Panduan Perekaman

Coaching
&
Counseling
Aplikasi Training DJPb
 Kegiatan Coaching and Counseling (CnC) merupakan bagian dari Implementasi Learning
Organization di Lingkungan Ditjen Perbendaharaan pada komponen Learning Value Chain pada
Subkomponen Desain Pembelajaraan.
CnC merupakan salah satu kegiatan yang dapat digunakan sebagai media penentuan rencana
kegiatan pengembangan kompetensi pegawai.
Kewajiban Pelaksanaan CnC adalah minimal 1 (satu) kali dilaksanakan setiap
Semester.
Kewajiban Pelaksanaan CnC adalah bagi seluruh Pejabat Administrator dan Pejabat
Pengawas di lingkungan Ditjen Perbendaharaann.

SEBAGAI ATASAN (COACH/COUNSELOR)

Langkah‐langkah dalam pendokumentasian pelaksanaan coaching dan counseling
(CnC), yaitu:
1. Klik menu: CnC ‐> Sebagai Atasan ‐> Tayang CnC akan tampil tampilan form sebagai
berikut:

2. Rekam target pelaksanaan CnC yang akan dilakukan.

3. Klik tombol “REKAM TARGET”, dan akan muncul tampilan form perekaman target
sebagai berikut:

1
4. Rekam tanggal mulai, tanggal selesai serta lama waktu rencana target pelaksanaan CnC.
Tanggal mulai sebaiknya diisi di awal bulan dan tanggal selesai diisi dengan akhir
bulan berjalan. Klik tombol “SIMPAN”, akan tampil jumlah target jam yang telah
direkam.

5. Tutup form Rekam Target, kemudian buka kembali form tayang CnC sebagai atasan.
Klik tombol “REFRESH” untuk melihat rencana target yang telah direkam.

2
 6. Setelah merekam rencana target, maka target bawahan (coachee) sudah dapat direkam.
Klik tombol/icon “Rekam Coachee”. Akan tampil form perekaman coachee
dan pelaksanaan CnC sebagai berikut:

7. Pilih jabatan bawahan untuk menentukan coachee yang akan mendapatkan sesi coaching.
Coach dapat memilih pejabat pengawas (eselon IV), pejabat fungsional, atau
pelaksana sebagai coachee.
a) Silahkan isi parameter yang dibutuhkan, antara
lain: Tipe kegiatan yaitu:
Development Coaching diperuntukkan bagi coachee yang akan meningkatkan
kompetensi maupun kapasitasnya sebagai pegawai sehingga menjadi sarana
untuk membantu pegawai dalam mendapatkan solusi terbaik atas tantangan
yang dihadapi. Selain itu, agenda coaching juga dimungkinkan terkait topik
diluar pengembangan kompetensi pegawai yang mendukung peningkatan
kinerja pegawai.
Performance Coaching diperuntukkan bagi coachee yang akan meningkatkan
kompetensi maupun kapasitasnya sebagai pegawai khususnya terkait
pencapaian target indikator kinerja utama (IKU) pegawai. Tipe ini
memfasilitasi pendokumentasian proses coaching yang telah dilakukan pada
menu Dialog Kinerja Individu pada aplikasi e‐performance.
Counseling diperuntukkan bagi coachee yang mengalami trauma masa lalu atas
sebuah kejadian sehingga mempengaruhi kondisi masa kini.
b) Waktu: tanggal dan jam pelaksanaan
c) Lama pelaksanaan CnC untuk masing‐masing tipe:
Tipe Development Coaching adalah 30, 45, atau 60 menit,
Tipe Performance Coaching hanya tersedia 30 menit
Tipe Counseling adalah 30, 45, atau 60 menit
d) Agenda: terkait tujuan yang akan dicapai oleh coachee/counselee
e) Proses: cara coach/counselor untuk menggali tujuan yang akan dicapai
oleh coachee/counselee
f) Komitmen: kesepakatan yang akan ditempuh coachee/counselee
g) Cantumkan catatan pada kolom keterangan jika diperlukan.
h) Setelah itu klik tombol “SIMPAN”.
3
 8. Setelah disimpan, maka rencana pelaksanaan CnC akan otomatis terkirim ke nomor
HP serta email bawahan (yang terupdate pada Aplikasi Training) sebagai notifikasi
bahwa ada rencana pelaksanaan CnC sehingga bawahan dapat melakukan
persetujuan ataupun penolakan dengan alasan pada aplikasi.
9. Pada tampilan, muncul status “belum” pada kolom “persetujuan coachee”.

10. Apabila bawahan telah melakukan persetujuan maka status pada kolom
“persetujuan coachee” akan berubah menjadi “coachee setuju”

4
11. Pada tipe Development Coaching, apabila pelaksanaan CnC telah selesai maka proses
tersebut bisa ditayang dan akan otomatis dijadikan dokumen pelaksanaan CnC
oleh sistem tanpa proses cetak dan tanda tangan kedua belah pihak.

12. Untuk tipe performance coaching, maka cukup dengan melakukan upload hasil
cetakan layar pada Aplikasi e‐performance (form DKI yang telah diisi) sehingga
pelaksanaan coachingdapat dikonversi sebagai jam coaching. Silahkan
menyertakan foto/dokumentasi lain pelaksanaan CnC maksimal 2 file dokumentasi (jika
diperlukan).

5
13. Apabila diperlukan bukti pendukung untuk pencapaian target IKU jam coaching,
maka coach dapat melakukan bukti pencapaian dengan melakukan cetak bukti capaian
dengan klik ada icon print pada form sebagai berikut:

Catatan: Realisasi target terverifikasi yang masuk kedalam jam coaching adalah
hasil
coaching yang telah diverifikasi oleh tim di Kantor Pusat.
14. Tampilan hasil realisasi CnC yang dapat dicetak sebagai bukti capaian adalah sebagai
berikut:

6
 MODUL FEEDBACK OLEH COACHEE
Pada setiap pelaksanaan coaching, coachee wajib memberikan penilaian (feedback)
terhadap coach. Apabila coachee belum memberikan feedback akan muncul notifikasi
“BELUM” pada kolom “feedback oleh coachee”

Langkah‐langkah yang harus dilakukan oleh coachee dalam pemberian feedback kepada
coach yaitu:
1. Memberikan penilaian terhadap coach atas proses coaching yang dilakukan melalui menu
“Rekam Penilaian”.
Silahkan isi penilaian dengan skala 1 s.d. 10

2. Klik “submit penilaian” apabila semua telah diisi sesuai dengan kriteria penilaian.

Setelah mendapatkan penilaian dari coachee, kolom “feedback oleh coachee

pada tampilan coach akan berubah notifikasinya menjadi “sudah”.

7
MODUL ACTION PLAN
Dalam rangka menjadikan program coaching dan counseling semakin berdampak
terhadap kinerja, para coach dapat memaksimalkan penggunaan menu “Monitoring Action
Plan”. Menu ini ditujukan agar para coach dapat memantau hasil/output action
plan yang telah dilaksanakan coachee sebagaimana kesepakan pada sesi coaching
tersebut. Informasi terkait modul action plan ini yaitu:
1. Monitoring action plan diisi oleh coach dan memiliki penilaian dengan bobot 10%
dari pelaksanaan program CnC.
2. Monitoring action plan dapat diisi beberapa hari/minggu setelah pelaksanaan
program CnC atau sesuai dengan kesepakatan waktu antara coach dan coachee.
3. Pada aplikasi training jika monitoring action plan belum diisi akan tampil icon
berwarna kuning sebagai berikut:
Monito
ring
Action
Plan

4. Untuk mengisi , klik pada icon yang berwarna kuning pada kolom monitoring action plan
dan silahkan diisi “capaian hasil action plan”, lalu klik simpan.
5. Apabila sudah terisi, icon yang akan muncul adalah sebagai berikut:

8
Apabila ada pertanyaan seputar teknis pelaksanaan CnC, dapat
menghubungi
Bagian Sumber Daya Manusia Sekretariat
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
CP: Sigit Adi W. (0857-5566-8820)
Telepon (021) 3846322, internal 5216.