PROGRAM KERJA TATA USAHA (TU)

TAHUN PELAJARAN 2021-2022

SMP MBS
BUMIAYU

PONDOK PESANTREN MODERN

MUHAMMADIYAH BOARDING SCHOOL (MBS) BUMIAYU
Alamat : Jl. Kiai Sabrawi No. 5 Kauman Bumiayu – Kec. Bumiayu - Kab. Brebes
Sasaran Program Kerja :

• Administrasi kepegawaian
• Administrasi Surat menyurat dan kearsipan
• Administrasi Kesiswaan / Kesantrian
• Administrasi perlengkapan dan sarana prasarana
 PEMBAGIAN TUGAS TATA USAHA
KEPALA TATA USAHA IS ABDUROMAN

ADM. KEPEGAWAIAN NANDA ARUM PERMADI

ADM. SURAT MENYURAT DAN

KEARSIPAN
WIWIN AYU IDA. P, S. AP

ADM. KESISWAAN / KESANTRIAN EKO PANDU APRIYANTO

ADM. PERLENGKAPAN DAN SARANA

PRASARANA
M. AFIF ALFARIZI, S.T
TUGAS KEPALA TATA USAHA

 Penyusunan program kerja tata usaha

 Mengelola tugas rutin ketata usahaan
 Menyusun RAB Tata Usaha
 Bertanggung jawab administrasi ketatausahaan
 Mengordinasikan administrasi kepegawaian, administrasi siswa/santri,
administrasi surat menyurat dan kearsipan, serta administrasi perlengkapan
atau sarpras.
 Pembinaan dan pengembangan pegawai tata usaha sekolah
 Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah/pesantren
 Verifikasi data sekolah/pesantren
 Penyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara
berkala
 Menyusun profil pesantren dan sekolah
TUGAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Menyiapkan data guru dan pegawai

 Bertanggung jawab validasi data kepegawaian
 Menyimpan data base kepegawaian
 Mengkordinir pengusulan guru dan pegawai tetap pada waktunya
 Merekap absen fingerprint
 Membuat absen piket maupun kegiatan lainnya yang di ikuti Guru, Musyrif,
staff, dan karyawan secara teratur dan merekapnya
 Input data kepegawaian Guru, Musyrif, staff karyawan (Nama, TTL, alamat,
Pendidikan {Jurusan, tahun lulus, nama almamater}, TMT, No.SK, Jabatan)
 Mencatat alamat rumah semua pegawai dan selalu meneliti setiap ada
perubahan
 Mengarsipkan Uraian tugas guru dan pegawai
 Bersama Waka Kurikulum Merekap pembagian tugas jam mengajar dan
jabatan setiap bulan untuk penentuan HR serta memperbarui bila ada
perubahan.
TUGAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Mengurus penambahan PTK baru pada aplikasi Dapodik untuk sekolah atau
Aplikasi Emis untuk pesantren
 Mengurus berkas pengajuan SK GTT / GTY, PTT/PTY.
 Mengurus pembuatan NBM Guru, Musyrif, Staff Karyawan.
 Menyusun file berkas PTK lengkap dengan pas foto, Salinan SK, Ijazah,
sertifikat penataran dan lain-lain.
 Menggandakan dan membagikan Tata tertib guru, musyrif, staff dan
karyawan (bila sudah disusun)
 Data guru, musyrif, staff dan karyawan valid (memperbarui setiap ada
perubahan/pindah/tambah)
 Mengarsipkan SK-SK pembagian tugas masing-masing PTK
 Menyiapkan dan mendistribusikan Rincian tugas dan fungsi karyawan
TUGAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Menyiapkan dan mengisi Buku induk Guru, Musyrif, Staff Karyawan

 Merekap Buku catatan MGMP maupun diklat guru, musyrif, staff karyawan
 Struktur organisasi sekolah
 Struktur organisasi pesantren
 Mencatat guru yang sudah sertifikasi maupun yang belum sertifikasi
 Menyiapkan agenda rapat sekolah (Daftar hadir dan Notulen)
 Membuat surat izin / tugas apabila guru dan pegawai yang akan mengikuti
penataran
 Menerima, merekap, serta mengarsipkan berkas lamaran kerja dan di
identifikasi sesuai formasinya
 Menyiapkan data lamaran beserta administrasinya untuk keperluan
rekrutmen kepegawaian
TUGAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Melengkapi berkas kepegawaian:

• Ijazah (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2 dst)
• Akta IV
• Sertifikat Pendidik
• Akte kelahiran
• KTP
• Kartu Keluarga
• Pas Photo
• Curriculum Vitae
• Sertifikat lainnya

 Lain-lain yang berhubungan dengan urusan kepegawaian

• Biodata Mudir
• Biodata Wakil Mudir
• Biodata Kepala Sekolah
• Biodata kepegawaian lengkap
• Buku Agenda Guru
• Program kerja kepala sekolah
 TUGAS
ADM. SURAT MENYURAT
DAN KEARSIPAN
SURAT MENYURAT
 Menyusun file surat-surat masuk dan arsip surat-surat keluar.Mengklasifikasi
sesuai dengan urusannya (Kesiswaan, Kepegawaian, Pendidikan, penataran,
perlengkapan, keuangan dll)
 Menerima surat masuk dan meneruskan surat tersebut pada yang bersangkutan
 Mengetik surat keluar
 Mendata surat pada buku agenda
 Mengkonsultasikan surat masuk dan keluar kepada Mudir maupun kepala
sekolah sesuai dengan yang berkepentingan
 Mendokumentasikan data-data sekolah
 Membuat laporan rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
 Menyiapkan buku-buku yang berkaitan dengan administrasi surat menyurat
 TUGAS
ADM. SURAT MENYURAT
DAN KEARSIPAN

 Mengagendakan surat masuk dan meneruskanya kepada alamat tujuan

 Membuat surat keluar Mudir dan Kepala Sekolah
 Merinci Kode Surat
 Menyiapkan Buku Agenda Surat:
- Buku agenda surat masuk
- Buku agenda surat keluar
 Membuat buku ekspedisi surat
 Pengetikan laporan-laporan.
 Mengetahui dimana surat-surat penting disimpan dan cepat mencari kembali
sewaktu-waktu diperlukan
 Memastikan surat keluar telah sampai pada tujuan dan tahu apakah sudah
diterima, dipahami/dilaksanakan/dijawab, dibalas dst.
 Lain-lain yang dipandang perlu dan belum tertulis terkait dengan surat-
 TUGAS
ADM. SURAT MENYURAT
DAN KEARSIPAN
 Menyiapkan Buku Tamu
- Buku tamu umum
- Buku tamu dinas
- Buku tamu persyarikatan
- Buku tamu wali santri
- Buku tamu khusus pengawas
- Buku tamu lintas sektoral
 TUGAS
ADM. SURAT MENYURAT
DAN KEARSIPAN
KEARSIPAN
 Mengadakan atau merencanakan penyusunan arsip dipilah sesuai arsip yang
masih dibutuhkan atau tidak.
 Merawat dan memelihara semua arsip yang masih dibutuhkan.
 Menyimpan dokumen-dokumen penting sekolah maupun pesantren
 Menyimpan dan menata agar mudah di olah kembali.
 Memastikan keamanan seluruh arsip.
 Menjaga keawetan arsip.
 Melayani pengambilan arsip dan pengembalianya.
 Menerima proposal dan LPJ kegiatan-kegiatan sekolah maupun pesantren.
TUGAS ADMINISTRASI KESISWAAN

 Bertanggung jawab validasi data siswa/santri

 Menyiapkan / melaksanakan data siswa
 Merekap Jumlah Siswa/santri valid
 Merekap Jumlah tiap kelas valid
 Mendata jumlah siswa/santri secara valid dan segera melakukan update bila
ada perubahan.
 Rekap data restasi siswa/santri yang meliputi:
1. Akademis
2. Non Akademis
 Menyelenggarakan buku induk secara lengkap (no urut, no induk, pas foto
awal dan akhir, data pribadi, data nilai raport, mutasi dan lain-lain)
 Mengarsipkan Raport dan Mengetahui dimana raport disimpan disimpan dan
cepat mencari kembali sewaktu-waktu diperlukan
 Pengadaan kartu Jasamu (Jasa kesehatan Muhammadiyah)
TUGAS ADMINISTRASI KESISWAAN

 Menerima formulir isian biodata siswa/santri baru

 pembagian kelas ( kelompok belajar ) pada awal bulan Juli
 pembagian asrama pada awal bulan juli
 Pengisian data kedalam buku induk Registrasi pada minggu awal bulan Juli
 Pengisian buku kleper pada minggu ke- 1 bulan Agustus.
 Pengisian nilai ke dalam buku induk siswa
 Mengisi buku keadaan siswa pada setiap awal dan akhir bulan (Monitoring
Siswa/santri)
 Mengisi papan data siswa/santri setiap bulan
 Membuat rekapitulasi prestasi siswa/santri setiap akhir bulan
 Mengisi buku mutasi siswa/santri setiap bulan dan di tutup setiap akhir bulan
 Menyiapkan syarat-syarat mutasi siswa/santri
 Menerima dan mengurus santri pindahan / masuk.
 Menyusun rekapitulasi jumlah siswa/santri putra dan putri setiap kelas
TUGAS ADMINISTRASI KESISWAAN

 Menyusun rekapitulasi jumlah siswa/santri putra dan putri setiap asrama

 Menyusun daftar statistik siswa/santri setiap tahun dan membuat laporan
bulanan ke bagian keuangan.
 Menyiapkan identitas diri, foto, dan sampul raport siswa/santri secara
lengkap
 Menyiapkan aplikasi raport dan lembar lepas
 Menentukan NIS (Nomor Induk Siswa untuk sekolah) dan NIS (Nomor
Induk Santri untuk pesantren)
 Menerima uang saku santri dari wali santri via transfer dan melakukan
droping ke musyrif/musyrifah paling lambat satu hari setelah ditransfer.
TUGAS ADMINISTRASI KESISWAAN

 Melengkapi berkas siswa/santri meliputi:

• Ijazah SD/MI untuk jenjang SMP

• Ijazah SMP/MTs untuk jenjang SMA
• SKHUN
• Akte kelahiran
• Kartu keluarga
• KTP ayah dan Ibu
• Pas foto 3 x 4 (2 lembar)
• Raport semester 1 kelas 6 untuk jenjang SMP
• Raport semester 5 kelas 9 untuk jenjang SMA
• Lain-lain yang dipandang perlu dan belum tertulis
TUGAS ADMINISTRASI KESISWAAN

 Administrasi yang diperlukan:

• Nomor induk siswa dan Nomor Induk Santri (NIS)

• Buku induk siswa
• Buku klapper
• Buku mutasi siswa
• Rekap daftar hadir siswa/santri
• Arsip ijazah yang telah lulus (data pengambilan dan Berita Acara)
• Arsip DANEM yang telah lulus
• Buku daftar nilai ijazah
• Buku leger nilai
• Arsip Tata tertib siswa/santri
• Arsip program Kesiswaan
• Daftar siswa kelas VII, VIII dan IX
• Dokumen penyerahan Ijazah dan berkas lainnya
• Formulir isian siswa/santri untuk pendataan
 TUGAS
ADM. KELENGKAPAN DAN
SARANA PRASARANA
 Mendata atau menginventarisir semua sarana Sekolah/Pesantren
 Membuat daftar/mengisi buku yang diperlukan untuk inventaris
 menyusun rencana kebutuhan untuk menunjang proses pembelajaran
 membuat nomor inventaris pada setiap barang
 membuat usualan/rencana barang yang diperlukan
 Menyelenggarakan buku induk inventaris, buku golongan barang inventaris
dan buku catatan non inventaris secara lengkap dan teratur.
 Membuat berita acara setiap penerimaan dan pengeluaran barang
 Membelanjakan ATK
 Merekap penggunaan atau pengambilan ATK
 Membuat perencanaan dan mengatur pelaksanaan: pengadaan, penyimpanan,
penomoran, pemakaian dan perawatan serta penghapusan barang menurut tata
 TUGAS
ADM. KELENGKAPAN DAN
SARANA PRASARANA

 Membuat laporan rekapitulasi jumlah dan keadaan barang inventaris setiap

akhir bulan
 Buku induk/inventaris barang
 Dokumen inventaris Gedung dan tanah
 Dokumen inventaris barang
 Kartu inventaris ruang
 Buku induk inventaris
 Buku induk gol. Barang
 Buku catatan barang non inventaris
 Buku pembelian barang
 Buku penerimaan barang
 TUGAS
ADM. KELENGKAPAN DAN
SARANA PRASARANA
 Buku stok barang
 Buku penghapusan barang
 Buku nomor inventaris
 SK Tim belanja barang
 Kartu kendali barang
 Buku catatan perawatan barang
 Inventarisasi peralatan
 Lain-lain yang dipandang perlu dan belum tertulis
SYUKRON KATSIRON

Pondok Pesantren Modern (PPM)

Muhammadiyah Boarding School (MBS) Bumiayu
Kaderisasi Ulama Qur’ami