PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

PANDUAN RINGKAS REGISTRASI (LAPOR DIRI)

BAGI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG (UM)
KEMENDIKBUDRISTEK KATEGORI 2 DAN KEMENAG ANGKATAN 2 TAHUN 2022

Panduan ini dibuat agar memudahkan peserta dalam melakukan registrasi. Harap
mencermati dan mengikuti penjelasan yang diberikan.
Kerjakan dengan urut dan jangan melewati tahapan yang ditentukan.

A. Persiapan

Registrasi/lapor diri akan dilaksanakan secara online dengan mengisi data di form dan
mengunggah sejumlah dokumen. Sebelumnya, setelah mahasiswa mendapatkan kepastian
penempatan PPG maka telah diberikan informasi jenis dan format dokumen yang diperlukan untuk
lapor diri, yaitu:

 Scan Format A1.

Untuk mahasiswa PPG Kemdikbud, format A1 ditandatangani Kepala Sekolah dan distempel
basah (bila peserta berstatus Kepala Sekolah maka ditandatangani pihak Yayasan bagi guru di
sekolah swasta, dan pihak Dinas Pendidikan bagi guru di sekolah negeri). Format A1 diunduh
dari SIMPKB setelah peserta ditetapkan sebagai peserta di UM.
Untuk mahasiswa PPG Kemenag, format A1 diunduh dari Simpatika setelah peserta
ditetapkan sebagai peserta di UM.
 Scan Pakta Integritas yang telah ditandatangani peserta di atas materai Rp. 10.000.
Untuk mahasiswa PPG Kemdikbud, pakta integritas diunduh dari SIMPKB, dan dapat
menggunakan pakta yang dibuat saat pemberkasan peserta. Bila dulu tidak menggunakan
materai, maka buatlah yang baru dengan menggunakan materai.
Untuk mahasiswa PPG Kemenag, pakta integritas diunduh dari Simpatika (bila ada) atau
menggunakan format dari https://bit.ly/format-surat-ppg atau https://bit.um.ac.id/format-surat-
ppg
 Scan Surat Pernyataan Ijin Kepala Sekolah untuk mengikuti PPG Dalam Jabatan Tahun 2022
di atas materai Rp. 10.000.
Untuk mahasiswa PPG Kemdikbud, format surat ijin diunduh dari SIMPKB atau dapat
menggunakan surat yang dibuat saat pemberkasan. Bila peserta sendiri berstatus Kepala
Sekolah maka ditandatangani pihak Yayasan bagi guru di sekolah swasta, dan pihak Dinas
Pendidikan bagi guru di sekolah negeri.
Untuk mahasiswa PPG Kemenag, format surat ijin diunduh dari Simpatika (bila ada) atau
menggunakan format dari https://bit.ly/format-surat-ppg atau https://bit.um.ac.id/format-surat-
ppg. Bila peserta sendiri berstatus Kepala Sekolah maka ditandatangani pihak Yayasan bagi
guru di sekolah swasta, dan pihak Kemenag bagi guru di sekolah negeri.
 Scan Ijazah S1. Lampirkan surat keterangan perbaikan data dari perguruan tinggi asal bila
memang ada. Tidak perlu melampirkan Akta IV atau ijazah S2/S3
 Scan Transkrip S1.
 Scan Akte kelahiran. Jika tidak ada akte kelahiran, bisa menggunakan surat kenal lahir.
 Scan Kartu Tanda Penduduk (KTP).
 Scan Kartu Keluarga (KK).
 Scan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) bagi yang memiliki
 Scan SKCK dari Kepolisian setempat yang masih berlaku
 Scan Surat Keterangan Sehat dari Puskesmas/RSUD/instansi kesehatan setempat yang masih

1
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

berlaku.
 Scan Surat Bebas NAPZA dari BNN/Kepolisian/Puskesmas/RSUD/instansi kesehatan yang
berwenang lainnya dan masih berlaku
 File pasfoto berwarna, dengan ketentuan: (1) Bagi laki-laki wajib menggunakan jas hitam,
kemeja putih polos dan berkerah serta dasi hitam, (2) Bagi perempuan wajib menggunakan jas
hitam, kemeja putih polos dan berkerah, serta kerudung hitam (bagi yang berkerudung), (3)
Tidak menggunakan kacamata, (4) Background berwarna merah, (5) bukan swafoto (selfie),
bukan repro dari foto cetak, atau crop dari foto lain (6) Tidak ada teks lain di dalam foto itu.

Masing-masing jenis dokumen berbentuk file dalam format JPG/JPEG (terpisah antara satu
berkas dengan yang lainnya).

 Untuk pasfoto, memiliki dimensi 720×480 pixel dan ukuran maksimal 200 KB (dimensi: ukuran
panjang x lebar gambar)
 Untuk file berkas lain, dimensi sekitar 800x600 pixel, atau berukuran tidak lebih dari 1 MB.

Jangan memaksa semua harus portrait atau semua harus landscape, sesuaikan saja dengan
bentuk dokumennya (contoh: ijazah umumnya landscape, pakta dalam portrait)

Lakukan pengubahan ukuran (resize) atau pemotongan (crop) bila ukuran dokumen lebih dari
ketentuan. Bila ada dokumen yang lebih dari 1 halaman maka dapat digabung menjadi 1 file
(contoh: ada transkrip yang diterbitkan bolak-balik atau dalam 2 halaman). Kami berikan caranya
di bagian akhir panduan ini.

Gambar 1 adalah contoh pose pasfoto yang benar:

Gambar 1. Contoh pose pasfoto yang benar

B. Membuat akun registrasi

Setelah semua berkas lengkap, maka proses registrasi (lapor diri) dapat dimulai. Masuklah ke
laman http://registrasi.um.ac.id (gambar 2). Ini adalah laman untuk melakukan registrasi sebagai
mahasiswa UM apapun jenjangnya, jadi pastikan tidak salah klik ke bagian lain. Untuk proses
registrasi, jangan melakukannya dengan menggunakan handphone atau tab karena ada
bagian yang menjadi tidak tampak. Gunakan laptop atau komputer biasa. Disarankan
menggunakan browser Mozilla Firefox atau Microsoft Edge, karena sering ada laporan bahwa ada
yang tidak tampak atau bermasalah bila menggunakan Google Chrome.

2
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Gambar 2. Tampilan awal halaman registrasi

Pertama kali semua pendaftar baru harus membuat akun registrasi. Klik pada tombol Buat akun
dan tampilan akan berganti ke halaman berikutnya (gambar 3). Isikan di halaman tersebut:

 Nomor peserta PPG (untuk PPG Kemdikbud: menggunakan nomor UKG, untuk PPG
Kemenag: menggunakan NPK). Pastikan angkanya lengkap dan urutannya benar.
 Isikan tanggal lahir anda (sesuaikan dengan data yang ada di A1)
 Tentukan/buatlah password untuk akun registrasi mahasiswa ini (bebas, tidak harus sama
dengan password email, yang penting bisa diingat/dicatat)
 Ulangi mengisikan password yang sama dengan sebelumnya
 Alamat email anda. Emailnya bebas, tidak harus belajar.id atau gmail atau yahoo. Yang penting
pastikan alamat email itu diisi dengan benar dan bisa dibuka karena email yang berisi link
aktivasi akun akan dikirimkan ke alamat email yang anda isikan itu. Ini tidak ada kaitan apapun
dengan Dapodik atau SIMPKB atau Simpatika.
 Kode Captcha seperti yang ditampilkan di sebelahnya. Perhatikan baik-baik, bila dirasa tidak
jelas maka klik pada tombol hijau di atas kolom isian untuk me-refresh kode Captcha.

Gambar 3. Tampilan awal pembuatan akun pendaftaran

3
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Bila sudah lengkap, Klik tombol Simpan.

Selanjutnya akan ditampilkan konfirmasi kebenaran email (gambar 4). Klik pada salah satu tombol
untuk memastikan apakah alamat emailnya benar atau belum. Bila belum maka akan dikembalikan
ke isian pembuatan akun (ulangi menentukan alamat email yang benar dan tekan tombol Simpan).
Permintaan konfirmasi ini akan tetap tampil apabila proses pembuatan akun dilakukan
menggunakan HP atau tab, tetapi dalam keadaan terpotong sehingga tombol konfirmasi menjadi
tidak tampak (gambar 5). Inilah penyebab proses registrasi terhenti karena ada tahapan yang tidak
bisa dijalani. Sebenarnya bisa disiasati dengan mengubah mode browser dari mobile view menjadi
desktop view, tetapi lebih disarankan menggunakan laptop atau komputer karena untuk
selanjutnya banyak isian yang akan menyulitkan bila dilakukan menggunakan HP.

Gambar 4. Tampilan konfirmasi isian email yang lengkap

Gambar 5. Tampilan konfirmasi isian email yang terpotong di HP

Apabila setelah klik pilihan benar tetapi nomor peserta yang diisikan salah (tidak sesuai dengan
data di sistem) atau belum waktunya melakukan registrasi maka ditampilkan pesan kesalahan
seperti di gambar 6. Ulangi kembali pengisiannya dan pastikan datanya benar.

Gambar 6. Pesan kesalahan nomor pendaftaran

4
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Apabila ada kesalahan dalam pengisian alamat email atau ruang penyimpanan (storage) email
penuh atau sebab lain sehingga email tidak bisa dikirimkan, maka setelah klik SIMPAN akan
tampil pesan “Email gagal terkirim” (gambar 7)

Gambar 7. Pesan kegagalan pengiriman email

Apabila email sudah benar dan terkonfirmasi, maka sistem menampilkan pesan bahwa akun telah
dibuat (gambar 8) dan sistem mengirimkan email balasan ke akun anda.

Gambar 8. Pesan akun berhasil dibuat

Bukalah akun email anda (sesuai dengan yang diisikan pada saat pembuatan akun sebelumnya).
Carilah kiriman email dari UM tentang aktivasi akun registrasi. Email ini seharusnya segera masuk
ke akun anda setelah klik Simpan. Apabila tidak ada, kemungkinannya adalah sebagai berikut:

1) Kalau tidak ada di Inbox, kemungkinan masuk ke folder Spam. Periksalah folder Spam.
2) Kalau tetap tidak ada, tunggu sejenak, barangkali perlu waktu untuk masuk ke akun anda. Bila
setelah beberapa saat tidak juga masuk ke akun anda, bisa meminta ulang pengiriman email
aktivasi (di halaman depan laman registrasi, di bawah tombol Login, lihat gambar 9)

Gambar 9. Permintaan pengiriman email aktivasi akun

5
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

3) Kalau masih tidak ada, kemungkinan anda salah memasukkan alamat email. Misal terjadi
demikian, ulangi pembuatan akun baru. Pembuatan ulang akun baru hanya bisa dilakukan bila
belum melakukan aktivasi.

Contoh isi email balasan dari UM dapat dilihat di gambar 10:

Gambar 10. Isi email balasan dari UM untuk aktivasi akun

Setelah berita email terbuka, klik pada tombol biru “Aktivasi akun anda”. Ini akan membawa anda
kembali halaman awal registrasi dengan pesan bahwa akun registrasi telah aktif.

Email aktivasi ini punya masa berlaku selama 25 jam. Seandainya bila anda melakukan aktivasi
kemudian muncul pesan bahwa link aktivasi tidak valid (gambar 11) maka ulangi untuk meminta
email aktivasi. Lihat di Langkah 2) sebelumnya

Gambar 11. Pesan link aktivasi tidak valid

C. Melakukan registrasi

Setelah melakukan aktivasi akun pendaftaran melalui email dan kembali ke halaman registrasi,
isikan nomor peserta PPG (di isian nomor peserta), serta password yang anda buat di awal tadi
(di isian kata sandi), selanjutnya klik Login (jangan login dengan mengisikan alamat email).

Pada halaman terdepan akan tampil nomor dan nama pendaftaran. Ada kemungkinan nama yang
awalnya petik tunggal akan tampil menjadi petik ganda (misal MA'RUF tampil sebagai MA''RUF,
gambar 12). Abaikan saja, itu akan diperbaiki oleh bagian Akademik setelah registrasi selesai.

6
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Gambar 12. Contoh nama dengan tanda petik ganda

Proses registrasi terdiri dari 5 tahap:

1) Mengisi biodata
2) Mengisi hobi dan prestasi
3) Mengisi data pendidikan
4) Mengunggah/upload dokumen
5) Mencetak formulir

Pada form isian biodata (tahap ke-1), hobi dan prestasi (tahap ke-2), dan isian data Pendidikan
(tahap 3), isikan apapun data yang diminta (termasuk informasi pekerjaan dan suami/istri).
Pastikan mengisi dengan benar dan teliti, persis seperti dokumen yang anda miliki. Pastikan NIK
(Nomor Induk Kependudukan), nama mahasiswa (tanpa gelar), tempat/tanggal lahir, nama orang
tua diisi benar (tanpa gelar) karena akan digunakan sebagai data pokok di Pangkalan Data
Pendidikan Tinggi (PD-Dikti). Pada dasarnya isian tempat lahir menggunakan nama kota, tetapi
dimungkinkan tempat lahir yang tercantum di dokumen anda bukan nama kota (misal hanya
menyebut nama kecamatan) atau malah nama kota tidak tercantum di pilihan isian registrasi.
Solusinya lihat pada penjelasan di bagian selanjutnya.

Isian hobi dan prestasi (tahap ke-2) tidak wajib diisi, boleh dilewati. Pada sisi kanan bawah setiap
halaman, ada tombol Simpan dan Lanjut untuk menyimpan isian halaman saat itu kemudian
lanjut ke halaman selanjutnya, atau kembali ke halaman sebelumnya.

Kasus yang sering ditemui pada saat pengisian biodata dan solusinya:

 Orang tua sudah meninggal  tetap isikan namanya tanpa diberi keterangan “almarhum”.
Jangan memilih “tidak punya ayah”, kecuali memang bila ayahnya tidak diketahui
identitasnya. Jangan mengisi TIDAK ADA, karena walaupun sudah meninggal, namanya masih
tetap ada.
 Pekerjaan orangtua tidak tersedia di pilihan  pilih yang paling mendekati
 Isian email dan nomor HP orang tua  bila orangtua tidak memiliki email atau HP dan isian itu
tidak boleh kosong, coba isikan dengan tanda “-“ (strip). Jika masih tidak bisa, maka isikan saja
alamat email dan nomor HP anda sendiri.
 Pendidikan orangtua  pilih yang paling sesuai. Misal tidak bersekolah dan tidak ada
pilihannya, pilih saja lulus SD. Lulusan sarjana muda sama dengan lulusan Diploma.
 Gaji orangtua bila orangtua sudah meninggal atau tidak punya pekerjaan, jangan
dikosongkan isiannya. Bila tidak bisa diisi dengan 0, maka isikan angka selain 0.
 Belum menikah  tidak perlu mengisikan data pekerjaan suami/istri
 Ukuran jas almamater  pilih saja, tapi tidak ada pemberian jas untuk PPG (registrasi ini
menggunakan template aplikasi registrasi jenjang S2 yang memang ada pembagian jas)
 Tidak ada pilihan nama kota tempat lahir  pilih Propinsi: Lain-lain, lalu pilih Kota: Lain-lain.

7
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Selanjutnya muncul kotak isian, lalu isikan nama tempat lahir anda di dalamnya (lihat gambar
13).
 Alamat  isikan alamat sesuai dengan domisili (kediaman) saat ini

Gambar 13. Pengisian nama kota yang tidak ada di pilihan

 Misalkan setelah klik simpan tampil pesan “terdapat ID ganda” (gambar 14). Pesan ini karena
NIK dan data lain telah terekam sebelumnya di Siakad UM (biasanya terjadi bagi alumni UM
atau yang sedang belajar di UM). Untuk itu proses registrasi terpaksa berhenti dan anda harus
menghubungi helpdesk registrasi agar dapat ditangani. Nomor helpdesk dan tatacara pelaporan
dapat dilihat pada bagian akhir panduan ini (halaman 13, sebelum lampiran). Kalau tidak ada
pesan ini, tidak perlu lapor.

Gambar 14. Pesan kesalahan ID ganda

 Misalkan setelah klik simpan, muncul pesan “Terjadi kesalahan menyimpan data” (gambar 15).
Pesan ini terjadi bila (antara lain): tidak tepat dalam mengisi NIK (kurang atau kelebihan angka),
menggunakan tanda kurung pada nama perguruan tinggi, atau hal lainnya yang memicu
kesalahan. Klik pada link “disini” yang ada di pesan tersebut. Ulangi mengisi dengan teliti,dan
simpan. Misal setelah diulangi masih tetap keluar pesan demikian, kembali klik link “disini”,
lanjutkan pengisian ke bagian selain biodata dan seterusnya sampai selesai menjadi lembar
biodata. Selanjutnya hubungi helpdesk registrasi agar dapat ditangani. Nomor helpdesk dan
tatacara pelaporan dapat dilihat pada bagian akhir panduan ini (halaman 13, sebelum
lampiran). Kalau tidak ada pesan ini, tidak perlu lapor.

Gambar 15. Pesan kesalahan proses menyimpan data

8
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Pada pengisian data Pendidikan (tahap ke-3), isikan data Pendidikan S1 anda dengan lengkap.
Jumlah SKS dan IPK disesuaikan dengan yang tertulis di transkrip akademik. Isian biaya studi diisi
dengan sumber biaya saat anda melaksanakan studi S1 dulu (biaya sendiri atau beasiswa).

Pada tahapan ke-4, anda diminta untuk mengunduh Surat Pernyataan Mahasiswa (SPM) dengan
klik pada tombol biru (lihat gambar 16). Unduh/cetaklah dan simpanlah (ini tidak diminta untuk
diisi, tidak diminta untuk diupload, hanya disimpan sebagai arsip), sehingga bila terlewat pun tidak
menjadi masalah. Contoh bentuk SPM dapat dilihat di gambar 17.

Gambar 16. Tombol unduh SPM

Gambar 17. Contoh format SPM

Selanjutnya adalah upload berbagai file dokumen yang dipersyaratkan. Untuk melakukan upload
dokumen, maka pilih lebih dulu jenis dokumen pada Kategori Dokumen, kemudian tentukan
filenya (di tombol Choose File atau Pilih File atau Telusuri), lalu klik pada Tambah Data. Gambar
dokumen yang telah diunggah akan ditampilkan pada daftar dokumen. Kalau ternyata gambar
hasil unggah tidak tampil, pasti ada kesalahan. Pergilah ke bagian atas tabel, lihat dulu pesan
kesalahannya di kotak warna merah. Perbaiki apa yang dipermasalahkan dan upload ulang.
Jangan melanjutkan ke dokumen berikutnya sebelum terunggah dengan benar.

Kalau sudah benar, ulangi lagi langkah yang sama untuk mengunggah dokumen yang lain. Urutan
unggah file bebas, yang penting adalah yang ditandai “Wajib” harus diunggah. Dokumen yang
bertanda “Tidak Wajib” boleh diunggah, boleh pula tidak diunggah (tidak harus diisi). Jangan
memaksakan diri unggah berkas yang tidak wajib karena itu akan memakan waktu (Gambar 18)

9
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Gambar 18. Contoh dokumen yang tidak wajib

Kasus yang sering terjadi pada saat unggah file dokumen dan solusinya:

 Ditampilkan pesan “Panjang dan lebar image di luar cakupan” (lihat gambar 19). Ini berarti
ukuran atau dimensi (ukuran panjang atau lebar gambar) image dokumen melebihi ketentuan
(lihat spesifikasi berkas di bagian A panduan ini). Berarti anda perlu mengubah dimensi gambar
menjadi lebih kecil. Di bagian akhir panduan ini diberikan cara mengubah ukuran dimensi. Ada
kasus dokumen yang dimensinya lebih dari 800 pixel x 600 pixel masih bisa diunggah karena
ukurannya kurang dari 1 MB. Jadi periksa dulu ukuran dimensi (panjang dan lebar) dan ukuran
filenya sebelum diunggah.

Gambar 19. Pesan kesalahan dimensi gambar

 Ditampilkan pesan “Anda belum memasukkan semua dokumen” (lihat gambar 20). Hal ini
terjadi karena anda belum lengkap mengunggah semua dokumen yang sifatnya wajib tetapi
sudah berpindah ke halaman selanjutnya (ada yang dilewati). Kasus tidak lengkap ini karena
memang sengaja belum mengunggah, atau karena tidak memperhatikan pesan kesalahan
tetapi meneruskan upload dokumen lainnya. Cek kembali di bagian kategori dokumen (di atas
tombol Tambah Data), dokumen wajib apa yang belum diunggah.

10
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Gambar 20. Pesan kesalahan dokumen tidak lengkap

 Ditampilkan pesan “Tipe image tidak sesuai” (lihat gambar 21). Hal ini terjadi karena anda
mengunggah selain file jpg atau png (misal mengunggah file pdf). Ulangi unggah dengan format
yang benar.

Gambar 21. Pesan kesalahan tipe image tidak sesuai

Proses unggah file ini tidak harus diselesaikan sekaligus, bisa dilanjutkan pada kesempatan yang
lain. Apa yang sudah diunggah tetap tersimpan, tinggal melanjutkan yang kurang. Tentu saja
prosesnya diawali kembali dari halaman login (lihat proses login di awal bagian C)

Pada akhir tahap ke-4, bacalah pernyataan di kotak merah (lihat gambar 22) dan setelah yakin
maka klik pada Simpan Permanen untuk menyimpan data. Ingat, pastikan anda sudah
mengunduh SPM (gambar 13) dan semua data yang diisikan sudah benar sebelum simpan
permanen. Simpan permanen ini wajib dilakukan agar bisa mencetak biodata, dan akan berhasil
bila semua dokumen sudah diisikan dengan lengkap dan benar. Bila sudah tersimpan permanen
maka semua data terkunci dan tidak bisa diubah lagi. Anda harus menghubungi petugas (helpdesk
registrasi) untuk membuka kuncinya, dan ini perlu waktu untuk bisa terbuka kembali.

Gambar 22. Pernyataan pendaftar dan tombol simpan permanen

Pada tahap ke-5 akan ditampilkan hasil isian semua data sebelumnya yang telah diunggah. Pada
bagian bawah terdapat 3 tombol masing-masing untuk mengunduh formulir biodata, salinan map,

11
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

validasi keuangan (lihat gambar 23). Penekanan tombol 1, 2, 3 akan membuka window baru di
browser, sehingga pastikan browser bisa membuka tab/window baru (tidak diblok oleh browser).
Ada kemungkinan efek dari klik tombol 2 dan 3 akan langsung mengunduh dalam bentuk file.

Gambar 23. Tombol unduh berbagai formulir

Yang wajib diunduh adalah formulir biodata (tombol 1). Tombol nomor 2 dan 3 tidak wajib.
Ada kemungkinan tombol 3 tidak bekerja, abaikan saja bila ini terjadi. Simpanlah semua file
tersebut sebagai bukti berhasil melakukan registrasi, karena nantinya tetap digunakan sampai
anda dinyatakan lulus Yudisium dan untuk syarat pengambilan sertifikat pendidik. Informasi
penting yang akan sering ditanyakan adalah NIM (Nomor Induk Mahasiswa). Ini sudah tercantum
di formulir biodata (gambar 24). Foto memang tidak ditampilkan di lembar biodata, silahkan
ditempel sendiri.

Gambar 24. Contoh formulir biodata mahasiswa

Yang perlu diketahui adalah:

 PPG di Universitas Negeri Malang dilaksanakan oleh Prodi PPG, yang berada di bawah
Sekolah Pascasarjana UM. Itulah sebabnya nama fakultasnya adalah SEKOLAH
PASCASARJANA.

12
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

 Program Studi yang tercantum di biodata adalah nama prodi yang melaksanakan PPG. Belum
tentu namanya sama dengan nama mapel/bidang PPG yang anda ikuti, dan itu bukan nama
prodi anda saat mengikuti S1 dulu. Sebagai contoh, PPG mapel Seni Budaya, dilaksanakan
oleh Prodi Pendidikan Seni Rupa, PPG mapel Akuntansi oleh Prodi Pendidikan Tata Niaga,
PPG mapel Perikanan oleh Prodi Pendidikan Biologi, dan sebagainya. Jadi keterangan di
formulir biodata itu sudah benar sesuai dengan penamaan prodi di UM.

Ada kemungkinan nilai penghasilan (poin 18) ditampilkan berbeda dengan yang diisikan saat
pengisian biodata. Poin 20 juga seharusnya tertulis “Program Studi S1”. Tidak masalah, abaikan
saja.

Setelah semua proses selesai, tekan tombol Keluar (logout) di ujung kanan atas halaman ini untuk
keluar dari sistem registrasi. Ingat, pastikan anda sudah Simpan Permanen dan cetak biodata agar
dapat dinyatakan sebagai mahasiswa.

Untuk informasi umum mengenai PPG, anda bisa hubungi admin PPG di email ppg@um.ac.id,
pesan di halaman facebook PPG (bukan dalam komentar posting), pesan di akun Instagram PPG,
atau untuk respon yang lebih cepat kirimkan pesan di grup besar angkatan yang sudah dibentuk
sebelumnya, atau japri pesan teks ke nomor 0812 3392 8177 (Whatsapp atau Telegram),
atau ke 0821 4013 5824 (Whatsapp), atau Maaf, kirimkan pesan anda dalam bentuk
teks, jangan voice call atau video call.

Pastikan juga anda rajin menengok media social web PPG UM di alamat http://ppg.um.ac.id,
halaman Facebook PPG UM di https://facebook.com/ppg.daljab.um, dan akun Instagram PPG
UM @ppg_sps_um atau https://www.instagram.com/ppg_sps_um. Semua informasi akan
kami sampaikan di grup dan media sosial karena kami tidak mungkin untuk memberitahukan
setiap satu per satu hal ke setiap orang.

Catatan: bila status anda sudah permanen tetapi masih ada proses yang terlewat, atau ingin
memperbaiki dokumen yang diunggah, atau permasalahan lain yang berkaitan dengan
registrasi tetapi tidak bisa dibantu oleh admin PPG, anda bisa mengirim pesan teks Whatsapp
ke petugas/helpdesk Mahasiswa baru di nomor 0888 5522 533 (hanya menerima teks
Whatsapp, tidak menerima telepon/videocall). Sebaiknya anda cetak formulir biodata (atau
screenshot tampilan yang “bermasalah”), dan laporkan permasalahan anda. Sebutkan: nomor
pendaftaran (nomor peserta PPG), nama, dan masalah anda. Kirimkan pesan dan tunggu
balasan. Cukup kirim sekali saja, jangan mengirimkan hal yang sama berulang-ulang.

Helpdesk tersebut melayani seluruh mahasiswa baru UM, ada ratusan pesan yang harus
dibalas, banyak masalah yang ditangani, sehingga mungkin tidak segera bisa membalas pesan
anda. Yang penting anda sudah kirimkan masalah anda, tunggu saja balasannya.

13
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

LAMPIRAN

Berikut ini adalah panduan untuk menggabungkan gambar (merge) dan memotong gambar
(crop). Ini adalah solusi alternatif, dipersilahkan bapak ibu menggunakan cara lain.

A. MENGGABUNGKAN GAMBAR (MERGE)

Ada berkas yang aslinya tidak dalam 1 halaman, misalnya transkrip. Ketika scan, harus dilakukan
satu per satu halaman sehingga menghasilkan 2 file gambar (image) dalam format JPG. Padahal
yang diminta adalah 1 file saja. Berarti kedua gambar perlu digabungkan menjadi 1 file dengan
gambar yang tetap dapat terbaca. Ada berbagai cara untuk menggabungkan file, misal dengan
aplikasi Paint di Windows atau secara online di beberapa web yang menyediakan layanan ini.
Salah satu website untuk menggabungkan (merge) adalah Pinetools. Sayangnya hanya bisa
menggabungkan 2 gambar setiap saat. Menurut kami, ini tools yang cukup mudah digunakan dan
tidak terganggu oleh tampilan iklan.

Berikut ini panduan penggunaannya:

1. Buka browser, dan isikan alamat https://pinetools.com/merge-images

2. Pilih file pertama di FIRST IMAGE dan file kedua di SECOND IMAGE. Masing-masing file akan
ditampilkan (preview).
3. Pada OPTIONS - How to position the images, pilihlah apakah file digabungkan bersebelahan
kiri-kanan (Horizontally) atau atas-bawah (Vertically).
4. Bila gambar berbeda ukurannya tentunya tidak bisa digabungkan begitu saja. Lihat opsi di “How
to adjust the size of the images”. Pilihlah apakah Do not adjust (tidak diubah ukurannya),
Magnify the smallest (gambar yang kecil diperbesar menyesuaikan yang lebih besar), Reduce
the biggest (gambar yang lebih besar diperkecil menyesuaikan yang lebih kecil), dan Crop the
biggest (gambar yang lebih besar dipotong menyesuaikan yang lebih kecil). Pilihan bawaannya
adalah Reduce the biggest, sebaiknya ini tidak diubah.
5. Bila anda ingin menambahkan border, maka aturlah ukuran dan warna border.

14
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

6. Terakhir, klik tombol MERGE untuk menggabungkan kedua file tersebut. Tunggu sesaat, maka
gambar hasil gabungan akan ditampilkan. Bila sudah sesuai, klik pada PNG, JPG, atau WEBP
di sisi atas preview hasil untuk menentukan format gambar yang diunduh.

Gambar hasil gabungan ini tentu dimensinya adalah gabungan dari dimensi aslinya. Misal tadinya
diatur horizontal, maka lebar (width) adalah 2 kali lipat width aslinya. Karena width yang diminta
maksimal adalah 600px, tentu perlu diperkecil. Lihat bagian berikutnya tentang memperkecil
dimensi gambar.

B. MENGUBAH UKURAN (RESIZE) DAN MEMOTONG (CROP) IMAGE

Sistem registrasi meminta file berdimensi (ukuran) sekitar 800 x 600 pixel, padahal file aslinya bisa
jauh lebih besar dari itu. Berarti dimensi file perlu diperkecil agar file bisa diterima sistem. Ada
berbagai cara, misal dengan aplikasi Paint di Windows atau secara online pada beberapa website
yang menyediakan layanan ini. Salah satu website untuk crop (memotong) dan resize (mengubah
ukuran) adalah https://resizeimage.net/. Sebenarnya PineTools yang digunakan di merge file
(lihat penjelasan sebelumnya) juga memiliki kedua fasilitas ini, tetapi crop dan resize harus
dilakukan terpisah. Kami pilihkan yang mudah digunakan dan fasilitasnya tersedia dalam satu
tempat.

Berikut ini panduan penggunaannya:

1. Buka browser, dan isikan alamat https://resizeimage.net/

15
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

2. Langkah nomor 1 yang ditampilkan di browser adalah untuk memuat gambar. Klik pada tombol
“Upload an image”, pilih lokasi dan file yang akan diolah. File yang dibuka akan ditampilkan
(preview) di Langkah nomor 2 (Crop your image).
3. Lihatlah tampilan preview-nya di Langkah nomor 2. Apakah perlu untuk dipotong (crop)?
Biasanya di tepi dokumen ada bagian yang kosong, inilah yang perlu dibuang agar teks tetap
terlihat jelas setelah gambarnya dikecilkan. Langkah crop ini opsional, tidak harus dilakukan
kalau memang tidak perlu. Misal ada yang perlu dipotong, maka klik pada ujung kiri atas
gambar, tarik ke ujung kanan bawah. Ini akan memunculkan batas seluas area yang akan
digunakan. Area di luar batas (yang berwarna gelap) itulah yang akan dibuang. Anda bisa atur
posisi dan luasnya dengan klik pada titik di seputar batas.

4. Selanjutnya klik pada tombol “Crop” yang terletak di atas gambar. Tunggu sesaat, maka
gambar yang ditampilkan akan mengecil sesuai dengan area yang dipilih.
5. Langkah nomor 3 (Rotate your image) adalah untuk memutar (rotate) gambar, misal ternyata
yang ditampilkan itu posisinya tidak sesuai. Rotate ini opsional, lakukan bila memang
diperlukan, dengan memilih apakah memutar 90 derajat searah jarum jam (clockwise), 180

16
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

derajat, atau 90 derajat berlawanan dengan arah jarum jam (counter clockwise). Sayangnya,
hasil rotasi tidak langsung tampil.
6. Langkah nomor 4 (Resize your image) adalah untuk resize gambar. Ukuran asli gambar
ditampilkan di situ, ini yang dijadikan acuan untuk memperbesar atau memperkecil gambar. Ada
3 kotak teks yang ditampilkan: kotak pertama adalah persen ukuran gambar, kotak kedua
adalah lebar (width) gambar, kotak ketiga adalah tinggi (height) gambar.

Agar gambar tetap proporsional pastikan opsi “Keep Aspect Ratio” tetap tercentang. Untuk
mengubah ukuran tinggi atau lebar gambar, isikan angka yang diinginkan pada salah satu kotak
dari kotak kedua atau ketiga. Nilai di kotak yang lain akan mengikuti secara proporsional (misal
anda isikan lebar yang baru di kotak kedua, maka nilai tinggi di kotak ketiga akan berubah
menyesuaikan secara otomatis, dan sebaliknya). Kalau lebih suka dengan persen, isikan nilai
persen ukuran yang baru di kotak pertama. Opsi lain tidak perlu untuk diubah.
7. Langsung lompat ke langkah nomor 7 (Optimize your image) karena langkah 5 (Make
background transparent) dan 6 (Select the output image format) tidak diperlukan. Klik pada
tombol “Resize Image”. Tunggu sejenak, maka akan ditampilkan informasi hasil pengubahan
gambar. Klik pada “Download Image” untuk menyimpan gambar yang baru.

Proses resize selesai, gunakan file hasil resize ini untuk diunggah di sistem registrasi.

C. MENGUBAH UKURAN GAMBAR DENGAN APLIKASI PAINT

Cara lain yang lebih mudah untuk mengubah ukuran image adalah dengan menggunakan aplikasi
Paint yang sudah tersedia di sistem operasi Windows. Berikut ini panduan penggunaannya:

1. Buka aplikasi Paint (di Windows 10 bisa melalui menu Start - Windows Accessories).
2. Buka file image yang akan diresize, dengan memilih menu File – Open, kemudian arahkan ke
folder dan file yang sesuai. Isi image ditampilkan di dalam Paint.
3. Periksalah apakah ada bagian yang bisa dipotong (crop). Bila ada pergilah ke sisi kanan tengah
gambar, dan klik pada kotak kecil di sisi kanan gambar, tahan, dan geser ke kiri.

17
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

Lakukan hal yang serupa bila ada bagian bawah gambar yang perlu untuk dipotong. Pergilah ke
sisi bawah tengah gambar, klik pada kotak kecil, tahan, dan geser ke sisi atas untuk
memperkecil. Kelemahan Paint adalah penggeseran cara ini hanya berlaku untuk sisi kanan
dan bawah gambar saja.
4. Misal ada sisi atas yang perlu dipotong, anda bisa lakukan dengan memilih semua gambar.
Tekan Ctrl-A atau melalui menu Select – Select All.

Setelah semua gambar terpilih, klik dan geser mouse ke atas atau ke kiri sesuai keperluan.
5. Untuk mengubah ukuran image, pada toolbar klik ikon Resize

6. Berikutnya ditampilkan window untuk menentukan ukuran yang baru. Pastikan pilihan “Maintain
aspect ratio” dalam keadaan tercentang, dan pilihlah Pixels. Akan ditampilkan ukuran image
sebenarnya.

18
PANDUAN REGISTRASI MAHASISWA PPG UNIVERSITAS NEGERI MALANG 200822-2100

7. Isikan lebar gambar yang diinginkan pada kotak Horizontal, atau tinggi gambar yang diinginkan
pada kotak Vertical (pilih salah satu saja). Pengubahan horizontal secara otomatis akan
mengubah isian di vertical dan sebaliknya pengubahan vertical secara otomatis akan
mengubah isian di horizontal. Bila sudah benar, klik pada OK
8. Simpanlah hasil pengubahan dengan menekan File – Save atau dengan menekan ikon
bergambar Disk (di sisi atas menu File). Gunakan file hasil resize ini untuk diunggah di sistem
registrasi.

19