BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Masalah Analisis kebutuhan pelatihan adalah langkah wajib sebelum suatu desain pelatihan dilaksanakan. Analisis kebutuhan sangat penting karena tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh, maka program pelatihan yang dilaksanakan hanya akan sukses ketika kegiatan pelatihan sedang berlangsung. Dalam artian, peserta pelatihan sangat baik ketika melakukan pelatihan, tetapi setelah kembali ke tempat kerjanya mereka menjadi tidak tahu bagaimana menerapkan pelatihan yang telah diikutinya. Walaupun bisa saja kegagalan dari hasil pelatihan dapat dipengaruhi berbagai faktor, tapi salah satu faktornya bisa saja tidak adanya penyesuaian antara kebutuhan yang diperlukan atau tidak sesuai dengan masalah yang dihadapi. Analisis kebutuhan pelatihan perlu dilakukan sebelum memulai kegiatan. Dari hasilnya akan dihasilkan disain pelatihan yang sesuai dan tepat sasaran. Berdasarkan pengalaman, umumnya peserta pelatihan langsung diberikan materi tanpa terlebih dahulu melalui proses analisis kebutuhan pelatihan. Hasilnya adalah target peserta yang salah sasaran, keaktifan peserta maupun capaian yang kurang maksimal dan tidak adanya kesinambungan pasca pelatihan. Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidangbidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam instansi yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas instansi menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan. Veithzal Rifai (2004) mendefinisikan kebutuhan pelatihan adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi. Sementara Suryana Sumantri (2005) mendefinisikan kebutuhan pelatihan merupakan keadaan dimana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan nyata

B. Rumusan Masalah Dengan melihat latar belakang maka dapat dirumuskan beberapa Rumusan Masalah sebagai berikut :

Apa yang menjadi masalah penampilan/kinerja? Apa yang menjadi penyebab masalah penampilan/kinerja?

C. Tujuan Penulisan Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: Agar mahasiswa dapat memahami masalah penampilan/kinerja Agar mahasiswa dapat memahami penyebab masalah

penampilan/kinerja D. Manfaat Penulisan Manfaat yang diharapkan dari penulisan makalah ini antar lain: Sebagai bahan kajian mahasiswa pasca sarjana pada matakuliah Menjadi masukan dan bahan informasi bagi para pembaca tentang

Analisis Kebutuhan Pelatihan penyebab dan masalah penampilan/kinerja

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Penampilan/Kinerja Kinerja adalah hasil kerja karyawan yang di tunjukkan sesuai dengan tugasnya dalam suatu organisasi. Kinerja atau prestasi kerja berasal dari pengertian performance. Kinerja adalah juga tentang melakukan pekerjaan dan hasil yang dicapai dari pekerjaan tersebut. Kinerja adalah tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya. Kinerja merupakan hasil pekerjaan yang mempunyai hubungan kuat dengan tujuan strategis organisasi, kepuasan konsumen dan memberikan kontribusi ekonomi. ( Armstrong dan baron, 1998 : 15). Pengertian kinerja menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2000 : 67) adalah hasil kerja kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kemudian menurut Ambar Teguh Sulistiyani (2003 : 223) Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya. Sedangkan pengertian Kinerja Pegawai adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu organisasi. (Pasolong, 2007:175). Adapun pengertian kinerja menurut Stephen Robbins yang diterjemahkan oleh Harbani Pasolong: Kinerja adalah hasil evaluasi terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai dibandingkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.(Pasolong, 2007:176). Berdasarkan pengertian kinerja dari beberapa pendapat ahli diatas, dapat diketahui bahwa kinerja pegawai erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi, hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu. Kinerja pegawai tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan dan keahlian dalam bekerja, tetapi juga sangat dipengaruhi oleh semangat kerjanya.

B. Penyebab Masalah Penampilan/Kinerja Penyebab masalah penampilan/ kinerja ada 4 yaitu keahlian/pengetahuan, insentif, lingkungan dan motivasi (Rosett, Allison dan Joseph W. Arwady. 1989 ). Sejumlah faktor penyebab terjadinya kinerja yang tidak optimal antara lain adalah sbb : Faktor ketidakjelasan peran Apakah karyawan mengetahui apa yang diharapkan darinya? Apakah dia mengetahui juga apabila terjadi permasalahan? Faktor kompetensi atau kecakapan Apakah karyawan memiliki keterampilan, kemampuan, dan bakat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya? Apakah dia mendapatkan pelatihan untuk melakukan pekerjaannya? Faktor sarana kerja Apakah karyawan memiliki alat dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaannya? Apakah sistem mendukung pencapaian kinerja yang baik? Faktor lingkungan kerja Apakah kinerja yang baik diberikan penghargaan atau hukuman? Apakah kinerja yang buruk tetap di hargai? Apakah karyawan diperlakukan dengan adil? Apakah kondisi pekerjaan mendukung pencapaian kinerja yang baik?

Faktor motivasi/masalah pribadi Apakah hal atau permasalahan kehidupan pribadi karyawan dapat mempengaruhi kinerjanya? Apakah sikap dan moral karyawan dapat menghalangi kesuksesan karyawan tersebut dalam menerapkan keterampilan dan kemampuannya? Dari uraian diatas terlihat bahwa masalah kinerja bukan semata karena masalah kompetensi. Ada sejumlah faktor lain yang mungkin menjadi penyebab seperti ketiadaan sarana kerja yang mendukung atau kebijakan manajemen yang kurang relevan dengan tantangan yang ada. Identifikasi yang menyeluruh terhadap beragam faktor diatas merupakan bahan yang baik untuk dapat menyusun solusi yang tepat sasaran. C. Langkah-langkah Penampilan/Kinerja Secara detil, terdapat lima langkah utama dalam melakukan performance coaching, yakni : 1. 2. 3. 4. 5. Memetakan masalah kinerja secara professional Mendiskusikan penyebab masalahnya Mengenali dan mencatat solusi yang mungkin Mengembangkan rencana kerja secara spesifik Mengelola dan menjadwalkan sesi tindak lanjut (follow up) Utama dalam Melakukan Pemecahan

Langkah 1 : Memetakan Masalah Kinerja secara Professional Saat Anda menggambarkan permasalahan, Anda harus lebih spesifik. Sebaiknya menunjuk ke level kinerja yang dapat diterima (kuantitas atau kualitas) dan tunjukkan secara langsung kepada karyawan jika hasil mereka tidak sesuai dengan level tersebut. Dengan mengacu ke data-data yang ada dapat membantu Anda dalam menunjukkan permasalahan yang ada kepada

karyawan. Penting bagi Anda untuk membuka diskusi ini dengan cara yang positif, bukan dengan cara mengancam. Langkah 2: Mendiskusikan Penyebab Masalah Kita sebaiknya melakukan proses diskusi dengan tetap santai dan bersahabat. Kumpulkan seluruh informasi yang Anda dapatkan mengenai permasalahan yang ada dengan menanyakan pertanyaan terbuka (pertanyaan umumnya dimulai dengan kata-kata seperti Bagaimana, Apa, Siapa, dan Kapan). Pertanyaan ini akan membawa Anda semakin dekat dengan sumber permasalahan. Anda mungkin merasa inilah saatnya untuk menanyakan beberapa pertanyaan secara spesifik yang dirancang untuk memperjelas dan menunjukkan penyebabnya dengan tepat. (Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang Coaching Skills dan HR Strategy. Ketika karyawan mengungkapkan kekhawatiran atau kefrustasian dalam menjalani faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikannya, maka itulah saat yang tepat bagi Anda untuk mendengarkan dan menanggapi dengan empati. Langkah 3: Mengidentifikasi Solusi yang Mungkin Setelah Anda mengidentifikasi penyebab dari masalah kinerja, Anda akan merasa perlu untuk memutuskan bagaimana memperbaikinya. Karyawan merupakan orang yang terdekat dengan permasalahan maka tanyalah ide mereka dan catat. Karyawan akan lebih sungguh-sungguh dalam menyelesaikan permasalahan jika dia dapat ikut memberikan solusinya. Langkah 4: Mengembangkan Rencana Tindakan Pengembangan dan Solusi Setelah ide mengenai solusi diperoleh, maka sebaiknya semua gagasan itu dituliskan secara detil dalam tabel rencana tindakan yang terperinci. Didalamnya disebutkan mengenai jenis tindakan apa yang akan diambil, kapan akan dilaksanakan, siapa saja yang akan terlibat, sumber daya apa yang dibutuhkan, dan juga hasil yang diharapkan dari tindakan tersebut.

Langkah 5: Mengatur Sesi Tindak Lanjut Mengatur tanggal untuk bertemu kembali, mengirim pesan kepada karyawan yang menangani masalah kinerja adalah penting buat Anda. Selain itu juga memberitahu karyawan bahwa Anda ingin mengetahui bagaimana dia menangani tindakan yang telah disetujui yang melewati batas

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Analisis kebutuhan pelatihan adalah langkah wajib sebelum suatu desain pelatihan dilaksanakan. Analisis kebutuhan sangat penting karena tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh, maka program pelatihan yang dilaksanakan hanya akan sukses ketika kegiatan pelatihan sedang berlangsung. Penyebab masalah penampilan/ kinerja ada 4 yaitu keahlian/ pengetahuan, insentif, lingkungan dan motivasi (Rosett, Allison dan Joseph W. Arwady. 1989 ). Secara detil, terdapat lima langkah utama dalam melakukan performance coaching, yakni : 1. Memetakan masalah kinerja secara professional 2. Mendiskusikan penyebab masalahnya 3. Mengenali dan mencatat solusi yang mungkin 4. Mengembangkan rencana kerja secara spesifik 5. Mengelola dan menjadwalkan sesi tindak lanjut (follow up) B. Saran Dengan melakukan analisis kebutuhan pelatihan secara sungguh-sungguh maka niscaya program pelatihan yang dirancang akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif, maupun pada saat para partisipan kembali ke tempat kerja untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh ke dalam pekerjaan peserta latihan sehari-hari.

DAFTAR PUSTAKA DAFTAR PUSATA Rosett, Allison dan Joseph W. Arwady. 1989. Training Need Assesment. Educational Technology Publication New Jersey. http://tutorialkuliah.blogspot.com/2010/01/pengertian-kinerja-pegawai.html http://fianka.wordpress.com/2008/09/11/pengertian-kinerja/ http://rajapresentasi.com/2009/09/tahapan-dalam-melakukan-coaching-kepadabawahan/