Chapter 13 Speaking Visual Aid

Chapter 13
Speaking With Confidence
Mary Ellen Guffey, Business Communication:

Process and Product, 5e
Copyright © 2006
tiga tujuan utama Presentasi :
1. Presentasi Informatif [informative presentations]
adalah untuk menginformasikan atau memberitahukan.
• Ex : Sesi pelatihan dalam sebuah organisasi bertujuan memberi
informasi dan untuk membantu pegawai baru agar apresiasi
terhadap budaya organisasinya [corporate culture]
2. Presentasi Persuasi [persuasive presentations]

Memotivasi audience untuk melakukan atau percaya thdp sesuatu.
Pembicara harus bisa membangun goodwill dengan menampakkan rasa
simpati kepada kebutuhan audience .
• Ex : Pembicara dalam presentasi bisnis mungkin mencoba untuk
mempersuasi audience untuk membuktikan proposalnya, untuk
mengadopsi ide pembicara, atau untuk membeli produknya.
Kadangkala, tujuannya adalah untuk merubah sikap dan perilaku
konsumen atau menegaskan kembali sikap yang sudah ada di
konsumen.
3. Goodwill presentations untuk menghibur dan mensyahkan [validate]

komitmen audience kepada tujuan organisasi.
• Ex :setelah pidato makan malam, audience menginginkan untuk
dihibur.
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e
Ch. 15, Slide 2
Kebanyakan secara garis besar
presentasi dirancang untuk :
menjual [to sell]
untuk menjelaskan [to explain]
untuk memotivasi [to motivate]

Ch. 15, Slide 3
Namun yang terpenting adalah :
pikirkan siapa audience kita
Apakah mereka :
•professionals atau Nonprofessionals ?
•pembeli atau penjual?
•penyedia jasa atau pengguna?
•internal atau eksternal.

Ch. 15, Slide 4
Beberapa contoh tujuan presentasi dpt
dikelompokkan lagi sbb :
1. Untuk mempertunjukkan : layanan, produk,
sistem
2. Untuk membentuk : citra, strategi
3. Untuk menghibur : kolega, orang luar
4. Untuk menjual : konsep, produk, ide
5. Untuk mewakili : kelompok, perusahaan,
departemen
6. Untuk mempromosikan : sikap, cara bekerja
7. Untuk mengusulkan : penyelesaian, konsep
baru
Ch. 15, Slide 5
Kunci suksesnya presentasi oral [lisan] adalah
melakukannya dengan sederhana,
dengan melakukan langkah-langkah presentasi
misalnya :
1. Membuat overview of the points

2. Hadirkan presentasi untuk audience.
3. Simpulkan presentasi yang sudah anda
lakukan pada akhir presentasi.
Ch. 15, Slide 6
Preparing an Oral
Presentation

Ch. 15, Slide 7
STRUKTUR PRESENTASI
Apabila Anda telah memiliki sekumpulan

ide dalam bentuk yang ringkas dan
mencakup beragam hal
sebagai bahan presentasi Anda, yang
perlu Anda lakukan selanjutnya adalah
mempersiapkan kerangka
bagi presentasi Anda yang terdiri atas :
1. Introduksi [awal]
• Anda melakukan kontak dengan audience
• Anda mengintroduksikan pokok pembicaraan &
menyatakan tema utamanya
2. Pengembangan [tengah]
• Anda menjelaskan tema utama tadi secara
mendetail
• Mengembangkan tema utama, serta Argumen-
argumen bagi tema utama itu
3. Kesimpulan [akhir]
• Anda merangkumkan tema utama
• Memberikan rekomendasi [bila diperlukan]
Ch. 15, Slide 9
Preparing an Oral
Presentation
Identify your purpose
• Decide what you want your audience

to believe, remember, or do when you
finish.
• Aim all parts of your talk toward your
purpose.

Ch. 15, Slide 10
Menentukkan sasaran [goals] yang ingin Anda
capai. Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut ini
kepada diri Anda sendiri :
- Mengapa saya memberikan presentasi ini?
- Mengapa mereka meminta saya?
- Apa yang ingin saya capai?
- Bagaimana saya dapat membuat presentasi saya
menarik?
- seberapa banyak yang telah diketahui audience
tentang pokok permasalahan
Ch. 15, Slide 11
Preparing an Oral
Presentation
1. Organize the introduction.
• Get the audience involved.
• Capture attention by opening with a
promise, story, startling fact, question,
quotation, relevant problem, or self-
effacing story.
• Establish your credibility by
identifying your position, expertise,
knowledge, or qualifications.
Ch. 15, Slide 12
Preparing an Oral
Presentation
• Organize the introduction.
• Introduce your topic.
• Preview the main points.

Ch. 15, Slide 13
Preparing an Oral
Presentation
2. Organize the body.
• Develop two to four main points.
Streamline your topic and summarize its
principal parts.
• Arrange the points logically:
chronologically, from most important to
least important, by comparison and
contrast, or by some other strategy.

Ch. 15, Slide 14
Preparing an Oral
Presentation
• Organize the body.
• Prepare transitions.
• Use “bridge” statements between major parts
(I’ve just discussed three reasons for X; now I
want to move to Y).
• Use verbal signposts (however, for example,
etc.).
• Have extra material ready.
• Be prepared with more information and visuals
if needed.
Ch. 15, Slide 15
Preparing an Oral
Presentation
3. Organize the conclusion.
• Review your main points.
• Provide a final focus. Tell your listeners
how they can use this information, why
you have spoken, or what you want
them to do.

Ch. 15, Slide 16
Preparing an Oral
Presentation
Nine Techniques for Gaining and Keeping
Audience Attention
1. A promise
By the end of this presentation, you will be able to . . . .
2. Drama
Tell a moving story; describe a serious problem.
3. Eye contact
Command attention at the beginning by making eye contact
with as many people as possible.
Ch. 15, Slide 17
Preparing an Oral
Presentation
Audience Attention
4. Movement
Leave the lectern area. Move toward the audience.
5. Questions
Ask for a show of hands. Use rhetorical questions.
6. Demonstrations
Include a member of the audience.

Ch. 15, Slide 18
Preparing an Oral
Presentation
Audience Attention
7. Samples/gimmicks
Award prizes to volunteer participants; pass out samples.
8. Visuals
Use a variety of visuals.
9. Self-interest
Audience wants to know “What’s in it for me?”

Ch. 15, Slide 19
Overcoming Stage Fright

Ch. 15, Slide 20
Symptoms of Stage Fright
• Stomach butterflies • Wobbly knees
• Pounding heart • Tied tongue
• Shortage of breath
• Sweaty palms
• Dry throat
• Unsteady voice
• Trembling hands
Ch. 15, Slide 21
Ways to Overcome Stage Fright
• Select a familiar, relevant topic. Prepare
150 percent.
• Use positive self-talk.
• Convert your fear into anticipation and
enthusiasm.
• Shift the focus from yourself to your
visuals.
Ch. 15, Slide 22
Ways to Overcome Stage Fright
• Give yourself permission to make an
occasional mistake.
• Ignore stumbles; keep going. Don’t
apologize.
• Make the listeners your partners. Get
them involved.
• Just before you speak, practice deep
breathing.
Ch. 15, Slide 23
Bersedekap memberi kesan
santai sekaligus angkuh.
Penyaji yang bersikap
demikian kelihatannya
cukup punya rasa percaya
diri, tetapi ia tampaknya juga
tidak dihormati oleh
audience

Ch. 15, Slide 24
Kedua tangan di samping, lurus ke
bawah memberi kesan
sigap dan, oleh karena itu, tampak
enak dilihat meskipun
menimbulkan juga kesan bagai
“orang yang siap menerima
perintah”. Sikap seperti ini sama
sekali tidak dianjurkan.

Ch. 15, Slide 25
Jari telunjuk menyentuh ibu jari, seperti jika Anda
memegang jarum.
Sikap jari tangan seperti ini mengkomunikasikan
seseuatu yang penting.
Cara yang baik
untuk menenkankan poin-poin yang lebih penting
dalam presentasi Anda.
Tetapi tunjukkanlah sikap ini hanya bila benar-
benar diperlukan saja.
Bila Anda sering menggunakkannya, kekuatan
maknanya akan jadi berkurang, justru pada saat
Anda ingin menyampaikan poin-poin yang
lebih Anda tekankan.
Ch. 15, Slide 26
Menganggukkan atau menggelengkan kepala merupakan
bahasa tubuh yang terlihat jelas, demikian juga maksud yang
disampaikannya.
Oleh sebab itu, sikap ini pun sebaiknya dilakukan bila memang
benar-benar diperlukan. Jika Anda sependapat dengan pendapat
seoarng anggota Audience, Anda cukup melakukan dua kali
anggukan.
Sekali untuk mendorong anggota itu menyelesaikan sarannya
dan sekali lagi pada saat ia selesai menyampaikan pendapatnya,
dan Anda bisa menambahkan dengan ‘ya’ atau ‘saya sependapat
dengan Anda’.
Terlalu sering mengangguk akan sangat menjengkelkan, apalagi
dibumbui dengan ‘he-eh, he-eh…
Ch. 15, Slide 27
Mengusap-usap wajah, menggaruk-
garuk kepala, mengusap-usap dagu
harus dihindari karena menunjukkan
perasaan terancam, kurang percaya diri,
atau kehabisan katakata.

Ch. 15, Slide 28
•Mengepalkan kedua tangan di atas meja menunjukkan
sikap Anda yang tidak bisa ditawar lagi mengenai
pokok pembicaraan – topik-topik yang sangat Anda
yakini dan Anda siap mempertahankannya sekuat
tenaga.
•Sikap ini pun disarankan untuk dilakukan hanya bila
Anda memang betul-betul harus melakukannya.
•Jika tidak, pengaruhnya akan melemah.

Ch. 15, Slide 29
Anda harus menyadari berbagai pengaruh
yang dapat ditimbulkan oleh bahasa
tubuh,
Serta memanfaatkan pola-pola tingkah
laku fisik secara cerdas dan hanya
melakukannya bila benar-benar
diperlukan

Ch. 15, Slide 30
Elemen Bersuara Efektif
PAPERS
• Projection
• Articulation
• Pronounciation
• Enunciation
• Repetition
• Speed
Ch. 15, Slide 31
P rojection [proyeksi]
Setiap anggota audience harus bisa
mendengar kata-kata Anda, maka Anda pun
harus memproyeksikan [mengarahkan] suara
Anda sampai ke bagian paling belakang
ruangan tanpa harus berteriak.
Kemampuan berbicara keras tanpa berteriak
akan terbantu dgn sikap berdiri yang tegak.

Ch. 15, Slide 32
A rtikulasi [Artikulasi/ Kejelasan Makna]
Berbicaralah dengan jelas.
Jangan menelan atau hanya
menggumamkan kata-kata Anda.
Jangan berbicara kepada lantai, meja,
catatan, atau dada Anda.
Aturlah napas Anda.

Ch. 15, Slide 33
Pronounciation [Lafal Ucapan]
Beberapa kata tertentu sulit kita
lafalkan, tetapi orang lain mungkin
tidak sulit melakukannya.
Seperti : profesionalisme,
restrukturisasi, mendiskreditkan, dll

Ch. 15, Slide 34
Enunciation [Pengucapan]
Berilah tekanan yang lebih nyata pada
kata-kata kunci, suku-suku kata, dan
frase-frase.
Presentasi lebih daripada sekedar
percakapan sehari-hari.
Contoh : “Jendral yang baaiik tiidak
pernah bersembunyi di balik
punggung prajuritnya
Ch. 15, Slide 35
Repetition [Pengulangan]
Jangan ragu-ragu untuk mengulangi
kata-kata, terutama bila Anda
menggunakan irama dan nada yang
berbeda.
Contoh, “pihak yang dianggap
paling penting oleh PT. ABC
adalah pelanggan, ….. pelanggan
…”
Ch. 15, Slide 36
S peed [Kecepatan] ditambah
dengan Ritme [Keteraturan] dan
Bersuara diafragma [tarik napas,
embuslah perlahan dari dasar
paru-paru dekat diafragma sampai
ke dada]

Ch. 15, Slide 37
• Patokan yang baik dalam berbicara presentasi
adalah sekitar 110 kata per menit.
• Berupayalah untuk tidak mengucapkan
“Enggg…” atau ucapan-ucapan lain serupa yang
umum terjadi.
• Dalam keadaan demikian, lebih baik berhentilah
sejenak, lalu awalilah kalimat Anda dengan kata-
kata yang lebih berarti seperti : “selain itu … atau
“namun demikian …”
• Dan jangan lupa untuk melakukan jeda dengan
tepat agar hasilnya lebih baik.
Ch. 15, Slide 38
Designing and Using
Graphics

Ch. 15, Slide 39
Designing and Using
Graphics
• Select the medium.
• Consider the size of the audience and
the degree of formality desired.
• Consider cost, ease of preparation, and
potential effectiveness.

Ch. 15, Slide 40
Designing and Using
Graphics
• Highlight the main ideas.
• Focus on major concepts only.
• Avoid overkill. Showing too many
graphics reduces effectiveness.
• Keep all visuals simple.

Ch. 15, Slide 41
Designing and Using
Graphics
• Ensure visibility.
• Use large type for transparencies and
slides.
• Position the screen high enough to be
seen.
• Be sure all audience members can see.

Ch. 15, Slide 42
Designing and Using
Graphics
• Enhance comprehension.
• Give the audience a moment to study a
visual before discussing it.
• Paraphrase its verbal message; don’t
read it.

Ch. 15, Slide 43
Designing and Using
Graphics
• Practice using your visual aids.

• Rehearse your talk, perfecting the
handling of your visual aids.
• Practice talking to the audience and not
to the visual.

Ch. 15, Slide 44
Presentation Enhancers

Ch. 15, Slide 45
• Multimedia Slides
• Cost: Low
• Audience size: 2-200
• Formality level: Formal or informal

Ch. 15, Slide 46
• Overhead Transparencies
• Cost: Low

Ch. 15, Slide 47
• Handouts
• Cost: Varies
• Audience size: Unlimited

Ch. 15, Slide 48
• Flipchart
• Cost: Low
• Formality level: Informal

Ch. 15, Slide 49
• Write-and-wipe Board
• Cost: Medium
• Formality level: Informal

Ch. 15, Slide 50
• Video
• Cost: Medium
• Formality level: Formal

Ch. 15, Slide 51
Using PowerPoint Effectively
• Use slides only to summarize major

points.
• Explain what each point means.
• Allow time for audience to absorb
meaning.

Ch. 15, Slide 52
Using PowerPoint Effectively
• Keep the lights as bright as possible.

• Don’t rely totally on PowerPoint.
• Prepare for the worst; have
transparencies or alternate media
ready.
• Don’t let your slides upstage you!
Ch. 15, Slide 53
Effective Telephone Calls

Ch. 15, Slide 54
• Making Calls
• Plan a mini agenda.
• Use a three-point introduction:
1. Your name
2. Your affiliation
3. A brief explanation of why you are calling.
• Be cheerful and accurate.
• Bring it to a close.

Ch. 15, Slide 55
• Receiving Calls
• Identify yourself immediately.
• Be responsive and helpful.
• Be cautious when answering calls for others.
• Take messages carefully.
• Explain when transferring calls.

Ch. 15, Slide 56
End

Ch. 15, Slide 57

Chapter 13 Speaking Visual Aid

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Chapter 13 Speaking Visual Aid

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Chapter 13

Speaking With Confidence

Mary Ellen Guffey, Business Communication:

2. Presentasi Persuasi [persuasive presentations]

3. Goodwill presentations untuk menghibur dan mensyahkan [validate]

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

1. Membuat overview of the points

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Apabila Anda telah memiliki sekumpulan

• Decide what you want your audience

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

• Practice using your visual aids.

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

• Use slides only to summarize major

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

• Keep the lights as bright as possible.

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 5e

Anda mungkin juga menyukai