RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI AGUNG KENCANA SERVIS

Oleh : Nyoman Binada Pusaka Roynaya I Komang Padma Santika I Gst Agung Dwi Antara Putra I Made Rana Adiwiguna 100010692 100010565 100010562 100010419

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER STIKOM BALI 2012
i

KATA PENGANTAR

Om Swastiastu,

Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena telah melimpahkan segala rahmat-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan yang berjudul Rancangan Sistem Informasi Agung Kencana Servis . Tidak ada sesuatu yang sempurna, oleh karena itu apa yang terdapat dalam makalah ini masih banyak kekurangan, maka penulis sangat mengharapkan kritik dari pembaca. Diharapkan semoga makalah ini dapat digunakan dan sekiranya bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya.

Om, Santi, Santi, Santi, Om

ii

DAFTAR ISI
COVER JUDUL ........................................................................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................................................................. ii DAFTAR ISI............................................................................................................................................... iii BAB I ............................................................................................................................................................ 1 PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang .................................................................................................................................. 1 1.2 Tujuan ................................................................................................................................................ 1 BAB II .......................................................................................................................................................... 2 PEMBAHASAN .......................................................................................................................................... 2 2.1 Sistem Manajemen Service Mobil Agung Kencana Servis ....................................................... 2 2.2 Identifikasi Table Proses Yang Diusulkan...................................................................................... 3 2.3 Analisis Kebutuhan Data ................................................................................................................. 7 2.4 Software yang digunakan ............................................................................................................... 12 2.5 Rancangan Menu ............................................................................................................................ 13 2.6 Context Diagram ............................................................................................................................. 26 BAB III....................................................................................................................................................... 27 PENUTUP.................................................................................................................................................. 27 3.1 Kesimpulan ...................................................................................................................................... 27

iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang PT. AGUNG KENCANA SERVIS adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa perbaikan dan perawatan kendaraan roda empat. Untuk mengantisipasi perkembangan teknologi informasi serta berkembangnya perusahaan,maka diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen perusahaan yang baik dan peningkatan sumber daya manusia. Seiring pesatnya perkembangan bisnis dalam segala bidang, akhir akhir ini menuntut adanya suatu penyesuian diadalam penyajian informasi untuk para pengambil keputusan dan diperlukan pengembangan sebuah system. Ini dapat diartikan menyusun suatu system yang lama secara keseluruhan atau bertahap atau memperbaiki sistm yang sudah ada.

1.2 Tujuan Tujuan perlu dibuatnya sebuah system manajemen informasi Agung Kencana Servis adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan menganalisa suatu kebutuhan akan perkembangan system pada PT. AGUNG KENCANA SERVIS. b. Melakukan pembahasan , perancangan dan pengembangan system.

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Sistem Manajemen Service Mobil Agung Kencana Servis Proses bisnis service mobil Agung Kencana dimulai ketika pelanggan membawa mobilnya untuk diservice. Pelanggan dilayani oleh petugas service advicer dengan meminta STNK dan kunci mobil. Informasi direkam/dicatat tentang identitas mobil meliputi merk,

model, no STNK, no Rangka, tanggal registrasi. Serta identitas pelanggan berupa id_pelangan, nama, alamat, tgl lahir dll. Kemudian service advisor menanyakan keluhan pelanggan dan dicatat. Selanjutnya service advisor menyerahkan kunci mobil kepada kepala mekanik guna dicek tentang kerusakan mobil tersebut. Setelah kerusakan dicek oleh kepala mekanik lalu informasi disampaikan kepada service advisor tentang kerusakan mobil dan dicatat tentang komponen yang perlu diganti dalam sebuah lembar item kerja serta biaya yang dibutuhkan. Lalu petugas service advicer mengkofirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan ingin melakukan perbaikan sesuai dengan lembar item kerja dan biaya yang dibutuhkan.jika tidak maka pelanggan bisa memilih untuk service saja tanpa melakukan pergantian komponen dengan biaya yang lebih sedikit. Jika ia, maka service advicer akan membuat work order rangkap 3 dan diserahkan kepada mekanik bengkel rangkap 2 .rangkap 1 deserahkan kepada pelanggan Lalu mekanik bengkel meminta suku cadang kebagian gudang dengan melampirkan work order. Petugas bagian gudang menyiapkan suku cadang dan membuat nota tentang pengambilan parts dan bahan bahan /NPPB sebanyak 2 rangkap . Setelah mekanik bengkel menerima suku cadang dari bagian gudang, maka mekanik bengkel langsung melakukan service dan memperbaiki mobil serta pergantian komponen sesui dengan permintaan kerja.
2

Setelah selesai melakukan service dan perbaikan lalu diserahkan kepada kepala mekanik guna dillakukan test drive mengecek apakah service benar benar selesai dengan baik.Jika sudah maka mobil kembali diserahkan kepada pelanggan . lalu pelanggan akan melakukan pembayaran di bagian keuangan. Petugas bagian keuangan menerima pembayaran dari pelanggan dan membuat faktur bengkel 3 rangkap . Yang terakhir adalah bagian akutansi yaitu membuat jurnal penerimaan kas setelah menrima faktur bengkel 2 rangkap dari bagian keuangan.dan bagian keungan membuat laporan penerimaan kas ke direktur setiap akhir periode. 2.2 Identifikasi Table Proses Yang Diusulkan No Nama Proses Uraian Proses Pelanggan datang meminta service. Data Digunakan 1 Melayani Pelanggan Data mobil Keluhan pelanggan Petugas service advicer meminta STNK Data pelanggan dan kunci mobil. Service advicer memasukan data pelanggan dan mobil. Menanykan keluhan kepada pelanggan Mencatat kleuhan. Data pelanggan dan mobil disimpan dalam computer. Kunci diserahkankepada kepala Data mobil Data pelanggan Yang

Mengecek mobil

mobil

mekanik oleh service advicer. Kepala mekanik melakukan pengecekan mobil. ke Service

Konfirmasi pelanggan tentang kerusakan

advicer

menanyakan

apakah Data mobil

kerusakan

pelanggan ingin mengganti komponen yang rusak atau tidak .

Data Work order

mobil 4 Membuat Work Service Order tentang mekanik. Memilih Work order. Work order ditampilkan dalam layar computer. Menambah service. Menampilkan layar WO detail dan tambah service pada computer. Memilih jenis service dan simpan dalam computer. mencetak work order 3 rangkap. WO rangkap 1 kepada pelanggan. WO rangkap 2 kepada mekanik bengkel. WO 3 arsip. mengotorisasi work order. 5 Meminta cadang suku Mekanik bengkel menerima WO rangkap 2 Data WO dari Service advicer. Meminta suku cadang ke bagian gudang dengan melampirkan work order. 6 Menyiapkan suku cadang Bagian gudang menyiapkan suku cadng Data setelah ada permintaan dari mekanik bengkel. Meminta suku cadang di gudang. Memberikan suku cadang ke mekanik bengkel. Membuka menu work order dan tampilkan dalam layar computer. Tambah barang.
4

advicer kerusakan

menerima mobil

konfirmasi Perintah kerja dari kepala Jenis service

Data service

detail

suku

cadang Data work order (data service)

 Pada hlayar computer tampilkan WO detail /tambah sparepart. Bagian gudangmemeilih jenis sparepart. Simpan data suku cadang dalam computer dan mengurangi persediaan suku cadang. Membuat nota pengambilan parts dan bahan /NPPB sebanyak 2 rangkap. Mengotorisasi NPPB . Membuka laporan pengeluaran sparepart dan tampilkan daalm layar computer. Bagian gudang memilih periode, jenis laporan. Computer cetak laporan. 7 Melakukan perbaikan dan service mobil Mekanik bengkel menerima suku cadang Data work order dari bagian gudang. Menerima NPPB rangkap 1. Melakukan service dan perbaikan sesuai dengan perintah kerja 8 Melakukan test Mekanik drive bengkel selesai Mobil (data service)

melakukanperbaikan melkukan test drive .

lalu kepala meanik

Menerima kunci mobil dan STNK dari bengkel mekanik.menegecek dan

melakukan test drive. Memberikan kunci mobil dan STNK kepada seervice advicer. Bagian kunci Data pelanggan Data work order (data service) menerima uang,

Menerima pembayaran

keuangan

menerima

mobildan STNK dari kepala mekanik. Pelanggan membayar. Bagian keuangan

menampilakan menu pembayaran dalam layar computer. Memilih jenis pembayaran dan memasukan uang. Computer menghitung jumlah kembalian uang. Mencdeetak faktur bengkel sebanyak 3 rangkap. Faktur bengkel rangkap 1 pada pelanggan + kunci mobil dan STNK. Rangkap2 kebagian akutansi. Rangkap 3 arsip bagian keuangan. Menerima faktur pembayaran rangkap 2 Data pelanggan dari bagian keuangan. Memilih JPK dan menampilkannya dalam layar computer. Memilih periode dan cetak jurnal. Mengarsip faktur bengkel rangkap 2. 11 Membuat laporan penerimaan kas Bagian keuangan membuka menu JPK dan Laporan tampikan dalam layar computer menu JPK. Meilih periode dan cetak penerimaan kas. laporan Laporan keuangan. Data work order (data service) Data pembayaran

10

Membuat jurnal

penerimaan kas.

Bagian keuangan menyerahkan laporan Laporan penerimaankas ke direktur. karyawan. Laporan sparepart Laporan pelanggan data

2.3 Analisis Kebutuhan Data No Data 1 Karyawan Atribut NIK Nama_karyawan Tanggal_lahir Alamat No_telp Keterangan Nomer induk karyawan

terdiri dari dua field nama bagian, empat field tahun karyawan masuk, dua field bulanan karyawan masuk, dua field nomer urut seperti DK20101201. Nama karayawan. Tanggal lahir karaywan. Jenis kelamin karyawan. Alamat karyawan. Nomer telepon karyawan.

User

NIK Password

Nomer

induk

karyawan

terdiri dari dua field nama bagian, empat field tahun karyawan masuk, dua field bulanan karyawan masuk, dua field nomer urut seperti DK20101201. Password berupa angka atau karakter

Pelanggan

kd_pelanggan nama_pelanggan alamat no_tlp

kode primary

pelanggan key

sebagai (auto

increment) nama pelanggan. Alamat pelanggan. Nomer telepon pelanggan.

Mobil

no_polis

nomer

polisi

sebagai

 kd_pelanggan no_rangka no_mesin merk tahun_pembuatan

primary key. Kode Nomer pelanggan. Nomer mesin mobil. Merek sebagai foreign key (auto iincrement). Tahun mobil tahun pembuatan pelanggan sebagai

foreign key(auto icrement). rangkamobil

Work Order

no_wo tanggal no_polisi nik km_akhir status

no

work

order

sebagai

primary key. Terdiri dari dua field nama traansaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field nomer urut.

Seperti WO20222011001. Tangal order. kode Nomer pelanggan (auto pembuatan work

increment). induk karyawan

terdiri dari dua field nama bagian, empat field tahun karyawan masuk, dua field bulanan karyawan masuk, dua field nomer urut seperti MK20101201. Kilometer akhir mobil. Status work order

transaksinya sudah selesai

apa belum ( close apa open). 6 Barang kd_barang kd_merk nama_barang harga_barang stok status kode barang sebagai merk

primary key, kode sebagai foreign key. Kode increment). Nama barang. Harga barang. Stok barang. merk

(auto

Status barang diaprove oleh direktur atau tidak. 7 Detail_Barang kd_detail_barang no_wo kd_barang jumlah_barang harga_barang kode detai barang (primary key). no work order sebagai

primary key. Terdiri dari dua field nama traansaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field nomer urut.

Seperti WO110011001. Kode barang. Jumlah barang. Harga barang. 8 Service kd_service nama_service harga status kode primary increment). Nama service. Harga service. Status service, diaprove oleh direktur atau tidak. 9 Detail_Service kd_detail_service
9

service key

sebagai (auto

kode detai service (auto

 no_wo kd_service jumlah_service harga_service

increment). no work order sebagai

primary key. Terdiri dari dua field nama traansaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga Kode field nomer urut.

Seperti WO20110011001. service (auto

increment). Jumlah service. Harga service 10 Faktur_Pembayaran no_faktur no_wo tanggal tipe_pembayaran bayar nomer faktur sebagai

primary key terdiri dari dua field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field no no urut. Contoh

FA000123. work order sebagai

primary key. Terdiri dari dua field nama traansaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field nomer urut.

Seperti WO20110011001. Tanggal pembayaaaran. Tipe pembayaran sperti kes, bon, asuransi. Uang yang dibayar. 11 Detail_Pembayaran no_faktur
10

nomer

faktur

sebagai

 bayar lunas

foreign key terdiri dari dua field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field no urut. Contoh

FA000123. Uang yang dibayar. Transaksi slelesai. 12 Jurnal kd_jurnal no_faktur tgl kode jurnal sebagai primary key terdiridari tiga field nama jurnal, dua field tahun jurnal, dua field bulan

juranal, tiga field nomer urut. Contoh JPK1101101. nomer faktur sebagai

foreign key terdiri dari dua field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field no urut. Contoh

FA000123. Tanggal pembuatan jurnal. 13 Detail_Jurnal kd_jurnal value type kode jurnal sebagia primary key, terdiridari tiga field nama jurnal, dua field tahun jurnal, dua field bulan

juranal, tiga field nomer urut. Contoh JPK1101101. Nilai Tipe pemasukan.
11

(uang

service,sparepart, kas dll).

14

Lpk

kd_lpk no_faktur tgl tipe_pembayaran jurnal_kas

kode

penerimaan

kas

sebagai primary key (auto increment). nomer faktur sebagai

foreign key terdiri dari dua field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field no urut. Contoh

FA000123. Tanggal laporan penerimaan kas. Tipe pembayaran. Uang yang ditrima.

2.4 Software yang digunakan a. Visual Studio 2008 Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. b. SQL server 2000 Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik aplikasi bisnis, aplikasi personal maupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi windows, ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup compiler, SDK, Intgreted Development Environment (IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Compiler yang dimasukkan ke

12

dalam paket Visual Studio antara lainVisual C++, Visual C#, Visual Basic, Visual Basic.NET, Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual SourceSa. 2.5 Rancangan Menu a. Rancangan Menu Login

Tombol login untuk masuk ke halaman home

b. Rancangan Menu Home

13

Dalam halaman home ada beberapa menu pilihan antara lain: Home, Master, Bengkel dan Laporan.

c. Rancangan Menu Master

Dalam menu master terdapat 4 pilihan, antara lain: Pelanggan, Karyawan, Servis, Data barang.

Pelanggan Form Pelanggan

Tombol add untuk menambah data pelanggan

Kotak kecil / checkbox untukmemilih data yang ingin dihapus atau diedit. Tombol edit untuk mengubah data pelanggan. Tombol delete untuk menghapus data pelanggan.

Form Tambah Pelanggan

Bila tombol add pada form sebelumnya diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Exit untuk keluar dari form tambah pelanggan dan kembali ke form pelanggan. Save untuk menyimpan data pelanggan hyang baru.

Karyawan Form Karyawan

15

Add untuk menambah data karyawan. Checkbox dicentang untuk memilih data karyawan yang ingin dihapus atau diedit. Edit untuk mengubah data karyawan. Delete untuk menghapus data karyawan.

Form Tambah Karyawan

Bila tombol add pada form karyawan diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form tambah karyawan dan kembali ke form karyawan. Save untuk menyimpan data karyawan yang baru.

Servis Form Servis

16

Dalam form servis terdapat beberapa pilihan servis yang sudah disertakan dengan harga sesuai ketentuan bengkel. Tombol add untuk menambah data servis.

Form Tambah Servis

Bila tombol add pada form servis diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form tambah servis dan kembali ke form servis. Save untuk menyimpan data servis yang baru.

Data Barang

17

Dalam form barang terdapat beberapa data barang yang juga sudah disertakan dengan harga sesuai ketentuan bengkel. Tombol add untuk menambah data servis.

Form Tambah barang

Bila tombol add pada form barang diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form tambah barang dan kembali ke form servis.
18

Save untuk menyimpan data barang yang baru.

d. Rancangan Menu Bengkel

Dalam menu master terdapat 2 pilihan, antara lain: Work Order dan Pembayaran.

Work Order

19

Dalam menu work order ini terdapat beberapa work order servis yang sudah di pesan sebelumnya oleh pelanggan, jika status work order adalah open maka work order tersebut belum dikerjakan dan kita bisa melihat rincian work order tersebut dengan mengklik open. Dalam halaman ini juga terdapat tombol add yang berfungsi untuk menambah work order.

Form Tambah Work Order

Bila tombol add pada form work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Form ini berfungsi untuk menambah work order. Dalam form ini juga disertakan tombol add servis untuk menambah servis dan add sparepart untuk menambah sparepart.

Form Tambah Servis Berdasarkan Work Order

20

Bila tombol add servis pada form tambah work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form add servis dan kembali ke form tambah work order. Save untuk menyimpan data servis.

Form Tambah Sparepart Berdasarkan Work Order

21

Bila tombol add sparepart pada form tambah work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form add sparepart dan kembali ke form tambah work order. Save untuk menyimpan data servis. Pembayaran

Halaman pembayaran ini berfungsi untuk melihat daftar servis yang sudah selesai dan harus dilunasi oleh pelanggan. Jika statusnya open berarti belum lunas dan jika statusnya closed berarti sudah lunas. Untuk melihat detail transaksi kita tinggal mengklik open pada status dan kita akan melihat halaman detail transaksi seperti dibawah ini .

22

Detail Transaksi

e. Rancangan Menu Laporan

Dalam menu master terdapat 4 pilihan, antara lain: JPK, LPK, Sparepart dan Servis.

23

JPK

Halaman JPK berfungsi untuk melihat laporan jurnal penerimaan kas Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.

LPK

Halaman LPK berfungsi untuk melihat laporan penerimaan kas Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.

24

Sparepart

Halaman sparepart berfungsi untuk melihat laporan pengeluaran sparepart Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.

Servis

Halaman servis berfungsi untuk melihat laporan servis Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.

25

2.6 Context Diagram

26

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan analisis, perencanaan,dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut: a. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel Agung Kencana Servis, maka dapat menghemat waktu dalam memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan dengan menghasilkan data yang lebih maksimal. b. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada Bengkel Agung Kencana Servis dengan lebih cepat dan akurat serta dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. c. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan antara lain: Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen, karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa mengetahui nama user dan password, sehingga data perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya. Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya.

27