BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Analisa sistem merupakan proses memahami sistem yang ada pada suatu

perusahaan yang mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan serta

hambatan pada suatu perusahaan yang akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan

yang dapat memberikan solusi pemecahan masalah seperti pada CV. Tonny Motor

yang bergerak dibidang perdagangan. Sistem yang sedang berjalan pada CV.

Tonny Motor masih bersifat manual yaitu menggunakan tulis tangan untuk

transaksi penjualan dan pembelian motor bekas, sering terjadi kesalahan dalam

penyimpanan data dan juga membutuhkan waktu yang lama dalam proses

pembuatan laporan.

Pengolahan data dengan menggunakan komputer saat ini sudah banyak

diterapkan baik pada instansi pemerintah maupun swasta. Untuk itu dibutuhkan

komputer yang dapat mempercepat proses pengolahan data sehingga

menghasilkan data yang akurat dan cepat.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di CV. Tonny Motor yang beralamat di

Jalan Tanjung Raya II, Komplek Cendana Indah (Samping Sekolah Terpadu)

terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi sangat penting

bagi setiap perusahaan. Berikut ini adalah penjelasan sejarah perusahaan dan

struktur organisasi pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak.

24
 25

3.2.1. Sejarah Perusahaan

CV. Tonny Motor adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan

yaitu jual beli, tukar tambah sepeda motor bekas. Perusahaan ini didirikan pada

Tanggal 11 Maret Tahun 2008 yang beralamat di jalan Tanjung Raya II, Komplek

Cendana Indah (Samping Sekolah Terpadu) yang di pimpin oleh Bapak Tonny

selaku pimpinan di instansi tersebut. Keinginannya untuk membuka sebuah bisnis

sampingan yang dimulai dari menjual jenis motor Honda dan Suzuki. Usaha

tersebut berlanjut hingga pemilik mendirikan sebuah Persekutuan Komanditer

(CV) jual beli motor bekas. Jenis sepeda motor yang jual beli adalah Honda,

Yamaha dan Suzuki. Sebelum menjual merek motor Yamaha beliau hanya

menjual merk motor Honda dan Suzuki saja. Selama tiga (III) tahun berjalan CV.

Tonny Motor ini tidak mengalami perkembangan apapun. Seiring dengan

persaingan yang ada, Pak Tonny memutuskan menambahkan merk motor yang

dijual yaitu merek motor Yamaha. Pada Tahun 2011 usaha Bapak Tonny

berkembang pesat hingga sekarang.

3.2.2. Struktur Organisasi

Pimpinan

Keuangan Supervisior Mekanik 1

Mekanik 2

Sumber : Struktur Organisasi CV. Tonny Motor Kota Pontianak (2017)

Gambar III.1 Struktur Organisasi CV. Tonny Motor Kota Pontianak
 26

Berikut ini adalah fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada struktur

organisasi CV. Tonny Motor Kota Pontianak.

1. Kepala Pimpinan

Kepala Pimpinan memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab dan Mengawas seluruh kegiatan yang dijalankan

perusahaan.

b. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing – masing

kepala koordinasi sesuai bidang masing – masing.

c. Menerima laporan dari setiap department tentang hasil yang telah dicapai

oleh masing – masing koordinator.

2. Keuangan

Bagian keuangan memiliki tugas sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab atas perintah yang diberikan kepada pimpinan.

b. Menyusun laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan secara

periodik.

c. Menyimpan hasil laporan keuangan dan menyerahkannya kepada

pimpinan.

3. Supervisior

Tugas supervisior adalah sebagai berikut:

a. Membantu dan meningkatkan penjualan motor.

b. Memeriksa hasil laporan penjualan

c. Melaporkan hasil laporan penjualan kepada bagian keuangan setiap

bulannya.
 27

4. Mekanik

Tugas mekanik adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan proses pemeriksanaan awal sebelum menjual motor sesuai

dengan kebutuhan.

b. Melaksanakan proses perbaikan motor yang berkualitas.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Berdasarkan ruang lingkup yang telah dijabarkan pada bab sebelumnya,

berikut ini akan disajikan proses bisnis sistem berjalan pada CV. Tonny Motor

Kota Pontianak.

1. Proses Transaski Pembelian

Tahap masuk (pembelian) sepeda motor terjadi apabila ada permintaan atau

penawaran dari customer yang datang ke CV. Tonny Motor. Supervisior

melakukan pengecekan motor diantaranya pengecekan kondisi fisik motor,

STNK, dan BPKB Motor. Jika motor layak dan supervisior setuju maka

customer menyerahkan berkas, fotocopy KTP dan Kartu Keluarga sebagai

bukti bahwa motor tersebut milik customer. Kemudian supervisior

menyerahkan berkas fotocopy KTP dan Kartu Keluarga kepada bagian

keuangan untuk ditulis pada buku daftar pemasok. Setelah selesai proses

pendataan, berkas fotocopy KTP dan Kartu Keluarga diserahkan kepada

pimpinan untuk mendapatkan persetujuan. Jika berkas disetujui, maka bagian

keuangan memberikan kwitansi pembelian berupa tanda jadi bahwa motor

tersebut sudah dibeli.

 28

2. Proses Transaksi Penjualan

Customer datang langsung dan memilih jenis motor apa yang di beli customer

serta meminta daftar harga ke bagian supervisior. Jika permintaan customer

sesuai dengan motor yang ada maka bagian supervisior mengeluarkan buku

dan mencatat data customer, alamat, nomor telepon dan fotocopy KTP

sebagai bukti bahwa motor tersebut sudah dipesan atau dibeli, kemudian

customer memberikan uang secara tunai kepada bagian supervisior. Setelah

itu supervisior menyerahkan berkas, fotocopy KTP dan nomor telepon

customer ke bagian keuangan, untuk diberikan kepada pimpinan. Kemudian

pimpinan mengeluarkan surat jalan, STNK, BPKB dan kwitansi penjualan

berwarna kuning untuk diberikan kepada customer dan yang hijau disimpan

untuk dibuat laporan penjualan. Kemudian pimpinan menyerahkan surat jalan

ke supervisior dan motor tersebut siap diantarkan ke alamat customer.

3. Laporan

Pada tahap pembuatan laporan, supervisior membuat laporan perbulan hasil

penjualan motor dari customer untuk diberikan kepada bagian keuangan.

Bagian supervisior hanya membuat hasil laporan penjualan perbulan saja dan

akan diberikan kepada bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan

memeriksa hasil laporan penjualan motor, bagian keuangan mencatat jenis

motor yang sudah terjual dan yang masih tersedia. Setelah itu bagian

keuangan membuat laporan hasil pembelian motor perbulan. Setelah laporan

hasil penjualan dan pembelian perbulan dan tahun sudah dibuat, maka bagian

keuangan memberikan hasil laporan penjualan dan pembelian yang akan

diperiksa dan diarsipkan oleh pimpinan.

 29

3.4. Unified Modelling Language (UML)

Unified Modelling Languange (UML) yang menggambarkan proses bisnis

sistem berjalan penjualan dan pembelian motor yang digambarkan pada Activity

Diagram. Adapun penggambaran dari Activity Diagram yang menggambarkan

proses bisnis sistem berjalan penjualan dan pembelian motor bekas adalah sebagai

berikut:

3.4.1. Activity Diagram

1. Proses Transaksi Pembelian

Berikut adalah proses bisnis sistem berjalan transaksi pembelian yang ada

pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak:

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.2 Activity Diagram Proses Transaksi Pembelian Pada CV. Tonny
Motor Kota Pontianak

Pada Activity Diagram sistem berjalan transaksi pembelian ini menjelaskan

tentang transaksi pembelian motor, dimana setiap customer menawarkan motor

dan dibeli oleh CV. Tonny Motor.

 30

2. Proses Transaksi Penjualan

Berikut adalah proses bisnis sistem berjalan transaksi penjualan yang ada

pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak:

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.3 Activity Diagram Proses Transaksi Penjualan Pada CV. Tonny
Kota Pontianak

Pada Activity Diagram sistem berjalan transaksi penjualan ini menjelaskan

tentang transaksi penjulan motor. Motor yang dibeli oleh CV. Tonny Motor akan

dijual kembali kepada customer yang ingin membeli motor.

 31

3. Proses Laporan penjualan dan pembelian

Berikut adalah proses bisnis sistem berjalan transaksi penjualan yang ada

pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak:

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.4 Activity Diagram Proses Laporan Penjualan dan Pembelian
Pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak

Pada Activity Diagram sistem berjalan ini, hasil penjualan dan pembelian

motor bekas akan dibuat laporan penjualan dan pembelian yang nanti akan

diberikan kepada Pimpinan untuk diarsipkan.

 32

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan ini membahas tentang rincian bentuk dokumen

masukan dan keluaran yang digunakan pada sistem persediaan motor pada CV

Tonny Motor Kota Pontianak.

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan (input) adalah suatu dokumen yang berisi data – data

pada suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data, yang kemudian

digunakan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan sesuai kebutuhan.

Adapun bentuk dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Kartu Tanda Penduduk

Nama Dokumen : KTP

Fungsi : Syarat pembelian motor

Sumber : Customer

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Tujuan : Bagian Supervisior

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian motor

Bentuk : Lampiran A-1

2. Kartu Keluarga

Nama Dokumen : KK

Fungsi : Syarat pembelian motor

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Supervisior

 33

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian motor

Bentuk : Lampiran A-2

3. Surat Tanda Nomor Kendaraan

Nama Dokumen : STNK

Fungsi : Bukti kepemilikan

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Supervisior

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian motor

Bentuk : Lampiran A-3

4. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor

Nama Dokumen : BPKB

Fungsi : Bukti kepemilikan

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Supervisior

Jumlah : Satu buku

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian motor

Bentuk : Lampiran A-4

 34

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran (output) adalah hasil akhir dari proses penjualan motor

bekas pada CV. Tonny Motor. Adapun bentuk dokumentasi keluaran adalah

sebagai berikut:

1. Kwitansi

Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor

Sumber : Bagian Supervisior

Tujuan : Customer

Jumlah : Dua lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan

Bentuk : Lampiran B-1

2. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk pengiriman motor

Sumber : Bagian Supervisior

Tujuan : Customer

Jumlah : Dua lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi penjualan motor

Bentuk : Lampiran B-2

3. Laporan Penjualan Dan Pembelian

Nama Dokumen : Laporan Penjualan Dan pembelian

 35

Fungsi : Untuk mengetahui penjualan dan pembelian motor

Sumber : Arsip Kwitansi

Tujuan : Pimpinan

Jumlah : Satu lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Hasil persediaan motor perbulan dan tahun

Bentuk : Lampiran B-3

3.6. Permasalahan Pokok

Dalam proses penjualan dan pembelian motor bekas pada CV. Tonny Motor

ini masih menggunakan pencatatan berupa buku, sehingga hal ini dapat

menyebebkan beberapa permasalahan yang terjadi. Diantaranya:

1. Proses transaksi penjualan dan pembelian yang masih menggunakan

pencatatan tulis tangan dapat menyebabkan kesalahan dalam pembuatan

laporan penjualan dan pembelian motor.

2. Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan penjualan dan

pembelian motor yang akan dilaporkan kepada Pimpinan.

3. Pencarian data penjualan dan pembelian akan membutuhkan waktu yang

sangat lama sehingga dapat mengurangi efektifitas dan efesiensi kinerja

karyawan.

4. Dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian, karyawan harus

mencatat semua bukti dari hasil penjualan dan pembelian motor yang sudah

dilakukan dengan memeriksa satu – persatu bukti yang ada sehingga

memakan waktu yang cukup lama dalam pembuatan laporan.

 36

3.7. Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang terjadi pada CV. Tonny Motor, maka penulis

menyarankan sebuah sistem yang sudah terkomputerisasi untuk proses penjualan

dan pembelian motor bekas yaitu dengan menggunakan Microsoft Visual basic

versi 6.0 sebagai aplikasi pemograman, MySQL sebagai perancangan database

serta Crystal Report sebagai aplikasi pembuatan laporan.

Maka pemecahan masalah pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak adalah

sebagai berikut:

1. Dapat memberikan peringatan jika ada data yang sama dengan cara

memberika primary key pada data tersebut.

2. Dengan menggunakan fitur pencarian dapat memudahkan dalam pencarian

data – data tersebut.

3. Karyawan akan lebih mudah dalam melakukan pengecekan persediaan motor

karena persediaan motor akan bertambah dan berkurang secara otomatis

sesuai dengan data penjualan dan pembelian yang dimasukkan

4. Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi, dalam pembuatan laporan akan

lebih mudah dan cepat karena data penjualan dan pembelian akan secara

otomatis terekap menjadi laporan penjualan dan pembelian perbulan dan

tahun, sehingga karyawan cukup mencetak format laporan yang sudah

tersedia.

Dalam pemecahan masalah yang ada pada CV. Tonny Motor Kota Pontianak,

maka penulis berharap kedepannya tidak terjadi kesalahan atau keterlambatan

dalam proses pencatatan data penjualan dan pembelian motor.