PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN UTARA

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SMA NEGERI 1 SEBUKU
TERAKREDITASI “A”
Alamat : Jln. Trans – Lumbis km 04 Desa Pembeliangan Kec. Sebuku Kab. Nunukan Prov. Kaltara .77491
Email : smansasebuku@gmail.com
NUNUKAN
NPSN : 30402812 NSS :
301160806002

TUPOKSI TATA USAHA

Tugas Pokok Tata Usaha Sekolah

Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

Mengelola Administrasi Sekolah

Pengurusan dan pelaksanaan administrasi / sarana prasarana sekolah

Penyusunan Administrasi Kesiswaan

Penyusunan Administrasi Kurikulum

Penyusunan Administrasi Kepegawaian

Penyusunan Administrasi Humas

Penyusunan Administrasi Ketatausahaan antara lain

Mengagendakan Surat masuk / keluar,

Mengetik surat,

Menggandakan surat-surat,

Mengarsipkan,

Menata penomoran surat,

Merapikan file-file surat,

Mengirim dan menerima surat-surat,

Menyusun dan menyajikan data statistik sekolah.

Mengurus dokumen-dokumen sekolah.

Mengkoordinasikan dan melaksanakan 9 K di ruangan Kantor Sekolah. Dan Menyusun

Laporan – laporan ketatausahaan sekolah

Kepala Tata Usaha

Ruang lingkup tugasnya adalah membantu Kepala Sekolah dalam menangani
pengaturan :

Membuat program kerja dan pembagian staf Tata Usaha sesuai dengan fungsinya yang
menunjang tugas edukatif sekolah,ketenagaan dan lain – lain.

Membantu mengurus administrasi ketatausahaan baik bersifat umum maupun khusus.

Membantu tata laksana, administrasi kesiswaan.

Membantu administrasi ketenagaan / kepegawaian.

Pemeliharaan gedung dan perlengkapan sekolah serta perpustakaan sekolah.

Administrasi keuangan.

Administrasi surat – menyurat / persuratan

Membantu menyusun data sekolah dan dokumentasi sekolah, arsip surat – surat,
notula rapat, buku piket, buku tamu dan lain – lain.

Membantu mengurus gaji dan kenaikan pangkat

Membantu dalam pembinaan karir pegawai. Dan lain-lain yang ada kaitannya dengan
ketatausahaan

TU bagian Kepegawaian

Menangani seluruh admistrasi kepegawaian, yang meliputi berkas kepegawaian,

biodata pegawai, pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan tingkat, perubahan gaji,
pemberhentian dan mutasi untuk guru PNS, GTT dan PTT. Tugas tersebut terdiri dari :

Mengerjakan buku induk pegawai.

Mengurusi presensi guru dan karyawan.

Membuat daftar urutan kepangkatan (DUK)

Mengurus SK GTT dan PTT.

Menyusun data dan laporan kepegawaian.

Membantu proses mengenai penetapan angka kredit.

Melaksanakan kearsipan personal kepegawaian

Urusan Kepegawaian

Buku Induk Pegawai (Guru, Tata Usaha dan Pesuruh)

Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)

Daftar Kenaikan Gaji Berkala / Kenaikan Tingkat Guru dan Pegawai

Berkas Usulan Kenaikan Tingkat/Penetapan Angka Kredit (PAK)

Berkas Data/Arsip Kepegawaian(Daftar riwayat hidup/pekerjaan, pas photo, SK

Pengangkatan Pertama, Berkala, Kenaikan Tingkat, Daftar Keluarga, Foto Copy
Ijazah/STTB, Sertifikat dan piagam lainnya)

Daftar Kekurangan / Kelebihan Pegawai(DSO) R7/R8 Guru, TU, dan Pesuruh)

Daftar Hadir Pegawai (Kepala Sekolah, Guru, TU dan Pesuruh)

Berkas DP3 dan data guru

Berkas laporan khusus kepegawaian

Buku / Kartu Cuti / Permohonan Cuti

Buku Peraturan dan pedoman kepegawaian

Uraian Tugas Kepegawaian :

Mengisi Buku Induk Pegawai ( Guru, TU, Caraka )

Membuat DUK setiap akhir tahun ( bulan Desember )

Menyiapkan, mengecek Guru, TU yang telah memenuhi persyaratan untuk kenaikan

gaji berkala, atau kenaikan pngkat

Mengirim / mengusulkan berkas angka kedit / kenaikan tingkat Guru, Tata Usaha
Menyiapkan data kepegawaian / berkas dalam file

Membuat daftar kekurangan dan kelebihan pegawai / DSO.R7, Guru, TU, Caraka

Membuat daftar hadir ( Kepala Sekolah, Guru, Tata Usaha )

Menyiapkan berkas DP3 Guru dan Tata Usaha

Menyiapkan berkas laporan yang berkaitan dengan kepegawaian

Menyiapkan kartu cuti / permohonan cuti

TU bagian Inventaris barang/Logistik

Melaksanakan penerimaan dan penyimpanan serta menginventarisasikan

barang/barang-barang milik sekolah.

Menyiapkan dan mengerjakan buku induk inventaris ataupun non inventaris lengkap
dengan nomor dan kode masing-masing barang.

Menjaga dan memelihara alat-alat dan barang-barang inventaris sekolah

Mengajukan kebutuhan keutuhan barang-barang inventaris Publik.

Mengerjakan/membuat laporan mengenai barang-barang inventaris

Mengurus peralatan rumah tangga dan alat-alat gudang

Menerima dan menyimpan barang belanja kantor ke gudang

Membuat laporan barang Demisioner pakai berkala

Koordinator bagian kebersihan

Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

Urusan Bendaharawan Barang / Pengurus Barang

Buku Petunjuk Pengisian Daftar Inventaris Milik Kekayaan Negara Inpres No. 3 Tahun
1987

Petugas Pengelola Inventaris

Buku Induk Inventaris

Buku Golongan Inventaris

Daftar isian Barang Inventaris

Daftar Rekap Barang Inventaris(diisi tiap tahun anggaran)

Daftar Laporan triwulan / mutasi barang

Daftar Permintaan Barang

Daftar Penerimaan Barang

Buku Pembelian Barang

Buku Pengeluaran Barang

Kartu Barang / Bahan per jenis

Pengiriman Barang (Tanda Penerimaan Barang)

Kode Inventaris Pada Benda Milik Negara

Urusan Gudang :

Buku Penerimaan

Buku Pengeluaran

Kartu Barang

Kartu Pemeliharaan Barang

Berkas Tanda Terima Barang

Buku Rekap Barang

Pemeliharaan Kebersihan Gudang

TU Bagian Keuangan

Mengurus dan menangani gaji guru dan karyawan

Mengelola anggaran belanja sekolah khususnya belanja rutin meliputi menerima,

membukukan, menyimpan, membayar dan mempertanggungjawabkan.

Mengerjakan kuisioner ataupun data lain yang berkaitan dengan keuangan sekolah.

Membantu penyusunan RAPBS.

Melaporkan SPT tahunan baik sekolah ataupun guru dan karyawan.

Membantu menerima tugas pembayaran yang lain.

Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

TU Bagian Kesiswaan

Mengurus/mengerjakan buku induk siswa.

Menyiapkan dan mengisi buku klaper.

Mengurusi presensi siswa dan jurnal kelas

Mengerjakan leger nilai.

Membuat data statistic dan rekapitulasi siswa tiap bulan

Mengelola administrasi beasiswa

Menangani pengarsipan dokumen kesiwaan

Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung .

Mengisi Buku Induk Siswa ( untuk siswa baru )

Mengisi buku klaper

Mengisi nilai Catur Wulan / Semester ke dalam Buku Induk

Menyiapkan Buku Leger / Buku Kelas

Menyiapkan Buku Raport ( Buku Lporan Pendidikan ) Siswa

Menyiapkan daftar hadir / Daftar Nilai / Absen Siswa

Mengisi Buku Rekapitulasi Siswa

Mengisi papan data siswa

TU Bagian Persuratan

Menangani buku agenda masuk dan keluar.

Menangani surat masuk dan keluar

Menangani pengarsipan surat/dokumen sekolah sesuai dengan kode persuratan.

Mendistribusikan surat undangan bagus guru, karyawan dan kesiswaan

Menangani penerimaan wesel

Menerima dan melayani tamu sekolah

Melayani legalisasi

Pengetikan persuratan dan membantu operator komputer

Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung

Buku Agenda Surat Masuk

Buku Agenda Surat Keluar

Buku Ekspedisi

Berkas Surat Masuk

Berkas SK dan Peraturan

Berkas Arsip Laporan

Amplop Surat

Stempel/Cap Sekolah

Kartu Kendali