PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL
No. Dokumen :SOP/V/UKM-10/I/2019

SOP No. Revisi : 02

Tanggal Terbit: 7 Januari 2019

Halaman : 1/3

PUSKESMAS dr. Maria Valentina

PURWOKERTO UTARA II NIP19720812 200212 2 004

1. Pengertian 1. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang bukan diterbitkan

puskesmas yang terkait dengan sistem manajemen mutu
misalnya Peraturan Menteri Kesehatan, Peraturan Pemerintah
Daerah, Buku Referensi dan lain-lain.
2. Pengendalian Dokumen Eksternal adalah kegiatan pengelolaan
dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu
yang mencakup proses inverntarisasi, identifikasi, penentuan
masa berlaku, pencatatan dan penyimpanan dokumen
eksternal.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan pengendalian dokumen
eksternal

3. Kebijakan 1. SK Nomor 440/129/2018 tentangPengendalian Dokumen dan

Pengendalian Rekaman Pelaksanaan Kegiatan
2. Surat Keputusan Kepala Puskesmas No 440/127/2018 tentang
Pengelolaan dan Pelaksanaan UKM
4. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 46 tahun 2015 tentang
Akreditasi Puskesmas.
2. Pedoman penyusunan Dokumen Puskesmas II Purwokerto
Utara tahun 2018 No Admen/01/PDM/2018
5. Prosedur 1.
2.
3.
4.
5.
1. Penanggung jawab UKM membuat daftar induk dokumen
eksternal.
2. Penanggung jawab UKM meminta kepada pelaksana program
untuk melakukan inventarisasi dokumen eksternal di masing-
 masing unit/bagian /program dan memasukkanya pada daftar
induk dokumen
3. pelaksana program memberikan nomor urut sesuai daftar
induk dokumen
5.Prosedur 4. pelaksana program menempelkan nomor urut pada dokumen
sesuai nomor pada daftar induk dokumen
5. pelaksana program menyusun dokumen sesuai nomor urut
dokumen
6. pelaksana program penyimpanan dokumen pada almari
dokumen UKM
7. Penanggungjawab UKM menandai dokumen sesuai nama
unit/bagian/program , agar supaya apabila suwaktu waktu
dokumen dibutuhkan sebagai referensi kegiatan mudah dalam
mencarinya
8. Penanggung jawab UKM menyiapkan buku keluar masuk
dokumen
9. Penanggung jawab UKM mensosialisasikan adanya buku
keluar masuk dokumen
10. Pelaksana kegiatan dari Unit/bagian/program apabila
meminjam / mengambil dokumen , untuk menulis pada buku
keluar masuk dokumen
11. Pelaksana kegiatan dari Unit/bagian/program apabila
mengembalikan dokumena untuk menulis pada buku keluar
masuk dokumen
12. Penanggung jawab UKM dan pelaksana program meninjau
kembali Dokumen Eksternal setiap satu tahun
6. Diagram Alir

7. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Kepala Puskesmas
2. Penaggungjawab UKM
3. Pelaksana Kegiatan UKM
4. Lintas Program
9. Dokumen terkait

2 /3
10. Rekaman No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai
Historis Diberlakukan
perubahan 1. Nama Puskesmas II Purwokerto 7 Januari
Puskesmas Utara berubah menjadi 2019
Puskesmas Purwokerto
Utara II
2. Kop Kotak kop/heading hanya 7 Januari
dicetak di halaman 2019
pertama
3 Halaman Penulisan halaman kedua 7 Januari
sebelumnya berada 2019
dalam Kop pada SOP
perubahan halaman ada
pada bagian kanan
bawah

3 /3