User Manual

E-Payment Vendor External

APPays Angkasa Pura 1

User Manual Document

E-Payment Process Vendor External

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 1 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................................... 2

E-Payment Process ............................................................................................................................................ 3
Description Overview .......................................................................................................................................... 3
1. How to LOG IN............................................................................................................................................. 4
2. Menu pada APPays .................................................................................................................................... 6
3. E-Payment Registration.............................................................................................................................. 8
4. Tracking Document ................................................................................................................................... 12
5. E-Payment List........................................................................................................................................... 13
6. User Setting ................................................................................................................................................ 14

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 2 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

E-Payment Process

Description Overview

➢ “How to LOG IN” merupakan transaksi yang digunakan untuk masuk ke dalam
website appays.ap1.co.id

➢ “Menu pada APPays” merupakan penjelasan mengenai menu yang ada pada
website appays.ap1.co.id

➢ “E-Payment Registration” merupakan transaksi yang digunakan user untuk

mendaftarkan E-Payment yang akan ditagihkan dan akan diverifikasi oleh tim
verifikasi data.

➢ “Tracking Document” merupakan transaksi yang digunakan untuk melacak

dokumen Pendaftaran E-Payment.

➢ “E-Payment List” merupakan transaksi yang digunakan untuk melihat list

Pendaftaran E-Payment yang telah dibuat oleh user sebelumnya.

➢ “User Setting” merupakan transaksi yang digunakan untuk mengatur pengaturan

akun seperti mengubah password akun.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 3 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

1. How to LOG IN

Sebelum melakukan transaksi e-payment, user mengakses website pada halaman:

appays.ap1.co.id kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :

Agar user dapat melakukan transaksi pada website ini, User terlebih dahulu harus
masuk ke dalam site dengan mengisi beberapa data seperti berikut :

No Field Keterangan
1 Username Masukkan nomor username sesuai dengan nomor vendor yang
telah ditentukan sebelumnya.

2 Password Masukkan dengan kata sandi

Setelah mengisi semua field diatas kemudian klik ikon

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 4 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

Jika berhasil, maka user akan diarahkan ke halaman utama seperti berikut :

Note :
Jika user tidak berhasil masuk / lupa password,
maka hubungi admin untuk diperiksa lebih lanjut.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 5 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

2. Menu pada APPays

Setelah masuk ke dalam website, pada sudut kiri halaman utama terdapat beberapa
menu yang dapat membantu transaksi user.

Adapun penjelasan mengenai menu-menu pada website appays.ap1.co.id adalah

sebagai berikut :
1. Menu Home
Menu Home adalah halaman utama ketika user berhasil masuk ke dalam
website. Di dalam menu ini, user akan melihat beberapa informasi-informasi
penting dari Angkasa Pura 1 yang perlu diketahui oleh user seperti Ketentuan
Proses Pembayaran.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 6 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

2. Menu Account Info

Menu Account Info berisi informasi mengenai vendor berupa vendor ID, Contact
Person dan juga alamat vendor.

3. Menu E-Payment Registration

Menu E-Payment Registration adalah menu dimana vendor melakukan
pendaftaran E-Payment yang akan vendor ajukan.

4. Menu Tracking Document

Menu Tracking Document adalah menu yang dapat digunakan user untuk
melacak dokumen-dokumen Pendaftaran E-Payment yang telah user buat
sebelumnya.

5. Menu E-Payment List

Menu E-Payment List adalah menu yang dapat menampilkan nomor nomor
registrasi yang telah user buat sebelumnya.

6. Menu User Setting

Menu Setting adalah menu yang dapat digunakan user untuk mengatur ulang
pengaturan akun seperti mengubah password akun.

7. Icon Logout
Icon Logout pada pojok kiri menu digunakan oleh user jika telah melakukan
transaksi dan akan keluar dari website.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 7 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

3. E-Payment Registration

Menu E-Payment Registration adalah menu dimana vendor melakukan pendaftaran

E-Payment yang akan vendor ajukan kepada perusahaan. Adapun cara-cara pendaftaran E-
Payment adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu E-Payment Registration pada pojok kiri halaman utama, maka akan
muncul tampilan sebagai berikut :

2. Isi beberapa field sebagai berikut :

No Field
1 Registration Type
2 Nama Vendor
3 Tanggal Permohonan
4 Tanggal Penyerahan Isi dengan jadwal tanggal user akan melakukan
Dokumen
5 PO / Non PO
Pilih PO
6 Nama Pekerjaan
7 Mata Uang
Keterangan
Berisi tipe registrasi dan akan terisi secara
otomatis oleh sistem.
Berisi nama vendor serta kode vendor dan akan
terisi secara otomatis oleh sistem
Berisi tanggal pada saat user melakukan
pendaftaran E-Payment dan akan terisi secara
otomatis oleh sistem.
penyerahan dokumen dokumen pendukung
kepada Tim verifikasi data secara langsung.
Pilih apakah pembayaran yang akan ditagihkan
vendor merupakan transaksi melalui PO atau non
PO.
Jika vendor memilih transaksi PO maka pilih
nomor PO yang dimaksud.
Isi dengan keterangan nama pekerjaan dari
E-Payment tersebut.
Isi dengan mata uang yang digunakan vendor
dalam pembayaran.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 8 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

No Field Keterangan
8 Nominal (Termasuk Isi dengan nominal total yang akan vendor
PPN) tagihkan.

3. Pilih file file document pendukung yang akan disubmit / diserahkan nanti oleh
vendor kepada perusahaan, seperti berikut :
- Surat Permohonan Pembayaran : berupa dokumen Surat
Permohonan Pembayaran (pdf)
- Invoice : berupa dokumen Invoice (pdf)
- Kuitansi : berupa dokumen kuitansi (pdf)
- Faktur Pajak : berupa dokumen Faktur Pajak
(pdf)
- BAPP : berupa dokumen BAPP (pdf)
- BAST : berupa dokumen BAST (pdf)
- Goods Receipts Doc (GR) : berupa dokumen GR (pdf)
- Kontrak : berupa dokumen kontrak (pdf)
- Kontrak Lainnya (Addendum/Pesanan) : berupa dokumen kontrak (pdf)
- Dokumen Lain : berupa dokumen lain yang
sudah dikumpulkan dalam satu
file (zip)

4. Konfirmasi bahwa data yang telah diinput pada tahap ke-2 dan ke-3 adalah
benar dan sesuai, seperti gambar berikut :

5. Klik icon Submit

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 9 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

Note :
Tanggal Penyerahan Dokumen hanya dibatasi sampai dengan tanggal 22 setiap bulannya :
Jika E-Payment yang akan didaftarkan adalah E-Payment berasal dari PO, maka pilih nomor
PO yang sesuai dengan nomor yang akan didaftarkan pada pembayaran oleh vendor
dengan klik nomor PO.

Jika pendaftaran E-Payment berhasil terdaftar maka akan muncul tampilan berikut :

Klik Print PDF untuk mencetak form yang akan dibawa oleh user untuk verifikasi
dokumen dengan tim verikasi data.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 10 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 11 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

4. Tracking Document

Menu Tracking Document adalah menu yang dapat digunakan user untuk melacak
dokumen-dokumen Pendaftaran E-Payment yang telah user buat sebelumnya. Adapun
cara-cara untuk melacak status dokumen Pendaftaran E-Payment adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu Tracking Document pada pojok kiri halaman utama, maka akan
muncul tampilan sebagai berikut :

2. Isi field berikut :

No Field Keterangan
1 Nama Vendor – Code Berisi nama vendor serta kode vendor dan
akan terisi secara otomatis oleh sistem
2 E-Payment Registration No Berisi nomor pendaftaran E-Payment yang
akan dilacak

3. Klik icon Search

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 12 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

5. E-Payment List

Menu E-Payment List adalah menu yang dapat menampilkan nomor nomor registrasi
yang telah user buat sebelumnya. Adapun cara-cara untuk melihat list nomor pendaftaran E-
Payment adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu E-Payment List pada pojok kiri halaman utama, maka akan muncul
tampilan sebagai berikut :

Adapun beberapa fitur yang dapat digunakan pada halaman ini yaitu :

No Fitur Keterangan
1 Digunakan untuk mencari nomor pendaftaran E-Payment tertentu
dengan mengisi nomor E-Payment atau tanggal.
2 Digunakan vendor apabila vendor ingin mengexport seluruh list
nomor e-payment ke dalam excel. Search terlebih dahulu nomor e-
payment jika vendor hanya ingin mengexport nomor nomor e-
payment tertentu.
3 Digunakan untuk melihat detail dari Nomor Pendaftaran E-Payment
yang berisi status E-Payment.
4 Digunakan untuk mencetak form Pendaftaran E-Payment

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 13 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External

 User Manual
E-Payment Vendor External
APPays Angkasa Pura 1

6. User Setting

Menu User Setting adalah menu yang dapat digunakan user untuk mengatur ulang
pengaturan akun seperti mengubah password akun. Adapun cara-cara untuk melakukan
perubahan password akun adalah sebagai berikut :
1. Klik Menu User Setting pada pojok kiri halaman utama, maka akan muncul
tampilan sebagai berikut :

2. Klik Change Password untuk melakukan perubahan password, maka akan

muncul tampilan seperti berikut :

3. Pada field berikut, isi dengan :

No Field Keterangan
1 Old Password Masukkan password lama
2 New Password Masukkan password baru

4. Klik Submit untuk menyimpan password baru. Jika berhasil silakan untuk login
ulang.

APPAYS AP1 - USER MANUAL Page 14 of 14

Version: 1.0 E-Payment Process Vendor External