PROGRAM KERJA TATA USAHA MBS BUMIAYU

1. KEPALA TATA USAHA : IS ABDUROHMAN

a. Penyusunan program kerja tata usaha

b. Bertanggung jawab administrasi ketatausahaan
c. Manajemen administrasi kepegawaian, administrasi siswa/santri, administrasi surat menyurat dan
kearsipan, serta administrasi perlengkapan atau sarpras.
d. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah
e. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah/pesantren
f. Verifikasi data sekolah/pesantren
g. Penyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
h. Menyusun profil pesantren dan sekolah
i. Menyusun RAB TU selama setahun dan satu bulan
j. Mengkoordinasikan dan melaksankan 7K

2. URUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PELAKSANA : NANDA ARUM PERMADI

a. Menyiapkan data guru dan pegawai

b. Bertanggung jawab validasi data kepegawaian
c. Mengajukan pengusulan guru dan pegawai tetap pada waktunya
d. Merekap absen fingerprint
e. Membuat absent Guru, Musyrif, staff karyawan secara teratur dan merekapnya
f. Input data kepegawaian Guru, Musyrif, staff karyawan (Nama, TTL, alamat, Pendidikan {Jurusan,
tahun lulus, nama almamater}, TMT, No.SK, Jabatan)
g. Mencatat alamat rumah semua pegawai dan selalu meneliti setiap ada perubahan
h. Mengarsipkan Uraian tugas guru dan pegawai
i. Mengurus penambahan PTK baru pada aplikasi Dapodik untuk sekolah atau Aplikasi Emis untuk
pesantren
j. Mengurus berkas pengajuan SK GTT / GTY, PTT/PTY.
k. Mengurus pembuatan NBM Guru, Musyrif, Staff Karyawan.
l. Menginventarisir data base Guru, Musyrif, Staff Karyawan.
m. Menyusun file berkas PTK lengkap dengan pas foto, Salinan SK, Ijazah, sertifikat penataran dan
lain-lain.
n. Tata tertib guru, musyrif, staff dan karyawan
o. Data guru, musyrif, staff dan karyawan valid (memperbarui setiap ada perubahan/pindah/tambah)
p. Mengarsipkan SK-SK pembagian tugas PTK
q. Rincian tugas dan fungsi karyawan
r. Menyiapkan dan mengisi Buku induk Guru, Musyrif, Staff Karyawan
s. Buku catatan usul calon Mudir, kepala sekolah, dan Kepala Pesantren
t. Buku catatan diklat guru, musyrif, staff karyawan
u. Buku catatan usul guru prestasi
v. Struktur organisasi sekolah
w. Struktur organisasi pesantren
x. Catatan guru sertifikasi
y. Catatan guru belum sertifikasi
z. Menyiapkan agenda rapat (Daftar hadir dan Notulen)
aa. Buku catatan Guru/Karyawan mengikuti diklat MGMP/sejenisnya
bb. Membuat surat izin / tugas apabila guru dan pegawai yang akan mengikuti penataran
cc. Melengkapi isi file guru dan pegawai
- Ijazah (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2 dst)
- Akta IV
 - Sertifikat Pendidik
- Akte kelahiran
- KTP
- Kartu Keluarga
- Pas Fhoto
- Curriculum Vitae
- Sertifikat lainnya

dd. Mengarsipkan berkas lamaran kerja dan di pisah sesuai formasinya

ee. Menginventaris data lamaran dalam bentuk tabel di buku besar batik
ff. Lain-lain yang berhubungan dengan urusan kepegawaian
Administrasi yang diperlukan :
- Biodata Mudir
- Biodata Kepala Sekolah
- Biodata Kepala Pesantren
- Biodata Guru, Musyrif, Staff Karyawan
- Buku Agenda Kepala Sekolah
- Buku Agenda Guru
- Program kerja kepala sekolah
- Presensi Kepala Sekolah
- Rekap presensi guru dan Kepala Sekolah
- Buku Induk pegawai (Guru, Musyrif, Staff dan karyawan)
3. URUSAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT/KEARSIPAN
PELAKSANA : WIWIN AYU IDA P, S.AP

a. Menyusun file surat-surat masuk dan arsip surat-surat keluar.Mengklarifikasi sesuai dengan
urusannya (Kesiswaan, Kepegawaian, Pendidikan, penataran, perlengkapan, keuangan dll)
b. Kode Surat
c. Buku Agenda
d. Pengetikan surat-surat keterangan dan laporan-laporan
e. Mengetahui dimana surat-surat penting disimpan dan cepat mencari kembali sewaktu-waktu
diperlukan
f. Ingat apakah surat-surat masuk telah sampai pada tujuan dan tahu apakah sudah diterima,
dipahami/dilaksanakan/dijawab, dibalas dst.
g. Lain-lain yang dipandang perlu dan belum tertulis.
h. Menyiapkan Buku Tamu
1. Buku tamu umum
2. Buku tamu dinas
3. Buku tamu persyarikatan
4. Buku tamu wali santri
5. Buku tamu khusus pengawas
6. Buku tamu lintas sektoral

Administrasi yang diperlukan:

- Buku agenda surat masuk
- Buku agenda surat keluar
- Kumpulan SK pembagian tugas guru dan staff
- Kumpulan SK kepanitiaan
- Buku ekspedisi
- Arsip surat masuk
- Arsip surat keluar
- Buku kendali surat masuk
- Buku kendali surat keluar

Jenis kegiatan yang dapat dilakukan pada urusan surat-menyurat adalah sebagai berikut:
- Mengetik surat keluar
- Memasukan surat
- Memasukan pada buku agenda keluar
- Mendokumentasikan surat keluar
- Surat Masuk
- Mengkonsultasikan surat kepada Mudir, kepala sekolah maupun kepala pesantren sesuai
dengan yang berkepentingan

- Memasukan pada buku agenda masuk

- Mendokumentasikan surat masuk
- Mendokumentasikan data-data sekolah
- Membuat laporan rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
- Menyiapkan buku-buku yang berkaitan dengan administrasi surat menyurat
- Menerima surat masuk
- Mencatat surat masuk
- Menyortir surat
- Mengagendakan surat masuk dan meneruskanya kepada alamat
- Mengarsip surat
- meneliti surat apakah usrta tersebut sudah benar atau belum oleh atasan langsung
- Pemberian nomor
- Pengetikan
- Pengiriman surat
- Membuat daftar isi map order baik untuk masuk maupun surat keluar
4. URUSAN ADMINISTRASI KESISWAAN / KESANTRIAN
PELAKSANA : EKO PANDU APRIYANTO

a. Bertanggung jawab validasi data siswa/santri

b. Menyiapkan / melaksanakan data siswa
c. Jumlah Siswa/santri valid
d. Jumlah tiap kelas valid
e. Jumlah kelamin valid per angkatan
f. Rekap data restasi siswa/santri yang meliputi:
1. Olahraga
2. Akademis
3. Seni
g. Menyelenggarakan buku induk secara lengkap (no urut, no induk, pas foto awal dan akhir, data
pribadi, data nilai raport, mutasi dan lain-lain)
i. Mengarsipkan Raport dan Mengetahui dimana raport disimpan disimpan dan cepat mencari
kembali sewaktu-waktu diperlukan
j. Membuat dan mengarsipkan kartu Jasamu (Jasa kesehatan Muhammadiyah)
h. Mendata jumlah siswa/santri secara valid (segera update bila ada perubahan keluar,pindahan)
i. Melaporkan catatan khusus yang belum dikerjakan pada semester berikutnya
j. Menerima formulir isian biodata siswa/santri baru
k. pembagian kelas ( kelompok belajar ) pada awal bulan Juli
l. pembagian asrama pada awal bulan juli
m. Pengisian data kedalam buku induk Registrasi pada minggu awal bulan Juli
n. Pengisian buku kleper pada minggu ke- 1 bulan Agustus.
o. Pengisian nilai ke dalam buku induk siswa
p. Mengisi buku keadaan siswa pada setiap awal dan akhir bulan (Monitoring Siswa/santri)
q. Mengisi data pada papan data setiap bulan
r. Membuat rekapitulasi prestasi siswa/santri setiap akhir bulan
s. Mengisi buku mutasi siswa/santri setiap bulan dan di tutup setiap akhir bulan
t. Mengisi surat pindah siswa/santri ( apabila mutasi ) dan hal lain yang berhubungan dengan
siswa/santri
u. Mendata siswa/santri perkelas dan per asrama setiap tahunnya
v. Menyusun rekapitulasi jumlah siswa/santri putra dan putri setiap kelas
w. Menyusun rekapitulasi jumlah siswa/santri putra dan putri setiap asrama
x. Menyusun daftar statistik siswa/santri setiap tahun dan membuat laporan bulanan yang ditentukan.
y. Menyiapkan identitas diri, foto, dan sampul raport siswa/santri secara lengkap
z. Menentukan NIS (Nomor Induk Siswa untuk sekolah) dan NIS (Nomor Induk Santri untuk
pesantren)
aa. Menerima uang saku santri dari wali santri via transfer dan melakukan droping ke
musyrif/musyrifah paling lambat satu hari setelah ditransfer.

bb. Melengkapi isi file siswa/santri meliputi:

- Ijazah SD/MI untuk jenjang SMP
- Ijazah SMP/MTs untuk jenjang SMA
- SKHUN
- Akte kelahiran
- Kartu keluarga
- KTP ayah dan Ibu
- Pas foto 3 x 4 (2 lembar)
- Raport semester 1 kelas 6 untuk jenjang SMP
- Raport semester 5 kelas 9 untuk jenjang SMA
cc. Lain-lain yang dipandang perlu dan belum tertulis

Administrasi yang diperlukan:

- Nomor induk siswa dan Nomor Induk Santri (NIS)
- Input data
- Buku induk siswa
- Buku klapper
- Buku mutasi siswa
- Rekap daftar hadir siswa/santri
- Buku data tamatan
- Arsip ijazah yang telah lulus (data pengambilan dan Berita Acara)
- Arsip DANEM yang telah lulus
- Buku daftar nilai ijazah
- Data jumlah siswa/santri
- Buku leger nilai
- Arsip Tata tertib siswa/santri
- Arsip program IPM
- Daftar prestasi siswa/santri
- Daftar siswa kelas VII, VIII dan IX
- Dokumen penyerahan STTB
- Formulir isian siswa/santri untuk pendataan
5. URUSAN ADMINISTRASI PERLENGKAPAN DAN SARANA PRASARANA.
PELAKSANA : M. AFIF ALFARIZI, S.T.

a. Mendata semua sarana Sekolah/Pesantren

b. Melaporkan keadaan sarana sekolah pada setiap triwulan
c. Membuat daftar/mengisi buku yang diperlukan untuk inventaris
d. menyusun rencana kebutuhan untuk menunjang proses pembelajaran
e. menginventarisir barang-barang yang ada
f. membuat nomor inventaris pada setiap barang
g. membuat usualan/rencana barang yang diperlukan
h. Menyelenggarakan buku induk inventaris, buku golongan barang inventaris dan buku catatan non
inventaris secara lengkap dan teratur.
i. Membuat berita acara setiap penerimaan dan pengeluaran barang
j. Membelanjakan ATK
k. merekap penggunaan atau pengambilan ATK
l. Membuat perencanaan dan mengatur pelaksanaan: pengadaan, penyimpanan, penomoran,
pemakaian dan perawatan serta penghapusan barang menurut tata cara yang berlaku
m. Membuat laporan rekapitulasi jumlah dan keadaan barang inventaris setiap akhir bulan
n. Buku induk/inventaris barang
o. Dokumen inventaris Gedung dan tanah
p. Dokumen inventaris barang
q. Nomor induk inventaris barang
r. Kartu inventaris ruang
s. SK Tim belanja barang
t. Kartu kendali barang
u. Buku catatan perawatan barang
v. Inventarisasi peralatan
w. Lain-lain yang dipandang perlu dan belum tertulis
Administrasi yang diperlukan:
Buku induk inventaris
Buku induk gol. Barang
Buku catatan barang non inventaris
Buku pembelian barang
Buku penerimaan barang
Buku stok barang
Buku penghapusan barang
Buku nomor inventaris

Bumiayu, Juli 2020

Kepala Sekolah

Drs. MUHTADI
NBM. 766 323