Bab ini akan membahas analisa terhadap tinjuan terintegrasi tentang sistem
informasi peduli proses, implementasi BPMS yang tersedia saat ini untuk
menemukan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh implementasi tersebut
dan beberapa kemungkinan pengembangan.
:: Struktur Organisasi
Enterprise
:: Struktur Data
Table B Table D
Table A
Table C
:: Proses Bisnis
Task 2
Task 1
Task 3
21
Dari gambar III-1, terlihat bahwa ada 4 lapisan utama dalam sistem informasi
peduli proses. Lapisan-lapisan tersebut adalah :
1. Struktur Organisasi
Lapisan struktur organisasi menggambarkan bagaimana staf dibagi
menjadi unit-unit yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas-tugas
yang tercantum dalam deskripsi kerja unit tersebut. Struktur organisasi
juga menggambarkan hubungan hierarki satu unit dengan unit yang lain.
2. Struktur Data
Lapisan struktur data menggambarkan data-data yang dimiliki oleh
perusahaan dan hubungan antara data satu dengan data yang lainnya. Data-
data tersebut adalah data yang dipakai oleh unit-unit perusahaan dalam
melaksanakan tugas-tugas unit. Selama pelaksanaan proses, data-data
tersebut akan dialirkan dari satu tugas suatu unit kerja ke tugas unit kerja
yang lain.
3. Proses Bisnis
Lapisan proses bisnis menggambarkan urut-urutan pelaksanaan tugas unit
kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.
4. Aplikasi yang Sudah Ada dan Aplikasi Khusus
Lapisan yang menggambarkan aplikasi-aplikasi yang sudah sudah dimiliki
oleh perusahaan dan aplikasi-aplikasi khusus untuk mengolah data-data
perusahaan yang memiliki karakteristik tertentu. Lapisan ini belum tentu
ada dalam sebuah sistem informasi perusahaan, tetapi dengan semakin
besar dan kompleksnya proses bisnis yang dimiliki oleh sistem informasi
perusahaan, kemungkinan lapisan ini muncul semakin besar.
22
2. Struktur Organisasi – Proses Bisnis
Hubungan antara struktur organisasi dengan proses bisnis terletak pada
tugas unit kerja organisasi yang akan ditentukan urut-urutan
pelaksanaannya oleh proses bisnis. Hubungan struktur organisasi dan
proses bisnis juga terdapat pada penentuan jalur eskalasi apabila suatu
tugas perlu di serahkan ke staf yang mempunyai kewenangan lebih tinggi.
3. Proses Bisnis – Struktur Data
Hubungan proses bisnis dengan struktur data terletak pada aliran urut-
urutan tugas dalam proses bisnis akan mengalirkan data-data yang
berhubungan dengan pelaksanaan instan proses yang sedang dilakukan.
4. Proses Bisnis – Aplikasi Khusus
Hubungan proses bisnis dengan aplikasi khusus terletak pada tugas dalam
proses bisnis yang mungkin memerlukan fungsi-fungsi tertentu yang
disediakan oleh aplikasi khusus.
23
Gambar III-2. Langkah pembangunan perangkat lunak dengan BPMS
Hasil dari desain proses kemudian akan dipergunakan oleh developer untuk
mengkostumisasi BPMS berdasarkan diagram proses yang telah dibangun oleh
desainer proses. Kostumisasi meliputi pembuatan form-form tugas untuk setiap
tahap proses, penentuan data-data yang dialirkan dan pembuatan kode-kode skrip
untuk operasi-operasi khusus. Proses kostumisasi ini dilakukan melalui perangkat
lunak bantu kostumisasi yang disediakan BPMS.
24
pelaksanaan tugas ditentukan oleh workflow engine sesuai dengan interpretasi
diagram proses yang dibuat oleh desainer proses.
Dari penjelasan cara kerja BPMS diatas, terlihat bahwa penggunaan diagram
proses yang dapat diinterpretasikan langsung oleh beberapa subsistem BPMS
menjadi inti pengimplementasian perangkat lunak proses bisnis mempergunakan
BPMS.
25
Gambar III-3. Pembagian area diagram proses BPMS
Penggunaan perangkat lunak bantu lain untuk menganalisa dan mendesain bagian-
bagian sistem informasi yang seharusnya terintegrasi tentu saja akan membawa
konsekuensi seperti sulitnya untuk memandang sistem informasi peduli proses
yang dibangun menjadi satu kesatuan yang terintegrasi oleh desainer proses dan
developer yang mengimplementasikan sistem informasi tersebut. Konsekuensi
lainnya adalah model yang dibangun mempergunakan perangkat bantu lain tentu
saja tidak dapat langsung diinterpretasikan oleh subsistem-subsistem BPMS
sehingga memerlukan banyak kostumisasi manual berupa penulisan kode-kode
skrip oleh developer. Hal ini tentu saja sangat mempengaruhi jangka waktu dan
biaya pembangunan perangkat lunak proses bisnis mempergunakan BPMS.
Hubungan cara kerja BPMS dengan perangkat lunak bantu yang dipergunakan
dapat digambarkan seperti pada gambar III-4.
26
Gambar III-4. Langkah pembangunan perangkat lunak dengan BPMS dan
perangkat bantu yang dipergunakan
27
Seperti yang terlihat pada gambar III-5, sistem BPMS terdiri dari beberapa
komponen yang saling berhubungan. Komponen-komponen tersebut adalah :
1. Process Definition Tools
Komponen ini berguna untuk membantu desainer proses untuk
menggambar diagram model proses bisnis yang akan dipergunakan dalam
pelaksanaan implementasi proses bisnis.
2. Workflow Engine
Workflow engine bertugas untuk menciptakan instan proses baru setelah
kejadian yang dapat menginisialisasi instan proses dan bertanggung jawab
terhadap pengontrolan aliran urut-urutan tugas selama instan proses
berjalan. Pengontrolan urut-urutan tugas dilakukan berdasarkan
interpretasi terhadap diagram proses yang telah dibuat oleh desainer
proses.
4. Invoked application
Komponen ini adalah aplikasi-aplikasi lain yang dipergunakan oleh BPMS
selama pelaksanaan proses.
5. Workflow Interoperability
Komponen ini adalah sistem BPMS lain yang dapat dihubungi oleh sistem
BPMS untuk tujuan peningkatan skalabilitas.
28
6. Administration and Monitoring
Komponen menyediakan fasilitas untuk memasukkan nilai-nilai parameter
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proses dan fasilitas untuk mengawasi
pelaksanaan proses.
Terlihat dari gambar arsitektur BPMS saat ini seperti yang terlihat pada gambar
III-5, sistem hanya mengakomodasi interpretasi diagram proses yang hanya
memodelkan proses bisnis. Bila dipetakan antara arsitektur BPMS saat ini dengan
tinjauan terintegrasi terhadap sistem informasi peduli proses, BPMS saat ini hanya
beroperasi pada lapisan proses bisnis. Sedangkan hubungan dengan lapisan-
lapisan lain seperti struktur data, struktur organisasi dan hubungan dengan
aplikasi khusus dilakukan dengan penulisan kode secara manual dengan
mengunakan Application Programming Interface (API) yang disediakan. Metode
hubungan ini bukan sebuah metode yang efektif untuk menghadapi dinamika
proses bisnis yang sering berubah secara cepat.
Tujuan dari tesis ini adalah untuk membangun BPMS yang memiliki proses
pembangunan perangkat lunak dengan abstraksi lengkap untuk hubungan antara
struktur organisasi, struktur data, proses bisnis dan aplikasi khusus. Untuk
memenuhi tujuan tersebut, maka dilakukan pengembangan terhadap cara kerja,
diagram model proses dan arsitektur sistem BPMS.
29
dipergunakan akan memodelkan lapisan struktur data, struktur organisasi, proses
bisnis dan hubungan dengan aplikasi khusus secara lengkap.
30
pemodelan proses, maka dalam diagram pengembangan akan ada area untuk
pemodelan struktur organisasi, struktur data, proses bisnis dan hubungan dengan
aplikasi khusus. Pembagian area diagram proses bisnis yang telah dikembangkan
terlihat seperti pada gambar III-7.
31
struktur organisasi hierarki ini disebabkan sebagian besar organisasi membagi
divisi-divisi kerjanya mempergunakan struktur organisasi hierarki.
:: Struktur Organisasi
Enterprise
Area Model
Struktur Organisasi
:: Struktur Data
:: Aplikasi Khusus
:: Proses Bisnis
Area Tugas Area Tugas Area Tugas Area Tugas Area Model
Divisi A Divisi B Enterprise Divisi C Proses Bisnis
Satu unit di struktur organisasi di wakilkan dengan notasi berupa kotak. Didalam
kotak terdapat nama unit sebagai identifikasi unit, daftar tugas unit, daftar form
tugas dan daftar staf. Penggambaran notasi unit dapat dilihat di gambar III-9.
Nama Unit
[Daftar Tugas]
[Daftar Staff]
32
Pemodelan data dilakukan dengan menggambarkan tabel-tabel data yang terlibat
dalam pelaksanaan proses beserta hubungan antara satu tabel dengan tabel yang
lain. Satu tabel digambarkan dengan notasi berupa kotak. Didalam kotak terdapat
nama tabel sebagai identifikasi tabel dan daftar field dari tabel tersebut. Field
yang menjadi key dari tabel tercetak dalam huruf tebal. Contoh penggambaran
tabel terlihat pada gambar III-10.
Hubungan antar tabel yang digambarkan adalah hubungan referensi dari field satu
tabel ke field table lainnya. Contoh penggambaran hubungan antar tabel terlihat
pada gambar III-11.
Untuk area proses bisnis, notasi yang dapat dipergunakan terlihat pada tabel III-1.
Jumlah notasi proses bisnis relatif sedikit dan mempergunakan simbol gambar
atau icon. Tujuannya adalah untuk mempermudah pengguna BPMS untuk
mempelajari dan membaca diagram proses. Walaupun jumlah notasi yang
disediakan sedikit, tetapi notasi-notasi ini mampu untuk memodelkan proses
bisnis kompleks. Hal tersebut dikarenakan sebagian besar notasi-notasi kompleks
dapat dimodelkan mempergunakan notasi-notasi dasar yang ada dalam tabel
berikut ini.
33
Tabel III-1. Notasi Diagram Proses Pengembangan
Notasi Nama Deskripsi
Mulai Titik awal pelaksanaan proses,
berjumlah satu
Penggambaran antar area terlihat seperti pada gambar III-12. Hubungan antara
area struktur organisasi dengan struktur data digambarkan dengan menggunakan
34
garis dari unit organisasi ke tabel-tabel yang dipergunakannya. Hubungan antara
unit tabel tercipta melalui form tugas yang dimiliki unit yang mempergunakan
tabel data.
Hubungan antara area struktur data dan area proses bisnis digambarkan melalui
perpanjangan kolom yang mewakilkan area dari satu unit. Penempatan satu notasi
tugas interaktif staf di satu kolom unit tertentu menunjukkan bahwa tugas
interaktif tersebut akan dilaksanakan oleh staf dari unit pada kolom tersebut.
Sedangkan penempatan notasi-notasi lain pada area proses bisnis tidak
berhubungan dengan pembagian unit.
:: Struktur Organisasi
Enterprise
:: Struktur Data
table1 tableRef
- KeyField : type - KeyField : type
- outRefField : type - otherField1 : type
- otherField2 : type - otherField2 : type
:: Aplikasi Khusus
AppServer1 AppServer2
:: Proses Bisnis
Start
Task 1 From Div B Call AppServer 2 Stop
35
Hubungan antara area proses bisnis dengan area struktur data digambarkan
dengan mempergunakan garis dari tugas interaktif staf ke tabel yang
dipergunakan. Hubungan ini tercipta dari tugas interaktif yang akan dilakukan
akan mempergunakan form tugas tertentu yang selanjutnya akan mempergunakan
data dari tabel.
Hubungan antara area proses bisnis dengan area aplikasi khusus digambarkan
dengan garis yang menghubungkan notasi pemanggilan fungsi di area proses
bisnis ke notasi server yang dimaksud.
36
Komponen, tugas dan interaksi masing-masing komponen yang terdapat dalam
arsiterktur pengembangan ini adalah sebagai berikut :
1. Workflow Engine
Sama seperti arsitektur BPMS saat ini, workflow engine bertugas menciptakan
instan proses, menggerakkan instan dari satu state ke state berikutnya dan
menyimpan data internal proses. Komponen ini mengalami pengembangan
dengan tujuan untuk menambahkan kemampuan menginterpretasikan diagram
proses yang memiliki pemodelan lengkap struktur organisasi, struktur data,
proses bisnis dan aplikasi khusus.
2. Unit Server
Komponen ini adalah representasi satu divisi dari organisasi. Pada komponen
ini disimpan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh divisi tersebut, form tugas
yang berkaitan dengan pengerjaan tugas dan daftar staf dari divisi tersebut.
Komponen ini bertugas untuk melakukan penunjukan staf yang akan
melaksanakan suatu tugas saat workflow engine menerbitkan suatu tugas baru
bagi divisi tersebut.
37
5. Workflow Client Application
Komponen ini berfungsi untuk mendaftarkan proses yang dapat diinstanisasi
oleh staff. Komponen ini juga mendaftarkan tugas-tugas yang telah ditugaskan
ke staf yang sedang membuka komponen ini dan menjalankan form untuk
tugas-tugas tersebut.
9. Database Driver
Komponen ini adalah kumpulan fungsi untuk menghubungi database. Driver
yang dimiliki BPMS data ditambahkan sesuai dengan jumlah jenis database
yang ingin diintegrasikan kedalam sistem BPMS.
38
11. Invoked External Application
Komponen ini adalah aplikasi eksternal yang dipanggil oleh workflow engine.
39