Tata Usaha

I.        PENDAHULUAN
 
A.    Latar Belakang
Program kerja Tata Usaha adalah suatu rangkaian kegiatan yang direncanakan oleh
Kepala Urusan beserta karyawan dalam  mencapai tujuan administrasi terhadap
komponen – komponen pendidikan di sekolah untuk semua tingkat, jenis, dan jenjang
pendidikan serta pendayagunaan seluruh potensi yang ada di Tata Usaha Sekolah untuk
mencapai tujuan administrasi sekolah yang teratur dan terencana sehingga dapat
menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar keadministrasian pendidikan di
sekolah.
B.     Dasar
Dasar penyusunan program kerja ini adalah
Pedoman umum penyelenggaraan administrasi Sekolah Menengah Pertama
Pengarahan Pengawas
Kalender Pendidikan Dinas Pendidikan Dasar Provinsi Jawa Barat
Program kerja SMP Negeri 1 Paseh tahun pelajaran 2011/2012
C.    Tujuan
Maksud disusunnya program kerja Tata Usaha ini adalah
Memberikan dasar pedoman dan teknis pelaksanaan kegiatan administrasi sekolah
Agar dapat digunakan sebagai panduan oleh Kepala Urusan Tata Usaha dalam
melaksanakan tugasnya sehari-hari sebagai pelaksana administrasi
Untuk memberi arahan bagi pelaksanaan kegiatan administrasi pendidikan di sekolah
tiap tahun pelajaran
Agar dapat memahami, mengelola, dan mendayagunakan semua sarana administrasi
yang ada di sekolah untuk menunjang pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajat di
sekolah dengan tujuan pendidikan yang telah di tetapkan dan direncanakan dapat
tercapai pada waktu yang telah ditentukan
D.    Bidang Lingkup Garapan                                                     
Bidang Administrasi Program Kerja Rutin

1. Bidang Administrasi Keuangan

2. Bidang Administrasi Kepegawaian
3. Bidang Administrasi Kesiswaan
4. Bidang Administrasi Prasarana dan Sarana
5. Bidang Administrasi Kurikulum
6. Bidang Administrasi Tata Persuratan
7. Bidang Administrasi Perpustakaan
8. Bidang Administrasi Hubungan Masyarakat
9. Bidang Administrasi Laboratorium IPA
10. Bidang Administrasi Laboratorium Komputer
11. Bidang K7
II.           RINCIAN BIDANG GARAPAN
A.    Bidang Program Kerja Rutin
Menyusun Program Kerja Tata Usaha Sekolah / Program Pengembangan Administrasi
Sekolah ( PPAS )
Menentukan pembagian tugas staff Tata Usaha dan Pembantu Pelaksana
Menyusun Kepegawaian, Daftar Urut Kepangkatan, Kelengkapan Data dalam file
Kepala Sekolah, Guru dan Karyawan
Membina dalam pengembangan Karir Pegawai Sekolah
Menyusun administrasi perlengkapan sekolah
Menyusun dan menyajikan data / statistic sekolah
Mengkoordinasi dan melaksanakan 7 K
Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan katata usahaan secara berkala
Mengawasi dan memeriksa seluruh pekerja pegawai sekolah
Memeriksa kembali dan memberi paraf surat / laporan yang akan di tandatangani
Kepala Sekolah
B.     Bidang Administrasi Keuangan
1. Menerima, menyimpan, membukukan, membayar, dan membuat SPJ dana dari
BOS, BOP. Menyampaikan faktur / nota pembelian kepada petups inventaris untuk
dicatat dibuku penerimaan barang sesuai dengan barang yang dibeli.
2. Menyampaikan laporan atas dana yang diterima kepada instansi yang terkait.
3. Membuat Realisasi dana setup akhir tahun anggaran untuk bahan evaluasi.
4. Mengambil, membagikannya, dan membuat SPJ Kesra, Tunjangan Khusus, TTP
dan lainnya.
5. Mengurus kenaikan gaji berkala, kekurangan gaji, dan perubahan gaji atas
kenaikan pangkat / golongan.
Bendahara PKC

C.    Bidang Administrasi Kepegawaian

1. Kepegawaian
A. Mengerjakan Buku Induk Pegawai, File Guru dan Karyawan. Dikerjakan
sewaktu-waktu dengan perubahan data.
B. Mengerjakan jakan Daftar Urut Kepangkatan (DUK). Dikerjakan setiap
akhir bulan Desember tahun yang bersangkutan.
C. Mengerjakan usul kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, PAK, dan
pengajuan pension. Dikerjakan sesuai dengan perubahan data bekerjasama
dengan Bendahara PKC.
D. Mengurus Askes Guru dan Pegawai.
E. Mengerjakan Penetapan Angka Kredit ( PAK ) Guru
i. Mengerjakan SK pembagian tugas personalia : Tugas Guru, Wali
Kelas, Pembina, Piker, Panitia, dan Tata Usaha. Waktu : Setelah diadakan
RAKERSEK (Hasil dari keputusan Rakersek) Minggu ke 4 Bulan Juni A.
Minggu ke 1 bulan Juli.
ii. Mengerjakan lampiran I dan II. Dikerjakan pada saat mengajukan
berkas Usul Penetapan Angka Kredit ( PAK ).
iii. Mengerjakan lampiran V. Dikerjakan setiap akhir taun pelajaran
dan atau pada saat pengajuan Usul PAK sebelum habis tahun Pelajaran sesuai
dengan Semester yang sudah dilaksanakan pada tahun pelajaran berjalan.
iv. Meminta Foto Copy setiap kelengkapan berkas rangkap 3. contoh
1)      Foto Copy SK kenaikan Pangkat / Gol Terakhir.
2)      Foto Copy PAK Terakhir.
3)      Foto Copy Kartu Pegawai, Kartu PGRI.
4)      Foto Copy Sertifikat Penataran, Seminar dan lain-lain yang relevan tertanggal
setelah Pengajuan Usul PAK terakhir.

5)      Berkas diajukan paling lambat tgl : ……… Pada bulan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku. Dengan persiapan penyusunan berkas satu bulan sebelum tangggal
terakhir pengusulan.
Membuat Laporan Bulanan

1. Memasukkan Nilai Kinerja Bulanan Guru dan Karyawan.

2. Dikerjakan setiap akhir bulan berjalan, paling lambat tgl 15 bulan berikut.
3. Mengambil data dari : Kepegawaian, Kesiswaan dan Inventarisasi.
4. Setelah ditandatangani dikirim sesuai dengan lampirannya.
D.    Bidang Administrasi Kesiswaan
1. Mengumpulkan Buku Leger dari Wali Kelas VII, VIII, dan IX.
2. Mengerjakan Buku Induk Kelas VII, VIII, dan IX
A. Memasukkan data siswa kelas VII ke buku induk siswa.
B. Memasukkan nilai Semester I dan II pada setiap akhir Semester.
C. Memasukkan data mutasi siswa (masuk / keluar) dikerjakan antara bulan
juli s.d. akhir Agustus kecuali khusus.
D. Mengerjakan buku klaper. Untuk kenaikan kelas segera diisi tentang
perubahan kelas siswa yang bersangkutan.
E. Membuat daftar siswa kelas VII, VII, dan IX.
F. Mengerjakan Buku Induk Kelas IX
i. Menempel foto tamat, dilaksanakan bulan mei.
ii. Cap tiga jari tangan kiri pada foto tamat (minggu ke 2 bulan Mei /
sesuai dengan keperluan ).
iii. Memasukkan data mutasi siswa (masuk / keluar) dikerjakan antara
bulan Juli s.d. Agustus kecuali khusus; untuk mutasi keluar dikerjakan
sewaktu-waktu dan pada akhir Semester II pada kolom Tamat diisi nilai STTB
dan baris Tamat / Tidak Tamat harap diisi serta tahun meninggalkan sekolah.
iv. Mengerjakan Tanda Terima STTB / Tanda Tamat Belajar.
v. Mengerjakan Buku Klaper. Diisi Tamat setelah dinyatakan lulus
sesuai dengan tanggal pengumuman.
vi. Mempersiapkan Data Peserta Ujian Sekolah / Ujian Nasional.
vii. Mengisi data siswa kelas VII, VIII, dan IX.
viii. Mengisi Data Sekolah pada papan statistik ( bagi Sekolah Sanggar ).
ix. Mengerjakan tugas lain sebagai Staff Tata Usaha termasuk tugas
luar bila diperlukan.
x. Membantu kegiatan dalam pelaksanaan Ulangan Umum bersama.
E.     Bidang Administrasi Prasarana dan Sarana
1. Mengerjakan Inventaris
A. Buku Penerimaan Barang
B. Buku Induk Inventaris
C. Buku Induk Non Inventaris
D. Mengisi Buku Golongan Barang
 E. Mengerjakan Buku Pembelian, Penerimaan Barang, Buku Daftar
Pengeluaran Barang, Kartu Stok Barang, Melampirkan BON pengeluaran barang,
Data Penghapusan Barang. Dikerjakan sewaktu-waktu dengan perubahan data.
F. Mengerjakan data inventaris barang per ruangan.
G. Mengisi buku mutasi barang.
H. Mengisi buku pemeliharaan.
I. Mengisi buku berkas penghapusan barang.
J. Mengerjakan laporan inventarisasi dengan ketentuan yang berlaku
K. Mengadakan Pemeriksanan (Pengecekan perlengkapan barang-barang
yang ada).
L. Memelihara, menyimpan perlengkapan / barang yang ada.
M. Mengadakan / melengkapi barang-barang.
F.     Bidang Tata Persuratan
1. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk / Surat Keluar
A. Menerima sura, mencatat pada agenda Surat masuk, membubuhkan cap
agenda surat masuk, membuat despansasi tentang Surat masuk untuk dibuat
rekomendasi oleh Kepala Sekolah; menyampaikan surat sesuai keperluan dan
apabila telah selesai proses maka diarsipkan surat masuk tersebut di file surat
masuk.
B. Memberi nomor pada Surat keluar, mencatat pada agenda Surat masuk;
Menyelesaikan proses penandatanganan surat keluar dan setelah selesai dikirim
sesuai dengan tujuan surat dan tembusannya diarsipkan pada file agenda surat
keluar.
C. Kearsipan
Menyimpan seluruh data kegiatan sekolah atas laporan dari pelaksana kegiatan dari
proposal, pelaksanaan kegiatan dan laporan hasil kegiatan
Menyusun kartu kendah

G.    Bidang Administrasi Perpustakaan

Adalah kumpulan sumber informasi dalam berbagai bentuk yang telah dipilih
sesuai dengan tujuan program pendidikan di sekolah. Kumpulan sumber informasi itu
berupa buku-buku dan buku-buku perpustakaan sekolah.
Koleksi buku perpustakaan sekolah terdiri dari
Koleksi Buku
Terdiri dari buku pelajaran pokok, buku pelajaran pelengkap, buku bacaan, dan buku
sumber.
Koleksi Buku Bacaan
Terdiri dari terbitan berkala, pamphet, brosur, dan bahan lainnya (Slide, film, kaset,
video, dan lain-lain )
Kegiatan di Perpustakaan meliputi :
Inventarisasi
Klasifikasi
Katalogisasi
Penyajian koleksi / penyusunan buku di rak
H.    Bidang Hubungan Masyarakat
1. Rapat Komite Sekolah
2. Kerjasama antar sekolah
3. Kegiatan kepedulian sosial sekolah
4. Kerjasama dengan badan atau instansi lain
5. Temu muka dengan siswa dan orangtua siswa yang anaknya berprestasi dan yang
kurang berprestasi
I.       Bidang Administrasi Laboratorium IPA
Adalah tempat untuk melatih siswa menggunakan metode ilmiah dalam memecahkan
masalah yang dlihadapi serta mengadakan suatu proses yang melibatkan penalaran
rasional dan kegiatan eksperimen tentang pengetahuan fisika dan biologi yang dimiliki
siswa.
Kegiatan pengelolaan dan pendayagunaan laboratorium
Tugas dan fungsi laboran
Katalogisasi alat-alat laboratorium IPA
Penyimpanan Penyediaan dan penyimpanan alat-alat praktik IPA
Pendayagunaan alat-alat IPA
Jadwal kegiatan laboratorium IPA
Pemeliharaan dan perawatan alat-alat laboratorium IPA
Tata tertib laboratorium
Struktur Pengelola Laboratorium
J.      Bidang Administrasi Laboratorium Komputer
Adalah tempat untuk mengasah potensi siswa tentang informasi dan teknologi.
Kegiatan pengelolaan dan pendayagunaan laboratorium komputer.
Tugas dan fungsi pengelola komputer
Jadwal, kegiatan laboratorium komputer
Tata tertib penggunaan laboratorium komputer
Inventarisasi perangkat komputer
Pemeliharaan dan perawatan komputer
Struktur pengelola laboratorium komputer
K.    Bidang 7 K. (Kebersihan Lingkungan )
Membersihkan Ruang TU, Kepala Sekolah, Guru, Ruang BK, Ruang Lab. Komputer,
UKS, OSIS, Ruang Kelas.
Membersihkan Selasar, Got sepanjang depan, Lingkungan Kantor TU sampai dengan
kelas bagian depan dan belakang.
Membersihkan kamar mandi / WC Ruang Kepala Sekolah, Guru, WC siswa putra /
putri.
Menyiram dan merawat taman.
Membersihkan musholla SMP Negeri 1 Paseh.
Membersihkan kaca jendela. teralis, pintu bagian depan dan belakang.
Membersihkan segala coretan yang ada di tembok, meja / kursi, jendela dan pintu.
Membersihkan sampah yang ada di dalam laci meja murid dan meja guru.
Memperbaiki meja / kursi murid, guru, dan jendela.
III.      PENUTUP
A.    Kesimpulan
Berhasilnya program kerja Tata Usaha SMP Negeri 1 Paseh tahun 2011/2012 adalah
tergantung pada peran kerjasama antara warga sekolah, masyarakat, komite sekolah,
serta semua pihak yang berkompeten dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
B.     Saran-saran
Saran-saran ini ditujukan kepada semua pihak terkait yang peduli pendidikan dengan
penyelenggaraan pendidikan di SMP Negeri 1 Paseh.
Kepada semua tenaga kependidikan senantiasa meningkatkan wawasan, ketrampilan,
dan profesionalismenya sesuai dengan tuntunan perkembangan ilmu dan teknologi,
serta bersikap terbuka terhadap reformasi dibidang pendidikan.
Kepada anggota dan pengurus komite sekolah kiranya dapat meningkatkan peranannya
dalam mendukung pelaksanaan program-program sekolah.
Kepada pemerintah agar dapat melengkapi sarana dan prasaran yang diperlukan SMP
Negeri 1 Paseh, kesejahteraan guru dan karyawan, serta meningkatkan status guru dan
karyawan honorer menjadi tenaga kontrak.