TELUSUR DOKUMEN , TELUSUR INDIVIDU DAN SISTEM dan OBSERVASI

POKJA KPS
PRINSIP KPS
A. PERENCANAAN
B. ORIENTASI
C. DIKLAT
D. PEMERIKSAAN KESEHATAN KARYAWAN
E. EVALUASI /PENILAIAN KINERJA
Khusus Staf Klinis
 KRENDENSIAL ( Staf Medis, Perawat/Bidan dan Nakes lainnya)
 DAN REKREDENSIAL STAF KLINIS ( SETIAP 3 TAHUN)
 EVALUASI ( SETIAP TAHUN)

A. PERENCANAAN
1. Pola ketenagaan (KPS 1) bikin Kebijakan,Panduannya dan SPO  lihat di
KPS 5 dan 6
2. Uraian tugas seluruh staf (KPS1.1) HRD harus sudah punya UTW seluruh
staf sesuai klasifikasinya  ada dalam Pedoman Perencanaan SDM RS FMC
3. Rekrutmen: adalah Proses penerimaan staf, evaluasi kualifikasi staf baru,
Penetapan staf , Proses rekrutmen harus seragam  wajib ada SPO
Rekrutment nya dan alur rekrutmen :
 Ada proses recruitmen /seleksi penerimaan staf ( termasuk kualifikasi staf
baru yang diinginkan dan Uraian tugasnya )
 Ada proses untuk mengevaluasi kualifikasi staf baru.--> mekanisme
evaluasi berdasarkan test tertulis, wawancara, psikotest s/d evaluasi
hasilnya sampai pelamar itu diterima
Ada bukti dari evaluasi tsb dan didokumentasikan untuk nantinya dibuatkan
surat penugasan menjadi staf
 Ada proses PENUGASAN seseorang menjadi staf.Penetapan SDM
(mencakup pola ketenagaan , penetapan penugasanstaf, penetapan
pelaksanaan alih tanggung jawab) (KPS6) untuk PENEMPATAN
STAF baru  wajib dibuat SK penerimaan dan penempatan staf
beserta uraian tugasnya

1
  Proses yang seragam di seluruh rumah sakit (KPS2),
 Proses diimplementasikan.( Point 1.2.3 di atas)
Catatan :
Untuk Staf Klinis, prosesnya rekrutmen melalui Kredensial staf klinis
( evaluasi staf klinis baru oleh unit kerja. Evaluasi berkelanjutan,
dokumentasi) (KPS 3)
Staf non kinis( supervisi dan evaluasi berkelanjutan) (KPS 4)

FILE KEPEGAWAIAN :
1. Kualifikasi Staf;
2. Uraian tugas;
3. CV;
4. Bukti evaluasi;
5. Catatan pelatihan yang diikuti;
6. Pemutakhiran file kepegawaian (KPS 5)

Penetapan perencanaan SDM yang (mecakup pola ketenagaan ,penetapan penugasan

staf, penetapan pelaksanaan alih tanggung jawab) di KPS 1 akan lebih detil lagi di
KPS6

B. ORIENTASI :
Umum : (ttg Visi Misi RS,struktur Organisasi RS, tata tertib RM ,Mutu dan Patient
Safety ,PPI)
Khusus ( di unit kerja, visi misi unit kerja, struktur orgasnisasi unit kerja, tatib, uraian
tugas, termasuk orientasi berkas RM dll)
Lama orientasi : 2 minggu.
Catatan :
Walaupun staf baru sudah diterima ( berdasarkan hasil test tertulis dan
wawancara, psiko test berdasarkan evaluasi sesuai kualifikasi staf ) ,
kemudian oleh bagian SDM sudah dibuatkan , dimana SK Penerimaan/
Penugasan dan penempatan sudah ditanda tangani oleh Kepala Rumah
Sakit/Direktur , beserta Uraian Tugas staf tersebut) NAMUN staf baru tersebut
wajib melakukan ORIENTASI TERLEBIH DAHULU setelah 2 minggu dan

2
 disetujui oleh Kepala Unit/Instalasi , Staf tersebut baru diberikan SK Penugasan
dan Penempatan staf beserta uraian tugasnya.

C. DIKLAT ( sesuai kompetensi ) eksternal dan internal

D. PENILAIAN KERJA/EVALUSI

3
TELUSUR INDIVIDU - WAWANCARA KEPADA STAF SDM BERUPA
Surveyor akan menanyakan ;
Ke staf HRD
1. Dapatkah anda menjelaskan Struktur Organisasi Rumah Sakit di RS saudara?
2. Coba Jelaskan Mekanisme Perencanaan SDM
3. Bagaimana sistem Rekrutmen yang saudara ketahui, jelaskan ?
4. Dalam mekanisme Rekrutmen, Apakah ada keseragaman proses Rekrutmen saat
seseorang diterima menjadi karyawan ?
5. Surveyor menanyakan Uraian tugas secara acak kepada Karyawan baik staf non klinis
dan staf klinis. Bisakah sebutkan uraian tugas saudara?
Kepada staf klinis surveyor akan tanya
Staf Non Klinis :
 Bagaiman Sistem Rekrutmen yang saudara ketahui?
Staf klinis :
 Bagaiman Sistem Kredensial dan rekredensial untuk staf Klinis?
Evaluasinya?Adakah sistem Penilaian Evaluasi?
Kepada Staf HRD dan staf/pimpinan : Surveyor akan tanya
 Bagaiman sistem oritentsi ; evaluasi / penilaian kinerja? Bagaimana
Penilaian Kinerja Unit kerja dan Penilaian Kinerja Individu?

TELUSUR SISTEM :
Surveyor akan ke ruang filing  Akan dilihat Sistem Filing Kepegawaian,
 Apa saja isi file karyawan ( sesuai tidak dengan Urutan penimpanan File
Kepegawaian)  PENDOKUMENTASIAN secara seragam dalam file
kepegawaian
 Surveyor akan menanyakan juga pendokumentasian Rekapan Pola Ketenagaannya staf
RS baik staf non klinis, maupun staf klinis ( dokter, perawat/bidan , dan nakes lainnya)
termasuk adakah SPO penyimpanan file kepegawaian?
 Ada informasi yang terdokumentasi untuk setiap staf rumahsakit. ( KPS 5)

4
TELUSUR SISTEM : WAWANCARA, OBSERVASI DAN SIMULASI KE BAGIAN
HRD TENTANG MANAJEMEN HRD KHUSUSNYA SISTEM FILING
SURVEYOR JUGA AKAN MELIHAT PENDOKUMENTASIAN NYA
Dalam KPS 5 SPO Penyimpanan Filing ( harus ada) , memuat :
1. Informasi kepegawaian dipelihara untuk setiap staf rumahsakit
2. File kepegawaian berisi kualifikasi staf tersebut
3. File kepegawaian berisi uraian tugas yang berlaku dari staft ersebut
4. File kepegawaian berisi riwayat pekerjaan (cv)
5. File kepegawaian berisi hasil evaluasi Bukti Hasil Evaluasi wajib disimpan dalam
file kepegawaian
6. File kepegawaian berisi catatan pendidikan dan latihan yang diikutinya (Catatan
pelatihan yang diikuti)
7. File kepegawaian distandarisasi dan tetap terbaru (Pemutakhiran file kepegawaian)

KMK RI NO : 81/MENKES/SK/I/2004 TENTANG: PEDOMAN PENYUSUNAN

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA KESEHATAN DI TINGKAT
PROPINSI, KABUPATEN/KOTA SERTA RUMAH SAKIT

DOKUMEN KPS 6 ( berkaitan dengan Pola Kepegawaian di KPS 1)

Rencana staf dikembangkan bersama-sama oleh para pimpinan, mengidentifikasi
jumlah, jenis dan kualifikasi staf yang diinginkan

1. ADA RENCANA TERTULIS PENEMPATAN STAF DI RUMAH SAKIT

2. Pimpinan mengembangkan kerja sama dalam proses perencanaan
3. Jumlah, jenis dan kualifikasi staf yang dibutuhkan diidentifikasi dalam rencana yang
menggunakan metode penempatan staf yang dikenaldan berlaku
4. Rencana mencakup penugasan dan penugasan kembali staf
5. Rencana mencakup transfer tanggung jawab antar petugas

5
 DOKUMEN KPS 6
1. Penetapan perencanaan SDM  Kebijakan, Pedoman Perencanaan SDM di RS
FMC
2. Proses penetapan perencanaan SDM  dalam Pedoman dan SPO Perencanaan
SDM
3. Penetapan perencanaan SDM didasarkan pada pola ketenagaan yang ditetapkan
berdasarkan ketentuan/pedoman yang berlaku  Dalam Pedoman Perencanaan SDM
RS FMC
4. Proses penetapan penugasan (penempatan / placement) staf/ penugasan ulang ;
dalam hal ini yaitu tentang uraian tugas  Dalam Pedoman Perencanaan SDM
RS FMC
5. Penetapan tentang pelaksanaan alih tanggung jawab/ pendelegasia nwewenang
(missal pendelegasian tindakan tertentu dari dokter kepada perawat harus tertulis)
 Dalam Pedoman Perencanaan SDM RS FMC

STANDAR KPS 6.1.

Rencana staf direview secara terus-menerus dan diperbaharui bila diperlukan.
Elemen Penilaian KPS 6.1.
1. Efektifitas rencana penempatan staf dimonitor secara terus-menerus
2. Rencana direvisi dan diperbaharui bila diperlukan
BUKTI DOKUMEN :
1. Evaluasi PENEMPATAN /PLACEMENT staf dan pola ketenagaan
2. Pelaksanaan revisi pola ketenagaan

WAWANCARA KEPADA STAF TENTANG ORIENTASI

BAGAIMANA MEKANISME ORIENTASI YANG SAUDAR KETAHUI ?
POINT :
Seluruh staf, baik klinis maupun non klinis wajib dilakukan orientasi di rumahsakit, pada
unit kerjaatau unit pelayanandimanamerekabertugasdanbertanggungjawabpada tugas
khusussesuaipenugasandanpenempatanmereka.-->Kebijakan, Panduan dan SPO,
Dokumentainya data karyawan orientasi

6
 1. Rumah sakit, pada unit kerja atau unit pelayanan dimana mereka bertugas dan
bertanggung jawab pada penugasan khusus mereka.
2. Pekerja kontrak dilakukan orientasi di rumah sakit, pada unit kerjadan unit pelayanan
dimana mereka bertugas dan bertanggung jawab pada penugasan khusus mereka.
3. Tenagasukareladilakukan orientasi di rumahsakitpada tanggungjawabtugasmereka.
DOKUMEN
1. Pelaksanaanorientasistafbaru
2. Pelaksanaanorientasikaryawankontrak (outsourcing)
3. Pelaksanaanorientasitenagasukarelakalauada
4. Pelaksanaanorientasimahasiswaataupelajarmagang

TELUSUR INDIVIDU KEPADA STAF TENTANG PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BAGAIMANA SISTEM DIKLAT DI RUMAH SAKIT SAUDARA?
 Yang harus diperhatikan PROGRAM DIKLAT RUMAH SAKIT berhubungan
dengan program diklat unit kerja tahunan
1. Punya mekanisme pengawasan diklat
2. Memakai kurikulum dari program akademik
3. Punya catatan lengkap dari semua peserta Diklat
4. Punya dokumentasi dari status pendaftaran, izin atau sertifikasi dan kualifikasi
akademik dari para peserta pelatihan
5. Punya supervisor untuk setiap jenis dan tingkat pelatihan
6. Peserta pelatihan sudah menjalani orientasi di Rumah sakit khususnya ttg mutu,
keselamatan pasien, pencegahan dan pengendalian infeksi dan program lainnya.
 Wajib ada Kebijakan Panduan dan SPO, Data karyawan diklat
1. SK clinical instructur/ trainer / SK Dokter Pendidik Klinik/ SK penunjukan
oleh KaRS
2. Bukti pelaksanaan pendidikandanpelatihandan sertifikatnya
3. Proses evaluasi program pelatihan wajib dibuat oleh bagian diklat, evaluasi
pencapaiannya bagaiman (berapa %) dll nya
4. LAPORAN AKADEMIK bagi staf yang mengikuti pendidikan dengan biaya
rumah sakit ( jika ada)
5. Data staf yang mengikuti pelatihan di rumahsakit
6. Data izin, ijasah dan sertifikat pelatihan staf rumah sakit

7
 7. Tersedianya nara sumber dan clinical instructor/trainer yang kompeten
( ijazah,kualifikasi trainer, sertifikat dll)
8. Pelaksanaan orientasi dan pelatihan yang terintegrasi dengan PROGRAM
MUTU, KESELAMATANPASIENDAN PPI

Standar KPS 8.4.

Rumahsakitmenyediakan Program KesehatandanKeselamatanStaf
1. Pimpinandanstafrumahsakitmerencanakan Program KesehatandanKeselamatan
2. Program inimeresponskebutuhanstafurgendan
nonurgenmelaluipengobatanlangsungdanrujukan
3. Data program menginformasikan program mutudankeselamatanrumahsakit
4. Ada kebijakantentangvaksinasidanimunisasibagistaf
5. Ada kebijakantentangevaluasi, konselingdantindaklanjutterhadapstaf yang
tertularpenyakitinfeksi, berkoordinasidengan program
pencegahandanpengendalianinfeksi. ( Panduan dan SPO dan Program
KesehatandanKeselamatanStaf )

PENILAIAN KINERJA
Penilaian Kinerja Unit dan Individu ( IKU dan IKI)
Bagaiman mekanisme Evaluasi untuk staf klinis dan non klinis?

8
 TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT GUYS

9
10