VENDOR

MANAGEMENT
DAN CSMS

User Guide /
Manual Book

20 Juli 2020

Procurement
PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL
 1. Registrasi Vendor

a) Buka EXTRA di web browser anda dengan alamat https://extra.ptk-shipping.com

maka akan muncul halaman sebagai berikut.

1
b) Untuk membuat akun vendor, click tombol PENDAFTARAN PERUSAHAAN
untuk mengisi biodata vendor.

c) Masukkan Nomor NPWP Vendor selanjutnya click tombol CHECK untuk mengisi
biodata perusahaan seperti pada tampilan berikut ini.

d) Selanjutnya masukkan biodata perusahaan, lalu click button KIRIM VERIFIKASI

untuk mendapatkan Nomor NPWP dan Sandi Perusahaan pada Email
Perusahaan yang telah dimasukkan sebelumnya.

2
 1

3
4

5 6 7

10

11

12

13
14
15

3
 Keterangan:
1. Tombol Ganti NPWP, untuk mengganti Nomor NPWP yang telah di masukkan
sebelumnya
2. Input Nama Perusahaan, masukkan Nama Perusahaan (Nama Vendor)
3. Pilih Sub Bidang, Pilih Sub Bidang berdasarkan bisnis Vendor
4. Tombol di sini, untuk melihat referensi Sub Bidang yang telah diupload
sebelumnya oleh Admin EXTRA.
5. Pilih SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB, Pilih Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
/ Surat Izin Usaha Perusahaan Angkatan Laut (SIUPAL) / Surat Izin Usaha
Jasa Konstruksi (SIUJK), dan Nomor Induk Berusaha (NIB)
6. Nomor SIUP / SIUPAL / SIUJK, Masukkan Nomor Surat Izin Usaha
Perdagangan (SIUP), Nomor Surat Izin Usaha Perusahaan Angkatan Laut
(SIUPAL), Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dan Nomor Induk
Berusaha (NIB)
7. Pilih Tanggal Kadaluarsa SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB , Masukkan tanggal
kadaluarsa Nomor Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Surat Izin
Usaha Perusahaan Angkatan Laut (SIUPAL), Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi
(SIUJK) dan Nomor Induk Berusaha (NIB)
8. Input Email Perusahaan (dapat dihubungi), masukkan Email Perusahan
untuk mendaftar akun perusahaan
9. Input Telepon Perusahaan, masukkan Nomor Telepon Perusahaan
10. Input Alamat Perusahaan, masukkan Alamat Perusahaan
11. Input Kode Negara, masukkan Kode Negara
12. Input PIC No. Handphone, masukkan PIC Nomor Handphone
13. Input Fax, masukkan Nomor Fax Perusahaan
14. Checklist Setuju Daftar Perusahaan, Click checklist jika menyetujui untuk
daftar perusahaan
15. Tombol Kirim Verifikasi, Click tombol verifikasi untuk mendapatkan Nomor
NPWP dan Sandi Perusahaan pada email perusahaan yang telah input
sebelumnya

e) Selanjutnya click tombol PENDAFTARAN PIC PERUSAHAAN atau click link url
pada email perusahaan yang telah didaftarkan sebelumnya untuk membuat akun
PIC PERUSAHAAN dalam pengelolaan data perusahaan (Vendor).
4
 1

5
 Keterangan:
1. Input Nomor NPWP, masukkan Nomor NPWP yang telah diinput sebelumnya
sesuai dengan link email yang telah di kirim
2. Input Sandi Perusahaan, masukkan Sandi Perusahaan sesuai dengan link
email yang telah dikirim
3. Input Nama Awal, masukkan nama awal PIC Perusahaan yang akan di
daftarkan pada aplikasi EXTRA
4. Input Nama Akhir, masukkan nama akhir PIC yang akan di daftarkan pada
aplikasi EXTRA.
5. Input Email for login, masukkan email PIC Perusahaan yang akan digunakan
untuk login aplikasi EXTRA
6. Input Phone, masukkan Kode Negara dan Nomor Telephone user yang akan
di daftarkan untuk login aplikasi EXTRA
7. Input Password, masukkan password yang digunakan untuk login aplikasi
EXTRA
8. Input Confirm Password, masukkan password kembali untuk
mengkonfirmasi passwod yang digunakan untuk login aplikasi EXTRA
9. Tombol Kirim Permintaan Akun, Click tombol kirim permintaan akun untuk
login PIC Perusahaan pada aplikasi EXTRA

f) Masukkan Email dan Password sesuai dengan Email dan Password akun PIC
Perusahaan yang telah di daftarkan sebelumnya selanjutnya Click Button
Login seperti pada tampilan di bawah ini.

6
g) Jika login sukses, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

h) Click Menu Dokumen Legalitas maka muncul tampilan Vendor Management yang
telah diinput sebelumnya pada saat Pendaftaran Perusahaan dengan status Not
Verified.

7
i) Click button status Upload Document untuk melengkapi Persyaratan Rekanan
PT. Pertamina Trans Kontinental maka akan muncul tampilan seperti berikut.

2 1

2
3

4 5 6

4
5
6
7
7
8
8

9
9

10
10

11 11

8
 12
12 13

5
5
13
14

5
14 15

16 15
55

16 17

5
18

5
5 19

20 5

5 21

22 5

9
5
 23

24
5

5 25

26
5

27
5

28
5
29
5

30
5

31
5

32
5
33
5 3
34
34
5
5
5 10
Keterangan:
1. Nomor NPWP, Nomor NPWP yang telah dimasukkan sebelumnya pada saat
Daftar Perusahaan
2. Nama Perusahaan, Nama Perusahaan yang telah dimasukkan sebelumnya
pada saat Daftar Perusahaan
3. Sub Bidang, Sub Bidang dari Perusahaan yang telah dimasukkan
sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
4. Pilih SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB, Pilihan SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB
yang telah dipilih sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
5. Nomor SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB, Nomor SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB
yang telah dimasukkan sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
6. Tanggal Kadaluarsa SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB, tanggal kadaluarsa SIUP
/ SIUPAL / SIUJK / NIB yang telah dimasukkan sebelumnya pada saat Daftar
Perusahaan
7. Email Perusahaan (daftar dihubungi), Email Perusahaan yang telah
dimasukkan sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
8. Telepon Perusahaan, Telepon Perusahaan yang telah dimasukkan
sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
9. Alamat Perusahaan, Alamat Perusahaan yang telah dimasukkan
sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
10. PIC No Handphone, No Handphone PIC Perusahaan yang telah dimasukkan
sebelumnya pada saat Daftar Perusahaan
11. Fax, No Fax Perusahaan yang telah dimasukkan sebelumny pada saat Daftar
Perusahaan
12. Format Document, File Document Persyaratan Rekanan PTK
13. Surat Permohonan Menjadi Rekanan PTK, Masukkan dan Upload file Surat
Permohonan Menjadi Rekanan PTK untuk melengkapi berkas Persyaratan
Rekanan PTK
14. Surat Keterangan Terdaftar (SKT) dari PTK, Masukkan dan Upload file
Surat Keterangan Terdaftar (SKT) dari PTK untuk melengkapi berkas
Persyaratan Rekanan PTK
15. Copy Akte Pendirian / Perubahan Perusahaan dan Pengesahan dari
Departemen Kehakiman, Masukkan dan Upload file Copy Akte Pendirian /

11
 Perubahan Perusahaan dan Pengesahan dari Departemen Kehakiman untuk
melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
16. Copy SIUP / SIUPAL / SIUJK / NIB, Masukkan dan Upload File Copy SIUP /
SIUPAL / SIUJK / NIB untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
17. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) / NIB, Masukkan dan Upload File
Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) / NIB untuk melengkapi berkas
Persyaratan Rekanan PTK
18. Copy NPWP dan PKP, Masukkan dan Upload File Copy NPWP dan PKP
untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
19. Copy Surat Keterangan Domisili Perusahaan, Masukkan dan Upload File
Copy Surat Keterangan Domisili Perusahaan untuk melengkapi berkas
Persyaratan Rekanan PTK
20. Surat Referensi Bank (Asli), Masukkan dan Upload File Surat Referensi
Bank untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
21. Laporan Keuangan Perusahaan (Audited) 2 (dua) Tahun Terakhir,
Masukkan dan Upload File Laporan Keuangan Perusahaan (Audited) 2 (dua)
Tahun Terakhir untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
22. SPT Tahunan PPh Bdn untuk 2 (dua) Tahun Terakhir, Masukkan dan
Upload File SPT Tahunan PPh Bdn untuk 2 (dua) Tahun Terakhir untuk
melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
23. Struktur Organisasi Perusahaan, Masukkan dan Upload File Struktur
Organisasi Perusahaan untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
24. Copy Sertifikasi Kadin / Gapeksi / Gafeksi / Arpena, Masukkan dan Upload
File Copy Sertfikasi Kadin / Gapeksi / Gafeksi / Arpena untuk melengkapi
berkas Persyaratan Rekanan PTK
25. Susunan Pemilik Modal, Masukkan dan Upload File Susunan Pemilik Modal
26. Susunan Komisaris, Masukkan dan Upload File Susunan Komisaris untuk
melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
27. Susunan Direksi, Masukkan dan Upload Susunan Direksi untuk melengkapi
berkas Persyaratan Rekanan PTK
28. Pengalaman Pekerjaan (dengan rekomendasi tertulis dari pemakaian
jasa bila ada), Masukkan dan Upload Pengalaman Pekerjaan (dengan
rekomendasi tertulis dari pemakaian jasa bila ) untuk melengkapi berkas
Persyaratan Rekanan PTK
12
 29. Rekening Telephone / Fax, Masukkan dan Upload File Rekening Telephone
/ Fax untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
30. Asli Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen, Masukkan dan Upload File
asli Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen untuk melengkapi berkas
Persyaratan Rekanan PTK
31. Surat Pernyataan Kesediaan Diperiksa, Masukkan dan Upload File asli
Surat Pernyataan Kebenaran Diperiksa untuk melengkapi berkas Persyaratan
Rekanan PTK
32. Surat Kuasa dari Pimpinan, Masukkan dan Upload File Surat Kuasa dari
Pimpinan untuk melengkapi berkas Persyaratan Rekanan PTK
33. Copy KTP Pemegang Saham, Komisaris, Direksi, Masukkan dan Upload
File Copy KTP Pemegang Saham, Komisaris, Direksi
34. Tombol Send Request, untuk mengirim permintaan verifikasi Perusahaan ke
PIC Procurement PTK. Penginputan selesai. Status Vendor akan berubah
menjadi Request Pending

j) Untuk keluar dari aplikasi EXTRA, click simbol pada pojok kanan atas
halaman EXTRA selanjutnya click logout seperti pada tampilan berikut.

13
 2. Answer Question Prakualifikasi CSMS
CCCSMSCSMS
a) Buka EXTRA di web browser anda dengan alamat https://extra.ptk-shipping.com
maka akan muncul halaman sebagai berikut.

b) Vendor akan menerima notifikasi email untuk menjawab pertanyaan prakualifiasi

CSMS lalu Masukkan Email dan Password sesuai dengan Email dan Password
akun user yang telah di daftarkan sebelumnya selanjutnya Click Button Login
seperti pada tampilan di bawah ini.

14
c) Jika login sukses, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

d) Click Menu CSMS dan click sub menu Question, maka muncul tampilan
Question At Partner seperti pada tampilan berikut dengan status Unanswered.

15
 e) Click button Check untuk menjawab pertanyaan Prakualifikasi CSMS maka
akan muncul pada tampilan Detail Question List seperti pada tampilan berikut.

f) Pada setiap Question, click Action untuk menjawab Question

Prakualifikasi CSMS seperti pada tampilan berikut.

16
Keterangan:

1. Question : Pertanyaan Prakualifikasi CSMS yang telah dibuat sebelumnya oleh

PIC SMR
2. Input Answer : Masukkan Jawaban dari Question Prakualifikasi CSMS pada
tiap question
3. Eviden : Masukkan File Evidence dari setiap Question Prakualifikasi CSMS
4. Button Submit : Click button submit dan click Pop Up Yes untuk menjawab
Question Prakualifikasi CSMS selanjutnya status Question pada Question List
akan berubah menjadi Answered.

g) Jika telah selesai menjawab Pertanyaan Prakualifikasi CSMS pada setiap

question, click button FINISH ANSWER dan click Pop Up Yes untuk mengirimkan
All Answer Prakualifikasi CSMS kepada PIC SMR dan menunggu Verifikasi PIC
SMR, selanjutnya status akan berubah menjadi Waiting Doc Score seperti pada
tampilan berikut.

17
 3. Konfirmasi Penilaian CSMS

a) PIC Vendor akan menerima notifikasi Waiting Vendor Verification dari PIC SMR
selanjutnya masukkan Email dan Password sesuai dengan Email dan Password
akun user yang telah di daftarkan sebelumnya selanjutnya Click Button Login
seperti pada tampilan di bawah ini.

b) Jika login sukses, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

18
c) Click Menu CSMS dan click sub menu Question, maka muncul tampilan Question
At Partner seperti pada tampilan berikut dengan status Confirm Assesment.

d) Click button Check untuk melakukan answer assesment maka akan muncul
pada tampilan Detail Question List seperti pada tampilan berikut.

19
e) Jika vendor menyetujui Assesment Total Score CSMS dari PIC SMR maka vendor dapat
melakukan Action click button Confirmasi Assesment dan click Pop Up Yes maka status
akan berubah menjadi Pending Certificate (Pencetakan Certificate) sedangkan jika tidak
menyetujui hasil Assement dari PIC SMR maka pertanyaan sebelumnya akan jadikan
historis jawaban penilaian lalu tambahkan evidence selanjutnya akan kembali ke PIC
SMR dengan status Vendor Revise untuk melakukan penilaian score kembali.

20
 4. View Certificate

a) PIC Vendor akan menerima notifikasi dari PIC SMR selanjutnya masukkan Email
dan Password sesuai dengan Email dan Password akun user yang telah di
daftarkan sebelumnya selanjutnya Click Button Login seperti pada tampilan di
bawah ini.

b) Jika login sukses, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

21
c) Click Menu CSMS dan click sub menu Certificate , maka akan muncul List
Certificate seperti pada tampilan berikut.

d) Click button Check untuk melihat tampilan SKT dan certificate CSMS yang
sudah ditandatangi dan distempel basah.

22