PANDUAN

PENYELENGGARAAN
PROGRAM MAGANG
Direktorat Bina Pelatihan Vokasi dan
Pemagangan, Kementerian Ketenagakerjaan
Republik Indonesia
Portal ayomagangvokasi.id merupakan
laman yang dirancang untuk
penyelenggaraan magang, mulai dari tahap
perijinan magang oleh perusahaan kepada
dinas terkait, verifikasi permohonan
magang, pendaftaran calon peserta magang,
dan proses magang.

Melalui aplikasi ini, proses penyelenggaraan

magang menjadi semakin mudah, cepat,
dan efektif. Portal ayomagangvokasi.id juga
telah terintegrasi dengan layanan siapkerja
di sisnaker, sehingga mendukung program
satu data kemnaker.

Panduan ini akan menjelaskan secara

ringkas terkait gambaran umum, cara kerja,
dan petunjuk penggunaan portal
ayomagangvokasi.id.
 Tingkatan
Pengguna

Kemnaker Dinas

Instansi Pemerintah Instansi Pemerintah

tingkat pusat sebagai tingkat daerah
pemberi izin program sebagai pemberi izin
magang dengan skala program magang
nasional dengan skala propinsi
atau kabupaten / kota

Perusahaan Pencaker

Perusahaan yang Pencari kerja atau

meyelenggarakan pekerja yang akan
program pemagangan meningkatkan
dalam negeri. kompetensinya.
 TAHAPAN

PEMAGANGAN

PENGAJUAN PROGRAM MAGANG

01 Perusahaan mengajukan permohonan program magang

kepada dinas terkait melalui portal ayomagangvokasi.id

VERIFIKASI PROGRAM MAGANG

02 Dinas terkait akan melakukan verifikasi terhadap program

magang yang diajukan oleh perusahaan

PENDAFTARAN LOWONGAN MAGANG

03 Pencaker melakukan pendaftaran magang melalui portal

ayomagangvokasi.id

PROSES MAGANG

04 Perusahaan menyelenggarakan program magang, dan terus

memperbarui data pada portal ayomagangvokasi.id
Untuk membuka, silahkan buka browser kemudian
masukan alamat:
www.ayomagangvokasi.id

untuk melanjutkan, lakukan proses login terlebih

dahulu, dengan cara klik tombol masuk, sehingga
akan dialihkan pada laman login seperti berikut.

Jika belum memiliki akun,

klik Daftar Sekarang.
Jika sudah memiliki akun,
masukan username dan
password, kemudian klik
tombol Masuk.
Pendaftaran Akun
Pada halaman login, silahkan klik link Belum
memiliki Akun? Daftarkan Sekarang Sehingga
akan tampil form pendaftaran seperti dibawah ini.

Masukan NIK, Nama Lengkap, dan Nama Ibu

Kandung, selanjutnya Klik “Berikutnya”.

Pada form berikutnya inputkan nomor hp, email

dan password. Ketika mengisi isian Password
sebaiknya anda mencatat atau mengingatnya
dengan baik agar nanti ketika akan login lagi tidak
mengalami kesulitan. Setelah isian telah selesai
Klik “Daftar Sekarang”.
Apabila tidak ada masalah maka akan ada Kode
Verifikasi (Kode OTP) yang terkirim ke email atau
sms di HP yang telah didaftarkan. Isikan sesuai
dengan kode verifikasi tersebut pada kolom di
bawah ini:

Jika sudah diisi, tekan Konfirmasi.

Reset Password
Fungsi ini digunakan untuk mereset password
secara mandiri.

Cara melakukan Reset Password Pada halaman

login diatas, silahkan klim link Lupa Password?
Sehingga akan tampil form reset password.

Masukan alamat email yang anda gunakan,

kemudian klik berikutnya.
oJika berhasil token akan dikirim ke email anda.
Silahkan buka email dan konfirmasi kode OTP
yang anda dapatkan
Login Aplikasi
Fungsi ini digunakan untuk validasi akun member
sebelum mengakses aplikasi.

Cara melakukan proses login:

Masukan Username dengan email anda,
kemudian masukan password.
Lalu tekan Masuk.
Jika berhasil anda akan dialihkan kedalam
tampilan dashboard aplikasi.

Jika anda telah berhasil login aplikasi maka anda

akan diarahkan ke halaman dashboard aplikasi,
berikut tampilan dashboard.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Beranda
Dashboard ini digunakan oleh perusahaan dalam
menyelenggarakan program magang, mulai dari
pengajuan program magang, publish lowongan
magang, sampai kelola data peserta magang.

Berikut adalah tampilan setelah berhasil login

dengan akun perusahaan.
DASHBOARD
PERUSAHAAN
PENYELENGGARAAN
PROGRAM MAGANG
DASHBOARD PERUSAHAAN

Perusahaan penyelenggara program magang

harus memiliki akun pada portal
ayomagangvokasi.id.

Beranda
Dashboard ini digunakan oleh perusahaan dalam
menyelenggarakan program magang, mulai dari
pengajuan program magang, publish lowongan
magang, sampai kelola data peserta magang.

Berikut adalah tampilan setelah berhasil login

dengan akun perusahaan.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Profil Perusahaan

Langkah selanjutnya, melengkapi profil

perusahaan dan upload dokumen legalitas
perusahaan, tahapan ini dilakukan dengan cara
pilih menu Perusahaan > Profil Perusahaan.

Silahkan lengkapi profil perusahaan dan legalitas

perusahaan yang dipersyaratkan pada form profil
perusahaan diatas.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Berikutnya memasukan data mentor/instruktur

pada aplikasi, dengan cara pilih menu Data
Perusahaan > Mentor / Instruktur.

Memasukan data mentor dapat dilakukan dengan

dua cara, yaitu melalui form input dan import
melalui template excel.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Pangajuan Program Magang

Pengajuan program magang dimulai dengan
membuat surat permohonan, memasukan
jabatan kemudian kirim permohonan.

Pilih menu Program Magang -> Pangajuan

Magang sehingga akan tampil halaman seperti
berikut.

Tekan tombol Buat Surat Permohonan, sehingga

akan tampil form pengajuan magang seperti
berikut.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Lengkapi kolom yang tersedia termasuk upload

surat permohonan, kemudian tekan tombol
selanjutnya.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Selanjutnya, masukan formasi jabatan yang

diajukan dengan cara tekan tombol Tambah
Jabatan. Lengkapi form yang tersedia kemudian
masukan Unit Kompetensi.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Lihat / Preview usulan sebelum dikirim.

DASHBOARD PERUSAHAAN

Tekan tombol selanjutnya untuk melajutkan ke

tahap terakhir, yaitu kirim permohonan.

Tekan tombol Kirim Permohonan untuk

mengirim usulan kepada dinas yang berwenang
memberikan perizinan program magang.
DASHBOARD PERUSAHAAN

Usulan program magang yang terkirim akan

masuk ke halaman dashboard dinas terkait
berdasarkan skala / wilayah magang.

Perusahaan akan mendapatkan notifikasi via

email jika usulan telah direspon oleh dinas
terkait.

Jika usulan program magang telah disetujui,

perusahaan dapat langsung melakukan
rekruitmen melalui portal ayomagangvokasi.id.
PANDUAN
VALIDASI PROGRAM
MAGANG DALAM
NEGERI

Direktorat Bina Pelatihan Vokasi

dan Pemagangan, Kementerian
Ketenagakerjaan Republik
Indonesia
DASHBOARD VERIFIKATOR

Akun verifikator memiliki tugas memverifikasi

usulan program dari perusahaan. Terdapat tiga
tingkatan verifikator dengan kewenangan
berdasarkan skala area program magang.

Verifikator Pusat
Melakukan verifikasi usulan program magang
dengan skala nasional.
-Kemnaker RI
Verifikator Dinas Propinsi
Melakukan verifikasi usulan program magang
dengan skala propinsi.
-Dinas Propinsi
Verifikator Dinas Kabupaten/Kota
Melakukan verifikasi usulan program magang
dengan skala kabupaten/kota.
-Dinas Kabupaten/Kota
DASHBOARD VERIFIKATOR

Verifikator merupakan operator yang ada di

dinas propinsi dan kabupaten/kota yang
menangani urusan ketenagakerjaan.

Nomor & KOP Surat

Format penomoran surat dan KOP surat perlu di
setting terlebih dahulu jika akan menggunakan
template surat persetujuan dari sistem.
Buka menu Pengaturan -> KOP Surat,
Pengaturan -> Nomor Surat.
DASHBOARD VERIFIKATOR

Verifikasi Program Magang

Usulan program magang yang masuk harus
segera dilakukan kurasi / verifikasi kemudian
diberikan persetujuan jika memang memenuhi
persyaratan program magang.

Masuk ke menu Program Magang -> Pengajuan

Magang sehingga akan tampil halaman seperti
berikut.

Pada halaman ini terdapat filter data untuk

memudahkan pencarian.
DASHBOARD VERIFIKATOR

Proses kurasi/verifikasi dilakukan dengan cara klik

/ buka surat permohonan yang masuk sehingga
akan tampil halaman seperti dibawah ini.

Forum Diskusi
Lakukan proses kurasi dengan cermat, kemudian
berikan respon catatan melalui fitur forum jika
perlu diskudi dengan perusahaan.
DASHBOARD VERIFIKATOR

Surat Persetujuan
Surat persetujuan diberikan jika permohonan
program magang telah diterima. Surat
persetujuan boleh menggunakan template
standar dari sistem atau menggunakan format
dinas sendiri.

Upload surat persetujuan pada tab Surat

Persetujuan. Tekan tombol upload surat
persetujuan, sehingga akan tampil form upload.
DASHBOARD VERIFIKATOR

Setelah surat persetujuan di upload, langkah

berikutnya adalah merubah status permohonan.
Status permohonan diberikan pada setiap
jabatan yang diusulkan.

Terdapat tiga (3) status permohonan, yaitu:

Terkirim
Diterima
Ditolak

Memberikan status pada jabatan dengan cara

membuka satu per satu formasi jabatan yang di
usulkan. Pada bagian bawah draft program
magang, terdapat dua tombol yang dapat di pilih.

Pilih tombol terima permohonan untuk

menerima, dan tolak permohonan untuk
menolak permohonan.
RUANG MEDIA SOLUSI
TEKNOLOGI UNTUK INDONESIA

ALAMAT
Jalan Pramuka 92 A, Giwangan,
Umbulharjo, Yogyakarta
0821-2229-1118
info@ruangmedia.co.id
www.ruangmedia.co.id