UK 29

Mengelola
Pengadaan
Dr. Wawan Zulmawan, SH. MBA. MM. MH.
Procurement, Asset & Risk Management Counsel
Asesor Sertifikasi Pengadaan LSP PBJ-BNSP
 DASAR HUKUM
Pasal 7 huruf A PP 60/2008
Tentang Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah (SPIP)
Kepemimpinan yang kondusif sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 huruf c sekurang-kurangnya ditunjukan dengan :
a. Mempertimbangkan risiko dalam pengambilan
keputusan
Penjelasannya ➔ “Dalam mempertimbangkan
risiko, pimpinan Instansi Pemerintah mengambil
keputusan setelah dengan cermat menganalisis
risiko terkait dan menentukan bagaimana risiko
tersebut diminimalkan.”
DASAR HUKUM
Pedoman Pelaksanaan Penilaian Risiko Di Lingkungan
Instansi Pemerintah sebagaimana diatur di dalam
Peraturan Kepala BPKP Nomor PER-688/K/D4/2012
tanggal 25 Mei 2012

kegiatan penilaian risiko

dalam praktiknya dilakukan
terhadap tindakan dan/atau
kegiatan-kegiatan yang telah
diidentifikasi
 Pasal 5 J
Pasal 25 (1)
PerMen 01-2011 PerMen 08-
2019
USA COSO Enterprise Risk
Management -
UK
Integrated
Framework (COSO
ERM) ➔ COSO 2017
Kerangka kerja manajemen
risiko korporasi yang
diterbitkan oleh Committee of
Sponsoring Organizations of
the Treadway
Commission Amerika
Serikat tahun 2004. Merupakan
pengembangan kerangka kerja
COSO untuk pengendalian
internal tahun 1992.
ISO 20400:2017 -
Sustainable procurement
— Guidance
ISO 31000:2018 - Risk
management – Guidelines
ISO 31022:2020 - Risk
management - Guidelines
for the management of
legal risk
ISO 31030:2021 Travel risk
management — Guidance
for organizations
International Organization for
Standardization (ISO)
menerbitkan ISO 31000:2009,
Risk Management – Principles
and Guidelines pada November
2009, yaitu standar untuk
diterapkan di setiap organisasi
dan semua tipe risiko. Berbeda
dengan ISO yang lainnya, ISO
31000 tidak bersertifikasi.

Pengadaan :
kegiatan memperoleh barang atau jasa
dari pemasok
1: Proses pengadaan mempertimbangkan
seluruh siklus dari identifikasi kebutuhan
hingga akhir kontrak layanan atau akhir
masa pakai barang, termasuk
pembuangan.
2: Sourcing adalah bagian dari proses
pengadaan yang mencakup
perencanaan, penetapan spesifikasi,
dan pemilihan pemasok.
Risiko :
efek ketidakpastian pada tujuan
1: Efek adalah penyimpangan dari yang
diharapkan — positif dan/atau negatif.
2: Tujuan termasuk memaksimalkan
kontribusi untuk pembangunan
berkelanjutan.
3: Risiko sering dicirikan dengan mengacu
pada peristiwa dan konsekuensi
potensial, atau kombinasi dari
semuanya.
4: Risiko sering dinyatakan dalam
kombinasi konsekuensi dari suatu
peristiwa (termasuk perubahan
keadaan) dan kemungkinan terjadinya
yang terkait.
5: Ketidakpastian adalah keadaan, bahkan
sebagian, dari kekurangan informasi
yang terkait dengan, pemahaman atau
pengetahuan tentang, suatu peristiwa,
konsekuensinya, atau kemungkinannya.
4.5.1 Mengelola risiko (termasuk peluang)
• Tujuan dari manajemen risiko dalam konteks pengadaan berkelanjutan
adalah untuk mengidentifikasi, memprioritaskan dan mengelola risiko
internal dan eksternal (termasuk peluang) terkait dengan kegiatan
pengadaan. Ini termasuk mempertimbangkan bagaimana pemasok di
seluruh rantai pasokan mampu memenuhi persyaratan keberlanjutan
seperti yang terkait dengan pemantauan dan audit.

4.5.1 Managing risk (including opportunity)

• The objective of risk management in the context of sustainable
procurement is to identify, prioritize and manage the internal and
external risks (including opportunities) related to procurement
activities. This includes considering how suppliers throughout the
supply chains are capable of meeting sustainability requirements such
as those associated with monitoring and auditing.
Risiko vs Masalah
Risiko Masalah
“Jika saya terlambat “Saya telat makan
makan, mungkin maag kemarin, jadi maag
saya kambuh dan tidak saya kambuh dan tidak
bisa bekerja esok masuk kerja hari ini.”
harinya.”

Risiko ➔ sesuatu yang mungkin terjadi

Masalah ➔ sesuatu yang telah terjadi
 Unsur Utama
Risiko
Dampak
Peristiwa / Kemungkinan
terjadi terhadap
Keadaan
Tujuan

Apa yang Probabilitas Akibat dari

terjadinya terjadinya
mungkin peristiwa /
peristiwa/ keadaan
terjadi tersebut keadaan tersebut
 Aktifitas (risiko
yang dinyatakan
dalam bentuk
aktifitas)
Kejadian (risiko Fungsi (risiko
yang dinyatakan yang dinyatakan
dalam bentuk dalam bentuk
kejadian) fungsi)

Risiko bisa
dinyatakan
dalam tiga cara
yang berbeda
sesuai dengan
strukturnya
 sumber Fisik
Sosial Ekonomi
(masyarakat (fenomena
i.e huru hara) alam)
(i.e krisis)
risiko
 Finansial

Reputasi Hazard

Operasional

Hukum Strategik

Kepatuhan
 - Apa yang Proses
dapat terjadi? awal Identifikasi Sumber
- Bagaimana Untuk risiko eksternal /
dan mengapa menyusun potensial internal
terjadi? daftar
risiko
Seberapa besar Konsekuensi
potensial terjadi /dampak
Why How Where
 Peraturan Kepala BPKP nomor
PER-688/K/D4/2012 tanggal 25
Mei 2012 tentang Pedoman
Pelaksanaan Penilaian Risiko Di
Lingkungan Instansi Pemerintah
Kriteria evaluasi risiko harus
menggambarkan kriteria
pengukuran keberhasilan
(successful measures) pencapaian
tujuan organisasi sehingga dapat
pula menjadi landasan
pengukuran dampak dan
kemungkinan terjadinya risiko.
Tujuan, sasaran,
kebijakan internal
instansi, dan
kepentingan pemangku
kepentingan.
hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam
penetapan struktur
analisis dan kriteria
penilaian risiko
Dasar perumusan yaitu aspek
operasional, teknis, keuangan,
hukum, regulasi, ketaatan
pada etika, sosial, lingkungan,
kemanusiaan, citra, reputasi,
pelayanan publik, atau kriteria
lainnya.
Persepsi dari
pemangku
kepentingan serta
ketentuan yang
berlaku pada instansi.
 Hindari

Penangan Mitigasi /
Terima
an Risiko kurangi

Transfer
Risiko Pengadaan
➢ Dapat terjadi pada setiap tahapan ➔ Kebijakan dan
pelaksanaan
➢ Terdapat risiko dengan tingkatan tertentu dalam semua
pengadaan ➔ apapun metode pemilihan penyedianya
➢ Setiap pengadaan memiliki risiko yang berbeda baik
secara internal, eksternal, politik, strategis, operasional
➢ Wujud risiko bisa berbagai macam, antara lain:
• Kerugian materiil atau finansial;
• Tanggung jawab hukum;
• Kegagalan pengadaan, kegagalan operasi, dsb.
➢ Tidak dapat diabaikan, bahkan harus diperhatikan secara
cermat apabila mengharapkan keberhasilan

Insan Pengadaan Perlu Memahami Risiko !!!

 PA/KPA, PPK,
ULP/Pejabat/Tim,
Internal Panitia/Pejabat
Pihak Penerima Hasil

Terlibat Penyedia, Sub

Eksternal Kontraktor, Asosiasi,
Otoritas, Masyarakat
Risiko Pengadaan
 Risiko
Dampak Pengadaan Kegagalan Ketidak
pelaksanaan
memenuhi sesuaian
proses
Dari Sisi ketentuan hasil
kegiatan
transaksional
 Pengelolaan
• Memastikan kepatuhan Risiko • Mereduksi dampak risiko
• Mengurangi kemungkinan • Meningkatkan kualitas dan
kerugian • Melindungi efektivitas
• Kemungkinan pemenuhan kredibilitas/reputasi
• Memudahkan estimasi
tepat waktu • Perlindungan lebih baik bagi
aset dan SDM biaya
• Meningkatkan hasil • Meningkatkan komunikasi
pengadaan • Mengurangi tuntutan hukum
• Meningkatkan kemampuan
pengendalian ketidakpastian Pada
Manfaat
Pengadaan
Langkah Pengelolaan
Risiko
Mengungkap & Melakukan penilaian Memantau,
mendeskripsikan dan evaluasi tingkat menelusuri, dan
risiko yang dapat risiko (misalnya, meninjau kembali
mempengaruhi rendah, sedang, risiko yang dikelola
proyek atau atau tinggi) serta untuk memastikan
pencapaian hasil menentukan prioritas tetap berada pada
penanganan risiko tingkat yang dapat
diterima

Menyusun rencana
Menentukan penanganan dan mitigasi
penyebab, risiko agar mencapai
kemungkinan, tingkat yang dapat
dan dampak diterima serta
dari tiap risiko mengimplementasikannya

Mengelola Risiko UK 29
 Kebijakan
➔ Decision Cost &
Risk
Impact Benefit
Register 
Pelaksanaan Analysis Analysis
Pengadaan
Penerapan manajemen Dalam pembuatan Decision impact
risiko di dalam praktek kebijakan ini, analysis dilakukan
pengadaan barang/jasa mengacu kepada
pemerintah dimulai instansi PESTLE Analysis.
dari tahap pembuatan pemerintah sudah Sebagai bagian dari
kebijakan yang dikenal harus menerapkan penerapan manajemen
dengan istilah Rencana analisa terhadap risiko di lingkungan
Umum Pengadaan pemerintahan, PESTLE
Barang/Jasa, yaitu dampak kebijakan Analysis diwajibkan
daftar rencana (decision impact oleh PerSeKab 1/2018
pengadaan barang/jasa analysis) terhadap tentang Pedoman
yang akan dilaksanakan rencana Persiapan, Pelaksanaan
oleh kementerian/ pengadaan yang dan Tindak Lanjut Hasil
lembaga/perangkat Sidang Kabinet, sebagai
daerah. akan diputuskan. upaya analisis risiko
atau dampak.
Mengacu ke PP Analisa dampak Sistem klasifikasi risiko
kebijakan PESTLE sering dilihat
60 /2008, sebagai yang paling
penilaian risiko pengadaan ➔ relevan dengan analisis
pada kebijakan salah satu cara risiko eksternal. Risiko
untuk menyakini eksternal dalam
pengadaan ini konteks ini
apakah kebijakan
pada dasarnya untuk suatu
dimaksudkan untuk
merupakan merujuk pada konteks
pengadaan sudah eksternal yang tidak
kegiatan untuk tepat, sudah sepenuhnya berada
mengidentifikasi efisien dan tidak dalam kendali
kejadian yang mengandung risiko organisasi, tetapi di
mana tindakan dapat
mengancam di kemudian hari, diambil untuk
pencapaian termasuk risiko memitigasi risiko
tujuan dan hukum.
sasaran
 Menetapkan dan
mengumumkan
Rencana Umum
Pengadaan
Barang/Jasa Tindakan yang
Menetapkan mengakibatkan
perencanaan pengeluaran
pengadaan anggaran
belanja
Analisa dampak
kebijakan ini dapat
dilakukan PA/KPA,
ketika melakukan
tugas dan
kewenangan sesuai
Pasal 9 (1) PerPres
12/2021
Kategori Risiko Deskripsi

Politik Analisa risiko terkait kebijakan/kondisi politik

Ekonomi Analisa risiko terkait kondisi
Sosial Analisa risiko terkait kondisi social masyarakat
Teknologi Analisa risiko terkait kondisi teknologi yang
mempengaruhi pengadaan barang/jasa.
Legal Analisa risiko kondisi legal/peraturan

Ekologi/lingkungan Analisa risiko terkait aspek lingkungan

 Cost and benefit analysis perlu
dimasukkan di dalam
Penilaian Risiko Pengadaan
karena berguna untuk
menghitung seberapa besar
biaya yang harus ditanggung
oleh instansi pemerintah di
dalam melaksanakan
pengadaan Cost and benefit analysis
“tingkat risiko yang dapat juga diwajibkan oleh
diterima” adalah batas Peraturan Sekretaris Kabinet
toleransi risiko dengan 1/2018 tentang Pedoman
mempertimbangkan aspek Persiapan, Pelaksanaan dan
biaya dan manfaat (cost Tindak Lanjut Hasil Sidang
and benefit analysis). Kabinet, sebagai upaya
analisis risiko /dampak.

Pimpinan Instansi
Pemerintah
menerapkan prinsip
kehati-hatian dalam
menentukan tingkat
risiko yang dapat
diterima (Pasal 18 PP
60/2008).
 Jenis Nilai Biaya Manfaat Penilaian
Kebijakan Dampak Penanganan
Risiko Risiko Internal Eksternal NPV Rate of
Return

Tangible/ Tangible/ Jika perlu Jika perlu

intangible
Rp Rp. intangible (NPV (harus lebih
harus besar dari
lebih dari cost of
0) capital)
 Penggunaan risk
register/daftar risiko telah
Daftar risiko bisa menjadi
menjadi praktik yang
catatan statis status risiko.
diwajibkan bagi banyak
perusahaan.

Pembuatan Risk Register

Daftar risiko berfungsi sebagai
catatan aktivitas pengendalian.
Juga menjadi catatan tindakan
tambahan yang diusulkan untuk
meningkatkan pengendalian
risiko tertentu.
Tujuan dari daftar risiko :
membentuk catatan yang
disepakati tentang risiko
yang telah diidentifikasi
 Tahapan Kegiatan Contoh Risiko
Persiapan
Penetapan metode pemilihan penyedia - Metode yang dipilih tidak tepat
- Adanya intervensi dari atasan/pihak lain
Penetapan asal pendanaan - Anggaran tidak mencukupi
- Anggaran belum turun
Penyiapan spesifikasi teknis/kerangka acuan kerja (KAK) - Spesifikasi tidak terdefinisi dengan baik
- Adanya intervensi spesifikasi dari pihak lain
Penetapan rancangan kontrak - Pembuatan draft kontrak terlalu lama
- Adanya klausula yang belum disepakati oleh atasan
- Penetapan jenis kontrak
Penetapan HPS - Adanya intervensi penetapan HPS
- Sulit mencari pembanding
- Kurangnya keahlian dalam menghitung HPS
- Data tidak lengkap/Kewajaran nilai HPS

Penetapan besaran uang muka yang akan dibayarkan
Penetapan jaminan pengadaan barang/ jasa
Penetapan penyesuaian harga
Penetapan jadwal kegiatan
Penetapan tim pendukung
Penetapan tim atau tenaga ahli
Penetapan metode evaluasi penawaran
- Sulitnya mencapai kesepakatan dasar besaran uang muka
- Sulitnya mencapai kesepakatan terkait jenis jaminan dan dasar
besarannya
- Sulitnya mencari formula penyesuaian harga dan besaran
penyesuaian
- Penghitungan jangka waktu tidak tepat
- Anggota belum tersertifikasi
- Tenaga tidak cukup
- Honor tenaga ahli
- Dasar penilaian evaluasi penawaran
- Intervensi pihak ketiga
 Tahapan Kegiatan Contoh Risiko
Pelaksanaan
Pelaksanaan metode pengadaan yang dipilih - Jangka waktu pelaksanaan

Pemasukan penawaran - Persaingan usaha tidak sehat

- KKN

Penetapan surat penunjukan penyedia barang/jasa - KKN

- Sanggahan
Penanda tanganan kontrak - Keterlambatan penanda tanganan

Pengendalian kontrak - Wanprestasi

- Keterlambatan
- Denda/penalti
Pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan pengadaan - Tidak sesuai spec
- Penggunaan subkon tidak sesuai kontrak
- Keterlambatan prestasi

Pengakhiran
Penyerahan hasil pekerjaan - Tidak sesuai spec
- Keterlambatan
Penilaian kinerja penyedia - KKN

Pembayaran prestasi penyedia - Anggaran

 Contoh Risk Register Pengadaan
Tahapan Kegiatan Risiko Penyebab Dampak Treatment

Perencanaan - Penyiapan Jabarkan jenis Temukan Apa dampaknya Bagaimana cara

dan TOR, HPS, risiko yang penyebab bagi kegiatan penanganan
Persiapan KAK, dll mungkin munculnya risiko risiko
- Pengenalan dihadapi
Calon Mitra
- Lelang
- Negosiasi
- Kontrak

Pelaksanaan - Evaluasi
(kondisi dll)
- BAST

Pengakhiran - Pembayaran
- Pemeliharaan
 Mengurangi
Fokus Mengurangi
kemungkinan dampak/
terjadi konsekuensi
Mitigasi
No. Konsekuensi/Dampak Kualitas Pengadaan
Risiko Pengadaan

1 Tidak signifikan Tidak ada risiko yang dianggap berarti atau

mengganggu
2 Kurang signifikan Pelaksanaan pengadaan dianggap memuaskan
tetapi diwaspadai adanya defisiensi
3 Sedang Pelaksanaan dianggap kurang memuaskan oleh
masyarakat dan SDM pelaksana

4 Signifikan Masyarakat mengganggap pengadaan tidak

memberikan hasil yang memuaskan
5 Sangat signifikan/ Kualitas pengadaan jauh di bawah standar yang
berbahaya/ katastropik bisa diterima
Analisa Risiko Pemerintah BUMN

• Kebijakan (DIA • Pasal 7 huruf A • Pasal 25 (1)

+ CBA) ➔ RUP PP no. 60 PerMen BUMN
Tahun 2008 no. 01-2011
• Pelaksanaan • Peraturan • Pasal 5 J
(Risk Register Kepala BPKP PerMen BUMN
➔Pelaksanaan) no. PER- no. 08-2019
688/K/D4/2012
 ALUR PBJ
PERENCANAAN PERSIAPAN PEMILIHAN PELAKSANAAN

❑ IDENTIFIKASI ❑ IZIN PRINSIP ❑ PEMBELIAN ❑ PENUNJUKAN

KEBUTUHAN ❑ DOKUMEN LANGSUNG PENYEDIA
❑ RENCANA PENGADAAN ❑ PENGADAAN ❑ TANDA TANGAN
UMUM ❑ KAK / TOR LANGSUNG KONTRAK
PENGADAAN ❑ HPS ❑ PENUNJUKAN ❑ PENGENDALIAN
❑ RENCANA ❑ DAFTAR LANGSUNG KONTRAK
ANGGARAN KUANTITAS ❑ PEMILIHAN/ (RISIKO)
BIAYA ❑ RANCANGAN SELEKSI ❑ SERAH TERIMA
❑ RENCANA KONTRAK LANGSUNG ❑ PEMBAYARAN
PEMAKETAN ❑ TENDER/ ❑ EVALUASI
❑ ANALISA SELEKSI KINERJA
RISIKO RUP ❑ SWAKELOLA
Risiko Dalam Perpres 12 / 2021
Pasal 27 ayat (5)
Kontrak Lumsum .sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf a, ayat (2) huruf a, ayat (3) huruf
a, dan ayat (a) huruf a merupakan Kontrak
dengan ruang lingkup pekerjaan dan jumlah
harga yang pasti dan tetap dalam batas waktu
tertentu, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh
Penyedia;
Risiko Dalam Perpres 12 / 2021

Pasal 38 ayat (5)

Kriteria Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya untuk keadaan tertentu
sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
meliputi:
c. Pekerjaan Konstruksi bangunan yang
merupakan satu kesatuan sistem konstruksi
dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko
kegagalan bangunan yang secara
keseluruhan tidak dapat direncanakan
/diperhitungkan sebelumnya;
Risiko Dalam Perpres 18 / 2018

Pasal 44 ayat (10)

Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat
kompleks sebagaimana dimaksud pada
ayat (5) huruf a adalah pengadaan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya yang mempunyai risiko tinggi,
memerlukan teknologi tinggi, menggunakan
peralatan yang didesain khusus, dan/atau
sulit mendefinisikan secara teknis
bagaimana cara memenuhi kebutuhan dan
tujuan Pengadaan Barang/Jasa.
Risiko Dalam Perpres 12 / 2021

Pasal 72A ayat (1)

Barang/jasa yang ditransaksikan melalui
Toko Daring memiliki kriteria:
a. standar atau dapat distandarkan;
b. memiliki sifat risiko rendah;
 Comply
to the
rules
Modifikasi Pemilihan
SOP Kontrak

Mitigasi
Terapkan
Permintaan
ISO Jaminan
37001

Transparan
 Dr. Wawan Zulmawan
+62 818 0888 6188
wawanzul2003@gmail.com