenis Sebab
Kurang Insentif
solusi : - Kebijakan baru, kontrak
- Pelatihan untuk supervisor
Jenis Sebab
3. Kurang dukunganlingkungan
solusi : - Merancang kembali pekerjaan
- Penggunaan perangkat baru yanglebih baik
- Penyesuaian antara pekerja denganpekerjaan

Jenis Sebab
4. Kurang motivasi
solusi : - Pelatihan yang memberi manfaat bagipekerjaan
- Proses atau perangkat yang lebih baik jika tidak ada manfaat yang
diperoleh
- Pelatihan yang memberi hasil nyatadalam membangun rasa
percaya diri

Pada umumnya, solusi dapat dibedakan atas 2 jenis yaitu :

Pelatihan
Intervensi yang diberi melalui rangkaian presentasi, praktek serta umpan balik
yangmengajarkan hal baru pada seseorang atas sesuatu yang belum mereka
ketahui,sesuatu yang belum pernah dipelajari atau yang telah mereka lupakan.
Bantuankerja merupakan intervensi yang sering dikaitkan dengan pelatihan.
Sebuahseminar produk ilmu pengetahuan pada suatu program asuransi baru,
misalnyamengambil manfaat bantuan kerja berupa bantuan penghitungan.

Pelaporan dan Restrukturisasi

Para profesional yang memiliki keahlian pada suatu bentuk pelatihan sering
disebutsebagai spesialis kinerja. Mereka biasanya melakukan pelatihan bagi
para pekerjayang memiliki masalah keahlian/pengetahuan dalam kinerjanya.
Namun, adakalanya solusi tidak memerlukan bentuk pelatihan. Solusi non-
pelatihan, sebaiknya
segera direkomendasikan ketika penyebabya mulai terindikasi. Pilihannya
bisabermacam-macam, misalnya : membuat jadwal kerja baru, perangkat baru,
ataumemberi penghargaan atas keberhasilan kinerja. Kuncinya adalah dengan
melihatkepada masalah, mencari tahu penyebabnya serta bertindak sesuai
dengansebabnya.
Pengembangan pelatihan pada kelompok kerja, kemudian melakukan
analisiskebutuhan pelatihan, sering dilakukan untuk mengetahui bahwa
sebenarnyamasalah bukan hanya datang dari pekerja. Ada kalanya, manajer
adalah orangyang menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Karena itu,
laporkanlah segalabentuk indikasi penyebab yang terlihat dalam masalah kinerja.
Tujuan dilakukannya Analisis Kebutuhan Pelatihan adalah untuk mengumpulkan
informasi kepada pihakmanajerial untuk benar-benar mengatahui apa yang
sedang terjadi dan apasebabnya. Hal ini akan menghemat pelatihan untuk
masalah yang lebih berkaitan dengan inovasi kerja.

5. Menurut Anda, apakah pelatihan yang pernah di lembaga pendidikan kita

sudah melalui analisis kebutuhan. Jelaskan. "
Jawab :
Pelatihan yang dilaksanakan dilembaga pendidikan kita ( khususnya
Dinas Pendidikan )tidak semua melalui analisa kebutuhan, pelaksanaan
pelatihan seolah– olah hanya mengerjar target pelaksanaan saja. Sering
pelaksanaan pelatihan pemamfaatan waktu tidak efektif misalnya dijadwalkan 4
hari tapi kenyataannya hanya 3 atau 2 hari saja(pemadatan materi), pemanggilan
peserta secara mendadak , pengrekrutan peserta juga tampa analisis kebutuhan,
pemampaatan pendanan tidak jelas , yang penting ada evaluasi terhadap hasil
penelitian tidak pernah dilaksanakan. Tapi biasanya pelatihan dikelola swasta
biasanya melalui analisis kebutuhan.