Panduan Form Mentoring

(HCIS)
 PENGANTAR
• Mentoring dilakukan menggunakan metode DMC (Directing, Mentoring & Coaching) terhadap direct team (bawahan langsung). Contoh :
Mentee Manager adalah Asisten Kepala atau Asisten yang menjadi bawahan langsungnya,
Mentee Asisten Kepala adalah Asisten yang menjadi bawahan langsungnya,
Berdasarkan contoh diatas maka Asisten Kepala adalah mentee Managernya (atasan langsung) dan merupakan mentor bagi Asistennya (bawahan
langsung).
**Mentee adalah orang yang menerima mentoring dari Mentor
** Mentor adalah orang yang memberikan mentoring

• Sesuai KPI Mandatory mentoring dilakukan dengan ketentuan sbb :

1. Mentor melakukan mentoring 4x untuk setiap mentee
• Closing dilakukan pada hari terakhir bulan : Maret, Juni, September, Desember
• Maksimal 3 item mentoring sebagai fokus pengembangan
• Item mentoring sesi 1 hingga sesi 4 sifatnya berkelanjutan (tidak berubah-ubah pada setiap sesi)
• Isi form mentoring (setiap sesi) SETELAH MENTORING DILAKUKAN. Form yang disubmit dianggap telah disetujui oleh Mentor dan Mentee
terkait.

2. Mentee wajib mengisi Mentee Rating di link : https://bit.ly/MenteeRating2_TAP

Mentee Rating dilakukan 2x pada Maret & September, diisi berdasarkan pengalaman Anda selaku Mentee.
 TAHAPAN & PANDUAN
FORM MENTORING HCIS
1. Login HCIS
2. Mentor confirmation
3. Mentee isi/edit/lihat form
4. Mentor cek/edit/lihat form
5. Mentor complete session
TAHAP 1 : LOGIN HCIS

• Silakan akses HCIS di http://hcis.tap-agri.com/

• Login menggunakan USER ID dan password
Anda (sesuai email TAP)
• HCIS hanya bisa diakses apabila Anda
menggunakan koneksi Wifi TAP atau VPN yang
telah disetting oleh IT TAP (untuk yang WFH).
 TAHAP 2 : MENTOR CONFIRMATION
• Mentor wajib melakukan konfirmasi mentee sebelum pengisian form dapat dilakukan.
• Pilih main menu > manager self service > career planning > mentor confirmation
 TAHAP 2 : MENTOR CONFIRMATION
• Setelah itu akan muncul list nama mentee Anda
• Checklist nama Mentee terkait, lalu konfirmasi dengan pilih “Accept” atau “Reject”
• Tahap ini hanya perlu dilakukan 1x (sebelum pengisian Sesi 1) untuk tahun berjalan
 TAHAP 3
PANDUAN MENTEE
**Mentee adalah orang yang menerima mentoring dari mentor
 TAHAP 3 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentee

• Pilih main menu > self service > career planning > career mentoring
 TAHAP 3 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentee

• Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini

• Pilih “Input form” untuk melakukan pengisian form

 TAHAP 3 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentee
• Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini
Pada bagian ini, silakan mengisi
• %Pencapaian
• Sasaran pengembangan
• Indikator pengembangan
• Startegi sasaran pengembangan
• Catatan progress pengembangan dan rencana aksi selanjutnya
• Catatan untuk poin-poin yang perlu diperhatikan untuk sesi selanjutnya

Pilih tanda “+” untuk menambah item mentoring

Pilih tanda “-” untuk menghapus item mentoring

Pilih “save” jika sudah selesai mengisi form

 TAHAP 3 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentee

• Setelah itu akan kembali ke tampilan sebelumnya, lalu pilih “save”.

 TAHAP 3 : EDIT/LIHAT ISI FORM
**Panduan Mentee

• Apabila setelah diinput ada yang perlu di-edit maka pilih “S”.

• Pada bagian ini, Mentee juga dapat melihat hasil mentoring yang telah diinput baik oleh Mentee/Mentor (tanpa
melakukan edit).
TAHAP 3 : EDIT/LIHAT ISI FORM
**Panduan Mentee

Setelah itu akan muncul kembali tampilan form mentoring :

• Scroll ke bawah dan pilih “edit”
• Lalu silakan edit form
• Pilih “save” setelah selesai edit form.

Jika tidak ada yang perlu di-edit maka pilih “cancel”

 TAHAP 3 : EDIT/LIHAT ISI FORM
**Panduan Mentee

• Setelah itu akan kembali ke tampilan sebelumnya, lalu pilih “save”.

 TAHAP 3 : FORM UNTUK SESI BERIKUTNYA
**Panduan Mentee

• Pilih “add session” untuk menambah form pengisian untuk sesi berikutnya > lalu pilih “save” > isi/edit/lihat form sesuai
langkah sebelumnya
• Seharusnya hingga Desember akan ada total 4 baris untuk 4 sesi mentoring yang dilakukan.
• “Add session” hanya bisa dilakukan apabila form pada sesi sebelumnya sudah terisi lengkap.
• Setelah “add session” maka sesi mentoring sebelumnya tidak dapat di-edit lagi, haya dapat dilihat.
 TAHAP 4
PANDUAN MENTOR
**Mentor adalah orang yang memberikan mentoring kepada mentee
 TAHAP 4 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentor
• Pilih main menu > manager self service > career planning > mentoring review
 TAHAP 4 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentor

• Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini, pilih tombol

• Lalu akan muncul list nama mentee Anda > pilih ”EmplID” Mentee terkait
 TAHAP 4 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentor

• Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini

• Pilih “Input form” untuk melakukan pengisian form

 TAHAP 4 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentor
• Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini
Pada bagian ini, silakan mengisi
• %Pencapaian
• Sasaran pengembangan
• Indikator pengembangan
• Startegi sasaran pengembangan
• Catatan progress pengembangan dan rencana aksi selanjutnya
• Catatan untuk poin-poin yang perlu diperhatikan untuk sesi selanjutnya

Pilih tanda “+” untuk menambah item mentoring

Pilih tanda “-” untuk menghapus item mentoring

Pilih “save” jika sudah selesai mengisi form

 TAHAP 4 : PENGISIAN FORM
**Panduan Mentor

• Setelah itu akan kembali ke tampilan sebelumnya, lalu pilih “save”.

 TAHAP 4 : EDIT/LIHAT ISI FORM
**Panduan Mentor

• Apabila setelah diinput ada yang perlu di-edit maka pilih “S”.

• Pada bagian ini, Mentee juga dapat melihat hasil mentoring yang telah diinput baik oleh Mentee/Mentor (tanpa
melakukan edit).
TAHAP 4 : EDIT/LIHAT ISI FORM
**Panduan Mentor

Setelah itu akan muncul kembali tampilan form mentoring :

• Scroll ke bawah dan pilih “edit”
• Lalu silakan edit form
• Pilih “save” setelah selesai edit form.

Jika tidak ada yang perlu di-edit maka pilih “cancel”

 TAHAP 4 : EDIT/LIHAT ISI FORM
**Panduan Mentor

• Setelah itu akan kembali ke tampilan sebelumnya, lalu pilih “save”.

 TAHAP 4 : FORM UNTUK SESI BERIKUT
**Panduan Mentor

• Pilih “add session” untuk menambah form pengisian untuk sesi berikutnya > lalu pilih “save” > isi/edit/lihat form sesuai
langkah sebelumnya
• Seharusnya hingga Desember akan ada total 4 baris untuk 4 sesi mentoring yang dilakukan.
• “Add session” hanya bisa dilakukan apabila form pada sesi sebelumnya sudah terisi lengkap.
• Setelah “add session” maka sesi mentoring sebelumnya tidak dapat di-edit lagi, haya dapat dilihat.
 TAHAP 5 : MENTOR COMPLETE SESSION
• Mentor complete session HANYA setelah sesi 4 mentoring selesai diinput pada Desember.
• Pilih main menu > manager self service > career planning > mentor confirmation
 TAHAP 5 : MENTOR COMPLETE SESSION
• Setelah itu akan muncul list nama mentee Anda
• Checklist nama Mentee terkait , lalu pilih “complete”
• Tahap ini hanya dilakukan 1x setelah 4 sesi mentoring selesai diinput pada Desember.
 LIHAT FORM MENTORING
SELURUH TIM ANDA
Dapat digunakan oleh atasan langsung & atasan tidak langsung untuk melihat catatan mentoring seluruh tim
dibawahnya (sesuai struktur organisasi).

Contoh/Ilustrasi :
Asisten Kepala adalah atasan langsung Asisten
Manager adalah atasan langsung Asisten Kepala, atasan tidak langsung Asisten
General Manager adalah atasan langsung Manager, atasan tidak langsung Asisten Kepala dan Asisten
Maka,
• General Manager bisa melihat catatan mentoring seluruh timnya di level Manager, Asisten Kepala dan Asisten
• Manager bisa melihat catatan mentoring seluruh timnya di level Manager, Asisten Kepala dan Asisten
• Asisten Kepala bisa melihat catatan mentoring seluruh timnya di level Asisten
 LIHAT FORM MENTORING SELURUH TIM ANDA
• Pilih main menu > manager self service > career planning > MSS Career Planning
 LIHAT FORM MENTORING SELURUH TIM ANDA
• Setelah itu akan muncul tampilan seperti dibawah ini
• Lalu klik “select” tim yang ingin Anda lihat
 LIHAT FORM MENTORING SELURUH TIM ANDA
• Setelah itu akan muncul tampilan seperti dibawah ini
• Lalu klik tab “Mentoring”
 LIHAT FORM MENTORING SELURUH TIM ANDA
• Setelah itu akan muncul tampilan seperti dibawah ini

• Pilih sesi mana yang ingin Anda lihat

• Pada bagian ini, Anda tidak bisa edit
(hanya bisa melihat)
 FAQ
**FAQ (Frequently Asked Questions) adalah pertanyaan yang biasa/sering ditanyakan
 FAQ
Q : Mentoring wajib dilakukan untuk level apa?
A : Untuk level Staff & Up (Head Office) dan level Asisten & Up (Site).

Q : Disebutkan di awal bahwa maksimal item mentoring adalah 3, untuk minimalnya berapa?
A : Minimal 1 item mentoring untuk fokus pengembangan masing-masing mentee.

Q : Pada form terdapat beberapa bagian yang perlu diisi, boleh dijelaskan ?
A : Berikut penjelasan bagian-bagian yang perlu diisi :
• Sasaran pengembangan : hasil mentoring terkait pengembangan kompetensi, skill, karakter, dst yang diharapkan dapat tercapai selama periode
mentoring.
• Indikator pengembangan : kriteria keberhasilan sasaran pengembangan yang dapat diukur secara kuantatif.
• Strategi Sasaran Pengembangan : langkah praktis yang akan dilakukan yang dianggap dapat mendorong tercapainya sasaran pengembangan.
• Catatan progress sasaran pengembangan dan rencana aksi untuk sesi selanjutnya : diisi mengenai progress dari sasaran pengembangan
(termasuk kendala/tantangan jika ada) yang sudah dilakukan dan rencana kedepannya seperti apa (ada/tidaknya perubahan rencana/metode)
untuk dibahas pada sesi selanjutnya.
• Catatan untuk poin-poin yang perlu diperhatikan untuk sesi selanjutnya : diisi mengenai hal-hal yang perlu ditekankan/diperhatikan oleh mentee.
 FAQ
Q : Atasan saya sedang dinas /cuti/tidak satu jadwal WFO, apakah bisa melakukan mentoring dengan video call/zoom?
A : Apabila berhalangan untuk bertemu langsung, dipersilakan melakukan mentoring melalui video call/zoom.

Q : Saya tidak memiliki direct team (bawahan langsung), siapa yang akan jadi mentee saya?
A : Jika Anda tidak memiliki direct team, maka tidak perlu memberikan mentoring, peran Anda adalah sebagai mentee atasan Anda.

Q : Saya memiliki dua atasan (satu di HO dan satu di Site atau keduanya di Site/HO), yang mana yang merupakan Mentor saya?
A : Silakan jadwalkan mentoring dengan kedua atasan Anda di satu waktu. Dalam hal ini sebelum sesi mentoring dilakukan, kedua atasan Anda perlu saling
diskusi mengenai item mentoring yang akan dibahas bersama pada sesi tersebut.

Q : Karena kondisi tertentu, atasan saya berubah/berbeda dengan atasan pada saat mentoring sesi sebelumnya. Item mentoring yang dibahas
bagaimana?
A : Apabila Anda masih pada posisi/jabatan yang sama, maka silakan tetap melanjutkan sesuai item mentoring sesi sebelumnya dan informasikan kepada
atasan yang baru. Apabila Anda berganti posisi/jabatan, maka silakan sesuaikan item mentoring dengan kondisi terbaru.
 FAQ
Q : Bagian mana saja yang perlu diisi/diupdate pada setiap sesi?
A : Untuk sesi 1 mengisi seluruh kolom yang ditandai kotak warna merah Untuk sesi 2,3 dan 4 cukup update tanggal, %pencapaian, dan progress
mentoring pada bagian jurnal coaching terkait.
 FAQ
Q : Mentor saya pada sistem tidak sesuai dengan aktual, apa yang harus dilakukan?
A : Silakan hubungi PIC People Development sehingga dapat disesuaikan.

Q : Yang melakukan pengisian form mentoring itu Mentee atau Mentor ya?
A : Pengisian dilakukan oleh Mentee dan di cek kembali oleh Mentor. Form yang telah disubmit dianggap sudah disetujui oleh Mentee dan Mentor.

Q : Sebelumnya saya tidak/belum melakukan mentoring, selanjutnya bagaimana?

A : Silakan dimulai kegiatan mentoringnya.

Q : Ada yang masih ingin saya tanyakan, bisa menghubungi siapa?

A : Jika ada yang ingin ditanyakan silakan menghubungi :
• Cassandra Heriputri <cassandra.heriputri@tap-agri.com>
• Silvia Sandra <silvia.sandra@tap-agri.com>
• Mariana <mariana@tap-agri.com>