PT.

Multi Sarana Sulawesi

Standar Operation
prosedure

1. Pelaksanaan kegiatan proyek

2. Penerapan manajament administrasi kantor

 STANDAR OPERATION PROCEDURE Divisi : Head office
Pelaksanaan kegiatan proyek dan penaerapan Subdivisi : -
No. Dokumen : SOP-01-MSS-2021
manajemen Administrasi Kantor
Halaman : Revisi :
Dibuat Diperiksa Disetujui
Distibusi
Departement Keuangan
Departement HO
Team Office KSO Officer Direktur Tanggal Efektif : 26 January 2021
1. TUJUAN
1. Memberikan panduan standar operasional di Kantor bagi kontraktor
dan para pemegang kontrak kerja sama penambangan Ore Nickel
2. Memperlancar proses pembayaran yang di back up oleh segala
dokument dan formulir pendukung

2. SASARAN
Memastikan operasional penambangan dilakukan sesuai standar
perusahaan sehinga kegiatan penambang dapat mencapai hasil sesuai
yang direncanakan , serta proses administrasi yang terekam dengan baik
dan sesuai sehingga proses pembayaran dan penagihan dapat berjalan
dengan lancar

3. RUANG LINGKUP OPERASIONAL

Ruang Lingkup Operasional Penambangan meliputi :
1. Kantor ( Office )
Seluruh karyawan kantor pusat maupun cabang
2. Operasional pekerja di lapangan
Adalah karyawan yang bekerja dan bertugas di site (Lokasi) yang telah di
tunjuk dan ditentukan oleh perusahaan dengan dasar pemberian surat
tugas dan instruksi kerja yang telah diperintahkan
3. Pekerja Eksternal
Pekerja external yang merupakan bukan bagian dari perusahaan tetapi
diberikan tugas dan mandat oleh direksi untuk melaksanakan
tugas-tugas tertentu.

4. URAIAN PEKERJAAN

1. PERENCANAAN PROYEK KEGIATAN PENAMBANGAN

1.1 Perusahaan wajib melakukan perencanaan proyek penambangan ore

nickel yang akan menjadi acuan dan evaluasi terhadap sasaran yang
dicapai baik dari segi keuangan, hasil produksi dan profit yang ingin
dicapai
1.1. Perencanaan proyek dilaksanakan pada awal tahun dan di evaluasi per
Triwulan terhadap prospek penambahan lahan dan nilai produksi oleh
marketing
1.2. Proyek yang menjadi prospek agar dilaksanakan pengukuran kadar dan
memenuhi standar yang ditentukan oleh perusahaan, serta memastikan
area prospek lahan bukan menjadi masalah atau sengketa dengan
memastikan semua dokument memenuhi persyaratan.
1.3. Dokumen pelengkap akan di paparkan oleh bidang marketing dan
ekternal didepan forum meeting direksi dan di tentukan apakah dapat
dimasukkan dalam perencanaan proyek penambangan serta profit yang
di targetkan oleh perusahaan.
1.4. Selanjutnya bagian pengendali dokumen akan memasukkan seluruh
dokument pelengkap dan mereview semua dokumen baik dari segi
legalitasnya serta sesuai daftar list yang telah ditentukan .dan di
masukkan dalam list dokumen perencanaan proyek.
1.5. Pengangaran proyek akan di ukur dengan mempertimbangkan kekuatan
anggaran perusahaan sehingga tidak menjadi kendala operasional

2. KONTRAK KERJA SAMA PROYEK

2.1 Kontrak kerja sama proyek baik kontrak produksi maupun kontrak
trading (pengapalan) dilaksanakan setelah seluruh perncanaan dan
evaluasi oleh direksi perusahaan di setujui dengan tidak memberatkan
pada satu pihak saja.
2.2 Jika diperlukan kontrak kerja sama dilakukan dengan melibatkan notaris
sebagai kekuatan hukum tetap.
2.3 Setiap dokumen kontrak di tanda tangani oleh direktur masing-masing
diatas materai dan setiap lembarnya dicek dan di tanda tangani.
2.4 Kontrak kerja sama dicetak diatas kertas berkop perusahaan yang resmi
2.5 Kontrak tidak dapat ditanda tangani oleh pihak lain yang mewakili
perusahaan kecuali mendapat surat kuasa resmi dari direksi perusahaan.
2.6 Nilai kontrak wajib diisi dalam kontrak kerja sama sehingga akan menjadi
acuan serta jika ada perhitungan selisih dari nilai kontrak.
2.7 setiap dokumen kontrak dibuat dua rangkap yang ditanda tangani oleh
masing masing direktur atau pemegang kuasa kontrak.

3. PELAKSANAAN KEGIATAN PROYEK

3.1 Kegiatan proyek penambangan Ore Nickel harus memenuhi dari aspek
kontrak yang telah disepakati bersama dan apabila pihak kontraktor
tidak dapat memenuhi akan diadakan evaluasi dan penilaian suplier dan
kontraktor terseleksi
3.2 kegiatan proyek akan dimulai dengan mengeluarkan surat perintah kerja
produksi serta memenuhi standar kelayakan dan kebutuhan penggunaan
alat dengan melakukan uji kelayakan Komisioning.
3.3 kontraktor yang tidak memenuhi persyaratan tersebut akan dilakukan
evaluasi serta pinalti dari komitment kontrak jika diperlukan. Yang
dituangkan dalam kontrak kerja.
3.4 Pelaksanaan pekerjaan proyek akan ditunjuk petugas pengawas opersinal
dan pengawas quality yang akan diberi wewenang oleh perusahaan ,
beserta kebutuhan team personil yang ditunjuk. Dengan memberikan
surat tugas kepada personil yang telah ditunjuk.
3.5 Setiap pengawas wajib memberikan laporan harian dan dan berita acara
telah selesainya pekerjaan dalam satu proyek yang akan menjadi acuan
pembayaran dari hasil produksi kepada kontraktor.
3.6 setiap personil yang ditunjuk akan diberikan biaya dinas kerja dan
fasilitas lainnya yang akan diatur dan telah ditetapkan oleh manajemen
perusahaan.
3.7 setiap peralatan yang dipakai jika dan status sewa pihan pemberi jasa
sewa wajb memberikan laporan jam kerja yang telah disetujui oleh
pengawas lapangan.( Time sheet alat ). sebagai acuan pembayaran sewa
yang diajukan oleh kontraktor sebagai lampiran invoice penagihan.
3.8 Seluruh kegiatan lapangan mengacu pada SOP yang telah ditentukan dan
dikeluarkan oleh masing - masing bagian keraja baik dari segi aspek
Quality maupun dari aspek proses Produksi.
3.9 Apabila dalam perjanjian kerja progres pembayaran dilakasanakan
berdasarkan down payment (Uang muka) dan sistem proporsional
progres kerja maka yang mennjadi acuan adalah berita acara progres
pekerjaan yang bersama sama telah di tanda tangani oleh kedua belah
pihak. Dengan pihak kedua mengajukan invoice pembayaran
berdasarkan proporsional progress kerja.

4. PROSES PEMBAYARAAN PROYEK DAN BIAYA OPERASIONAL

4.1 Proses pembayaran down Payment

Proses yang dilakukan berdasarkan perjanjian kerja yang telah disepakati
oleh kedua belah pihak
4.2 Proses Pembayaran Proporsinal Progress Kerja
Proses pembayaran yang dilakukan berdasarkan progress kerja setiap
baik setiap bulan maupun per tiga bulan sekali yang dicek berdasarkan
actual kerja dilapangan.
4.3 Setiap bulan Accounting akan membuat schedule pembayaran progres
kerja , pembayaran gaji, rental alat serta biaya operesional lainnya yang
mendukung kelancaran suatu proyek .
4.4 Pembayaran dapat dilaksanakan dengan dasar invoice yang masuk
serdilengkapi dokument pendukung lainnya dan membuat lembar
pesetujuan pembayaran ( Bon Pengeluaran Kas / Bank ) FOR.01.MSS yang
sudah disetujui oleh Manajer produksi dan para direktur.
4.5 Seluruh dokement dalam proses pembayaran harus Asli dan Bukan
merupakan salinan (Copy) yang akan di verifikasi oleh Accounting
sebelum proses pembayaran.
4.6 Apabila pihak kontraktor mengajukan pinjaman modal ke perusahaan
wajib melakukan pengajuan yang di sertai alasan yang kongkrit untuk
pelaksanaan proyek yang dikerjakan dan wajib disetujui oleh dewan
direksi perusahaan. Dan mengisi formulir peminjaman uang.
4.7 Proses Pembayaran oleh accounting tidak boleh diwakilkan dan harus
melalui rekening perusahaan dan apabilah rekening perorangan wajib
menyertakan surat kuasa asli yang bermaterai dan cap stempel
perusahaan tersebut.
4.8 Seluruh Biaya operasional karyawan akan ditentukan oleh direktur dan
mengacu pada intriksi kerja yang ada serta proeses pembayaran dengan
melakukan bon pengeluaran kas / Bank yang disetujui oleh direktur.
4.9 Pembayaran gaji karywan akan dilaksanakan tiap awal bulan yang
diajukan oleh manajer Proyek / Produksi dan accounting melaksanakan
dengan melakukan Bon Pengeluaran kas / Bank
4.10 Hal - Hal lain selain Gaji karyawan juga harus melaksanakan dengan
prosedur Bon Pengeluaran Kas / Bank
4.11 Apabila ada biaya intertainment yang tidak ada bukti pembayaran akan
dilaksanakan dengan persetujuan dewan direksi , dan accounting tetapa
mengeluarkan pembayaran dengan proses Bon Pengeluaran Bank / Kas

5. PROSES PENGADAAN BARANG ( LOGISTIK )

5.1 Permintaan barang dalam rangka mendukung kegiatan proyek akan

dilakukan dengan mengisi form Permintaan Barang serta yang di buat
oleh masing masing kepala bagian (Pengawas) dan telah mendaptkan
persetujuan dari manager produksi dan direktur.
5.2 setelah mendapatkan persetujuan Proses pengadaan barang akan di
lakukan oleh bagian Logistik Dan purchasing dengan membuat Purchase
order yang juga disetujui oleh manager produksi dan direktur.
5.3 Manager produksi dapat melakukan pembelian lansung (Purchase) jika
kuota harga dibawah Rp.5.000.000,- Per PO dan harga Rp 1.500.000,- Per
item barang dan manager produksi tetap melapor ke Direktur.
5.4 Pembelian dapat dilakukan dengan cash maupun dengan cara credit
dengan invoice mundur paling lama proses 1 bulan dengan mengajukan
proses pembayaran ke Accounting dengan Bon pengeluaran cash / bank.
5.5 Bagian logistik wajib segera mendistribusikan barang yang telah dibeli ke
user (Pemakai) agar pekerjaan di lapangan dapat berjalan dengan lancar
dengan ketentuan memberikan tanda terima pengeluaran barang ke
pemakai.
5.6 Untuk barang berupa inventori diberikan tanda terima peminjaman
barang invetori untuk menjadi pertanggung jawaban user (Pemakai) dan
setelah proyek selesai untuk dapat dikembalikan lagi ke Logistik.
5.7 Apabila setelah selsai proyek user tidak dapat mengembalikan barang
invetori tersebut maka akan menjadi tanggung jawab user serta akan
diberikan sanksi ke user berupa peringatan dan pemotongan upah senilai
persentasi besaran nilai buku dari barang inventaris tersebut.
5.9 Bagian Logistik wajib memberikan laporan bulanan stok barang keluar
dan barang masuk serta sisa stok yang ada untuk menjadi evaluasi
manajement perusahaan.

6. LAPORAN KETIDAK SESUAIAN PRODUK

6.1 Laporan ketiak sesuaian produk jika terajadi hal-hal yang tidak sesuai
dengan hasil dan SOP agar menjadi pembahasan oleh manjemen perusahaan
apakah :
6.1.1 Dapat diterima apa adanya
6.1.2 Dapat diterima dengan ketentuan
6.1.3 Tidak dapat diterima dan harus dilakukan perbaikan

6.2 Laporan tersebut wajib di buat oleh masing masing bagian jika terjadi
kesalahan dari proses produksi dan hal lainnya untuk menjadi bahan
pertimbangan untuk perusahaan agar dapat diambil langkah terbaik ,
serta mengantisipasi agar tidak terulang kembali.
6.3 Formulir ketikak sesuaian produk mengacu pada form…………

7. SASARAN PENCAPAIAN MUTU DAN PRODUKSI

7.1 Tujuan sasaran mutu dan pencapaian produksi adalah untuk mengukur
target dari hasil pencapaian apak memenuhi atau tidak untuk menjadi
evaluasi yang terukur agar dapat menjadi goal rule dari perusahaan.
7.2 Target atau sasaran mutu dan produksi dapat dilakukan di setiap area
lokasi proyek masing masing dan di ukur secara komulatif serta
berkesinambungan agar menjadi kepuasan bangi pelanggan
7.3 Sasaran mutu dan produksi dapat ditampilkan dengan matriks grafik
dalam bentuk bulanan serta nilai rata-rata komulatifnya.
7.4 Data hasil mutu dan produksi setiap saat wajib dilaporkan ke Office
untuk pemantau pengukuran yang dilaksanakan oleh pengawas.

8. PENGENDALIAN DOKUMEN

8.1 Dokumen terabgi atas 2 Macam yaitu ;

8.1.1 Dokumen terkendali
Dokumen yang bersifat rahasia yang setiap copy harus
didistrubusikan secara tercontrol oleh petugas pengendali
dokument
8.1.2 Dokumen tidak terkendali yaitu dokumen yang tidak harus
dirahasiakan dan dapat didistrubusikan tan proses control oleh
petugas pengendali dokumen
8.2 Copy dokumen yang akan didistribusikan harus dilakukan cap control
terlebih dahulu sebelum didistribusikan
8.3 Dokumen yang tidak terkendali dapat dilakukan pendistribusian tanpa
dilakukan cap control
8.4 Pendistribusian dokumen harus mendapat persetujuan dari pimpinan
perusahaan atau manajement representatif

9. LAMPIRAN
9.1 Structrur organisasi perusahaan

Terlampir

9.2 Bagan alir proses

9.2.1 Proses perencanaan kegiatan proyek dan Kontrak

9.2.2 Proses pelaksanaan kegiatan proyek
9.2.3 Proses Pembayaran invoice kontrak dan down Payment
9.2.4 Proses Biaya dan tugas operasinal
9.2.5 Proses Pengadaan dan pembelian barang
9.2.6 Proses Laporan ketidak sesuaian produk
9.2.7 Proses pengendalian dokumen

9.3 Formulir

9.3.1 Form Bon Pengeluaran Kas / Bank For.01.MSS

9.3.2 Form Peminjaman Uang For.02.MSS
9.3.3 Form Surat tugas Dinas For.03.MSS
9.3.4 Form Surat permintaan Barang For.04.MSS
9.3.5 Form Bon pengeluaran barang For.05.MSS
9.3.6 Form Surat Jalan barang For.06.MSS
9.3.7 Form Laporan ketidak sesuaian Produk For.07.MSS
9.3.8 Form Purchase Order For.08.MSS
PROSES PERENCANAAN KEGIATAN PROYEK DAN KONTRAK

MULAI

Mempersiapkan data lokasi yg akan di

laksanakan kegiatan proyek serta mengecek `
seluruh dokumen pendukung

Melaksanakan survey lokasi serta

melakukan uji kelayakan

Bersama manajement perusahaan

menentukan nilai profit dari proyek yang Melaksanakan proses
akan dikerjakan negosiasi

Apakah proyek
dadadapat
dilaksanakan

Ya Proyek Di Batalkan

Dilaksanakan Kontrak kerja sama dan

dilaksanakan pengerjaan proyek

SELESAI
 PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN PROYEK

MULAI

Menerima perintah kerja dari manager

proyek serta menentukan personil team

Melaksanakan Test Pit untuk menentukan

apakah layak untuk di lakukan Produksi

Apakah layak dan

sesuai Standar ?

Ya

Mempersiapkan alat kebutuhan produksi

Membuat laporan
serta melakukan inspeksi kelayakan alat
ketidaksesuaian produk untuk
ditentukan manajemen dan
mereview Kontrak

Apakah layak dan sesuai

Standar serta cukup

Ya

Melaksanakan kegiatan produksi serta

secara berkesinambungan melakukan uji
sampel

Tidak
Sampel sesuai ?

Ya

SELESAI
 PROSES PEMBAYARAN INVOICE DAN DOWN PAYMEN

Mulai

Accounting mempersiapkan Budget

Budgeting
Pengajuan invoice Ulang

Pengajuan invoice oleh Pengajuan invoice asli dan disertai

suplier / Subkontraktor & dokumen pendukung yang asli
Down Paymen

- Mereview dokumen keaslian dan

Proses Bon pengeluaran progres pembayaran
Bank / Cash - mendapatkan persetujuan Pembayaran

Apakah
Tidak
Dilakukan Verifikasi
-Sesuai dengan progress ?
-Sudah mendapatkan persetujuan
Ulang ke subkontraktor

Ya - Merview pembayaran
sesuai progress
- Melakukan sinkronisasi
terhadap kontrak
Proses Pembayaran

Tidak
Verifikasi

Ya

SELESAI
 PROSES BIAYA DAN TUGAS OPERASIONAL

Mulai

- Menentukan Personil
Surat Tugas Perintah Team

- Membuat anggaran yang

telah ditentukan
Anggaran Operasional -persetujuan manager
Team -Mengajukan Peminjaman
sementara

Pengajuan dan
persetujuan biaya

Pelaksanaan Tugas

- Membuat Laporan yg
dibutuhkan perusahaan
Laporan - Menindak lanjuti hasil
Laporan

Selesai
PROSES PENGADAAN DAN PEMBELIAN BARANG

Mulai

- ka Dept Membuat SPB

No For.
- Mendapat persetujuan dari
Surat Permintaan Barang manager dan direktur

- Logistik mengajukan penawaran

harga atau dapat langsung
Penawaran harga
melakukan pembelian dengan
persetuajuan manager dan direktur

- Membuat PO
Purchase Order
No For.
- Mendapat persetujuan dari
manager dan direktur

- Menerima barang masuk

Barang masuk Sesuai Kualitas dan Jumlah
- Barang dimasukkkan dalam
kartu stok

- Barang didistribusikan ke
Distribusi Ke User Pemakai dan membuat tanda
terima barang

Selesai
 PROSES LAPORAN KETIDAKSESUAIAN PRODUK

Mulai

DESKRIPSI
PEKERJAAN

- Melakukan laporan
TEMUAN ketidaksesuaian serta
KETIDAKSESUAIAN mencari akar penyebab
For.07.MSS

- Dilakukan tindak lanjut dari

REPORT FINAL akar penyebab agar tidak
terjadi lagi

- Menentukan apakah kondisi

Ketidaksesuaian dapat diterima apa
TINDAKAN KOREKSI
adanya atau harus dilakukan Tindakan
koreksi

Diterima atau Tidak ?

Diterima dengan
Ketentuan

Tidak
KESIMPULAN
KETENTUAN

Selesai
 PROSES PENGENDALIAN DOKUMEN

Mulai

SIFAT DOKUMEN

Tidak
Terkendali - Sifat dokumen yang tidak perlu
TERKENDALI / dikendalikan proses pendistribusiannya
TIDAK TERKENDALI karena tidak bersifat rahasia

Terkendali

- Sifat Dokumen yang harus dikendalikan

DISTRIBUSI PROSES
pendistribusiannya karena bersifat
rahasia ,Surat kontrak, surat berharga
dll

-Tidak perlu dikendalikan oleh petugas

pengendali dokumen
-Jika Di Copy dan didistribusikan tidak
DISTRIBUSI PROSES perlu di cap
- bersifat bukan rahasia

-Dikendalikan oleh petugas pengendali

dokumen
-Jika Do Copy Harus Menggunakan Cap
Recived, Copy, Dan controlled
-Jika Dokumen sudah tidak dipakai lagi
harus di cap invalid dan di musnahkan
- Memberi tanda terima dokumen
(transmittal Letter)

Selesai
 FORMULIR BON PENGELUARAN KAS / BANK
FOR. 01. MSS
PT. Multi Sarana Sulawesi

BON PENEGELUARAN CASH / BANK

CASH
ASAL DANA : BANK
DIBAYARKAN KEPADA :
TERBILANG :

No Kode Accounting Dept Keterangan Jumlah

TOTAL

DI BAYAR DI PERIKSA DIKETAHUI DISETUJUI DITERIMA

FOR.01.MSS

FORMULIR PEMINJAMAN UANG

FOR. 02. MSS
 FORMULIR SURAT TUGAS / DINAS
FOR. 03. MSS

PT. MULTI SARANA SULAWESI

Jln………………………

Telp. ……………………………….

SURAT TUGAS

No : …………………………….

Hal : Surat Tugas

Bersama Ini Kami kami atas nama perusahaa memberikan tugas jalan / kerja kepada :

Nama ;

Jabatan :

Kendaraan :

Pengikut :

1. Nama :

Jabatan :

2. Nama :

Jabatan :

3. Nama :

Jabatan :

Untuk melaksanakan tugas perintah kerja yang telah diberikan petunjuk oleh pimpinan
perushaan.

Hormat Kami

------------------

Pimpinan Perushaan

For.03.MSS
 FORMULIR SURAT PERMINTAAN BARANG
FOR. 04. MSS

SURAT PERMINTAAN BARANG

TANGGAL BARANG
TANGGAL PERMINTAAN : HARUS DIKIRIM

DIMINTA OLEH : DIKIRIM KE

Mohon dapat diberikan / dibelikan barang Berupa

TANGGAL
ITEM DESKRIPTION QTY SATUAN BARANG HARGA SATUAN TOTAL HARGA KETERANGAN
MASUK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

CATATAN PEMESAN BARANG

1
2
3

CATATAN UNTUK PURCHASING

1
2
3

Diminta Oleh DiSetujui Oleh DiKetahui Oleh DIproses oleh Purchasing

FOR.04.MSS
 FORMULIR BON PENGELUARAN BARANG
FOR. 05. MSS
PT. MSS
BON PENGELUARAN BARANG
No Bukti :
Ditujukan Untuk :
Tanggal :
No Banyaknya Nama Barang Keterangan

Diserahkan Oleh Disetujui Oleh Diterima Oleh

For. 05. MSS

FORMULIR SURAT JALAN BARANG
FOR. 06. MSS
PT. MSS KEPADA
YTH …................................................
…......................................................
…......................................................

SURAT JALAN
No surat Jalan :

Harap diterima dengan baik barang- barang tersebut dibawah ini :

Nomor Urut Nama Barang Jumlah Barang Keterangan

Diterima Oleh Dikirim Oleh Di Ketahui Oleh

FOR.06.MSS
 FORMULIR LAPORAN KETIDAK SESUAIAN PRODUK
FOR. 07. MSS
No:

LAPORAN KETIDAKSESUAIAN DAN PERMINTAAN TINDAKAN

PERBAIKAN/PENCEGAHAN (LKS-PTP)

Bagian/Proyek : Nomor : LKS- / / 20_____

Tanggal :

Kategori Ketidaksesuaian :
(Diisi oleh Pelapor. Beri tanda ( √) Keluhan Pelanggan Ketidaksesuaian dalam proses/produk
Hasil Audit Ketidaksesuaian bahan/peralatan

Ketidaksesuaian dalam K3/Lingkungan :

Uraian Ketidaksesuaian : (Diisi oleh Pelapor)

Penyebab Ketidaksesuaian:
(Diisi oleh PIC)
Beri tanda (√) Penjelasan:
Manusia
Material
Mesin/Alat
Metode
Lain - Lain

Tindakan Perbaikan/Pencegahan : Dibutuhkan biaya untuk perbaikan?: Ya Tidak

(Diisi oleh PIC)
Keputusan : Beri tanda (√) Bila ya, biaya yang dikeluarkan : Rp.
Diterima dengan atau tanpa
konsesi
Dikerjakan ulang / diganti
Digunakan untuk pemakaian
alternatif, namun memenuhi
spesifikasi
Ditolak / dibongkar

Tanggal Rencana Penyelesaian :

Pelapor : Penanggung Jawab/PIC :

Tanda Tangan: Tanda Tangan :

Diverifikasi Oleh:
Nama : Tanda Tangan : Tanggal :
Catatan Verifikasi :
Bila dibutuhkan biaya, biaya
yang dikeluarkan sebesar:

Rp.

Butuh tindakan pencegahan:

Ya
Tidak
 FORMULIR PURCHASE ORDER
FOR. 08. MSS

For.08.MSS